DB3301-T 0139-2018 组织机构档案管理规范

DB3301代替DB3301/T29-2009杭州市质量技术监督局发布IDB3301/T0139—2018为了加强杭州市档案事业建设，规范全区组织机构的档案工作，有效地保护、管理和利用档案资源，为全区经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《杭州市档案管理条例》等法律法规，制定本标准。本标准由杭州市上城区人民政府提出。本标准主要起草单位：杭州市上城区档案局。本标准主要起草人：马黎宪、张秀敏。1DB3301/T0139—2018组织机构档案管理规范本标准规定了组织机构档案工作的管理体制、档案的管理、监督与检查。本标准适用于杭州市组织机构的档案管理与检查。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894－2002电子文件归档与管理规范DA/T1－2000档案工作基本术语中华人民共和国政府信息公开条例（中华人民共和国国务院令第492号）电子公文归档管理暂行办法（国家档案局令第6号）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）浙江省重大活动档案管理办法（浙江省人民政府令第187号）杭州市档案管理条例（杭州市第十一届人民代表大会常务委员会公告第3号）杭州市档案征集办法（市委办发〔2008〕178号）3术语和定义DA/T1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1组织机构是指按国家《组织机构代码管理办法》规定，依法设立的机关、企业、事业单位、社会团体和其他组织。3.2声像档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以声音、图像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。3.3重大活动档案是指在政治、经济、文化等重大社会活动过程中直接形成的有保存价值的文书档案、电子档案、电子文件、声像档案、标志性实物档案等不同形式的历史记录。3.4数字化是指用现代技术将不同载体的信息转换为数字信息，或数字信息置换为不同载体信息的处理过程。3.52DB3301/T0139—2018纸质档案数字化是指采用扫描仪、数码相机对纸质档案进行数字化或模拟采集，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被现代化设备识别、阅读的影像或数字文本的处理过程。3.6电子档案是指具有保存价值的电子文件归档，有现代读、存技术支持，可数模异质转换，具有凭证价值的材料。3.7元数据是指关于文件的背景信息和结构的数据，是有关电子文件的技术性信息。4管理体制4.1制度要求4.1.1根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《杭州市档案管理条例》宣传、贯彻、执行党和国家档案工作的法律、法规、规章和标准；监督、指导组织机构档案资料的收集、整理；集中管理本单位的全部档案和资料；积极提供利用，为社会需要人士服务。4.1.2档案管理纳入组织机构工作范围，保障档案工作的经费。4.1.3建立健全档案工作规章制度，以制度保障档案工作正常开展。4.1.4各种形式的测评、考评、认证等活动需要档案材料佐证时，应提供电子档案影像页或电子文本，档案卷宗不得随意拆卷。4.2管理职责4.2.1按浙档〔2008〕9号、市委办发〔2008〕179号文件精神，确保涉及公民的档案的依法、规范管理，确保档案安全，加大现代化管理力度。4.2.2依法开展档案法治宣传工作。4.2.3制定组织机构的归档范围及档案的保管期限。4.3档案管理人员要求4.3.1有分管档案工作的领导，有统一管理档案的工作人员，工作人员应具备大专以上学历，并经过档案业务培训，接受继续教育学习。4.3.2档案工作人员调动应办妥档案交接手续，否则不得离岗。4.3.3监督、指导所属机构的档案工作。4.4档案管理设施要求4.4.1根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》确保档案安全。设置安全保存档案的专门库房及必要的设施。4.4.2有档案现代化工作必需的设备。4.4.3档案库房保持整洁，库房内禁止存放杂物。5档案的管理3DB3301/T0139—20185.1档案的收集5.1.1过去和现在的组织机构从事政治、军事、经济、科学、文化、技术、宗教等活动形成的对国家和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录，任何组织和个人不得据为已有或擅自销毁。5.1.2收集电子文件格式符合国家规定的要求；收集科技档案须符合国家或行业标准要求，验收检查其成套性和完整性，竣工图须逐张加盖竣工图章，办理验收交接手续。5.1.3电子档案、电子文件脱机保管后全文刻入只读型光盘，光盘数据可读，并提供元数据、背景信息等资料。5.1.4联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位整理归档，复制件或副本由协办单位整理归档。5.1.5收集与本单位工作相关的资料，弥补档案资料不足，建立业务工作资料库。5.2档案的整理5.2.1档案应及时整理。其中，文书档案、业务档案应于次年6月底前整理完毕，科技档案在工程项目开工时收集，根据工程进度整理，工程结束后归档；人事档案、会计档案按年度整理；重大活动档案在活动结束后1个月内整理结束；特种载体、荣誉实物档案随时整理归档。5.2.2文书档案按《归档文件整理规则》（DA/T22）整理。