【上海S物流公司人事档案管理问题及优化建议探析12000字（论文）】

上海S物流公司人事档案管理问题及完善对策研究目录TOC\o"1-2"\h\u10311第1章绪论 1156811.1研究背景 146711.2档案管理的含义和内容 232521.3企业人事档案利用的意义 2208601.4电子档案管理理论 317755第2章上海旖盛物流公司人事档案管理现状 5181812.1公司概况 5323542.2上海旖盛物流公司人事档案管理信息化动因分析 5262852.3上海旖盛物流公司人事档案管理现状 7308072.4人事档案管理建设存在问题的原因分析 917063第3章公司人事档案管理成效提升的对策建议 1123003.1增强人事档案信息化管理意识 1173333.2加强档案队伍建设，完善人才培养体系 11272353.3完善档案管理制度 13289063.4基于信息化的资料整理和归档管理 14123493.5基于数据化的档案统计与利用 1521246第4章结论与展望 1731807参考文献 18第1章绪论1.1研究背景随着我国计划经济向市场经济的转型和现代企业制度的建立，企业人力资源管理与人事档案利用之间的严重脱节日益凸显。企业人事档案在企业人力资源管理中消极被动和作用不力，实际上已经严重制约了企业人力资源管理的效率和水平，继而影响到整个企业的创新实践与可持续发展。梳理企业人力资源管理和企业人事档案利用之间的内在联系，以面向人力资源管理来分析当前我国企业人事档案利用中存在的问题，探讨人力资源管理与人事档案利用的相互对视、相互认同和彼此融合，基于人力资源管理思考企业人事档案利用行为的改善，无疑是一个具有现实和长远意义的话题。本文以上海旖盛物流公司人事档案管理为研究对象，分析目前企业人事档案利用中存在的问题，并应用人力资源管理中的相关理论，提出改革措施，以促使人事档案在人力资源管理中发挥其最大价值，从而保持企业创新活力并推动企业的可持续发展。1.2档案管理的含义和内容档案管理又被称为档案工作，指档案管理部门对档案进行管理利用各项业务活动的总称。从广义上说，档案管理指档案事业涉及到的各种工作，包括档案馆室工作、档案教育研究等。从狭义上说，档案管理指的是档案馆和档案室对档案进行收、管、存、用的工作，具体内容包括：1、档案的收集。既接收、征集档案，指按照有关规定，通过专门途径和程序，把原本分散在各单位、部门、个人以及社会的档案收集到档案管理部门，进行统一管理。档案收集是档案工作的第一步，是做好档案管理的基础。2、档案的整理。使凌乱的档案变得条理、有序的工作，具体内容包括组件、分类、排列、编件号、编页码、填写归档章、装盒、编目、扫描、装订、入库等一系列工作程序。3、档案的保管。对档案资料进行存放和保护的工作，目的是保持档案的完整性和安全性，延长档案的寿命，具体内容包括档案的复制修补、除菌消毒、安全防护、档案库房的管理等。4、档案的利用。指档案利用者通过档案工作系统查阅相关档案信息，满足利用需求的过程。档案利用的方式主要有以下几种：阅览室阅览、摘录，复制，咨询，提供凭证，档案陈列、展览,发行档案缩微胶卷,编辑出版档案史料，创办档案刊物并通过报纸、杂志、广播、电视等大众传播媒介公布档案,根据档案内容加工整理参考性资料，以及与国外交换档案或档案复制品等。1.3企业人事档案利用的意义企业人事档案是在企业人力资源管理活动中形成的，记录、员工德能勤绩等综合情况的，经组织认可以个人为单位归档保存的包括文字、图像片等形式的档案。企业人事档案利用是指在企业管理工作中，为满足利用者需求，把人事档案信息资源潜在利用价值转化为现实价值的过程。企业人事档案利用本质是深度发掘人事信息资源潜在利用价值，及时服务于人力资源管理决策的信息需求，提升人力资源管理效率和质量，从而间接贡献于企业的发展。一方面企业人事档案无疑是企业重要的信息资源，高质量的人事档案利用活动实际上是优化组织资源配置的必然要求。