公司文件与文档归档与管理制度

公司文件与文档归档与管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度旨在规范公司文件和文档的归档与管理工作，确保文件和文档的安全性、可追溯性和便捷性。本制度适用于公司内部全部文件和文档的归档与管理工作。第二条定义文档：包含但不限于公司内部文件、合同、报告、备忘录、电子邮件、会议纪要、项目文档等各类文字、图像、声音等形式的信息载体。归档：指将文件和文档依照规定的分类标准整理、编号、保管和管理的过程。管理：指对文件和文档进行分类、存储、检索、借阅、销毁等活动的过程。第二章文件和文档的归档第三条分类标准文件和文档依照内容和用途可以分为归档文件、工作文件和临时文件三类。归档文件：包含公司重要政策、制度、规章、紧要决策、合同协议、财务报表等需要长期保管的文件。工作文件：包含工作计划、项目文档、会议纪要、业务报告等需要较长时间保管，但不需要长期保管的文件。临时文件：包含日常工作中的便签、草稿纸、临时记录等需要短期保管的文件。第四条归档流程归档文件的归档流程：（1）文件责任人负责将文件整理并依照分类标准确定文件编号。（2）文件责任人将文件归入相应分类的文件夹，并在文件夹上进行标注，包含文件编号、文件名称、更新日期等信息。（3）文件责任人将归档文件的副本交由档案管理员，并填写《文件交接登记表》。工作文件的归档流程：（1）文件责任人负责将工作文件整理并依照分类标准确定文件编号。（2）文件责任人将文件归入相应分类的文件夹，并在文件夹上进行标注，包含文件编号、文件名称、更新日期等信息。（3）文件责任人将工作文件的副本交由档案管理员，并填写《文件交接登记表》。临时文件的归档流程：（1）临时文件不进行归档，可以直接放置在文件柜的临时文件夹内。（2）每月末，档案管理员负责将临时文件进行清理和销毁。第五条文件编号文件编号的编制原则：（1）归档文件和工作文件的编号由文件责任人依照统一的编号规定进行编制。（2）临时文件不进行编号。文件编号的格式：采用年份+分类号+序号的形式进行编制，示例：2022—001—001、文件编号的管理：文件编号由档案管理员负责管理和维护，确保编号的唯一性和准确性。第三章文件和文档的管理第六条存储与检索存储方式：归档文件和工作文件采用电子化存储和实体存储相结合的方式进行存储。电子存储：将文件和文档以电子形式存储在公司网络服务器上，并进行定期备份，确保数据的安全性和可恢复性。实体存储：归档文件和工作文件的实体副本保管在公司指定的档案室中，采用合理的防火、防潮、防蛀措施，确保文件的安全。档案室管理：由档案管理员负责档案室的管理，包含文件的摆放、整理、借阅和归还等工作。检索方式：档案室采用分类标签、编号查询等方式进行文件的检索，确保文件的快速定位和准确取阅。第七条借阅与归还借阅申请：借阅人通过填写《文件借阅申请单》，并获得上级主管的审批后方可借阅文件。借阅期限：借阅文件的最长期限为15个工作日，依据实际需要可以适当延长。借阅记录：档案管理员将每次借阅和归还的文件进行记录，并填写《文件借阅登记表》。归还文件：借阅人应依据借阅期限归还文件，并确保文件的完整性和安全性。第八条文件销毁销毁程序：归档文件和工作文件依照以下程序进行销毁：（1）文件责任人提出销毁申请，并获得上级主管的审批。（2）档案管理员依照要求进行文件销毁，并填写《文件销毁记录表》。（3）销毁的文件应经过密封、标识和鉴定，确认无需连续保管的文件方可进行销毁。文件保存期限：依据法律法规和公司要求确定文件的保存期限，过期文件应及时销毁。文件备份：紧要的归档文件和工作文件在销毁前应进行备份，确保紧要信息的安全性和可恢复性。第四章附则第九条监督与考核公司内设监察部门，对文件和文档的归档与管理工作进行监督和检查，确保制度的执行。考核制度：定期对文件和文档的归档与管理工作进行评估和考核，对工作出色的人员予以表扬和嘉奖，对工作不合格的人员予以惩罚和矫正。第十条附则本制度自发布之日起生效。本制度的解释权归公司负责人全部。本制度的修订由公司负责人审批并通知