【S县档案馆公共服务存在问题及优化建议探析8400字（论文）】

S县档案馆公共服务存在问题及完善对策研究目录TOC\o"1-2"\h\u3407S县档案馆公共服务存在问题及完善对策研究 17594摘要 122373关键词：土地档案；异地查档；档案管理 119325一、绪论 29800二、S县档案馆档案管理的概况 224545（一）S县档案馆基本概况 218330（二）S县档案馆土地档案的管理现状 315256三、S县档案馆公共服务存在的问题 425619（一）硬件设施较差 42928（二）档案工作人员素质较差 526718（三）馆藏开发程度不高 530775四、S县档案馆公共服务存在问题的原因分析 513744（一）缺乏档案馆建设 521349（二）缺乏档案人才 624665（三）资源整合水平低 63575五、S县档案馆公共服务问题的解决对策 713214（一）档案开放与宣传 729526（二）加强档案人员队伍建设 811673（三）创新档案馆公共服务方式 912349六、结语 1031483参考文献 12摘要近年来，随着社会的高速发展，民主化进程不断推进，政府职能逐渐向服务型转变。国家档案局提出了档案工作向服务民生转变的一系列改革策略，各级档案部门纷纷开展民生档案“异地查档、跨馆服务”的创新服务。本文以S县档案馆为例，就当前S县档案馆土地档案的管理现状进行分析，发现S县档案馆公共服务存在硬件设施较差、档案工作人员素质较差、资源整合水平低等问题，基于上述问题提出相对应的解决措施，以期促进以档案馆的档案管理日益走向规范和科学。关键词：土地档案；异地查档；档案管理一、绪论伴随目前社会经济水平的不断发展与科学技术的大步进步，档案馆中的体制改革与档案馆的结构完善正在不断的进行协调和整改，因此档案馆的前进与经营都真正在迈向新的发展水平，因此伴随而来的就是档案馆的档案管理工作包含的信息量逐渐增多，档案馆中各级、各层的相关领导已经给档案馆档案管理工作很高的重视，同时档案馆的档案建设体系也初具规模，但是目前现代化的管理水平仍然是跟不上互联网发展的速度，在具体的工作中还是会很多问题需要管理人员不断改进与加强。在本文笔者结合着自己多年的工作和实践经验，通过对其互联网时代档案馆中的档案管理工作所存在的问题进行深入剖析，并且提出对于该问题相应的解决措施以及手段，希望能够确保档案馆档案管理工作的规范性与科学性，这样就能够更好地为档案馆的告诉发展与建设工作服务。文章通过理论梳理和实践调研的方式对档案馆档案管理中存在的不足进行了探讨，并针对性地提出了应对策略，以期促进以档案馆的档案管理日益走向规范和科学，对于档案的有效、安全管理并充分提供利用有现实价值。文章的研究成果对改善档案管理、实现档案馆精细化管理、提升档案馆创新能力具有理论指导意义。二、S县档案馆档案管理的概况（一）S县档案馆基本概况1957年12月，成立S苗族自治县资料馆。1959年11月20日，更名为S苗族自治县档案馆，隶属于中共S苗族自治县委员会领导。1962年10月，县档案馆被撤销，1963年1月17日恢复。1982年2月23日，成立S苗族自治县档案局，实行局(馆)两块牌子一套人员管理体制。1984年后，改由县人民政府直接领导。1996年内设办公室、业务股、管理股、编研股。2001年10月，撤销县志编纂委员会办公室，其职能和人员划入档案局，增设法制股，编研股更名为档案史志编研股，业务股更名为业务监督指导股，管理股更名为档案管理利用股。2004年11月，增设现行文件阅览中心。2006年4月，恢复县志办，与县委党史研究室合署办公。2010年12月，县地方志编纂委员会办公室与县档案局合并，实行局、馆、地方志办三块牌子一套人马管理体制。