企业流程管理建议书

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前言企业流程管理之重要性美国重量级管理学大师MichaelHammer曾说：「流程是企业创造可以交付顾客结果的经过，是从事相关活动的一个有组织的团体，齐心协力创造一个对顾客有价值的结果」。持续改善顺应环境之企业流程为目标提供企业流程弹性与掌握度,使企业能因应内外部环境条件改变时,快速调整策略,组织及流程,事前仿真与最佳化,提升企业流程掌握度,并提供实时回馈机制验证,达到持续改善之目标,降低应用成本及风险,提升营业获利.您的电子签核需求Web-based且具亲和力的使用者接口具弹性高效能高稳定度流程引擎高整合性实时监控中高阶主管参与流程设计与分析虎门科技推荐之Ultimus产品特色与功能产品特色-10年经验,全球性品牌走在技术尖端.流程高度弹性,顺应环境与企业变动,轻松变动流程.高ROI投资报酬效益.亲和设计分析接口.具备高整合性,可扩充性,高稳定性.以最少的coding完成流程设计与调整,降低流程制作与变动成本.原厂提供企业流程方法论系统面功能-多层式架构支持Transaction(交易)模式,确保流程在出错时可以回复.大型BPMServer以上支持负载平衡数据库安全性Web-based工作流程系统的安全性机制：控制用户只能面对电子窗体，后台数据库必需透过Gateway账号存取.重要数据经过编码后再存放于数据库内。

管理面功能相关模块:UltimusAdministrator–为系统设定,系统状态,流程现况,用户状况,授权用量,整合现况之图形化接口监控与维护接口.UltimusProcessdesignerinStudio–协同设计,提供中高阶层定义流程接口,并提供事前模型运算分析,且生成流程设计文件与报表.UltimusReport–Web-based功能完备之流程报表接口,提供filter针对流程,步骤,用户,部门,队列提取出需分析之流程,并提供案件成本,案件时间,案件活动,案件监控,流程监控,步骤活动,步骤时间,用户活动,工作负荷,以及FloStation活动之报表类型.输出为表格或图表,并可转出为Excel.UltimusOrganizationChart–图型化呈现公司与分支机构,部门,或更小单位组织图.与AD服务弹性整合,达成SingleSignOn之机制.可依据公司内部角色,从属关系,群组设计流程.重点功能:流程模型化与最佳化工具UltimusProcessDesigner–提供流程模型化工具，协助用户部门、信息部门与主管，对于流程现况、将进行何种调整、目前处理成本、流程瓶颈…等加以确认，如同汽车设计必需先经过模型与风洞仿真后，修正可能问题再进行量产是相同道理。经过最佳化确认后，再将流程模型汇入正式流程设计工具，如此可减少上线后的争议并缩短流程上线时间。自动产生流程开发文件流程系统于UltimusProcessDesigner流程设计段与UltimusStudio流程开发段皆提供自动产生流程开发文件，将流程内的逻辑、使用变量、流程图、定义属性等，并且可以节省开发人员制作档的宝贵时间，降低企业因为人员异动而无法继续流程后续的维护之风险。支持电子数字签章Ultimus提供数字签章(DigitalSignature),为身份认证与网络安全的标准机制，以确认流程用户身份及传递时的数据完整性。完整的流程Log记录Ultimus完整的Log记录协助公司确实管理系统正常运作与使用状况.包括：系统记录、用户记录、流程传递记录、错误报告、与其它应用软件整合的传递记录….等。可协助系统管理员快速侦错及易于维护。完善的流程效益分析图表功能UltimusReport于工作流程导入后，提供完整的工作成本与处理时间分析报表。以了解员工处理流程的成本与绩效，和导入前后的差异，这是工作流程一项非常重要的功能，也是用户评估投资工作流程成本回收与效益改进的重要指标。工作负荷/工作指派工作流程系统应提供：工作负荷管理、工作指派、工作权重、工作绩效分析(工时/成本/逾期..)内建呈核(Escalation)反应机制当工作处理超过指定期限时，系统必需支持各种可能的因应方式：如通知主管、将工作自动转给代理人、通知该用户….