智能报账系统需求说明

智能报账系统需求说明推进会计数字化转型，支撑会计职能拓展，推动会计信息化工作向更高水平迈进，以数字化、智能化转型实现会计核算、财务管理、风险控制等多项业务，并推动会计信息系统与其他业务系统的深度融合，实现信息互通和业务协同。为落实上述纲要和发展规划，推进会计数字化转型，推动会计信息化工作向更高水平迈进，加速实现我校财务治理体系和治理能力的现代化转型，为学校的发展和建设提供有力支持，计财处2014年已实现网络报账，信息化建设已有一定的基础，但随着近年来我校办学规模的快速发展壮大，师生数量急速增加，利用信息化手段进一步提升财务治理水平已经成为我处迫在眉睫的任务。随着信息技术、人工智能的发展，目前财务领域已出现较多智能产品，因此进一步提高我校财务系统信息化水平、提升各环节人员报销体验、加快报账业务响应速度的时机已经成熟。综上，基于我校智能报账系统项目建设要求，特采购本次服务。序号服务名称具体技术要求智能报账系统1.1网报服务大厅（PC端）1.1.1可以查看本月、本季和本年中网报的申请金额、报销金额和借款金额的统计信息；1.1.2可以查看网报确认单的相关信息。1.2票据管理1.2.1发票智能识别1.2.1.1图像处理技术，图像处理算法进行底纹、框线、印章、颜色等干扰去除，以提高智能识别的识别率和正确率；1.2.1.2票据分类技术，采用人工智能的深度学习算法及全文识别算法结合预设模板识别票据的版面类别，自动归类相应的票据类型；1.2.1.3支持的票据类型：支持增值税专用发票、机动车销售统一发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票、卷式发票、增值税电子普通发票（通行票）、电子发票（增值税专用发票）、电子发票（普通发票）、增值税电子专用发票、定额发票、财政电子票据、火车票、出租车发票、航空行程单、机打发票、广东通用机打发票、广东省行政事业单位资金往来结算票据、数电发票等票据类型。1.2.1.4通过智能识别技术和定位信息将发票转化为文本信息。1.2.1.5支持系统通过OCR图文识别算法进行单据类识别和信息提取（或外部提供相关数据）、录入、验真、查重，电子发票的解析、验真、查重。1.2.2支持发票批量上传与压缩文件的上传、解析。1.2.3支持通过智能识别技术和定位信息将发票转化为文本信息，建立发票台账，数电发票等以XML格式保存。1.2.4支持同步发票的报销状态，避免重复报销。重复报销验证除了可以获取本系统的所有发票进行判断，还可以获取单位发票池进行重复报销判断。1.2.5支持展示未报销的发票，可通过状态筛选已报销的发票。1.2.6支持发票信息与发票附件（附件包括销货清单、明细清单、送货单、京东订单截图等）的查看。1.2.7对因为票据格式升级等原因导致识别失败的票据，可以手动重新识别。1.2.8支持手工输入来完善发票信息（如手写发票或的士票等无法识别时手工输入完善发票号、金额等信息）。1.2.9发票夹可分公务发票夹、私用发票夹等可个人定义，支持发票从私用发票夹转入公务发票夹或从公务发票夹转入私用发票夹等操作，支持发票的收集、编辑、删除、打印、下载。1.2.10选择票据发起报销时生成网报单前，能对票据进行合规性检查（具体要求详见1.17需求），对不合规的票据控制禁止发起报销并提出完善建议。1.2.11报账人通过从票夹中批量选择原始凭证，通过智能识别原始凭证，能一键智能生成填报单，提升报账人的用户体验。（譬如差旅费申请单，会自动还原差旅行程、智能生成差旅行程的交通费、住宿费、差旅补贴等明细信息）。1.2.12支持在填写报销单的过程中批量选择票夹的发票自动填报。1.2.13选择的发票生成报销单后能够与报销费用自动挂接，用户可通过费用查看对应的发票信息以及预览发票附件，财务人员在审核时也可以查看费用对应的发票。1.2.14发票台账建立、登记单位所有发票台账，并能关联查询票据详情和票据明细，及发票核验记录和使用记录。