2019年1月机构改革后，将县档案局(县档案馆)的行政职责划入县委办公室，对外加挂县档案局牌子，将县档案馆调整为县委直属事业单位，内设股室有办公室，宣传与信息化股，接收整理股，安全鉴定股，年鉴工作股，档案史志编研股，接待利用股和现行文件阅览中心，现有编制27人,实有23人。1971年春,在老城区县委大院后面始建档案馆,年底竣工,建筑面积540平方米。之后又在县委大院重建两层砖木结构档案馆,占地面积1200平方米,建筑面积1690平方米。1990年省、地、县三级投资修建档案馆,建筑面积1151.8平方米,于1992年6月竣工投入使用。为配合旧城改造,档案馆房撤掉。2011年12月21日,在东城新区七星广场新建档案馆,2014年1月1日竣工投入使用,建筑面积达5564平方米。档案馆成立以来,档案馆接收进馆档案260个全宗11.49卷/册,印章1266枚,图书2.08万册。馆内珍藏有罗启疆、吴向必等名人档案以及风景名胜、民风民俗等地方特色档案。相继编纂《吴向必档案资料辑》《S苗族自治县组织史资料》《历次党代会资料汇编》《S苗族自治县志(1986—2006)》《S年鉴》《苗岭情》等地情资料。（二）S县档案馆土地档案的管理现状1、管理人员S县档案馆在职人员总人数为23人，其中男生有11人，女生有12人。表2-1S县档案馆在职人员文化程度：文化程度人数/人大学本科20大专2高中（含中专）及以下1合计：23人表2-2S县档案馆在职人员年龄阶段年龄阶段人数/人50岁以上335-49岁1234岁及以下8合计：23人2、档案库房S县档案馆一共有两个库房，分别是档案库房（一）和档案库房（二），每个库房的墙面上都挂有档案存放示意图，并且划分为A、B、C、D四个区，档案库房（一）的A区放的是机关企事业单位的档案，23号-104号全宗；B区存放的是机关企事业单位的档案，105-265号全宗；C区存放的是民国档案，1-22号全宗；D区存放的是土地延包、区、乡、镇的档案，84、119-189号全宗。土地档案存放在档案库房（一）的D区，24号到26号档案柜，每一号档案柜有六行六列，存放土地档案的档案柜有的上面一层放的是档案，下面一层放的是档案目录号，有的却每一层都是档案。每一个档案柜上都贴有小标签，标签上分别有全宗号、号目、号目名称，但是存放土地档案的档案柜上的小标签不是按全宗号填写，是直接填写的目录号，因此查找土地档案的人员按平时的全宗号来查找土地档案出现了困难,如若不是熟悉档案存放位置的人员查找档案一时很难找到土地档案，致使查找档案效率低下。三、S县档案馆公共服务存在的问题（一）硬件设施较差S县档案馆新馆处于政府办公楼的其中两层，不是独栋，这会造成档案馆在举办大型展览活动的时候存在不便。我国国家住建部门和国家档案局于2011年2月实行行业标准《档案馆建筑设计规范》，要求了档案馆单独成栋，如果要和其他部门或组织公用时，建造过程中要符合相关规定。档案馆属于公共事业部门，为了便于职能的发挥，单独建造一个建筑是具有一定的必要性的。因为是和政府部门公用产地，所以S县档案馆没有空间进行扩建和扩展。移交进馆的档案越来越多，档案馆的存储空间必然不够，同时如果档案之间的距离太窄，也有可能会对档案本身的安全造成一定的威胁。县级档案馆营造休闲式的环境是一个提高自身影响力的有效途径。S县档案馆新馆布局了多个功能区，包括工作人员办公室，档案馆藏的存储室（实物档案、图书资料档案、音像和光盘档案、珍藏库）、展览区共计24个功能区。在场馆设计上非常合理和规范。除此之外，S县档案馆新馆还设置了大量的休闲娱乐功能区，放置了图书、电脑、咖啡厅等，营造了良好的休息环境，同时也提高了用户对于档案馆的期待和看法。（二）档案工作人员素质较差目前的S县档案馆新馆有1名局长，2名副局长，专业的工作人员有14个，同时还外聘了2个司机和安全管理员。所有在职的工作人员中本科毕业的有8个，6个是专科学历，分别是档案学、财会学和中文类。