信息技术在廉政建设中的应用

信息技术在廉政建设中的应用摘要：本次课题研究立足于企业的内控管理要求，结合上海燃气市北销售有限公司（下称市北燃气）企业内部的管理流程和工作习惯，利用信息技术，通过研究管理流程、数据逻辑在企业廉政风险防控层面的应用，以建立合同管理系统为依托，通过积累合同数据向今后的廉政预警大数据分析做准备，以期提升企业的管理效能和预警能力，从而提高企业的廉政建设水平。关键词：合同管理信息系统企业内控一、课题导入内部控制制度是现代企业管理的重要手段，它作为公司管理的规矩，约束着管理者的各类行为，并且，在优化管理流程，规范资产运作，控制资金流向等方面，起着“防火墙”的作用。从审计所揭示和反映出的问题来看，合同主要条款的缺失、关键合同内容的模糊，是企业较为普遍存在的现象。因此，如何规范合同管理，并以合同管理做落脚点，逐步从合同向财务推进一种具有完整系统约束，构筑牢固的公司内控体系，以实现企业内部控制全过程、系统性、动态性的信息化可控管理，成为需要做认真的研究的一大课题。二、合同管理需求分析市北燃气的内部控制包括对于合同的生命周期闭环管理以及基于合同所形成的资金管理等一系列管理工作，而这些工作所需研究的内容将非常广泛，远非本文能简单覆盖的。因此，本文拟以企业内部通用合同的管理为基本立足点，通过分析此类合同基本信息和流转过程的管理要求，结合信息技术的应用，形成一个合同的线上管理平台，从而提高合同管理的严密性和时效性，同时基于平台的标准化验证和检查点限制等自动化工具，更有利于合同管理的自律和过程的监督。1、合同的分类及各类合同的要素分析作为企业的通用类合同，根据合同签署目的、合同特征以及特殊性，为能进一步做好细化管理，对合同进行了细分，分成采购类、工程类、天然气销售、房屋租赁、维保硬件类、维保软件类、年度意向类和其他，共八大类。八类合同的分类标准、合同样例及分类说明详见通用合同分类表。表1通用合同分类表合同类别分类标准合同样例分类说明采购类用于各类商品、非生产类物资、耗材等的采购合同耗材配件采购办公用品采购工作服采购涉及安装事项且费用超总标的10%归为工程类。工程类公司固定资产更新改造计划、修理计划、临时追加预算中涉及主材、辅材及安装人工费用的建设项目基础建设工程空调采购安装工程桥管油漆工程监控安装工程天然气销售销售服务部天然气销售专用房屋租赁用于房屋租赁为主的相关合同，包括出租和承租维保硬件类用于各类涉及固定资产、硬件实体类的维护合同调压器中修合同复印机维保合同如需审价归为工程类合同维保软件类主要用于各类信息化软件维护合同及一些无实物的系统、软件维护更新SCADA系统维护预警系统维护保养OA系统维护合同年度意向类即对方为我公司提供某项全年服务，具体单价确定但工作量不确定，需到实际结算时才能确定金额的合同年度保安保洁合同劳务外包合同监理合同审价咨询合同其他无法归入以上7类中的合同租赁设备合同合同分类之后，便可对各类合同进行充分研究，对每个合同需要纳入平台做管理的要素进行罗列，并对所列出的要素进行相应的边界限制和有效逻辑确认。同时，对于这些分类合同所共同具有的共性要素，也统一做好控制要求的设计，从而方便经办人员和审核人员对于要素的填写及审核。合同共性要素见合同共性要素表，基本涵盖通用合同中各分类的共同元素，通过对这些要素的标识和逻辑分析，从而为利用系统对合同的申请和审批做好前期的系统预审。表2合同共性要素表共性要素标识必填备注合同编号合同类别是经办人是谈判人是合同名称是供应商是必须为合同供方名册内或走临时供方程序合同地位甲方、乙方、丙方乙方、丙方无需确认供应商项目编号工程类合同必填合同摘要合同申请时间是合同通过时间是合同开始日期合同结束日期是/否根据周期合同确定履行方式支票、转账、现金、劳务是运输费用甲方、乙方、无是违约责任有、无是争议解决方式仲裁、诉讼是诉讼需填写管辖法院诉讼所在地合同份数是补充协议有、无是标的额存在按实际结算情况，根据标的自动计算标的额单位租赁总面积根据租赁合同自动计算，其余为0付款方式是合同状态用于跟踪合同的审批状态是否周期合同是、否为周期时合同结束时间为必填合同周期率是/否周期合同是必填以年为单位是否加急是、否由法务确认是否延迟送审是、否由法务确认标的名称是标的单价是有按实际结算税率0、3、5、6、11、13、17是标的数量是有按实际结算标的履行地在合同共性要素的基础上，对于各类合同，分别考察研究了其所需的个性要素，见合同个性要素表。