1.3事前申请1.3.1支持对各处室的支出活动进行监管，设置特定事项的支出必须由领导进行审核、审批通过后才允许执行，做到先申请后支出，限制各处室使用预算资金的随意性、降低资金使用风险。1.3.2支持项目额度的事前冻结、项目预算的冻结、项目预算控制。报销完成后，与网上报销模块无缝对接，实现业务报销关联事前申请，加强经费使用事前申请、审核、审批控制。1.3.3提供清晰的制单向导，制单人可根据向导填写事前申请单。1.3.4单据提交后，系统可生成确认单，每一份单据都生成唯一的二维码。1.3.5可通过事前申请单列表查看进行中、已完成的事前申请单。1.3.6支持展示未报销的事前申请，可通过状态筛选已报销的事前申请。1.3.7可点击单据编号，快速打开对应流程，快速完成发起、撤回、删除、查询等操作。1.3.8支持主动核销，经办人可对已经完成申请的事情申请进行核销，可以一次全部核销也可以分次进行核销，系统同步记录核销记录。1.3.9支持事前申请经费统计，财务可查询所有事前单据并显示事前单据的申请时间、申请金额、已使用金额、已核销金额、未核销金额等信息。1.3.10事前申请单据送审经办人可选择流程，支持系统在线电子审批。1.3.11可以设置不同类型事前申请单的填报内容和费用，可以查看事前申请记录列表和状态。1.3.12可以对日常费用、差旅费、会议费、培训费的重点经费事前申请进行线上填报、在线电子审批与项目预算的冻结。1.4费用报销1.4.1提供清晰的制单向导，报账人可根据向导填写报销单。支持日常费用、差旅费、会议费、培训费借款业务等各种日常报销业务的线上填报和审批。1.4.2支持从发票列表选择发票跳转到费用报销智能生成报销单，也支持在填写报销单的过程中选择票夹的发票进行自动填报。1.4.3支持关联事前申请单报销，如果设置了必须关联，则没有关联事前申请单则不允许报销。1.4.4填写收款信息时，支持冲销金额、退回金额的校验。比如控制冲销金额不可大于借款余额，退回金额不可大于借款余额。1.4.5支持借款锁定控制，控制被锁定人员或者项目不可报销。1.4.6单据提交后，系统可生成确认单，每一份单据都生成唯一的二维码与确认单单号。1.4.7可通过报销单列表查看进行中、已完成的报销单。1.4.8可点击单据编号，快速打开对应流程，快速完成发起、撤回、删除、查询等操作。1.4.9支持收款人用公务卡支付的，填写刷卡日期、刷卡金额、实报金额。1.4.10支持EXCEL批量导入、导出收款人（对公账户、公务卡、银行卡）相关支付信息。1.4.11可新建、编辑和删除报销单。1.4.12可以查看报销单记录列表和状态。支持经办人、联系人、项目负责人、制单人查询与自己相关的事前申请单、借款单或者报销单。可查看业务单的内容详情、流转过程、进度以及线上电子审批详情。1.4.13支持填写报销单时项目额度冻结、项目预算冻结等。1.5退款重汇1.5.1支持经办人针对财务退款的单据，选择发起退款或者重汇申请。1.5.2经办人放弃报销，资金归还项目预算。1.5.3经办人填写重汇单，根据退款错误信息更正错误信息进行重汇申请。1.6收款人管理1.6.1按学生、教职工、公司等维度维护收款人，支持工资卡、公务卡、其他银行卡。1.6.2支持按角色设置与维护收款人信息权限。可以通过收款人模块单独维护，也可以在填写报销单时添加。收款人类型可按角色设置新增、修改、删除、启用权限。收款人明细可以设置全部可见、部门可见、个人可见。1.6.3确保同一用户同一账号在系统里应保证唯一。1.6.4支持EXCEL批量导入、导出收款人信息。1.7付款人管理1.7.1支持按财政、自有维度维护单位付款账号。1.8智能报账服务大厅（移动端）1.8.1移动端支持嵌入学校移动办公APP，数据和电脑端互通。1.8.2票据管理1.8.2.1实现个人票据的收集、管理功能，支持发票的收集、编辑、删除，支持按票夹管理。收票可在手机进行，并和电脑端互通。1.8.3事前申请审批1.8.3.1支持日常费用、差旅费、会议费、培训费等各种重点经费事前申请的线上电子审批。