财务档案管理作业指引

财务档案管理作业指引一、总体原则1、适用范围本指引适用于XX集团及控股集团旗下各事业部及分（子）公司。2、管理原则财务档案管理应遵循“及时整理、按期归档”的原则，档案管理员应按本规范每月整理电子及纸质档案，及时归档。各公司必须加强对财务档案工作的管理，按照规定对财务档案进行立卷、归档、保管、查阅和销毁，确保相关档案的完整、准确、安全和保密。3、定义财务档案，即各级财务部门在日常工作中生产并经手的各类历史记录，包括并不限于合同、协议、凭证、报表、报告、台账等。财务档案管理，即档案的收集、整理、保管、统计、调阅和检查等活动。档案存放形式，即电子档案（PDF、WORD、EXCEL等）和纸质档案。4、保密原则贯彻执行公司《XX信息保密管理办法》相关规定，确保档案信息的安全。禁止在公共场合讨论机密档案信息、将机密档案携带外出、邮件外发机密档案。二、财务档案管理职责1、财务档案部门职责财务与融资中心、大区、区域财务部门和财务共享中心分别负责各自的财务档案管理工作。2、财务档案人员职责财务与融资中心纸质档案由各条线负责人分别指定专人负责保管与归档；财务与融资中心电子档案由条线负责人上传至EKP-知识中心-财务知识库进行保管，由IT部门协助对财务知识库设置权限级别。大区、区域财务部门由财务负责人指定专人作为档案保管员，负责收集、整理财务档案，保证实物与档案清册相符。财务共享中心档案管理组作为财务共享中心档案保管员，负责收集、整理财务档案、保证实物与档案清册相符。财务与融资中心各条线负责人和大区财务负责人每年安排一次内部检查，确保档案完整齐全。财务共享中心每年抽选部分公司进行现场检查，确保档案完整齐全、装订合规。三、财务档案的分类根据资料存在的形态将其分为电子档案和纸质档案，并制定不同的保管要求。1、电子档案的保管范围资金类：融资相关协议（融资、担保、抵押等）。会计类：审计报告、评估报告。运营类：成本月报、年度完工项目预估成本确认表、实测报告、可研报告、财务尽调报告。税务类：税务自查表、税务稽查底稿及书面资料扫描件（包括针对每次税务评估、检查的所有书面通知与结案资料以及应对过程中的分析计算底稿等所有资料)、年度所得税汇算清缴底稿及报告扫描件、土增税清算底稿及报告扫描件、税务筹划报告。综合类：项目权证信息以及工商税务基础资料扫描件、报告类资料(包括月度/半年度/年度财务报告、月度财务经理报告以及年度财务经营分析报告)、会议纪要、内部通报、内部检查问题整改落实表、内部审计问题整改落实表、印章授权审批表、财务档案清册以及系列索引表。2、纸质档案的保管范围资金类：银行开销户资料。会计类：会计凭证、银行对账单、评估报告、审计报告、验资报告。税务类：纳税申报表（柜台申报）、税务稽查通知单及稽查结案资料、各类税务鉴证报告，其中企业所得税鉴证报告、土增税清算鉴证报告提交原件一份至总部。综合类：印章授权审批表、财务人员交接资料、财务档案保管清册。四、财务档案的保管1、电子档案的保管要求电子档案应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须定期备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件一并归档，并在内容、相关说明及描述上保持一致。存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签上应注明档案号、文件名称、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。所有的电子档案需每月及时整理、保存，成果类报表必须设置密码。次年5月份完成归档。2、纸质档案的保管要求根据资料内容分为资金、会计、税务、综合四大类，设置全宗号ZJ、KJ、SW、ZH。所有纸质档案必须依据档案内容建立档案清册，各类文档需同步建立档案索引清单。纸质档案需及时更新，保证档案实物与清册记录一致，次年6月完成年度财务档案的归档。纸质档案保管期限：档案类别档案名称保管期限会计凭证原始凭证30年记账凭证30年财务会计报告月/季/半年度财务会计报告10年年度财务会计报告永久其他会计资料银行存款余额调节表10年银行对账单10年纳税申报表10年财务档案移交清册30年财务档案保管清册永久财务档案销毁清册永久财务档案的保管年限，从会计年度终了后的第一天算起。五、财务档案的借阅1、财务档案借阅流程及要求（1）借阅财务共享中心归档的档案各级财务人员因工作需要借阅财务共享中心已经归档的财务档案时，须在报账系统中发起“财务档案调阅申请单”，详细填写借阅事由、档案名称、文件内容等，完成流程审批后，方可借阅。调阅类型包含电子调阅、纸质调阅。各级财务人员凭审批完成的“财务档案调阅申请单”，向财务共享中心档案管理员索取相应档案。（2）借阅大区/城市/项目公司归档的档案1）凡公司其他部门和有关业务人员因工作需要，需利用公司财务档案或文件材料的，必须办理查阅审批手续，填写《财务档案借阅登记表》，详细填写所借文件的档案号、档案名称、文件材料内容、日期、部门和姓名。2）外部人员（主要为客户及供应商）到大区/城市/项目公司查阅、复制财务档案，需提供单位介绍信、本人身份证或其他相关证明资料，经财务负责人同意后，方可查阅、复制，并详细填写档案查阅、复制登记表。2、财务档案借阅人保管职责借阅期间不得对档案进行涂改、圈划、批注、增删、抽页、裁剪、拆卷等。借阅过程中如发生档案损坏或遗失的现象，须向大区财务总及时汇报，并根据档案损坏或遗失情况作出处理意见，如凭证补打重新装订等。档案使用后立即归还，借阅期间发生一切问题,由借阅人负责。借阅期间借阅人离职或调岗的，须在离职或调岗前完成档案归还。3、财务档案保管人催还职责财务档案管理人员对外借档案有定期催还的职责。接收归还的档案时，即时清点、检查，确认无误后，注销外借手续，档案及时入库保管。六、财务档案的交接1、财务档案交接时间及责任人（1）公司员工岗位调换、离职前，交接双方应办理财务档案交接手续。（2）项目开发完成、财务人员撤离之前或公司注销前，需完成财务档案交接手续。原则上，开发项目的财务档案交接至大区财务管理部。已经上线至共享的尾盘项目，上线后的会计档案统一由共享负责装订、保管。2、财务档案交接基本要求（1）移交财务档案的个人或单位，应当编制《财务工作移交清册》和《会计人员交接清册》，列明应当移交的财务档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限、份数、有无附件清单等内容。（2）交接财务档案时，交接双方应当按照《财务工作移交清册》和《会计人员交接清册》所列内容逐项交接，交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在交接清册上签名或者盖章。七、财务档案的销毁保管期满的财务档案，除下述第4条特殊情况外，可以按照以下程序销毁：1、由各级财务部提出销毁意见，编制财务档案销毁清册，列明销毁财务档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2、由财务负责人在财务档案销毁清册上签署意见。3、销毁财务档案时，应当由财务与融资中心派员监销。4、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的财务档案，应当在