合同管理信息系统

协议管理信息系统(CMIS)1. 协议管理功能简介 11.1 系统目的 11.2 总体业务流程 22. 系统功能 22.1 协议准备 32.1.1 一般协议订立准备 32.1.2 重大协议订立准备 32.1.3 签约依据维护 42.1.4 项目信息维护 42.2 协议订立 52.2.1 协议订立审查审批 52.2.2 协议打印 52.2.3 协议签署 62.2.4 协议盖章备案 62.3 协议履行 62.3.1 履行选择 62.3.2 协议付款申请 72.3.3 协议变更申请 72.3.4 协议转让申请 82.3.5 协议终止 82.3.6 协议临时归档 92.3.7 协议中止 92.3.8 协议履行完毕 92.3.9 履行审查审批 92.3.10 协议变更备案 102.3.11 协议转让备案 102.3.12 发送付款申请 102.3.13 协议付款录入 102.3.14 预警设立 102.4 协议终结 112.4.1 协议终结 112.4.2 协议终结查询 112.4.3 履行回转 122.4.4 协议终结审查审批 122.4.5 电子归档 122.4.6 临时归档 122.4.7 纸质归档 132.4.8 发案管理 132.5 协议授权 142.6 查询记录 142.6.1 基础查询 142.6.2 高级查询 142.6.3 协议报表 152.6.4 记录分析 152.7 相对人管理 15

协议管理功能简介协议管理是公司经营管理基础工作的重要内容，通过加强管理，规范公司协议的签订和履行，可以有效的防范风险、优化管理、减少成本、提高效益。系统目的协议管理由传统手工方式向现代信息化方式转变，有效地提高工作效率，实现协议管理工作规范化。协议信息实现网络化和动态管理，为全面收集公司的协议信息数据，实现协议信息规范管理奠定基础。通过网上协议审批，缩短地区公司及其下属单位的协议管理办理周期，提高工作效率。通过对协议订立准备、审批、签订、履行和归档等环节的管理，加强对地区公司经济活动的监控力度，避免不必要的经营风险。运用协议查询、记录和分析，及时、准确了解公司协议信息及其状况，为公司经营管理服务。总体业务流程图STYLEREF1\s2.SEQ图\*ARABIC\s11协议管理系统总体业务流程系统功能协议管理系统包含了协议准备，协议订立，协议履行，协议终结四个模块，实现了对协议全生命周期的管理，相对人管理、协议授权管理，方便快捷的为系统提供了必要的支持，同时系统提供了个人工作助理以及查询记录功能，方便公司对协议进行分析与记录，生成各种报表。

协议准备协议准备是协议系统中协议发起的唯一入口，协议主办部门经办人通过与协议相对方就协议相关条款等信息协商达成一致后，需要与对方签订纸质协议前登陆系统发起协议。协议准备涉及：一般协议订立准备、重大协议订立准备、签约依据、项目信息。一般协议订立准备协议主办部门根据计划、预算或签报等签约依据起草协议。重大协议订立准备公司总部机关各职能部门主办或委托公司办理，以公司名义订立的投资类、融资类、担保类、知识产权类、不动产类等协议为重大协议。重大协议涉及：有较强法律约束力的战略合作协议；长期股权投资、境内外合资合作协议；资本运作协议；长期贷款协议、担保协议（由财务公司办理的、公司系统内公司之间的借贷或担保协议除外）；涉及专利权、商标权、著作权、商业秘密等知识产权引进、许可、转让、合资等协议；不动产买卖、土地使用权取得及处置协议；根据公司内控制度权限指引，需由公司主管领导审批，并由公司总部机关部门主办的其他协议。重大协议订立准备与一般协议区别在于新录入的重大协议需要上传尽职调查报告，对于后期的业务流程也可通过工作流设定实现。签约依据维护由签约依据维护人员或者协议经办人在签约依据模块对签约依据进行新增、删除、修改、查询等操作项目信息维护由项目信息维护人员在项目信息模块将领导关注限度较高的、投资额较大的重点或其他热点项目在此维护，可以对项目进行新增、删除、修改、查询等操作完毕对项目信息的管理工作。