1.8.4费用报销审批1.8.4.1支持日常费用、差旅费、会议费、培训费、借款业务等各种日常报销业务的线上电子审批。1.8.5单据查询1.8.5.1支持经办人、联系人、项目负责人、制单人查询与自己相关的事前申请单、借款单或者报销单。可点击单号链接查看业务单的内容详情、流转过程、进度以及线上电子审批详情。1.9财务处理1.9.1财务人工收单、派单1.9.1.1可实现有纸质报销单的人工收单、派单功能，支持扫描快速收单、派单功能。1.9.1.2支持扫描枪快速扫描报销单二维码、输入单号、两种模式收单、派单；收单时，系统会根据报销单的状态来判断是否达到收单条件，否则给出提示；派单时，系统会根据分配量、指定人员或自定义模式派单；并实现对收单、派单处理数量等进行汇总统计。1.9.2智能扫描核验1.9.2.1智能财务核验终端利用高速扫描仪，提供给财务人员使用。1.9.2.2支持集成财务端人机协同智能收单、派单模式，实现纸质凭证批量扫描以及票据的比对功能。1.9.2.3批量扫描的纸质凭证，系统会自动形成影像材料并将扫描的票据影像进行纸电一致性校验，并把比对结果进行实时反馈，确保影像材料与纸质资料的一致性。1.10.财务审核1.10.1提供批量审核查询，报销单可依据不同处理进度（待接单、待审核、审后处理中、待支付、已支付）进行不同条件区分查询统计，可实时掌握处理情况。1.10.2审核信息要素丰富，可显示报销单的单据信息、附件信息、智能审核结果、流转信息、审批流程以及其他辅助信息；单据信息可按基本信息、费用信息、费用分摊信息、结算信息、发票汇总等信息分块展示，并支持导航快速定位，通过费用信息模块可查看对应的发票、附件信息。1.10.3附件信息页签可展示报销单的基本信息和费用信息，并通过查看报销单以及报销单的费用来预览对应的附件。1.10.4可查看报销单的发票汇总信息。1.10.5支持财务审核核减费用或修改其他内容，并保存修改前后的数据，提供报账人查看。支持对有问题的报销单进行退回、退回补充附件的操作。1.10.6根据指标信息等自动确定资金来来源，系统自动选择支付账号。1.10.7系统根据付款账号和资金来源对报销单据的付款信息自动区分生成财政资金支付信息和自有资金支付信息。1.10.8支付确认功能：支持先记账后支付模式，将报销数据送入核算系统生成记账凭证后再支付；或支持先支付后记账模式，支付完后对支付结果进行确认，完成后将报销数据送入核算系统生成记账凭证。1.10.9支持将支付令同步到银行和智慧财政系统。1.11财务退单1.11.1年末预算资金需收回时，需要对未到待生成凭证的网报单做强行退回，可以通过输入经费卡号列表或者其他条件搜索这些单据进行处理。1.11.2支持扫描快速退单，实现批量退单功能。1.12财务退款1.12.1对因为账号错误等原因导致支付错误被退款的单据，财务可选择单据选择全部或者部分收款信息进行退款，退款后通过短信和站内信息通知经办人，同时在经办人的首页弹出提示提醒经办人进行处理。1.13查询与统计1.13.1支持财务人员查询系统所有事前申请单、借款单或者报销单，可查看业务单的内容详情、流转过程、进度以及线上电子审批详情，对事前申请单、借款单、报销单进行统计、跟踪。1.14智能填报1.14.1实现自动填报规则的自定义功能，可根据自身业务进行自定义，根据制度的变化来自定义修改。1.14.2支持设置发票类型与费用类型（经济分类）的关系，自动选择报销业务的线上填报模板。1.14.3支持设置票据明细（关键字匹配)与费用类型（经济分类）的关联关系，自动选择报销业务的线上填报模板。1.15自动填报1.15.1报账人可在发票夹批量选择发票发起自动填报，支持实现包括日常经费、差旅费、会议费等各种报销业务的自动填报功能，替代原有报销人手工理票模式，学校老师只需通过移动端/PC上传票据、选择票据发起报销，后台依据填报规则，拉取发票结构化数据自动产生报账单，有效避免手动填报经常出现的金额计算错误，信息填写错误，简化报账复杂度，提升用户报账体验感。