表3合同个性要素表个性要素标识必填说明合同分类承包方式全包、半包、清包是工程类合同是否审价是、否是工程类合同人工单价上限、中值、下限、详见预算是工程类合同企业管理利润是工程类合同社保费是工程类合同现场负责人是工程类合同燃气用户名是天然气销售用气性质工业、营业、事业、团体、部队学校、其他是天然气销售客户编号天然气销售年用量是天然气销售预付费天然气销售补收燃气费天然气销售合同系数是天然气销售维护频率是实际发生、多少次每年两类维保合同租赁面积是租赁合同物业管理费租赁合同保证金租赁合同用途租赁合同通过对合同的分类、共性以及个性要素的分析，所形成的这些数据将作为在线审批的主要内控数据，成为流转审批的依据，同时也作为一种数据的原始积累，为今后的内控分析等工作做数据上的准备。2、合同审批管理流程合同闭环管理的第一个维度是范围度，即纳入廉政项目目标的通用合同，不论标的额大小、性质属性、签订频率高低都应本纳入其中统一管理。第二维度是时间，即从合同谈判与登记、合同流转与审核、合同履行与监督等管理阶段来进行关键点内控。由于合同的履行与监督将涉及财务管理等需要做进一步研究的内容，故在本文中，仅针对合同谈判与登记、合同流转与审核进行讨论。合同的谈判与登记阶段，需要夯实代理人负责制。公司各部室、各单位有应当自行负责各自授权范围内的合同谈判、报批、签订、履行等工作，对合同的可行性、真实性、合法性、完整性负责，因此，在管理平台上实现合同关键要素的填写同时，需要能够提供完整性预审功能，对前述所讨论的各类合同共性和个性要素的标识和验证逻辑初步进行系统的判断。因此对于这一阶段，其流程如下图所示。图1合同申请验证流程图合同调查与审核阶段的管理上，各级审核部门需要明确各自的管理职责：法务负责对合同条款进行完整性和合法性的审核，并根据合同情况做好审批职能部室的流转安排；审计室根据历年对比数据所提供的历史性预警，审定标的的合理性和准确性；计划财务部根据公司预算审定合同支付方式的合理性；其他相关流转部门则依据本部门职责，对合同提出专业的审核意见和建议；总经理室，按公司议事制度之规定，对合同履行审批权。合同审核阶段完毕后，再由综合管理部根据管理平台的流程记录，做好台帐登录和归档查阅工作。由此，结合前一环节，形成了一个完整的合同审批整体流程，如合同审批流转流程图（图2）所示。图2合同审批流转流程图为能够实现各职能部室的审批过程，需要逐一记录各个审核环节的信息，因此，对这些审核信息也需要进行相应的记录。同时需要考虑各职能部室的二级审批，及相关主管人员的审批和职能部室领导的审批，因此在审批过程中的记录信息如审批信息要素表所示。表4审批信息要素表要素名说明合同编号审批序号审批部门审批人审批类型流转部门审核、流转部门追回审批意见审批日期审批人审批结果未审批、通过、未通过、追回审批部门领导部门领导审批类型流转部门审核、流转部门追回部门领导审批意见部门领导审批日期审批领导审批结果未审批、通过、未通过、追回审批部门审批结果未审批、通过、追回；只有审批人和部门领导两者的审批结果都是通过方视为部门审批通过，有一者追回视为追回三、信息技术的运用与管理平台的实现在仔细研究分析了通用合同管理这一内控管理需求后，利用信息技术，对合同管理平台进行架构设计，形成管理平台的初步系统结构，如下图所示。首先，系统提供一个登录界面，根据用户登录的权限来判断其是否为职能部室的成员，是否具有相应的审批权限。如果用相应的权限，则追加相关的审批和追回功能，否则，系统将提供首页、合同申请、合同查询和供方管理功能（由于供方管理的管理流程需要各职能部室做进一步梳理，故仅初步实现供方的查询）等功能。图3合同管理系统结构图在系统的首页，会为每个登录系统的用户提供代办事项的提醒，从而方便用户直接处理相关工作。