更深更广地开拓人力资源的价值，科学开发、利用人事档案的有效内容，全面细致了解员工的闪光点，知人善任，这是以人事信息资源的良性运动，来促进人力资源的合理有效配置。另一方面，组织根据人事档案发掘员工特质，培育其专业知识与实践操作能力，在完成员工发展规划的过程中构建技能的桥梁，组织基于战略指导意见提醒并规范员工行为。组织在员工综合素质的基础上开展甄选、录用、培训、提高等一系列人力资源实践活动，达到人与工作之间的和谐发展；员工的个人职业生涯规划与发展是以有效开发和利用相对人优势与潜能为基石。人事档案有效利用是实现个人未来发展规划的基点与有效途径，员工根据自身素质特点，加强胜任能力，做到能位匹配，获取组织信任感，从而真正实现企业利益与个人利益的融合。1.4电子档案管理理论1.文件生命周期理论国际档案理事会电子文件委员会（InternationalCouncilonArchives，ICA）提出了电子文件生命周期三阶段理理论，即基于电子文件本身的价值特性将电子文件的生命周期划分概念阶段、形成阶段和维护阶段。概念阶段，即初始设计阶段，这一段主要是电子文件管理系统的研究开发设计和安装运行，找到与组织机构内部的文件流和文件处理程序相匹配的系统，并用适当的技术实现系统内应用。第二，形成阶段。在这一阶段在可靠的电子环境中电子档案具体生成的阶段。电子文件生成后，一个重要的价值实现途径就是其承载的信息要被完整可靠的获取。这个阶段强调了电子文件存储环境的重要性，文件信息系统不仅要满足信息被利用的需求，还要保证文件一直处在系统的控制和保护中，不被篡改，从而增强文件所载信息就可信任性，避免因信息不被信任导致的电子档案的价值下降。这是电子文件具体的产生的阶段，并被保管起来。第三，维护阶段。这一阶段需要判断电子文件的价值变化，如果已经没有了价值则需要被销毁。文件的作用会随着时间的改变而改变。在不同时间段上满足从形成者到使用者的不同需要。我国档案学者何嘉荪在电子文件生命周期理论方面提出四阶段的划分方法，它们是以下：第一阶段是文件从无到有，由文件制作者把概念具化成型，最终成为正式文件的过程。文件制作者集合思想意图，筹措规划，将现行价值注入文件，进一步观察文件形成孕育过程，可以细分为孕育期和形成期两个运动层次。第二阶段文件的现实使用阶段，是指正式生效的电子文件由其制作者送达文件接收者的阶段，在这一阶段信息会通过文件传递出来，文件成为了信息传输的工具。第三阶段文件的暂时保存阶段，这是一个文件价值变化而导致形态分化的阶段。在完成既定的任务后，有一部分文件会失去保存价值，文件管理人便将这部分文件删除。另一部分文件会因仍有利用价值，被文件形成人保留，但是其使用频率不如以往，于是进入暂存阶段，但暂时仍处于文件形成人的有效控制之下。第四阶段文件被永久保存。2.文件连续体理论澳大利亚国家档案标准（AS4390,1996）中把文件连续体理论将一体化的视角贯穿文件的整个生命周期，从文件从产生到作为档案保存的过程中要有一致的、统一的管理。文件连续体用4个维度展示了文件的运动过程，这四个维度分别是：一是基于文件个体本身的文件的形成；二是基于多个文件的的文件的捕获；三是基于文件形成保存机构的文件组织；四是拥有社会性的“档案群”的社会集体记忆的聚合。文件连续体理论的提出优以下几个方面的意义：第一，文件连续体理论是对文件生命周期理论的完善，突破了文件线性的生命轨迹，以多维度的角度阐释文件的价值和形成管理。这大大拓宽了文件保管体系的规范范围，帮助文件形成者、文件使用者和文件管理者了解文件的更真实更广泛的背景。第二，文件连续体模式下，文件的内在价值是使用价值，其形成和保管都是为了这一价值的实现而存在。文件管理与保存活动应寓于组织管理活动中，与组织活动紧密结合。最后，文件连续体模式需要我们提示“档案集合”具有一定的社会性，需要各机构部门的合作，需要跨领域的协调，在现代组织结构越来越扁平化的今天，单单依靠文件管理部门的“单打独斗”难以完成文件集合体的建立，很难实现社会化视角下档案管理应有的价值和地位。