1.16智能审核1.16.1审核规则定义可将管理办法和报销制度内嵌到智能审核规则库，用户可以根据自身情况定义审核规则，挑选启用的审核规则，审核规则可以针对全部业务也可以针对个别业务启用，也支持设置审核规则的控制力度。可实现审核票据的真实性、合规性、金额准确性、单据规范性、单据完整性、业务真实性、日期及时性、有效性、其他规则等多维度的规则定义。发票审核规则如支持连号识别控制、抬头识别控制、关键词过滤等。1.17智能审核引擎1.17.1支持将自身的报销管理办法、报销制度植入到智能审核的规则引擎中，再结合基础数据和网报数据，实现在填报环节标准植入、规则管控，审核结果及时呈现给报账人，提醒报账人修改或者补充材料。1.17.2智能审核引擎包括但不限于融合八项规定等相关审核细则可自行增加或删减，智能审核引擎能根据填报信息、发票信息等自动获取敏感消费内容，及时洞察违规信息并在财务审核环节呈现结果。1.17.3能对填报信息进行提前的稽核提示，使得报账人无须掌握大量财务管理制度和规定，即可有效完成填报工作；同时，也避免传统模式下由于财务环节审核不通过，业务经办人员需要二次填单、领导需要二次审核的麻烦。1.17.4稽核过程“看得见、说得清”：审核过程可视化界面，将每一个稽核过程详细的展示出来，尤其是不合规事项能让业务经办人员、财务会计、审计一目了然。1.17.5填报过程中，系统自动根据审核规则检查单据的正确性，并进行提示，报账人第一时间可查看智能审核结果，如不通过，原因一目了然，无需像以往那样往返沟通与解释。1.17.6可实现审核票据的真实性、合规性、金额准确性、单据规范性、单据完整性、业务真实性、日期及时性、有效性、其他规则等多维度的智能审核。1.17.7财务审核环节呈现智能审核结果，提醒财务人员审核重点。财务人员可对审核结果进行干预，并记录干预日志。1.18附件管控1.18.1附件管控设置1.18.1.1支持根据自身的业务要求定义事前申请、费用报销、借款等各个业务的附件管控要求（附件上传要求、纸质附件提交要求、是否必须、格式要求等）。1.18.1.2可将附件管控设置跟业务、费用关联，控制到具体的业务、费用。1.18.2附件管理1.18.2.1支持附件上传、附件查看预览。1.18.2.2通过后台设置的附件管控要求，报账人需要将报销附件按要求提交或者上传，否则不允许报销。1.19报销审批1.19.1智能报销系统与电子审批系统融合集成，支持事前申请单、借款单、报销单的线上电子审批等功能。1.19.2审批流可根据学校业务自定义；1.19.3同时实现电脑审批与手机线上电子审批；1.19.4支持微信审批待办的消息推送；1.19.5支持定义审批流的节点，审批流可在财务审核前，也可在财务审核后，也可实现财务审核前和财务审核后同时存在审批流。1.20后台配置中心1.20.1业务模板配置1.20.1.1支持费用类型以及费用类型字段、各类业务类型填报内容的自定义功能。1.20.1.2支持自定义事前申请、费用报销（包含差旅报销）、借款等类型的业务模板，不同业务模板可自由定义填报内容、可报费用类型范围、支持的收款方式及其收款方式控制、打印模板格式等。差旅业务可支持自定义行程表内容、出差人字段。1.20.1.3支持针对每一个业务模板进行控制项的设置。1.20.2消息通知与流转信息1.20.2.1支持自定义事前申请、报销、借款业务各流转节点对应的流转提示，可设置是否要显示对应流转节点的流转提示，并提供给报账人、经办人、项目负责人、联系人、财务等相关人员查看，掌握处理进度。1.20.2.2支持定义各流转节点是否要发送消息、消息接收人、消息模板。支持与基础平台消息发送服务对接，实现消息发送功能。1.20.2.3基础平台支持消息发送模板内容的定义，并支持在消息模板定义消息发送渠道，发送渠道支持微信消息发送、短信、邮件、站内消息等。