图4系统首页的代表事项提供功能图同时，系统首页还会显示登录人所有经办的合同情况，方便经办人查看各自合同的流转情况或查询相关合同信息，并提供相应的导出按钮。图5合同列表及导出功能在合同申请过程中，为方便使用者，系统分步骤实现合同申请功能，第一步为选择合同类别，，根据不同的大类选择，所需要填写的内容和要求不同，单击【下一步】按钮后，进入步骤二的详情填写。图6合同详情填写如果合同地位选择为甲方，则需要选择在合格供方名册中的供应商或增加临时供方，若合同地位为乙方，则系统不会要求对合同供方进行选择。供方为下拉选择，若不在列表中则表示系临时供方，需单击【新增临时供方】进行临时新增。新增临时供方需填写名称、联系人、供应商收付标志，三证合一编号或三证各个编号，完成后单击【添加临时供方】则系统会回到第二步，并在供方处显示新增的临时供方名称。图7临时供方新增付款方式的填写分两种，如果合同内规定的付款方式少于4条记录的，请依次填写在各次付款中，若多于4次，或另行约定的，请勾选详见合同。图8付款方式的填写图9工程类合同需要的项目编号提醒根据工程类合同的特殊要求，在步骤二中项目编号为必填项。若未填写则会提示图9所示的提醒警告。完成步骤二的主要共性要素填写，【下一步】，进入步骤三的标的项填写。标的项根据相关选择的合同大类，同时兼有共性和个性要素。如采购类、年度意向类等，仅有标的名称、标的单价、税率、标的数量和履行地。其中标的名称、单价、数量为必填项，勾选按实际结算则自动将值置0。图10工程类合同标的项要素涉及工程的内容，包括承包方式、审价情况、人工单价等为工程类合同在第三部填写时所需要完成的要素，如图10所示。图11天然气销售标的项要素天然气销售合同需要填写合同户名、年用量、预付费金额等内容。房屋租赁合同需要填写租赁面积、物业管理费、押金、用途等信息。图12房屋租赁合同标的项要素图13两大维护类合同标的项要素两大维护类合同，即维护（硬件类）和维护（软件类），需要填写维护频率内容，如合同中有约定数量，并结算时按实际发生结算则应勾选按实际发生则频率自动置0。完成标的添加后，单击【下一步】，系统会要求对合同申请的内容进行确认。如需要修改，可依次单击【上一步】返回各个步骤进行修改，如确认无误，单击【完成添加】即可完成合同申请。此时，系统会将原来空白的合同编号根据系统编号进行填充，填充完毕后，【上一步】【完成添加】两个按钮会失效，仅【打印完成】按钮有效。图14合同确认图15自动生成合同编号图16合同打印此时可以点击合同详情下的【打印】链接，进行合同审批信息的封面打印，打印完成后点击【打印完成】，系统会转到首页，在列表中显示出该合同。在合同流转审批过程中，首先由公司法务对合同进行审核并安排流转部门顺序。在进行合同处理时，根据管理需求，还实现了合同加急、合同延迟送审等标志的标识。图17法务处理待法务完成流转处理后，便可由各相应职能部门进行审核以及追回等，除审核通过外，不论是退回还是追回，都必须填写意见，方能通过。图18流转部门审核图19流转部门追回当然，在整个合同的流转审批过程中，法务依然可以对在流转审批中的合同追加相应的流转审核职能部门。整个合同管理系统基本实现了通用合同管理的主要管理需求，基本覆盖了合同谈判与登记、合同流转与审核等过程，且经过测试基本满足目前的企业管理工作，包括不同合同的分类申请、谈判人、部门领导的确认和审核、法务对合同的初审并安排流转审核部门、审核部门对合同的具体审核和意见反馈、公司领导对合同的审批确认、合同的初步自定义查询、审核等功能的临时授权、其余必要的系统信息管理等。四、下阶段的研究方向利用信息技术推进企业的廉政建设，通过合同管理平台的初步建立，基本实现了课题研究的主要目标，这即使一种有效的尝试，同时也为今后利用大数据、互联网+等信息技术来推进党建、廉政工作积累了有益的经验。为进一步推进信息技术在党建、廉建工作中的作用，下一步，可以通过合同管理系统所不断积累的基础数据，对合同要素审核以及合格供方管理做更深入、更细化的研究。1、合同要素审核利用积累的各类合同数据，形成一个合同信息池，从而当今后发生相类似的合同时，可以尝试调用池中信息与新申请的合同做对照，核查其是否发生重大