S县档案馆新馆的工作人员多数的学历水平较高，但是只有4个是档案学本专业，由此可见档案的专业水平还是比较欠缺。同时，随着互联网技术的飞速发展，档案馆需要进行技术升级，对于档案的数字化工作而言，如果没有复合型的档案专业工作人员，这会很难达到相应的要求。（三）馆藏开发程度不高档案馆藏的多样性和丰富性决定了档案馆公共服务开展的质量，不同类型、不同载体的档案应该更加丰富。但是S县档案馆目前仍然以文书档案为主，领域集中在行政部门，对于科技、经济、企业和公众生活方面的档案比较少，这不利于社会记忆的构建和档案馆藏的丰富性，也不利于档案馆的长远发展。在另一方面，S县档案馆十分缺乏相应的硬件设施，包括现代化的计算机设备和管理设备，这严重阻碍了其技术能力的提升。服务模式仍然沿用传统的服务模式，例如开介绍信等手段来证明身份才能进馆查阅档案或利用档案。这大大降低了档案馆公共服务的效率，始终处于被动单一的状态。四、S县档案馆公共服务存在问题的原因分析（一）缺乏档案馆建设S县对档案馆的关注度非常缺乏，不够重视，缺乏指导等。S县各档案馆之间缺乏必要的沟通，档案工作缺乏交流，档案资源整合力度小，没有协作。这就造成S县的档案工作和东西部地区的水平差异较大，管理水平和公共服务水平都比较低。再者档案管理者素质较低，不重视档案管理工作。比如S县档案馆的档案管理员尽管参与了相关培训，但档案意识却没有办法在短期培训内大幅度提高，有些档案员工作不稳定，存在换岗换职频繁的现象，这就使得该档案馆的档案管理缺乏连续性。（二）缺乏档案人才人才是各项事业稳步向前发展的中坚力量，档案领域也如此，需要一支高质量的人才队伍。档案管理工作是一项既复杂又专业性很强的。比如档案的分类和保管期限，需要严格按照国家和地方相关标准，通过解读这些标准，因地制宜符合本单位档案管理的规范，每个档案员都要解读标准，理解标准，应用标准，以减少自己工作中的主观性，特别是档案分类和价值鉴定环节。随着互联网时代的到来，人们的各项生活都发生了翻天覆地的变化，现代的档案职业也对档案员的能力提出了更高的要求，具体表现在专业知识需求方面。通过对本溪县档案馆的调查发现，该馆档案管理员中，专业是档案学的人员非常少，仅是档案管理人员的三分之一。所以在档案管理过程中人员之间容易产生分歧，每个人对标准解读不一，加大了档案管理混乱的可能性，这也容易造成恶性循环，越是缺乏人才队伍，档案管理会越混乱，档案馆公共服务水平就无法提高。因此，作为新时代的档案管理人员，要主动适应社会的变化，不断提高自身综合能力，适应档案各级档案馆对档案管理人才的需求。（三）资源整合水平低通过对S县档案馆的调查，发现其馆藏的档案文献的数量是比较多的，但这些档案的利用次数却非常稀少。其中的原因是值得我们深思的。一是该档案馆档案的管理有局限性，管理水平低，特别体现在该馆重视数量，忽略档案本身的珍贵价值，舍本逐末，还会造成人力、物力、财力的浪费。二是重复性文件的数量多，且文件的类型，内容，载体形式等非常单一，利用价值有限。三是档案馆的数字化建设进程推进较慢，很多人会因为亲自到馆利用浪费时间金钱而放弃利用，如能加快数字化建设步伐，那么人们足不出户便可在互联网上利用自己想要的信息，相比该档案馆的档案利用率一定会大大提高。现实工作中，由于S县档案管理员能力问题，很多人在面对档案的价值鉴定和保管期限的时候，是带有很强主观性的，难以准确解读国家和地方标准。这就导致很多时候单位总是重复性归档相同的文件，或者一份文件被多家机构同时保存。此外，S县县级档案馆应加强对本馆档案的管理工作，在追求档案数量的同时关注档案本身的价值，如档案的时间、地点、内容主题、形式特征等，在这些方面追求多样性，不要忽视某些重要档案。但是目前，因为S县档案馆档案的收集方式，使得接收的档案来源范围小，类型也少。因此，其档案资源还不够丰富。最后，S县各档案馆之间较少的沟通、合作，也对S县档案资源的共享，以及资源的整理造成了较大影响。