运用基于团队共创的促动流程

运用基于团队共创的促动流程提升企业营销会议效能的实践作者：导师姓名：促动师班号：第6期国际促动师协会（WFA）行动学习促动师培养与认证项目编号：WFA2013004002完成日期：2013年3月28日国际促动师协会WORLDFACILITATORASSOCIATION运用基于团队共创的促动流程提升企业营销会议效能实践摘要本次行动会议实践的目的是帮助浙江省内某民营上市企业的市场营销团队在2013年度业绩经营指标的压力下，经由促动师的引导，运用基于团队共创的促动流程，并结合聚焦式会话法、群策群力等促动技术实施的行动会议。此次会议在2.5小时内充分挖掘内部资源、整合市场营销总部与各区域中心的资源优势，鼓舞士气，激发团队内部的创新力和凝聚力，迅速达成目标共识，制定出目标明确、易于执行实施的2013年度市场营销方案。本次行动会议取得了若干项有助于企业年度业绩经营目标落地的实施方案；增强了营销团队内部的对话力、共识力和决策力，有效提升了营销会议的工作效能。关键词：会议效能、聚焦式会话法、团队共创、群策群力、行动会议第一章背景介绍在2013年1月底某民营上市公司召开的年会上，总经理发布了2013年经营目标。要完成这个目标，公司必须加强总部与各地营销中心间的紧密联系，做到任务到人、责任落实，充分调动全体市场营销人员的积极性和主动性。按照以往经验，深入沟通并达成共识是研发与销售型企业最为重要的工作环节，但由于该企业业务辐射面广，在全国各地建立了四大区域营销中心，因此多头管理、步调不一的问题比较突出。如何在有限的时间内充分调动全体市场营销人员的积极性和主动性，发挥他们的聪明才智，高效、快速的制定出行之有效的实施方案，发挥团队自身的战斗力？要解决这些问题，公司不仅要建立一套充分沟通、高效决策的机制，还要能营造出一个自由沟通、充分表达的对话空间，以此提升会议效能，确保目标顺利实现。经过促动师与企业高层的深入交流，双方就利用年会的契机举办一场以达成“年度市场营销实施方案”为目标的行动会议取得一致共识，改变原有决策方式，提升营销会议效能，并为下一步管理方式的变革做好准备。此会议中的每个小组都必须去思考，基于这个行动计划，目标是什么，如何做？由哪些人完成，如何衡量成功标准，达到目标需要哪些资源？这可以保证最后达成共识的解决方案能被多数人接受，并易于操作执行。4，反馈总结。在各小组上台展示完各自取得的成果后，总经理出面做总结性发言，他在点评中赞赏了团队成员在此次行动会议中展现出来的对话力和共识力，鼓励他们将取得的成果在今后的工作应用和推广。由于这次行动会议的目标是鼓励各小组在会议上拿出可行性的解决方案，提高会议效能，因此在这一目标实现后，总经理认为不必再去做方案间孰优孰劣的PK，他鼓励所有与会者把这次行动会议的成果贯彻到工作中去，充分发挥个人和集体的创造力与凝聚力，保障公司年度经营目标的实现，同时把部门业绩提高到一个新的水平。各小组成员表达了将在今后工作中把此次行动会议成果融入到工作中的意愿和决心。本次行动会议流程设计活动流程流程步骤内容简介目的1开场聚焦主题开场阐明此次会议的任务、背景、主题和预期目标聚焦会议主题，帮助全体与会者通过“发现对话”思考并探询本职工作的意义和价值。聚焦式会话法简介促动技术和聚焦式会话法，各小组从四个层面讨论并汇报研讨成果2实施团队共创头脑风暴各小组成员针对预设的问题做头脑风暴，将尽可能多的想法写在“即时贴”纸片上发挥全体与会者的聪明才智，挖掘各自的资源和优势，通过头脑风暴尽可能多的找到有价值的建议和想法。经过归类和提炼，挑选出几组最好的建议。分类排列小组成员表述各自的想法和理由，并共同将相类似的想法做归类提取中心词把分类好的各组卡片提取出一个中心词，在编好序号后贴到墙上3制定行动计划盈利矩阵对所有上墙的建议和想法是否容易实施及盈利大小做分析判断找到容易实施且盈利最大的想法和建议，各小组据此制定出各自的行动计划，通过“城镇会议”的形式明确各自职责分工，保证该行动方案可在会后立即实施。