等，此功能若能内建并提供弹性定义扩充，可大幅提升公司内对于各种逾期案件控管。大部份流程系统仅提供Email通知，但事实上依照过去导入经验，只有通知是无法对逾期案件处理提供快速有效的因应。支持Queue队列工作如同银行柜台人员是依照号码牌顺序来服务客户，在企业日常作业中，此种工作模式也屡见不鲜。流程系统必需要能支持Queue模式，让特定群组的员工在允许的情况下，自行由Queue要求工作。功能与设计面相关模块:(1)UltimusStudio–协同在线设计,亲和直觉设计环境.Forms–四种窗体:StandartActiveXFormThinFormInfoPathFormPDFForm.Flobot–12种流程机器人Word–提供另存新檔,打印,宏,传真Excel–提供另存新檔,打印,宏,传真Database–提供读取,新增,删除,更新,自订语法,执行SQLASCII–例:文字文件型式与其它应用程序接轨File–复制,删除,更名,执行Exchange–发出工作或会议通知Acrobat–另存新檔,打印E-mail–SMTP或MAPI自动发信WebServices-动化的方式呼叫外部应用程序中的WebServices.XML-和任何XML兼容的应用程序交换数据,可读取新增XML.NET–执行.NETcodeRecordSet–快速简易将窗体与数据库连结重点功能:连结现有数据库UltimusRecordSet提供SQLServer与QracleDB完整整合,窗体内会使用到许多现有数据库，因此提供快速简易的方式让设计人员直接将窗体与数据库连结，其它DB则透过ADO.NET连结整合.支援匿名存取(Anonymous)Ultimus提供匿名存取(Anonymous)的好处是:一.针对大部份只填表单不参与后端流程审核的员工，匿名存取能节省可观的License购买金额。二.在公司内没有网络账号的外部人员(如客户、经销商)，亦可透过此方式参与流程.内建功能完善的免程序开发电子窗体设计功能UltimusForms是呈现工作内容的重要方式，因此工作流程系统内建完善的窗体设计功能。包括-基本的控制组件-支持窗体库，将常用窗体的组件定义成能重复使用的对象库-简易开发连结数据库-设计同时可立即模拟-所有步骤可使用相同或不同的电子窗体-动态窗体呈现-多页显示-HelpDesk-外部Memo-使用外部控制组件与Scripts-使用外部.NET或WebServices将窗体开发之撰写程序部分降到最低，加速流程开发并提供用户一个方便亲切的操作接口。可支持外部网页或窗体设计工具内建支持外部网页或窗体设计方式，例如Frontpage、ASP、Delphi、VB、J2EE…等，以方便整合至其它应用软件，且支持应用在跨平台及行动工作流程PDA等应用上。电子窗体可自动归档当用户将窗体工作处理完毕送出后，可选择这份窗体是否自动归档。当流程处理完毕后，也可指定将该窗体自动存入公司文管中心或数据库内

流程引擎功能相关模块:(1)UltimusBPMServer–扮演企业流程自动化幕后之大脑的系统服务,控制流程的执行,协调及同步处理客户端响应讯息.执行数据清仓,执行决策,安排流程走向,等流程管理功能.重点功能:Ultimus提供完善的角色路由(RoleBasedRouting)机制工作流程必须配合企业人事异动而运作，工作收件人不可能订死，提供各种弹性化的角色以定义工作如何传递。角色定义包括：职务、案件发起人、直属主管、高阶主管、发起人的直属主管、发起人的高阶主管、前一步骤人员的直属主管…..等各种角色，以满足各种复杂的企业逻辑却又提供弹性化的设计空间。完善的逻辑处理方式(1)提供在窗体开启前、送出时、退件时、逾期时…等状况下判断不同的条件清单.(2)流程传递的判断方式，除了由前一步骤判断外，下一步骤也必需能作自行判断是否为自己的案子.若是则开启，否则即使前一步骤指定，也必需跳过。此功能是判断一套流程系统良莠的一项重要参考，用户不可不慎。可同步或异步的子流程功能子流程(Sub-flow)是工作流程自动化内经常用到的功能，当主流程在呼叫子流程时，必需能选择是否等子流程执行完毕返回后，再继续进行主流程，或者各自运行至最后步骤。