第2章上海旖盛物流公司人事档案管理现状2.1公司概况上海旖盛物流有限公司成立于2013年03月13日，注册地位于上海市奉贤区。目前，拥有员工500余人，其中本科学历以上比例为23.8%。公司分为事业部、技术本部和制造本部四大系统，以货物运输代理和仓储服务为核心，逐步向外辐射到人工装卸服务，人工搬运服务，商务信息咨询，五金、建材批发、零售等领域的设计、制造、修理、销售、租赁的业务。2.2上海旖盛物流公司人事档案管理信息化动因分析1.技术风险人事档案管理会面临现实中档案信息写入读取技术标准及软硬件设施更新换代快，代际间难以匹配传递等问题。人力信息的寿命受制于技术使用时限，很难达到百分之百的安全。数字信息技术是个整体化的概念，包括了信息载体、格式、软硬件等多方面技术。完整的信息传递保存不仅包括了记录载体的完整性，还需要检索、编译、输出等软件的配合。即使获取到完整的记录载体，当上述任一环节出现技术失效、落后时，都会影响档案信息的输出，见下图2-1：图2-1上海旖盛物流公司人事档案管理系统登录页面2.信息安全风险人事档案信息化的管理过程中会遇到的信息安全风险主要包括三个方面：①篡改风险。电子化的人事档案脱离了实体载体的束缚，在计算机的环境下产生、传递和保存，这使得在系统中不需要很多的操作就可以实现对信息的增减、修改和二次编译，而且不像纸质条件下任何的改动会留下痕迹，在信息化环境下，信息如果被修改，可以形成一份新的文件，原有的修改记录被完全覆盖。既是留有痕迹，也很难被发觉。②泄露风险。现代计算机网络系统并不是铁壁一块：上千个控制TCP/IP服务通信服务层的安全漏洞；上千个的商业操作系统漏洞；WWW服务器、防火墙、路由器以及很多应用程序也存在着大量安全缺陷。黑客利用存在的漏铜，利用技术造成系统瘫痪，原本的防护措施不再起作用，黑客可以堂而皇之的盗取信息，进而引发人事档案信息的泄露。③保存风险。这是电子人事档案本身固有的风险，与载体性质息息相关。人事档案信息的保存要依托计算机存储介质，一旦这些储存设备意外损坏、老化或失效，电子档案就无法被读取出来，最终导致会计档案信息丢失。3.政策法规风险《中华人民共和国档案法》是指导档案管理工作的基础性法规。近年来，随着企业人力资源管理信息化的不断发展，国家层面陆续出台了一系列文件、工作规范和技术标准来规范电子人事档案管理，如，《中华人民共和国电子签名法》、《企业信息化管理规范》、《电子文件归档与管理规范》等，但是在实际操作中，很多档案管理人员对这些政策法规文件并不了解，人事档案管理并不规范。还有产生风险的原因是政策学习不到位。如，新《管理办法》第八条中明确了可以仅以电子形式归档，需要满足的前提之一由计算机等电子设备设备形成，单位能保证其来源真实有效。从这层面上来看，原始凭证的扫描件并不符合上文规定。但在实际业务中，上海旖盛物流公司忽视了这一点，只保存了原始凭证电子版本。这种情况在实际工作中屡见不鲜，给企业带来违法违规风险。2.3上海旖盛物流公司人事档案管理现状1.机构人员方面上海旖盛物流公司档案管理机构参照国家现有管理规定，内设办公室（、业务指导科、人力资源服务科、征集编研科四个职能科室。从2015年公司设立档案馆新馆建成启用之后，馆内配备了现代化的机房和数字档案馆软硬件设备。在人员配备方面上，上海旖盛物流公司档案人才队伍还是相对薄弱。有些部门岗位上对档案管理工作非常不重视，没有设置专职的档案管理人员，档案管理工作由其他人员兼职，这些人往往不具备专业的档案管理业务知识，档案工作只是临时性工作，有相关任务时就去应付完成，没有任务时就去从事其他工作，没有时间去进行专门的学习和业务培训，档案管理观念落后，业务不精，操作不规范。有些单位档案管理人员变动频繁，往往一个人刚刚开始熟悉业务，就被调离岗位，换人接手，新来的人又得重新熟悉学习。档案工作人员不稳定致使档案管理无序，制约了档案事业的发展，见下图2-2：图2-2上海旖盛物流公司人事档案功能模块图2.硬件设施方面公司档案馆的主机房采用封闭式管理方式，配备了常用电源和备用电源双路供电以及交流不间断电源保障主机房的供电和设备安全。