1.20.3注意事项管理1.20.3.1支持根据自身业务制定填报注意事项，具备注意事项的新增、修改、删除功能；1.20.3.2注意事项支持与业务关联，并在填写业务的过程中提供制单人实时查看；1.20.4数据字典管理1.20.4.1实现系统字典项的自定义以及自定义字典的定义，并且维护的字典数据可被业务模板字段、费用类型字段、出差人字段、行程表字段所引用，为系统提供数据支撑。1.20.5附件管控设置1.20.5.1支持根据自身的业务要求定义事前申请、费用报销、借款等各个业务的附件管控要求（附件上传要求、纸质附件提交要求、是否必须、格式要求等）。1.20.5.2可将附件管控设置跟业务、费用关联，控制到具体的业务、费用。1.20.6系统参数设置1.20.6.1支持系统各控制项参数的修改、维护。融合集成本项目所有涉及的认证、集成费用已包含在项目报价内，并确保智能报账系统与各系统交互的及时性和准确性。具体集成要求包括但不限于：2.1与OA办公平台及移动办公融合集成.2.1.1支持统一身份认证平台用户登录，能与学校现有OA统一身份认证平台集成，符合平台接入规范，实现单点登录、单点登出。在项目实施的过程中，如果实施技术方案与学校现有智慧校园基础平台的集成要求有冲突，应作相应调整；2.1.2支持通过调用教育技术与学校信息中心提供的身份认证接口，验证用户身份，确保系统使用统一的账号和密码进行身份认证；支持提供基于数据库和应用系统的全量/增量、多条/单条数据等不同方式的共享同步接口，以保证业务数据向数据共享交换平台提供的频率和质量达到学校数据集成管理的要求；2.1.3支持与学校的“办事大厅”系统进行集成；2.1.4需要进行服务集成的功能列表由服务单位与学校商定，以学校需求为准；2.1.5应用系统待办任务、已办任务等应统一推送到学校“办事大厅”任务中心，按照学校技术规范要求调用任务推送接口或共享任务数据，实现任务信息在“办事大厅”任务中心的时效性，即有新待办任务能立即显示到任务中心。任务办理环节变化时，也需通过接口通知任务中心；2.1.6系统向用户发送微信或短信等消息通知应通过学校“办事大厅”消息中心进行，按学校技术规范调用消息推送接口；不得另行采购（租用）短信网关，需与采购人的消息中心对接；2.1.7项目移动端，须采用HTML5开发且根据学校需要提供移动端的网页版、或集成到学校指定的移动端APP、或提供微信小程序，或兼而有之。应适应市场主流智能手机分辨率，并能发布到学校已经构建的移动服务门户；2.1.8系统应支持统一身份认证平台用户登录，与学校统一身份认证平台集成，符合平台接入规范，实现单点登录、单点登出。如果实施技术方案与学校智慧校园基础平台的集成要求有冲突，应作相应调整。系统支持通过调用教育技术与信息中心提供的身份认证接口，验证用户身份，确保系统使用统一的账号和密码进行身份认证。2.1.9系统须遵循采购人数据“一数一源”的原则，遵循学校的数据标准。对于已确定数据源的数据（如工号、姓名、组织架构等数据项），系统须从学校的数据中心获取并保持数据同步，对于由本系统采集维护的数据，须同步到学校数据中心。为保证易于使用，系统应提供标准的数据接口同步方式（以下方式二选一，或两种均提供）。方式一：ETL推送：学校数据中心提供业务需求按照一定的频次将需求数据推送到业务系统中间库，中间库由业务系统自行提供。方式二：API接口：学校数据中心提供API接口调用方式，业务系统申请接口访问权限，调用API接口获取相关需求数据。2.2与预算项目库融合集成2.2.1智能报账系统和学校原有预算项目库无缝对接，在填写事情申请、报销申请、借款申请是能选择部门预算指标、科研指标、自有资金指标的引用。并带入财政指标体系。支持指出范围的二次选择，并对范围所设置的单据类型和经济科目进行限制。2.2.2支持项目额度的资金冻结、取消冻结、冻结转支付、退款退账等项目预算控制。2.3与智慧财政对接2.3.1支持智慧财政对接，实现支付指令直接上传或导入到智慧财政国库模块。2.4与银校互联对接2.4.1支持与银行互联对接，支持支付指令直接上传到银行，并同步支付结果。