可支持流程仿真与除错当流程在设计(或设计完成时)，必需让设计人员能够实际模拟真实上线的状况：包括逻辑测试(当填入不同数据时是否真的依照设计的路线进行)、用户真实情境仿真(显示窗体与填表仿真)、系统整合仿真(仿真真实的数据交换状况)，而不要当上线后才发现许多无法预期的错误产生。在仿真的过程中必需提供变量实时状态以便协助快速除错。完善的步骤属性(StepProperty)工作流程内的每一步骤都可能要依照复杂的条件判断，执行不同的动作。因此工作流程系统必需针对每一步骤题提供独立的属性定义，包括逻极清单、角色指定、逾期时间(常数或变量)、该步骤窗体是否自动归档、成本、该步骤案件逾期应如何处理…….等。可定时或重复启动流程许多企业内的工作都是重复性或定期执行的，因此流程系统必需提供完善的定时启动机制与完善的定时条件定义.例如某月的第几天或周几、重复多少次(变量或常数)….等。如此可确实将工作流程自动化落实在企业内部的日常作业中。支持协同开发较正规的工作流程系统都会支持ProcessOwner的观念，ProcessOwner可以指定将一支较大的流程切割为数支较小流程，交付其它人员设计或管理，这些小流程(子流程)亦可重复被运用在不同流程内，如此可加速流程的修改并达到分工管理目的。会签与群组投票包括基本的串签、会签、动态会签，另外在会签时常遇到各部门反应不一或无法快速决定的情况，流程系统应提供群组投票功能，可依照百分比设计，当会签人员中超过一定百分比同意后，流程即自动进行至下一步骤，如此可加快决策速度与决策质量。客户端功能相关模块:UltimusClient–Web-Based客户端接口,任何具备网络上线的地点皆可参与,包含wirelessPDA.且提供整合入口网站,Outlook功能.重点功能:工作转指派提供转指派且于区间时间之内指派与取回功能会签机制–提供用户弹性会签功能自订资料夹工作分类–依据工作状态,流程,过滤条件,负责人员,将工作分类自订客户端检视字段–可将Form之中重要的内容挂为客户端检视字段部署工作检视功能–提供检视下属工作功能,私人文件除外.整合面相关模块:EIK–EnterpriseIntegrationKite,提供Ultimus对外整合接口,与外部系统交互式整合,含外部触发功能,WebServices双向整合,窗体外挂ThirdParty组件,窗体外挂JavaScript,客制化流程机器人接口,客制化客户端接口,客制化E-mailDLL,组织图转换接口,进阶验证,客制化客户端画面及使用范例.其它整合:SPS/Portal,Biztalk,.NET,WebServices,Documentation重点功能:不需程序开发便可整合其它外部软件,纳入成为流程一个步骤工作流程往往要整合其它应用：套表打印、传真、存盘、制成电子表格或Word档案、写入数据库、呼叫其它程序，因此流程系统必需内建此功能，让各种外部程序成为流程的一个自动化步骤，以便加速流程进行，减少人工重复工作。此功能非常重要且必需，并且能够大幅提升员工生产力。提供多种流程触发机制(TriggerProcess)触发(Trigger)是流程自动化非常重要的功能，必需很容易地由其它软件触发流程案件，将外部数据传递至流程窗体内，并自动执行后续步骤.例如XML,电子邮件或ASCII档案等方式进行流程触发。(需内建此功能)否则无法整合其它软件。提供SDK(SoftwareDevelopmentKit:客制化开发套件)许多客户在购买工作流程系统后，只能开发窗体和简单的逻辑，但无法作更多深度的应用或整合其它软件。用户必需自己想办法或各凭本事整合，或被厂商再予取予求。工作流程系统厂商若提供SDK开发套件，可协助用户掌握工作流程系统的核心功能，减少对厂商的依赖度并降低未来厂商无法继续开发的风险。可呼叫外部逻辑当流程设计需要动用到其它系统或外界的逻辑时，可以直接呼叫予以调用。而不挶限在流程系统本身的逻辑定义方式。因此能够完全满足公司内各种不同的企业逻辑处理。免撰写程序便可处理复杂的数据库动作数据库与电子窗体及流程是不分家的。当流程必需要对数据库进行批处理时，往往必需要人工撰写程序。完善的流程系统必需内建完善的数据库处理功能，例如多笔数据处理、连续性数据处理、资络库增修删改…等，属于更复杂的数据库指令才透过SQLStatement撰写处理。完整支持XMLXML已逐渐成为业界与政府的电子数据交换标准：其它软件可否透过XML触发(Trigger)流程，并将XML数据内容汇入流程?流程是否内建XML汇出功能(执行至特定步骤时，可直接汇出为XML格式)?方法论5Stages:WorkflowNeedsAnalysisProjectDiscoveryDetailedWorkflowDesignWorkflowImplementationMaintenance

