《秘书工作理论与实务》课件-第三章 通讯事务管理

——通讯事务管理秘书工作理论与实务目录一电话管理二信件（快递）管理三现代通讯联络事务接听电话流程电话管理通讯事务管理接听电话流程1.准备好电话记录单2.接通电话3.自报家门4.辨明对方身份5.记录内容6.告别挂机7.处理电话留言通讯事务管理浙江泽瑊建筑工程有限公司电话记录单来电单位：来电人：来电时间：来电号码：紧急程度：是否回电：来电内容：备注（交办、提醒等）记录人：电话记录单通讯事务管理1.准备好电话记录单2.接通电话3.自报家门4.辨明对方身份5.记录内容6.告别挂机7.处理电话留言接听电话流程通讯事务管理浙江泽瑊建筑工程有限公司电话记录单来电单位：来电人：来电时间：来电号码：紧急程度：是否回电：来电内容：备注（交办、提醒等）记录人：电话记录单拨打电话流程电话管理通讯事务管理1.厘清思维2.正确拨号3.自我介绍4.陈述内容5.主动复述6.礼貌告别7.检查挂机拨打电话流程接打电话的基本要求电话管理通讯事务管理接打电话的基本要求1.表达规范、明确2.态度礼貌热情，语气清晰和婉3.语言简洁4.注意保密5.行为文明接打电话注意事项电话管理通讯事务管理1.注意时间2.熟悉常用的电话号码3.反复确认重要信息接打电话注意事项过滤电话电话管理通讯事务管理过滤电话1.接听纠缠电话通讯事务管理1.接听纠缠电话2.过滤恐吓电话过滤电话通讯事务管理1.接听纠缠电话2.过滤恐吓电话3.过滤唠叨电话过滤电话代接电话电话管理通讯事务管理1.领导不方便接电话2.领导或同事不在单位3.领导或者同事不能立刻接电话代接电话通讯事务管理刘婷秘书：您好！这里是浙江国泰建筑工程有限公司办公室，请问您找谁？工地项目经理：（在刘秘书还没有说完之前）是小刘吗？钱总在吗？我这里出大事了，快点快点。刘婷秘书：您好！您先别急，有事请慢慢说，请问您是哪位？工地项目经理：我三风啊，快快快，出事了，出事了，你快把电话转给钱总。刘婷秘书：是张经理啊，您先别急，钱总正在开会……工地项目经理：我知道钱总在开会，你马上把电话给他，快呀！刘婷秘书：张经理，您别急，我这就给去通知钱总，请问您那里怎么了？工地项目经理：工地这里出了施工事故，现在有两个人被压在一个大梁下，可能有生命危险刘婷秘书：……代接电话通讯事务管理刘婷秘书：您好！这里是浙江国泰建筑工程有限公司办公室，请问您找谁？工地项目经理：（在刘秘书还没有说完之前）是小刘吗？钱总在吗？我这里出大事了，快点快点。刘婷秘书：您好！您先别急，有事请慢慢说，请问您是哪位？工地项目经理：我三风啊，快快快，出事了，出事了，你快把电话转给钱总。刘婷秘书：是张经理啊，您先别急，钱总正在开会……工地项目经理：我知道钱总在开会，你马上把电话给他，快呀！刘婷秘书：张经理，您别急，我这就给去通知钱总，请问您那里怎么了？工地项目经理：我这里工地钢材没有了，项目施工已经进行了一半，如果再不来的话，工地就要停止施工了，别的配套公司在我这里催呢？刘婷秘书：……代接电话信件（快递）管理随着现代物流的快速发展，信件（快递）寄送信函、文件以及其他物品等变得越来越便捷，因此信件（快递）已成为单位常见的进行信息传递的通讯方式。签收及处理信件（快递）管理通讯事务管理信件（快递）签收及处理本人签收代签收分送收件登记1234通讯事务管理本人签收代签收分送收件登记1234信件（快递）签收及处理通讯事务管理本人签收代签收分送收件登记1234信件（快递）签收及处理通讯事务管理浙江泽瑊建筑工程有限公司信件（快递）签收登记表序号日期物品/收件人签收人备注

信件（快递）签收及处理通讯事务管理本人签收代签收分送收件登记1234信件（快递）签收及处理通讯事务管理本人签收代签收分送收件登记1234信件（快递）签收及处理通讯事务管理杭州泽瑊建筑工程有限公司信件（快递）领取单序号物品/收件人领取人日期备注

信件（快递）签收及处理寄发信件（快递）信件（快递）管理通讯事务管理寄发信件（快递）寄发申请登记核实部门领导签批寄发1234通讯事务管理寄发信件（快递）寄发快递申请登记核实部门领导签批寄发快递1234浙江泽瑊建筑工程有限公司快递寄发审批单寄发原因

收件单位/个人

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物品名称

数

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部门审批意见

签名：

时间：通讯事务管理寄发快递申请登记核实部门领导签批寄发快递1234浙江泽瑊建筑工程有限公司快递寄发审批单寄发原因

收件单位/个人

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部门审批意见

签名：

时间：寄发信件（快递）通讯事务管理寄发申请登记核实部门领导签批寄发1234寄发信件（快递）通讯事务管理寄发申请登记核实部门领导签批寄发1234寄发信件（快递）印章的使用和管理现代通讯方式管理目录一微信通讯√二钉钉会议01微信通讯建群|选择管理员|修改群昵称|上传群文件1.微信建群方法一：添加联系人建群在微信界面右上角的+号图标中，我们可以选择发起群聊的功能，在点击发起群聊之后，选择需要添加到微信群的微信好友点击完成群聊的创建。新创建的微信群可以修改群名称、设置聊天背景等等，也可以在群成员处添加新的微信好友进入微信群。1.微信建群方法二：聊天详情页，添加好友进群在我们和微信好友的聊天详情界面，在好友头像的右方有个加号图标，选择这个加号图标可以将微信好友拉入群聊，这个方法比较适合在给对方介绍其他微信好友时使用。2.设置管理员3.修改群昵称4.上传群文件注意：一定要核对发送文件的名称是否正确注意事项1.如果新建的微信讨论群十分重要，最好在聊天信息中开启保存到通讯录的按钮，这样可以帮助我们在通讯录中快速找到此群。2.不转发群中的涉密文件及内部通知。3.不要在工作群中讨论与工作无关的内容。4.遵守规范，不在群内发表过激或反动言论。5.关注群中最新的信息、通知和文件，并及时回应。印章的使用和管理现代通讯方式管理目录一微信通讯二钉钉会议√02钉钉会议钉钉建群|发起会议|1.钉钉建群2.发起会议发起钉钉会议流程视频注意事项1.在