声像档案、磁介质档案、荣誉实物类档案等类别档案整理符合相关规范要求。5.3档案的移交5.3.1组织机构建立、撤销、合并、变更按有关规定，到区档案局办理档案登记手续，向区档案馆移交或寄存档案，应当提供数据库。5.3.2电子档案、电子文件异地备份（寄存）或移交，应当随同移交数据库信息、软硬件环境、操作系统、数据库软件和相关说明书。5.3.3档案备份（寄存）或移交档案时，按附录表A.1填写《档案资料登记（备份、寄存）移交文据》并附移交清册。移交方、接收方在《档案资料登记（备份、寄存）移交文据》上盖章、签字，移交方、接收方各保存一套存档。5.3.4按上委办〔2006〕58号文件，组织机构重大活动中形成的，市级以上领导人视察、调研活动；重大的政治、经济、文化社会事务或者公益性活动；突发公共事件、自然灾害等的处置经过，市级以上荣誉奖牌；重要会议、换届选举等的文字、题词、图表、声像、电子文件、标志性实物等的历史记录，应当在活动结束后的1个月内整理完毕，移交本单位综合档案室，并报区档案局登记备案。图表、声像与电子文件随目录一并报送区档案馆。经区档案局认定具有长久保存价值的实物，应当移交区档案馆。5.3.5根据中华人民共和国国务院令第492号，无密级、公开执行、不影响社会安定团结、具有查考价值的文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体的历史记录，应向区档案馆移交。由区档案馆向社会提供政务公开信息。5.3.6移交档案、资料的文件目录、卷内目录、备考表应填写清楚、准确反映卷内文件的实际内容，编目符合著录规则，案卷排列、编号与分类方案一致。5.3.7一个组织机构为一个立档单位，一个立档单位建立一个全宗。立档单位在政治、经济、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存、利用价值的全部档案组成一个全宗。全宗名称为该组织机构的规范全称或标准简称。5.4档案的鉴定4DB3301/T0139—20185.4.1建立档案鉴定小组，对已到保管期限的档案进行鉴定。通过鉴定确定档案的存毁，调整档案保管期限和档案密级，出具档案鉴定报告。5.4.2经鉴定有销毁档案的，报区档案局审核。经区档案局同意后形成销毁报告及清册，清册按附录表B.1《档案销毁清册》格式编制，并报区档案局备案。严禁擅自出卖或销毁档案。5.4.3《档案销毁清册》应归入全宗卷永久保存。5.5档案的保管5.5.1综合档案室集中统一保管档案，库房应配置防高温、防潮、防火、防盗、防光、防尘、防虫等必要设施。5.5.2建立全宗卷，按《全宗卷规范》编制全宗介绍、大事记、立卷说明、分类方案；交接凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录等材料采取现代化管理手段，建立电子全宗卷。5.5.3做好档案保密工作，按不同密级确定档案保管期限和开放范围，防止档案失密、泄密、遗失等情况发生。5.5.4编制统计台帐，登记档案接收、移交、销毁和检查记录，实体档案与电子档案情况，记录查阅、利用及实际利用效果。5.5.5开展纸质档案全文扫描，纸质档案与电子档案互为备份保存。5.6档案的利用5.6.1编制检索工具，向利用者提供开放目录；编制重点工程建设、重大活动档案等专题目录、工程简介。电子档案备份（移交）、寄存，应提交电子档案目录。5.6.2每年公布开放档案目录，定期在政务网、局域网公开档案开放目录，做好档案的利用登记，档案原件不外借。5.6.3公民持合法证件，可利用已开放档案。修志编史、学术研究、政法机构查阅涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等档案，经分管领导同意，根据查档提纲提供相关内容。利用者不得涂改、污损档案，未经批准不得擅自公开档案内容，不得私自抄录、复制档案。5.7档案的编研5.7.1编撰大事记，要素齐全；编撰组织机构沿革包括单位全部职能与工作活动；编撰立卷说明记叙年度工作及档案整理情况；在完成大事记、机构沿革、立卷说明编撰的基础上编制全宗介绍。5.7.2编辑工作年鉴、会议简介、专题介绍、重大活动介绍、重点工程介绍、竣工项目汇编、基础数据汇编、档案利用实例汇编等，并保存电子稿。5.7.3修志编史，传承中华民族优良传统，编纂地方志、专业志。5.8档案的信息化5.8.1重要档案、珍贵档案、电子公文，在保存纸质档案的同时保存电子文本。电子数据存储电脑到光盘、磁盘等存储器中。5.8.2整合档案信息资源，建立全宗档案数据库，建立网络信息平台，实现档案信息资源网络利用与资源共享。5.8.3全宗档案数据库须保存支持该数据库运行的软件和使用说明书。6监督与检查6.1档案监督5DB3301/T0139—20186.1.1区档案局监督区域内组织机构档案工作情况，查处隐匿不交、损毁、涂改、伪造及丢失档案等违法行为。6.1.2区档案局对区域内组织机构档案管理进行指导，督促组织机构报备、登记涉及公民的档案种类、目录和数据库信息，由区档案馆对数据库进行备份、异质异地保存。6.1.3有下属单位的组织机构应当加强对下属单位档案工作的领导，查处档案违法行为，并将查处结果上报区档案局备案。6.2定期检查6.2.1区档案局定期或不定期开展档案检查，督促未按规定实施档案管理的单位规范档案工作。6.2.2组织机构应当加强对本组织机构档案工作的检查，依法保障本组织档案安全。有下属单位的组织机构应定期或不定期对下属单位进行检查，督促下属单位按时归档。6DB3301/T0139—2018（规范性附录）档案资料登记（备份、寄存）移交文据档案资料登记（备份、寄存）移交文据见表A.1。表A.1档案资料登记（备份、寄存）移交文据种本册合计登记（备份、寄存）移交档案（大写盒注：档案资料移交目录另附，此表一式2份，登记（备份、寄存）