协议订立协议准备结束之后，协议进入订立阶段。协议订立重要涉及订立发起、协议审查审批、协议打印、协议签署、协议盖章备案。订立发起订立发起提供了生成/修改协议文本，设立履行提醒信息，上传协议附件及送审功能。协议订立审查审批在订立发起环节，送审之后，协议进入审查审批环节。审查审批重要是对文本的审查。文本审查涉及定量审查和定性审查。定性审查指协议会签审核（经济、技术、法律）部门，根据职责对协议文本的合法性、严密性、完整性作出定性审核意见的一种审核方式。定量审查指协议会签审核（经济、技术、法律）部门根据专业分工审核与其职责相关的协议条款，并提出审核意见的协议文本审查方式。以便相关部门在审查审批时可以快速定位到相应的协议条款。协议打印协议审查审批结束，进入协议打印环节。协议打印环节，重要有打印协议文本、廉洁从业责任书、安全协议、会签审查审批表功能。内部协议支持电子盖章，通过电子盖章的协议，只能在线打印。协议签署协议打印结束后，协议进入签署环节。协议签署是对协议线下签订的信息作以记录。协议盖章备案协议签订环节，终结之前可以进行协议盖章备案。协议盖章备案，是在系统中记录协议线下的用章情况。协议履行协议履行模块跟踪记录协议执行情况。协议生效后，协议主办部门可根据协议具体履行情况办理“收款”、“付款”、“变更”、“转让”、“终止”、“临时归档”、“中止”、“履行完毕”、“协议变更备案”、“协议转让备案”、“发送付款申请”、“付款录入”、“预警设立”等业务。系统提供协议付款、变更、转让、终止等业务的申报及审查审批功能。履行选择履行选择是指在履行阶段可以进行的操作。履行选择的操作有协议收款申请、协议付款申请、协议变更申请、协议转让申请、协议终止申请、临时归档、协议中止申请、履行完毕协议收款录入。协议收款录入是指经办人将资金收入类协议的相关收款信息录入系统。协议付款申请资金支出类协议，在达成付款条件后（何时到达付款条件由协议经办人自行判断），经办人填写履行结算申请表（履行结算反馈表），涉及验收情况分析及验收人意见或附验收报告、本次付款金额、付款类型等信息，提交相关业务部门审查、领导审批。审查审批通过后，财务部门根据审查结果办理付款（此业务可在各单位选用）。一份协议在履行阶段同一时间点上，只能办理一个业务。例如，一份协议假如正在办理协议付款业务，处在付款审查审批环节，则无法办理其它履行业务，只有该协议完毕付款审查审批流程，协议重新回到“履行选择”状态时，方可办理其它业务。协议变更申请协议未约定或约定条款不准确，需进行变更或补充约定的，由经办人填写协议变更审批单，确认申请变更方，如：我方因素、对方因素、双方因素或其它因素，必要时进行具体说明；选择变更事项，涉及协议主体名称的变更、协议标的金额变更、履行期限的变更和其他变更。经办人选择变更事项，填写相应的变更信息，并上传协议变更协议，依据协议变更审查审批流程，进行会签和审批，完毕协议变更协议的打印，双方签字盖章后备案，进入协议履行状态。工程类协议因设计变更、或协议相对方规定签订协议变更协议的，办理协议变更。由于原工作量估算不准，办理变更签证的，可不签订协议变更协议。一份协议可以进行多次变更，协议变更协议作为原协议的一部分，在协议编号中加以区分，并与原协议进行关联。在查询记录中，作为单独的一份协议进行记录。协议转让申请协议在履行期间需要对债权、债务或债权债务进行转让时，由经办人填写协议转让申请单，选择转让类型，涉及债权转让、债务转让和债权债务转让；确认申请转让方，如：我方、对方、双方或其它，必要时进行具体说明；填写相应的转让因素，并上传协议转让协议，依据协议审查审批流程，进行会签和审批，完毕协议转让协议的打印，双方签字盖章后备案，进入协议履行状态。一份协议可以进行多次转让，协议转让协议作为原协议的一部分，在协议编号中加以区分，并与原协议进行关联。在查询记录中，作为单独的一份协议进行记录。协议终止协议终止涉及协议解除（单方、双方）、协议无效和其它（债务互相抵销、债权人免去债务、债权债务归于一人等情形）情况导致的协议不同正常履行，协议经办人发起协议终止申请，根据业务需要提交解除协议，审查审批完毕后盖章拟定并备案。协议终止后不能办理履行状态下的其它业务，如收付款、变更等，只能由协议经办人办理协议终结程序。协议临时归档录入临时归档信息后，协议进入临时归档状态。临时归档状态的协议不能进行履行期间的业务操作，假如该协议需要继续履行那么需要进行“归档回转”操作。临时归档的协议只能进行协议终结操作。协议中止协议中止即协议履行暂停。协议在执行过程中，由于某种客观因素或双方协商达成一致暂停履行，由协议经办人进行协议中止操作。被中止的协议不能办理履行状态下的其他业务，如变更、终止等，处在冻结状态。被中止的协议可以由经办人激活后重新进入履行环节。协议履行完毕协议履行经办人根据协议实际履行情况，在协议所约定的所有权利和义务履行完毕后，进行履行完毕操作。协议履行完毕后进入协议终结环节。履行审查审批履行审查审批重要功能是指协议履行阶段中付款、变更、中转、终止的协议文本及协议基本信息进行审查。经办人提交协议审查申请后，由主办部门兼职协议管理员审核标准协议文本；协议主办部门负责人完毕部门审核；其他相关权限人员进行协议的经济商务审查、专业技术审查、法律审查等。系统支持协议文本修改痕迹保存、审查审批痕迹保存。协议变更备案协议转让备案发送付款申请在协议履行阶段，协议付款申请审查审批完毕后，将相关信息通过接口自动传递至财务系统。协议付款录入预警设立