资源的共享和整合是缓解某一档案馆资源单一单调问题的重要对策。五、S县档案馆公共服务问题的解决对策（一）档案开放与宣传我国“十三五”规划纲要提出，要实现五大发展理念，分别是“创新、协调、绿色、开放、共享”，档案工作也要紧跟政策潮流，让档案资源更加开放，更加面向用户，更加与时代接轨，也更加创新。1、促进多样化合作单一封闭的管理运行体制难以独自面对外部复杂的化境，要建立一个开放多元的运行系统，才能实现交换资源来提高自身，最终构建一个互联互通的交流模式面对外部的矛盾和多变的环境。目前，线上查档、馆际合作、跨区域查档等业务的办理，让档案公共服务能够更好地面对用户的需求，这也是档案公共服务供给侧的改革和创新，打破了馆际和区域之间的束缚。档案资源开发利用需要加强馆际合作，部门合作和不同行业的合作。S县档案馆的婚姻档案只包含了S县内的婚姻记录，但是不包括法院的离婚记录，这给律师事务所和公证处带来了认证上的灰色地带。在互联网的发展进程中，倒逼档案馆要进一步开放共享，建立互通的服务平台。例如，S县档案馆需要和当地的民政局和法院沟通，明确需要使用的档案，针对性地开放，同时和政府部门申请相应的项目经费，由市级档案部门组织县级档案部门，实现全市婚姻档案共通共享。建立相应的制度，让整个开发过程具有安全性和可持续性。2、扩展宣传途径互联网时代到来的今天，传统媒介的生存空间越来越狭窄，尽管如此，很多优秀的报纸，书籍期刊等在大众心里仍占据了重要的位置。档案馆可利用这些媒介开展多样的宣传活动。档案的宣传内容应该多种多样，除了人们最关心的民生问题外，要及时将档案馆可开放利用的档案的目录进行公开，重塑档案馆在公众心目中的形象，致力于满足人们对档案利用的需要，增进人们对档案的了解和认识。此外，档案宣传还可将范围缩小，深入群众，深入群众生活最密集的地方，最典型的就是社区了，每个社区都设置有宣传展板，用于普及各种公共知识，档案馆可与社区建立合作关系，利用社区进行宣传普及。此外，各个城市的广告牌也可发挥相应作用。比如公交站点贴上几幅海报，等公交的人，闲暇之余，定会眼前一亮，细细品读。充分利用时代产物，即依靠互联网兴起的各种各样的新的媒介和数字信息技术，这些手段有很好的交互性，能与人们进行广泛的交流沟通，也可以收集人们的喜好，档案馆可以根据这些喜好推出优质宣传内容，增进人们对档案馆的认识的同时，扩大档案的知名度和影响力。新媒介主要指微信、网站、微博、博客等。档案馆可以开通自己的微博账号，定期定时更新档案馆活动规划，或在线云直播相关的展览活动。对于档案管理优秀工作者来说，可以录制小视频，可涉及档案如何管理等问题，也可致力于宣传馆藏，解读某些开放档案的内容，让档案知识更加通俗化，变成大众喜闻乐见的文化交流内容。开发微信小程序，设计相关吸引力很强的活动吸引微信用户每日打卡浏览相关信息，让档案与人们生活联系更加紧密。总之，为扩大S县档案馆的知名度和影响力，需要各方面通力合作，特别要在档案的宣传工作上下功夫，有效结合新旧宣传媒介之间的优势，调动人们参与的积极性，扩大资源的共享整合。（二）加强档案人员队伍建设1、建立人才竞争机制档案人才队伍的建设对S县档案馆公共服务水平的提高至关重要。为提高档案馆服务水平，可从以下几点着手：一是加强对档案管理人员的专业培训。通过对S县档案馆的调查，发现档案员很少是科班出身，专业知识和技能不扎实，档案馆可在员工入职前，开展专业培训，邀请专家或经验丰富者进行系统培训。二是强化对档案员的考核，考核工作内容，工作质量等，建立起有效的奖惩机制，让档案馆管理水平的好坏与员工自身利益挂钩。三是激发档案管理员竞争意识，让档案员在竞争中合作，在合作中竞争，不断发挥自己最大优势，朝着档案馆管理的共同目标前进。2、合理配置各类人员档案馆建设对档案工作人员提出的更高要求还体现在人员配置上。