项目模式与顾问服务方案企业流程管理导入项目企业流程管理导入项目*UWDM工作流程发展方法技术转移*流程开发项目辅导UltimusBPMSuiteSolution*系统建置*Training*技术支持企业流程制作*流程开发项目企业流程顾问*企业流程改善辅导系统整合项目*整合项目分析*整合项目验证您的UltimusBPMSuite系统建置与导入服务项目您的POC:验证专案验证UltimusIntegrationwithTiptopUltimusBPMSuiteSolutionUltimusBPMSuite系统建置OneyearMaintanenceKnowledgeBaseaccessingright,licenseupgrade,系统咨询服务.进阶导入服务项目企业流程管理导入项目UWDM工作流程发展方法论TrainingUWDM工作流程发展方法论技术转移系统整合项目整合项目分析整合项目验证企业流程顾问服务企业流程制作服务

系统架构建议(以150activeclient/3000stepsperdayserver)MemberServer:UltimusBPMServerMemberServer:UltimusBPMServerMemberServer:SQLServer2000PDCNT4.0MemberServer:UltimusFlostationServer<UltimusBPMSuite系统网络架构图>SoftwareRequirementBPMServer:Windows2000SP4orWindows2003MDAC2.7(内含)建议下载MDAC2.8中文版[free]IIS5.0orIIS6.0[free]IE6.0SP1[free].NETFramework1.0(内含)建议下载.NETFramework1.1中文版[free]AcrobatReader5.0(内含)[free]SQLServer2000SP3aOffice2000sp3+(含Access)FlostationServerWindows2000SP4orWindows2003IE6.0SP1AcrobatReader5.0(内含)Office2000sp3+(含Access)HardwareRequirementBPMServerCPU:PIII-800+MHzMemory:1GBTotalDiskStorage:30GBFlostationServerCPU:PIII-800+MHzMemory:512MBTotalDiskStorage:30GB企业流程技术协同合作方案您的公司于Ultimus导入期间,所培养之技术开发与应用能力及人员,于未来虎门科技承接新项目之时,可依据当时您的公司人力状况,转委托您的公司执行开发.

附录一虎门科技优势与未来发展虎门科技股份有限公司有二十四年历史，长久以来一直为台湾制造业界引进最新技术，稳固的客户服务基础与技术累积，成为经济部技术处鼓励的典型知识技术服务业，从LOGO“CADMEN”意含着一路走来的过程与未来，我们服务内容从CAD(ComputerAided-Design/Drafting计算机辅助设计制图),CAM(Computer-AidedManufacturing计算机辅助制造加工),到CAE(Computer-AidedEngineering计算机辅助工程仿真).目前于CAE为许多国际第一大品牌独家代理与顾问服务,范围有固,流,热,光,电等专业分析.顾问服务包含美国飞机引擎破裂分析等项目.虎门科技于2004成立协同商务事业部(Network,Collaboration),要为国内制造业注入全新动力与竞争力,我们由BPM,ER