想法陈列并产出三项最具价值的建议把BO\QW象限中的想法陈列出来，投票选出三项所有人都认可的建议“城镇会议”制定行动计划并做汇报各小组完成各自的行动计划，并上台展示分享。4总结会议成果总经理发言由总经理点评、鼓励营造积极正向的氛围，巩固成果，鼓励后续行动落实。各小组反馈/表态各小组代表上台表达本组观点第三章实践流程此次行动会议的实践流程如下：1、准备阶段：1.1立项此次行动会议举办前一个月，该民营上市公司领导人提出要利用年底举行年会的时机举办一次销售主题会议，传达公司年度经营目标，并给员工下达任务。此前，促动师原定也在年底为该公司举办一场主题培训，当了解这一情况后，即提出举行“行动会议”的建议。在向总经理和人力资源总监介绍行动学习、促动技术的特色和优势后，得到了对方的认可和支持，并予以立项。1.2筹备阶段的访谈调研。在筹备阶段，为保障此次行动会议取得较好效果，促动师先后对公司总经理、部门经理和普通员工等多人做了访谈，了解了该公司的企业文化和决策流程。根据所了解的情况，精心设计了此次行动会议的框架流程。2、实施阶段：2.1开场/聚焦主题2.1.1在开场白中阐释当日行动会议的主题和预期目标。促动主题：如何高效完成2013年公司经营目标？2.1.2简述行动会议的定义、特征和实施流程，宣布行动会议基本规则。2.1.3在促动师的引导下，各组自行选出小组促动师（桌长）、计时员、记录员和报告员。2.1.4以聚焦式会话法明确此次促动主题的理性目的和感性目的说明：促动师引导全体与会者回顾迄今为止的发展历程和取得的经验与成绩，明确此次讨论的理性目的和感性目的。理性目的：明确之前市场营销工作的成功和失败的经验，共享信息。感性目的:分享营销团队之前所取得工作成绩的喜悦，肯定团队的成功经验，并为顺利完成2013年的工作目标增强信心、鼓足干劲。2.1.5由桌长主持，让各自小组从数据、体验、理解、决定等四个层面依照引导卡上的问题进行集体讨论，并由记录员把各人观点写在大白纸上。引导卡问题：为完成业绩指标，我们有哪些资源和优势？数据层面过去一年中，我们的市场营销工作取得了怎样的成绩？我们曾做过的最重大的决策是什么？体验层面过去一年中，哪方面工作我们费力最大？哪些项目进展顺利？为什么顺利？你注意到哪些变化使你感到激动？理解层面过去一年，我们市场服务的主要成功之处表现在什么地方？团队合作的关键是什么？决定层面为顺利完成2013年度市场目标，需要在哪些方面实现突破？由谁来负责执行？谁负责监督？2.1.6小组分享报告。由各小组报告员根据纸上记录的内容，上台汇报该组讨论并达成一致的内容。（四个小组的成员通过对以上四个层面问题的讨论和分享，找到了自身具有的资源和优势）2.2实施团队共创2.2.1头脑风暴第一步：请全体与会者思考以下问题：●未来一年的营销计划必须解决什么问题？●我们将要面临哪些新挑战？●市场的哪一领域最能唤起我们的创造力？●制定计划过程中我们必须要解决的一两个大难题是什么？第二步：进入头脑风暴程序●请每个成员先自己头脑风暴，并将想法写在5张告示贴上，一个想法写一张，然后逐一分享。●小组一起分享各自想法，把想法陈列并归组。●提取每一组想法的关键词，并用彩笔写在一张A5卡片纸上，每张只写一个观点，每个观点不超过12个字。●把关键词卡片编号，总数不超过10张。2.2.2分类排列促动师请每个小组先交出2张卡片纸，将卡片贴在墙上前先大声念出来。当念到第三张卡片时，向现场参与者说明，现在需要将想法进行分类，相似的想法贴成一列。先收上来的卡片排列完毕之后，让参与者将手中剩余的三张卡片贴在与之观点相近的队列里，也可能形成新的队列。当所有卡片都上墙后，促动师告诉参与者这是一个共识之旅，不可以有孤儿，列数建议在3-7列之间。