立足于已有的人才基础，分配工作人员到合适的岗位，能更好发挥合力，提高工作质量和效率。在传统的档案人才结构中，信息技术不是必备的条件，但在信息时代，具备信息技术知识成为必不可少的条件，这要求档案工作人员能够与时俱进、不断提升。因此，从短期来看，对于已经具备基础的信息知识的人员，要将其分配到技术性的数字化工作中去，而不具备上述条件的人员，则可以继续从事纸质档案整理工作。而从长期来看，加强人才培养、全面提升人员信息技术能力才是可持续之策，单位要重视这一点并将其作为长期推进的工作，要加强对员工信息技能的培训，邀请专家学者开展信息技术类型的讲座，鼓励单位员工到高校进修学习。（三）创新档案馆公共服务方式1、推进档案信息资源的整合与共享档案实体的多方面整合与电子档案数据的共享是档案信息资源有效整合与共享的两种途径。一方面，S县档案馆要聚焦于档案业务工作，加大对本行政区域内档案资源的收集力度，将分散在不同部门、不同地方的城建档案、房地产档案、民生档案等各种类型的档案资源进行集中整合，从而解决档案资源的分散保管与集中统一利用的矛盾，更好地满足公众的档案利用需求。另一方面，要大力推进档案信息化建设。一是尽快实现存量档案的数字化，加大档案数字化工作人力、物力、财力的投入，确保数字化前的处理、目录著录、档案扫描、图像处理存储、数据质检挂接、数据验收备份等各个环节的规范化，保证数字化工作的质量，为档案信息资源的共享打下坚实的物质基础。二是建立数字档案资源共建共享平台，实现档案资源的集中有序保管与远程利用。例如，浙江省湖州市档案馆将市三县两区和市本级6家档案馆的数字档案资源有机整合在同一个平台上，实现“异地查档、跨馆出证”等服务，目前该平台已经运行。市民来查阅档案时，不必来回奔波在各家档案馆之间，只要持有效证件即可到就近档案馆查询，并通过共建共享平台在线打印出证，省时省力。2、拓展公共服务方式和手段档案馆公共服务的手段和方式也是影响公共服务质量的重要因素，要创新服务方式，拓宽服务平台。由于传统档案利用服务的单一性和滞后性，以及单纯停留于“你找我查”的被动服务方式，使得公众的档案利用需求难以得到有效满足，导致档案馆逐渐脱离公众的视野。因此，档案馆应当积极主动地借助新一代信息技术提供档案利用服务，通过对各历史时期、著名人物、重大事件等重要馆藏档案进行深入挖掘和整合，形成主题鲜明、内容丰富的档案资源库，同时要兼顾线上线下利用需求。一是可以通过举办档案专题展览、开展档案编研等方式多途径展开线下档案利用服务；另一方面可以借助社交媒体开展远程档案服务，让利用者足不出户即可实现查档需求。例如，由武汉市青山区档案馆与武汉某科技有限公司联合开发了青山区档案网络查询平台，市民只需通过电脑（手机）登录查询平台，通过相关身份认证，即可查询区政府公开信息、公民婚姻档案等，极大地方便了群众查档，进一步提升了区档案馆的档案利用水平。六、结语由于我国档案管理计算机化起步较晚，尚处于研发阶段，相应的理论基础和实践经验有待进一步补充和完善，相应的信息管理系统也不完善，阻碍了我国档案管理信息化建设的发展文件管理。要根据信息特点，创建新的系统和新的系统，保证信息的安全无缝传输和交换，保证信息管理的无缝发展。相关制度和标准应进一步完善和规范，否则将制约我局档案信息管理工作的发展，同时，由于缺乏实践经验，无法获取信息数据的价值，信息化档案管理也不能体现其效益。在档案管理工作中，安排有专门的工作人员进行管理档案的工作，负责档案的收集、整理、分类、存储等工作，随着信息化档案管理工作的实施和推进。由于工作人员在过去很长一段时间都是通过传统的档案管理方式进行工作，这部分工作人员自身信息技术水平较低，是阻碍局信息化档案管理工作顺利开展的重要因素。除此之外，由于我国基本国情决定，档案管理工作中以具有丰富经验的老员工为主，对于信息化档案管理接触较少，因此，工作