机房内安装了门禁设备、视频监控设备、消防报警系统、七氟丙烷气体灭火系统、专用空调系统等安全防范系统。馆内配备了4台服务器，分别部署在局域网、政务网和核心数据库上。存储上配备了4套磁盘阵列柜，总容量达到58.8TB，存储容量满足今后10年以上的数据增长需求。随着系统的长时间运行以及数据量的增加，硬件方面的问题逐渐凸显。档案管理信息化对数据库和服务器有着较高的要求，需要建立并不断更新维护档案管理系统。公司档案馆购置了一些必要的基础设施设备，但是受到资金的限制，基础设施仍然不完善。一是政务内外服务器以及互联网服务器没有实现冗余热备，一旦当前服务器出现故障，系统就会停止运行，影响正常业务的开展；二是网络入侵防御设备不齐全，只是在局域网上安装了防火墙和入侵检测设备，政务内网和互联网都没有安装，存在着一定的安全风险。3.档案利用方面公司数字档案馆系统满足了不同网络环境下的阅览需求，在局域网可以提供前台查档、自助查档、档案阅览等服务；在内部网上通过利用检索子系统向用户提供目录查询等功能。为了规范利用馆内不开放档案数据，公司数字档案馆提供了馆内利用审批功能，对不开放数据进行控制利用。但公司目前没有在内网上建立统一的OA系统，电子文件是通过互联网进行传递，且未与档案管理系统进行连接，归档主要是通过线下的方式，无法实现实时进馆，无法确保电子文件的安全性和完整性。数字档案馆软件系统已经运行了超过3年，随着运行时长和数据量的增加，软件系统已经出现了响应缓慢、卡顿甚至无法检索到数据的现象，多次找开发商依然未能从根本上解决问题，这极大的影响了档案管理和利用的效果。而更换软件需要的成本非常高，不仅需要大量的资金，还要对原有的资源库进行转移，重新部署系统，工作量非常巨大。2.4人事档案管理建设存在问题的原因分析1.档案意识薄弱，对档案重视程度不够当前，公司管理层对档案管理工作的重视还不够，造成了档案管理事业在先天上的不足。档案管理工作在单位各项工作中并不显眼，容易被领导忽视，看不出成绩却又十分重要，一些单位没有意识到档案管理对于规范单位日常管理、提升工作效率的重要作用，致使档案工作推进缓慢。在人事档案工作属于幕后工作，出彩的机会不多，工作人员觉得受提拔重用的机会不大，工作做好做坏都差不多，得过且过就行，在档案工作者长期以来养成的工作习惯和传统思维里，工作效率高不高，对自身待遇并没有影响，能为查档人员提供查档服务就算是完成任务。轻视档案工作的情况普遍存在，主要原因是对档案以及档案的重要性缺乏了解，档案意识淡薄。要实现档案管理信息化建设，需要投入大量的人力财力，还需要多个部门协同配合，没有领导的重视支持和档案工作人员的积极主动，档案管理信息化建设就难以推进。2.档案管理观念落后，制度不健全案例公司没有建立健全档案管理制度，没有按照“八防”的标准建立档案室，也没有专职的档案员，档案管理随意性较大，操作不规范。在收集档案时责任心不强，没有做到应收尽收，归档材料不齐全；档案整理时没有严格按照相关标准，分类不严谨，编目不规范；存放档案没有专门的档案柜、密集架，跟其他文件资料放在一起，导致档案遗失；有些档案又过于强调保密性，没有按照保密要求到期解密公开，导致资源浪费，利用率不足。管理制度不健全，水平落后，严重阻碍了档案事业的发展。3.基础设施缺乏，信息化建设资金紧缺当前，公司虽然投入了大量的资源来推动公司信息技术的发展，但在具体实施过程中，档案经费往往得不到应有的、足够的保障。因为要实现档案管理的信息化，需要购置完善基础设施，硬件上需要计算机、网络、数据库、服务器、防火墙等，软件上需要系统软件、档案管理软件、杀毒软件等，这些都需要资金支持，管理系统建成后每年的档案都必须进行数字化处理才能进入系统，还需要增加额外的经费。4.档案工作者专业素养偏低，队伍不稳定公司人事档案管理人员的年龄梯度比较大，年长的人员虽然往往有着丰富纸质档案管理经验，但在电子计算机、信息化等现代化技术知识知之甚少，而年轻、掌握计算机知识的人员却往往仅仅懂得信息化建设所需的技术，对档案管理的基本原则和管理流程却不熟悉。