公司外部沟通管理制度

公司外部沟通管理制度1.目的和适用范围本制度的目的是规范公司与外部沟通的行为和流程，确保公司与外部合作伙伴、客户、媒体和其他利益相关者之间的沟通有效、高效和准确。本制度适用于全体公司员工。2.沟通原则2.1敬重原则：在与外部进行沟通时，公司员工应敬重对方的权益和看法，遵从公平、诚实、礼貌的原则。2.2透亮原则：公司与外部沟通应秉持真实、透亮、准确的原则，不得隐瞒或歪曲事实。2.3及时原则：公司员工在与外部进行沟通时，应及时回复对方的信息和问题，并保持沟通的连贯性和及时性。3.沟通渠道3.1邮件通信：公司员工可以通过邮件与外部进行正式的沟通，包含与合作伙伴、客户和媒体的联络、合同讨论和商务协商等事项。邮件沟通应使用公司指定的电子邮件账户，并严格遵从电子邮件使用规定。3.2电话沟通：在需要即时沟通的情况下，公司员工可以通过电话与外部进行沟通。电话沟通应重视语言表达的准确、清楚和专业，同时记录电话沟通内容和要点。3.3会议沟通：针对紧要的合作项目、客户会议等事项，公司员工可以通过线上或线下会议与外部进行沟通。会议前应订立明确的议程和目标，并记录会议纪要。3.4社交媒体：公司员工在使用社交媒体时，应注意言行举止，不得代表公司发表未经授权的言论。在与外部进行公开的社交媒体沟通时，应遵从公司的社交媒体管理制度和指引。4.外部沟通流程4.1沟通目标确定：在与外部进行沟通之前，公司员工应明确沟通的目标和意义，并在沟通中乐观传递公司的价值观和核心信息。4.2沟通计划订立：针对紧要的外部沟通，公司员工应订立沟通计划，明确定义沟通内容、方式、时间和参加人员，并与上级领导进行审批。4.3沟通执行与监控：执行沟通计划时，公司员工应依据计划准备相关料子和信息，并确保沟通的顺利进行。在沟通过程中，应及时取得反馈和回应，并对沟通效果进行监控和评估。4.4沟通总结与反馈：每次外部沟通结束后，公司员工应总结沟通过程中的收获和教训，并向相关部门或领导进行反馈。经验教训的总结将作为公司外部沟通的改进基础。5.沟通准则5.1语言准则：在外部沟通中，公司员工应使用准确、简洁、专业的语言表达，并避开使用含有鄙视、攻击、羞辱或欠妥言论的语言。5.2保密准则：公司员工在与外部进行沟通时，应遵守公司的保密规定，不得泄露公司的商业机密、客户资料和其他相关信息。5.3授权准则：公司员工在外部沟通中，如有需要进行合同签订、授权或代表公司作出决策等事项，应事先与相关部门或领导进行沟通，并取得必需的授权。5.4知识产权准则：公司员工在与外部进行知识产权相关的沟通时，应遵守公司的知识产权管理制度，保护公司的知识产权和商誉。5.5微笑准则：公司员工在与外部进行沟通时，应保持微笑、友好和专业的态度，给外部留下乐观的印象。6.外部沟通培训与评估为提高公司员工的外部沟通本领，公司将定期举办外部沟通培训并组织相关评估。培训内容包含沟通技巧、语言表达、演讲技巧等。通过评估，将优秀的外部沟通者进行表扬，同时针对不足之处供应进一步的培训和引导。7.外部沟通违规处理对于违反公司外部沟通管理制度的员工，公司将依据实际情况采取相应的纪律处分措施，包含但不限于口头警告、书面警告、停职、调职或解雇等。8.附则本制度的解释权归公司全部，并由公