2.2.3提取中心词促动师拿出与列数相同数量的A5卡片纸并画上红框；从卡片数量最多的一列开始提取中心词，先将此列卡片从上至下地将每一张卡片都大声念一遍，之后请大家给此列卡片命名，将中心词写在红框卡片纸上。最长一列完成后，继续从次长一列开始提取中心词。完成所有列的中心词提取后，给每一列标号。同一列的标记同样的数字。（如第一列：1-1,1-2，1-3等；第二列：2-1,2-2,2-3等）2.3制定行动计划2.3.1盈利矩阵经由全体参与者投票，决定每个标号过的卡片应放在盈利矩阵中的某个象限。四个象限中，最突出的是“获利机会”，是容易实施和具有高收益的想法，是团队偏好的典型行为。根据情况，还需要关注“快速获胜”和“专门投入”的想法，这样的点子在某些时候对于决策同样重要。浪费时间的想法——低收益而且不容易实施——需要避免。2.3.2十大想法陈列及四大想法产出促动师请参与者用投票的方式选出每个小组头4个想法，包括他们自己小组的。这四个想法是所有参与者最优先考虑完成的行动步骤。2.3.3制定行动计划，各小组做“城镇会议”小组汇报。制定的“行动计划”必须包含行动步骤、责任人、起止日期和需要的支持等几个要素。2.3.4总结会议成果各小组选派代表上台总结此次会议成果总经理点评，鼓励。3、评估总结阶段3.1此次行动会议结束后1周，促动师随机挑选5名与会者进行回访。3.2个月后，促动师与公司人力资源总监交谈，了解后续发展情况，并做实施效果评估。第四章成果展示1、促动师开场，聚焦主题2、各小组从聚焦式会话法的四个层面进行交流3、头脑风暴4、团队共创5、想法陈列与产出6、总经理点评、各小组反馈第五章建议与总结经事后回访和效果评估，可以确认此次行动会议取得了以下若干成果：1、取得了预期成效，营销部门的工作效能有所提升，内部沟通协作增强。由于地域不同、文化差异，以往总公司市场部与各区域营销中心间沟通不畅，导致总公司的决策在各地落地执行过程中遭遇不同程度的阻碍。经由这次行动会议，不同区域之间的学员间的联络互动较以往有所增加，沟通、交流频次越来越多，工作效率有所提升。（某女学员在事后评估中提及了这一点。）2、“行动学习”项目获得企业肯定并被引入。鉴于行动学习会议能取得较多实质性成果，该企业人力资源部加大了对行动学习项目的引进，在2013年的培训计划中增加了多个行动学习项目。3、摸索出一套简捷有效的促动流程。此次行动会议历时2.5小时，事先预设好主题，开场后不做过多铺陈，而是快速导入聚焦式会话法、团队共创和群策群力等程序，在流程上不拘泥于形式，而是抓住促动技术“做中学”的精髓，实现了高效对话、有效共识、快速决策三部曲，达到了预期目标，被企业所认可。此次行动会议仍存在一些不足：本次促动实践由于时间紧，经验少，加之促动过程中的指引手册和表格等辅助工具准备不足，且没有安排桌促动师，因此在实施过程中略显被动和局促，程序上也有不够严谨和被忽略的地方。例如在盈利矩阵以后的想法陈列和产出过程中，因为时间紧的关系，未能对所有想法和建议进行充分的探讨和交流，仅能以简单多数票选出三个大家认为比较重要的想法，尚欠全体共识。在之后的“城镇会议”中，也未能就行动计划和步骤做充分研讨，略显草率。在最后的成果展示阶段，虽然四个小组都完成了各自的成果汇报，但因为汇报的时间紧而未能做图文并茂和团队精神的充分展示，内容上也有一些雷同之处，留下了一些遗憾。建议：1、大胆实践、勇于创新，成为“做中学”理念的践行者。对促动师本人而言，此次行动会议的顺利实施，是在时间紧、缺少经验的情况下，经过大胆创新和实践完成的。只要能把握住促动技术的精髓，就可以灵活运用各种促动手段完成预期目标，简化程序，即使工具和人员不足，也能探索操作。因此，学员要在学习成长阶段充分利用各种能抓住的机会大胆实践、勇于创新，做真正的践行者。2、结合心理咨询专业技能，提升