煤化集团公司文件管理制度

煤化集团公司文件管理制度档案管理办法1.为了加强档案工作的科学管理，根据国家《档案法》、《档案工作目标管理文件选编》的有关规定，并结合我公司实际情况，特制定本办法。2.本公司档案室是档案管理工作部门，负责集中统一管理本公司的全部档案（包括各种部门类和载体的档案），积极提供利用、切实为公司工作和社会及其它工作服务。各科室部门设兼职档案员分工负责，各司其职，确保档案的完整与齐全。3.本公司档案工作人员接受上级机关档案管理机构的监察和指导，本公司档案管理工作规章制度纳入本公司制度管理体系。4.档案室职责4.1贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策。4.2统一收集、整理、保管、统计本公司全部档案，并积极有效地开发利用和编研工作，为公司领导决策服务。4.3监督和指导本公司各科室的档案材料的立卷归档工作。4.4要求档案人员政治可靠、责任心强、身体健康，具有大专以上文化程度。4.5档案工作人员实行岗位目标责任制。文件材料的收集、立卷归档纳入各专、兼职档案员考核目标。4.6档案工作人员在评定职称时享有同等条件的其他干部相同待遇。对忠于职守，努力钻研业务、工作成绩显著的档案干部，给予表彰奖励；档案工作人员并享受一定数量的补贴。4.7档案室要按照规定，做好文件材料收集、立卷归档工作，确保案卷质量。4.8归档后的档案，应在卷宗封面右上角盖“归档”章，同时根据类别、年度、密级、保管期限登记目录和检索卡片。4.9档案员根据档案的情况编制科学的检索工具，以提高工作效率和工作质量。4.10本公司工作人员因工作需要借阅档案，持科室领导签字的借阅单，借出的档案应按规定期归还。档案员调动时，应向公司办公室办理交接手续。4.11上级有关人员借用档案持正式介绍信和工作证（身份证），经有关领导批准办阅卷手续，并限期归还。4.12外单位查阅档案，须持有区、同级以上（本区的应持乡、镇、局以上）介绍信，按有关外调规定办理，涉及国家机密、个人隐私和对社会不良影响的案卷，不得查阅。4.13案卷利用人对借出、查阅的档案，不得拆封、抽印、涂改、勾画、污损。4.14查阅档案应当在阅览室内，以便于保密和监督。4.15档案工作人员必须严格遵守纪律，保守国家机密，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。4.16对保管期限已满的档案，应定期进行鉴定，鉴定工作按有关规定办理。4.17积极改善档案保管的物质条件，建造可容纳全部档案的专用库房，购置必要橱柜和物品。库房严禁存放危害档案安全的易燃、易爆物品。4.18文书档案按年度——问题分类，会计档案按年度——形式分类，科技声像档案按有关规定保管。4.19档案按年度、类别、案卷号、档案号的顺序由左到右，由上到下装柜保管，在柜上标有档案起止号，以便于查找利用，绝密档案指定专人保管。4.20档案室每半年应对档案进行认真的检查、清点，发现问题及时报告主管领导，并采取相应的补救措施，及时解决，以确保档案的完整与安全。外借档案要及时归还，以防丢失。4.21档案库房认真落实防火、防盗、防虫、防汛、防高温、防光、防尘等措施。每月或每季度应进行认真仔细的安全检查。4.22档案室要认真做好档案统计工作，数据要准确，内容要完整，上报要及时。计量单位以卷（件）长度分别统计，不得混淆。立卷归档制度为维护我公司工作的历史真实面貌，确保应归档的文件材料完全完整，便于保管和利用，特制定本制度。1.立卷归档范围1.1凡本公司在工作中形成、办理完毕，并有查考和保存价值的文件、照片、音像资料，均由本公司各科室兼职档案员或指定专人负责收集、整理立卷。1.2公司领导和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理立卷。1.3凡本公司召开的工作会议及重要的业务会议，会议结束后，由有关科室及时整理立卷。2.立卷归档时间2.1文书档案：当年形成文书材料的，第二年四月份前完成立卷。2.2会计档案：由财务部门整理立卷。当年的会计档案在年度终了后，可在本部门保管二年，期满后，由财务部门移交档案室。2.3案件在案件结束后由办案人员整理立卷，于次年三月底移交综合档案室。3.归档案卷的质量要求3.1遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有关联系，区别不同价值、不同级别、分类整理立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。3.2交接档案双方根据移交目录清点核对，并履行签订手续。3.3对不符合质量要求的案卷责成原部门调整、修改，重新立卷后再履行签字手续。档案保密制度1.档案人员必须严格执行保密法，严守国家机密，认真管理好各种档案资料，定期对档案有关人员进行教育。2.严格档案借阅手续，对有密级的档案资料利用，要有审批手续，在档案室阅览，阅后要进行审查，不准无关人员借阅。严防失密、泄露。3.不准携带档案回家、出入公共场所，不得在私人通信谈话中涉及档案机密，不准在库房会客。4.档案员离岗时，档案柜、库房、办公室要及时上锁，桌上不得散存档案。5.定期对档案的保管情况进行检查，发现问题及解决。档案保管制度1.对接收的档案要分类加工整理，编制各种检索工具，妥善保管，存放有序。对不同载体的档案，要特殊保管。2.档案存放必须设置专门库房，档案库房必须坚固、专用，不得存放与档案无关的物品。严格在档案室周围存放易燃易爆物品，严防事故发生。3.库房要做到七防，应配有防虫药、防鼠药、灭火器、铁皮柜、防光窗帘，保持清洁、整齐、通风，保持库内适宜的温湿度。4.无关人员不得随意进入库房，严禁在库房内吸烟、生火炉、使用电炉及其它家用电器，做到人走锁门，切断电源。5.档案人员对档案保管状况每季度检查一次，对全部档案清点记录，发现问题及时向分管领导汇报，并采取措施，保护档案的安全。对破损或变质的档案，要及时进行复制和修补。6.档案人员调动工作时，必须在离职前将保管的档案写出书面移交材料并在主管领导监督下，认真履行交接手续。档案库房管理制度为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，加强档案库房的科学管理，特制定制度如下：1.