2.5与银行账户系统对对接2.5.1与学校现有银行账户系统对接，实现人员身份、银行账户等信息共享；报账人报销填报收款信息时，须能通过人员编号搜索对应人员银行账户信息，并支持选择后自动填报持卡人名称、所属银行、开户行、银行卡号，无需报账人逐项填写；2.6与会计核算系统对接2.6.1与学校原有的会计核算系统对接，实现将报销单据和相关附件传入财务核算共供生成会计凭证，并将报销单据记账凭证同步回智能报账系统，形成完整会计记录。2.6.2支持指出范围的二次选择，并对范围所设置的单据类型和经济科目进行限制。2.6.3支持项目额度的资金冻结、取消冻结、冻结转支付、退款退账等项目预算控制。2.6.4在填写事情申请、报销申请、借款申请是能选择部门预算指标、科研指标、自有资金指标的引用，并带入财政指标体系。2.7与薪酬个税管理系统对接2.7.1与学校现有的薪酬个税管理系统对接，支持酬金、劳务发放业务从薪酬个税管理系统填报推送至智能报账系统，支持与其他报销业务进行统一的线上电子审批、线下审批、财务审核、财务支付的报销流程，实现报销流程的统一。2.8与资产系统对接2.8.1与资产系统对接，支持资产系统完成资产入库后推送固定（无形）资产报增单、耗材入库单、出库单等相关信息至智能报账系统。支持智能报账系统收到核算系统推送相关信息后推送凭证号、凭证日期等信息至资产系统。2.9收集培训信息2.9.1填报培训费报销单时可在网报页面收集培训相关信息。电子审批3.1签批通知3.1.1系统支持签批通知功能，根据定制的内容，发送信息通知待签批岗位人员。3.2签批流程设置3.2.1新增签批流程：以报销业务为对象，根据不同的业务及涉及金额设置不同的签批岗位。3.2.2修改签批流程：根据业务流程的不同，支持修改签批流程，如修改金额、修改签批岗位等。3.2.3删除签批流程：支持删除签批流程。3.3网上签批与APP移动签批3.3.1根据报销单的详细信息，签批人选择签批通过或者签批退回，点击签批通过或者签批退回按钮，都需要进行输入证书密码。3.3.2签章时，只显示与证书绑定的印章，保证印章的有效性以及安全性。3.4采用符合《电子签名法》的CA数字签批技术和身份认证的电子签章。3.5提供电子签约接入服务，可通过接口与业务系统进行无缝对接；提供印章申请、印章制作、印章管理，印章使用服务，满足不同的签章业务需求。3.6支持无客户端签章，应用轻量，B\S架构，无需安装繁重的客户端程序就可以实现签章。智能商旅平台4.1智能差旅服务4.1.1实现事前费用管控，提高预算管控精度；事中复核差标，管控教职工实际订单金额；事后差旅分析，提升差旅管理效果。4.1.2实现人员、部门、职务信息与单位系统对接，支持单点登录功能，自动同步至智能报账系统。4.1.3实现在线查询并预订公务机票、火车票、酒店、用车、采购、用餐等。4.1.4具备公务机票、火车票、酒店、用车等预订、退改签、打印等多个消费场景；打印应包括行程单（带有“GP”编码）、公务机票查验单等。4.1.5全流程、全品类，控制预算、符合标准。4.1.6提供账单明细，统一开票。4.1.7支持查看行程信息及出行提示。4.1.8预订时支持微信支付、扫码付、快捷支付等支付方式。4.1.9消费数据结合业务数据，明细数据及可视化报表展现。4.1.10支持快速、高效解决票务查询、临时改签及订票服务等问题满足采购方专属服务需求；为学校SVIP提供一对一专人服务，支持电话、企业QQ、微信、手机等通讯方式，应急处理各类状况。4.1.11能够提供机票行程单、火车票票根、增值税发票（酒店大发票、服务费发票）等纸质单据电子影像采集服务，将纸质单据通过人工服务借助扫描设备转换为电子影像文件，并通过标准化接口提供给报销模块。4.2商旅费用结算方式4.2.1费用结算支持预存、员工现付和月结等多种方式；结算价格必须与智能报账系统保持一致（学校仅垫支票价，退改签费用由报账人先行结算）。4.3系统性能技术要求4.3.1系统有专用客户端软件，有日志管理、系统设置等功能。4.3.2数据读取响应时间不大于10s，图形数据查询响应时间不