协议终结协议终结是指协议关系建立后，因一定法律事实产生，协议权利义务关系消亡，协议终止后，为实现协议全过程的闭环管理而设立的一道管理程序。系统中协议履行经办人点击“履行完毕”或办理了“协议终止”业务后，进入协议终结环节。协议终结涉及协议正常终结和协议异常终结。协议终结涉及：协议终结、电子归档、临时归档、纸质归档、发案管理。协议终结协议终结是指协议关系建立后，因一定法律事实产生，协议权利义务关系消亡，协议终止后，为实现协议全过程的闭环管理而设立的一道管理程序。协议终结涉及协议正常终结和协议异常终结。协议经办人员需要对履行完毕的协议，以及不能履行或不需要继续履行的协议进行资料归集整理，报专（兼）职协议管理员和相关部门审核确认，完毕协议终结程序。协议终结程序完毕后，协议为终结状态无法进行其它业务操作。公司可以选择是否启动协议终结审查审批流程。协议终结查询查询已终结协议状态履行回转协议履行结束走到协议终结的阶段，在协议终结的代办里，发现协议需要继续履行，这时可以通过履行回转来实现协议终结审查审批协议终结启动审查审批按钮，协议终结信息提交以后，协议进入审查审批。电子归档协议终结完毕以后协议自动进入电子归档，终结的协议都可以在电子归档里进行查询。临时归档协议临时归档是指对于履行期限较长（一般指超过两年以上）的协议，为避免占用系统资源和便于协议电子文档管理，当双方重要权利与义务履行完毕后，可以进行临时归档。一般情况下，建设工程类协议出现质保金所有收/付完毕或协议价款仅剩质保金；长周期设备采购协议收货、付款完毕；其他类协议无收/付款项时，达成临时归档条件。协议进行临时归档操作后，进入临时归档状态，临时归档状态下的协议无法进行其它业务。用户需要对临时归档的协议需要进行业务操作时，需要进行归档回转操作将协议置为履行状态以进行业务操作。纸质归档协议纸质文献归档由协议主办部门经办人或专（兼）职协议管理员在线下完毕，当完毕线下纸质协议文献归档后，协议主办部门经办人或专（兼）职协议管理员将移交清单保存在系统中。对于需多次归档的协议，协议主办部门经办人或专（兼）职协议管理员应当及时上传移交清单，保存至系统中。发案管理发案管理就是协议在履行阶段或终结阶段发生的纠纷。在履行阶段发生的纠纷由经办人做发案操作，在协议终结阶段按各个公司规定可由履行经办人或专职人员负责发案操作。

协议授权协议管理系统实现了协议的“民事授权”功能。原则上所有非“法人/负责人”签署的协议，都必须办理协议授权委托书。系统中为每一个协议自动生成一份协议授权委托书，用户可以根据实际需要生成并打印授权委托书。协议在订立审查审批结束后，即可办理对该协议的授权。协议授权一般由法律部门人员办理，并打印协议授权委托书。查询记录系统提供了全面的、多方位、灵活的查询分析功能，涉及基础查询、高级查询、协议报表和记录分析，实现了对总部及公司协议的分类查询与记录分析，系统支持按照板块、公司、协议类型、年度、协议状态等关键字进行检索，并提供导出、打印功能。基础查询提供应系统使用的所有人，通过此功能，可以方便各级人员通过多种条件快速查询筛选自己权限范围内的协议，进行记录与分析，生成协议台账信息。高级查询提供应各级领导，通过此功能，可以方便各级领导通过多种条件，选择要查看的显示列，快速查询筛选自己权限范围内的协议，进行记录与分析。协议报表