档案管理信息化建设是一个系统的工程，不仅需要大量的资金投入、部门间的合作，还需要工作人员同时具备一定的计算机专业知识和档案专业知识，但是目前公司人事档案工作者中档案专业和计算机专业的寥寥无几，甚至有的计算机专业毕业生刚考到档案部门工作不久就调到其他部门了。档案工作人员队伍不稳定，更换频繁，新接手的人往往也未经受过专业的档案管理培训，对手头的档案工作大都只是抱着过渡应付一下的想法，只要不犯错就行，不愿意深入学习研究。档案部门普遍存在人员年龄结构老化、缺乏专业人才、档案工作人员不专职、优秀人才留不住的现象。

第3章公司人事档案管理成效提升的对策建议3.1增强人事档案信息化管理意识一是要加强企业的管理层对于人事档案管理信息化意识。作为企业发展战略的定制者，管理层应该把人事档案管理工作放在什么位置，这将决定整个企业人事档案管理工作的走向。管理层需要看到在大数据背景下，企业档案的数据价值，能够主动接受新信息化技术、运用信息化手段充分挖掘数据资产价值，帮助决策，建立起包含人事档案管理在内的企业级信息化平台。同时，增强前段控制意识，认识到大数据时代的信息共享既是机遇又是挑战，在有效活化利用档案数据信息时，还要注重防范企业核心信息泄露、被盗取的风险。运用技术手段保护好企业的“核心生产资料”。做好各部门的协调工作，帮助各部门划分责任归属。激发管理层对人事档案信息化管理意识，促进在企业构建比较全面的人事档案管理制度，为推动企业人事档案管理工作提供必要的支持。二是要加强人事档案管理相关工作人员的信息化意识。明确自身责任，严格落实人事档案管理工作规范，按照规定的时间节点，按照工作职能完成档案的审核、整理、归档、销毁工作。主动学习人事档案管理最新法律法规、工作规范、行业标准和政策文件等，及时更新相关管理知识。三是加强其他人员的人事档案信息化意识。让企业的档案使用者深刻感受到人事档案信息化后所带来的各种便利，同时也提示使用人员在使用档案时要对档案利用规范有所了解，比如借入借出程序、存储介质的防病毒知识等，能够更好的延长人事档案使用寿命四是加强企业管理层对人事档案管理财力资源支持的协同意识。在人事档案资金管理上，要统筹协调好企业发展当前与长远、重点与全面的问题。既要解决公司当下面临的困境，又要立足企业的长远发展；既要兼顾企业人事档案的综合发展，又要重点支持与企业管理联系密切的档案工作。因此公司应针对现实存在的问题和长期发展的需要设置专项资金，将档案专项费用作为一项固定投入纳入公司长远发展规划中。专项资金应重点用于企业发展密切需要、资金缺口较大的档案工作，同时统筹安排各公司、各部门之间、档案工作体系建设各因素间的资金使用和管理，通过联合开发实现资金效益的最优化。3.2加强档案队伍建设，完善人才培养体系1.优化档案工作人员结构（1）增加信息化专业人才，优化专业结构档案管理信息化建设需要一支高素质的人才队伍来保证，这不仅需要档案专业的人才，还需要计算机、网络、信息化等专业的专门人才。当前，档案部门专业人才还非常紧缺，部分单位不仅没有信息化方面的专业人才，连档案专业的人才都没有，现有的档案工作人员只是靠着以往的老经验去做事，导致档案管理工作人员在工作时工作标准不高、效率低下。同时，档案部门往往缺少法律专业的人才，导致档案行政管理缺少依托，力量不足。因此，在招录工作人员时，应充分考虑专业情况，根据单位的需求，补齐专业短板，构建档案、信息化、法律和管理相辅相成的专业结构。（2）年轻化档案人才队伍，优化年龄结构在过去，档案部门素有“养老单位”的说法，在一些部门，往往临近退休的人员会被调到档案部门工作，认为这里没有工作考核的压力、工作比较清闲。年长的工作人员虽然往往有着丰富的工作经验，但是缺乏专业技术、能力不够，对新事物的接受能力也不足；年轻的工作人员比较有冲劲和创造力，但是容易心浮气躁、不够稳重。随着时代的发展和信息化技术的普及，社会对档案工作的要求越来越高，档案部门应当根据当前的工作需要，平衡工作人员的年龄结构，逐步年轻化人才队伍，增加档案事业的发展活力。