各库房由管理人员每天班前打扫库房卫生，以保整洁干净，每月打扫一次，遇节假日彻底清扫。2.库房内安装温湿度计，库房最适宜的温度应为14—18，最适宜的相对湿度为50—65%，我们应尽可能改善保管条件，达到所要求的标准温湿度。3.库房内一定要防止火种入内，严禁吸烟，禁止存放易燃易爆物品。4.库房内配有窗帘、灭火器工具，每月检查一次灭火器具。5.下班前关好门窗，切断电源。档案借阅制度1.借阅利用档案必须履行借阅的手续。本室所存档案，主要供本公司利用。有密级的档案仅供有关人员借阅，并总经理批准。外单位借阅需经档案主管领导批准。2.查阅一般只在阅览室，确因工作需要，特殊情况方可借出，并限期归还，不得转借、丢失。3.借阅档案时不准抽烟、喝水，不得在档案材料上勾、抹、涂、画、拆，更不准有裁剪和篡改的违法行为，违者要追究法律责任。4.不准随意拍照、复印、摘抄档案资料，确需复制经领导批准方可。不得翻阅和查找与内容无关的档案资料。5.借阅者利用完档案后，要及时填写利用登记和利用效果登记。6.档案管理人员对借出档案归还后要认真检查，发现问题及时查处。档案登记统计制度1.档案室必须按照规定填写档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、保管数量、档案利用等情况。2.准确编报档案工作情况统计年报，按时上报有关部门。3.对档案基本情况进行定期统计，每半年进行一次。档案人员必须做好平时的数字累计工作，统计数字要做到实事求是，如实反映情况，不得虚报、瞒报。4.档案室应编制各种检索工具，便于迅速查找。5.档案人员要熟悉档案情况，主动了解部门各项业务开展情况，积极做好档案的开发利用工作。档案鉴定销毁制度1.保管期已满的档案鉴定销毁要成立有关领导、部门和档案人员参加的鉴定销毁领导小组，做好档案鉴定销毁工作。2.鉴定人员根据档案保管期限表审定案卷保管期限，对确无保存价值的档案，提出销毁意见，主管领导审批，并按有关规定进行销毁。销毁时，要专人负责监销，监销人员在销毁清册上签字。3.对已过保管期限的档案，由档案部门和主管部门共同审定，对档案的利用价值、存毁、保管提出鉴定报告，经公司分管领导批准后列出清册进行销毁。4.会计档案保管期限已满，由档案人员提出销毁意见，与会计部门共同审查鉴定，编写销毁说明，经公司主管领导同意，上报主管部门批准后，方可销毁，并书面情况报告本公司主管领导。5.由于某种原因确未了结的原始凭证，不到保管期限，不得销毁。6.销毁清册要作永久案卷保存。公文处理实施细则1.总则1.1为使公司公文处理工作规范化、制度化、，提高公文质量和工作效率，为企业生产经营、发展建设服务，根据河北省人民政府2000年1.2公文是在公司管理过程中形成的具有法定效力的规范体制公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，实施措施，交流经验的重要工具。1.3公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。1.4公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则做到及时、准确、安全。1.5公文处理必须严格招待国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。1.6公司办公室是公司公文处理的管理机构，主管公司所有的公文处理。2.种类2.1公文种类主要有：2.1.1命令适用于宣布施行重大强制措施，嘉奖有关单位及人员。2.1.2决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，任免人员、奖惩有关单位及人员的事项。2.1.3通知适用于发布规章制度，要求各部门力理和需要周知或共同执行的事项。2.1.4通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。2.1.5报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2.1.6适用于向上级请示、批准。2.1.7批复适用于答复下级相关的请示事项。2.1.8意见适用于重要问题提出见解和处理办法。2.1.9函适用于相互之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。2.1.10会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。3.公文格式3.1公文格式一般由眉首、主体和版记三部分组成。3.1.1公文眉首包括发文机关标识、发文字号、上行文的签发人等。3.1.1.1发文单位标识应当使用发文单位名称或者规范化简称。3.1.1.2发文字号包括机关代字、年份和序号。年份应当用全称，用六角括号“[]”括入，序号不编虚位，不加“第”字。3.1.1.3上报的公文，应当在首页注明签发人的姓名，签发人姓名标于发文字号同行右侧适当位置。3.1.2主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明。成文日期、附件等。3.1.2.1公文标题一般由发文单位名称、内容和公文种类三部分组成。标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。要根据字数多少合理分行排列。除印发规章制度类公文加书名号外，标题中一般不标符号。3.1.2.2主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。除会议纪要外，公文必须标明主送单位。主送单位一般应当位于标题之下，在正文上方顶格写。命令、决定类公文，主送单位可置于版记部分抄送栏之上。3.1.2.3公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件标题置于正文之后、成文时间之前。3.1.2.4公文如有附注，应列成文时间之下左侧，用圆括号括起来。3.1.2.5成文日期，以负责人签发日期为准。3.1.3版记包括抄送单位、印发单位、和印发份数等。3.1.3.1版记应设置于公文末页下端。3.1.3.2抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。3.1.4文字从左至右横写、横排。3.2公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准标准执行。4.行文规则4.1公司在职权范围内，可以向上级单位行文，业务部门代公司发文，如果涉及其他部门或单位业务有关的问题，应当与有关部门或单位会鉴，协商一致，方可印发。4.2一般不得越级行文，必须越级行文时，应抄送被越过的上级单位。4.3属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。4.4公司发文一般只发至直属单位，不直接发至这些单位的下级单位。4.5向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。4.6“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，涉及几个部门协调解决的事项，一般也只写一个主送部门，其他部门用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。4.7“请示”、“报告”不能混用、并用，“报告”中不得夹带请示事项。5.收文处理5.1收文办理一般包括签收、登记、拟力、批力、分发、承办、催力、督办等程序。5.2除领导亲启文件外，凡公文均由办公室负责签收、拆封，他人不得签收、拆封。领导新启外，如需办理，按正常收入手续办理。外出开会人员带回的文件资料，统由办公室负责登记、签收，任何个人不得私存归档的公文。5.3公文分办件和阅件两种办件是指需要收文单位办理的公文。阅件是反映应当由收文单位了解来文内容的公文。5.4收到各部门上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核，审核是否符合行文规则，文种使用、公文格式是否规范等。5.5经审核，对符合本实施细则规定的公文，文秘人员应当及时登记，由办公室主任提出拟办意见，文秘人员根据批示分送领导或交承办单位处理，紧急公文，应提出办理时限。5.6需几个部门办理的文件，在阅批时，要明确主力部门和协办部门，如主办、协办单位意见不能一致时，就通过办公室立即报告领导批示处理，防止扯皮。5.7承办单位应当抓紧办理，不得延误推诿。以示属于本单位职权范围或者不适宜不本单位办理的，应当迅速退回交办部门并说明理由。5.8领导批示有关部门办理的公言语，由办公室催办、查办、督办，并及时了解和反馈执行情况。5.9阅件应分送领导和有关人员阅读。传阅公文要做好登记工作，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。5.10传递秘密公文，按有关保密规定办理。6.发文办理6.1发文办理一般包括拟稿、会签、签发、编号、打字、校对、印刷、用印、分发程序。6.2起草公文应当使用统一的发文稿纸，所有笔墨必须符合存档要求，书写应当工整，并按发文稿约首页规定的项目逐项填写。6.3草拟公文应当做到：6.3.1符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。6.3.2情况确定，观点明确，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。6.3.3公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送单位的行文关系确定。6.3.4人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。6.3.5结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（16.3.6必须使用国家规定计量单位。6.3.7用词、用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。6.3.8公文中的数字，除成言语日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。6.4草拟公文应当先由起草部门领导签署具体意见，然后与有关部门进行会签，会签部门如有不同意见，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。如仍有分歧，报请有关领导协商并裁定。6.5公文送领导签发以前，应先由办公室进行核稿。核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施细则的规定等。对不需要行文的报请领导同意后，退回起草部门。6.6公文由制发部门主管领导签发，领导签发过的文搞，核稿人员除对明显的技术性错误作必要的修正外，一般不应再作改动。6.7公文正式印制前，办公室应当进行复核。，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。如需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。6.8送印公文文稿应先发文序号，确定印刷份数。印刷版面整洁，装订整齐。6.9校对必须按送印文稿进行，不得擅自改动。如发现送印文稿有错误时，应及时纠正。7.公文归档7.1公文处理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。7.2归档范围的公文，应当根据其相互联系，特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档的公文的齐全、完整。7.3联合办理的公文，原件由主力部门整理（立卷）、归档。7.4归档范围的公文按照有关规定定期向档案部门移交。7.5不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经有关负责人批准，可以销毁。7.6部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后，按有关规定移交档案部门。8.附则8.1除绝密和注明不准翻印的