2.完善档案人才培养体系，推行档案员持证上岗（1）建立完善档案职业培训内容体系首先是人事档案管理基础知识的培训，让档案工作人员充分了解档案的概念和人事档案管理工作的重要意义，学习档案法律法规，增强档案意识；其次，加强档案业务的培训指导，让档案工作人员充分学习领会档案的接收、管理、存储、利用具体工作流程；最后，要加强计算机、网络管理、系统操作等方面的培训，加强对档案管理信息化的认识，通过现场演示和实地指导，提升实践操作能力。（2）丰富培训形式，提升培训效果集中培训往往存在着针对性不强、效果不好的问题。为了加强培训学习效果，一方面可以在档案系统内建立交流平台，定期组织研讨交流，在平台上收集平时档案工作中遇到的各种问题，针对这些问题定向开展业务培训，发放学习培训手册，对好的做法进行推广。另一方面档案部门可以选派工作人员到先进地区学习交流，带回先进的管理理念和工作经验，提升档案管理水平。此外，档案部门应当鼓励工作人员参加继续教育，把继续教育的学习考核情况作为人员考核的依据。（3）推行档案员持证上岗制度为了提升档案管理工作水平，可以在档案员上岗之要进行岗前培训，向培训考核通过的人员颁发档案从业资格证书，取得证书的人员才能从事档案管理工作，对培训证书设定有效定，到期需重新认证。档案职业资格认证制度是提高档案从业人员质素的有效手段，可以帮助提高档案工作人员的整体水平，促使档案员积极学习新知识，适应高速发展的档案事业，保障档案管理活动保质保量地进行。3.加强激励关怀，提升档案从业者工作热情（1）增加人事档案管理工作人员薪酬待遇要加强对人事档案管理工作者的关怀，提升各方面待遇。要关注和重视档案工作者的切身利益，加大财政对从业人员基本待遇的投入，提高薪资水平，创造良好的工作环境，拓宽职业晋升渠道，为人事档案管理工作者提供基础性保障，让他们无后顾之忧。（2）保障人事档案管理工作人员身体健康一份完整的档案材料需经过收集、整理、归类、装订、存档等繁多的程序方能完成，而这些档案的原始文件又需经过许多人长时间的劳动不断积累，在此过程中随时可能受到一些致病微生物的侵袭，档案的纸张材料及其字迹材料的肌质、污迹、油墨等氧化分解后也会释放出一些有害物质，加之长期从事脑力劳动，伏案工作，活动少，档案工作者易发生各种健康问题，包括一些传染病、视力下降、过敏、脊椎问题等。因此，要做好档案资料的消毒工作，改善档案馆室的光照和通风；增加档案管理人员室外活动，做工间操，减少机体疲劳；对档案管理人员定期进行健康检查，发现疾病要及时治疗。（3）建立完善的奖惩机制建立健全奖惩激励机制，对推动档案事业的发展具有重要意义。目前上海旖盛物流公司对档案工作人员的奖惩激励机制还不够完善，缺乏实质内容，奖惩的力度不够，缺乏实效性。因此要完善考核和奖惩机制，以工作实绩作为考核标准。对工作突出的，给予物质奖励和精神表彰，并在提拔时优先任用，提升工作积极性。要避免出现“大锅饭”的情况，按照“效率优先、兼顾公平”的原则，对工作情况进行动态考核。要将短期激励和中长期激励相结合，进一步打通职业晋升渠道，让有能力的人真正才有所用。3.3完善档案管理制度人事档案管理制度不健全是制约人事档案管理工作发展的重要原因。有的单位没有将档案工作纳入到单位整体工作规划之中，没有设定专职管理部门，也没有制定档案管理制度，对档案的管理只是应付了事，导致档案管理效率低下，问题不断。应该结合《档案法》和《档案法实施办法》等相关法律法规，科学建立符合各单位实际情况的管理制度，完善档案安全防范机制、保密机制、岗位责任机制以及档案查阅利用等机制，对档案管理形成有效约束，通过合理的规章制度保障档案管理工作的顺利开展。加快推进档案管理信息化还需要建立科学合理的考核机制和奖惩机制，通过物质奖励、精神奖励、通报等方式，奖优罚劣，激励担当，提升档案工作部门及人员的归属感和工作热情。3.4基于信息化的资料整理和归档管理人力资源资料的内涵比较广泛，在经营业务中形成的各种资料可以包括在内，存在的形式也是多种多样的，有图片、表格、文档等。将人力资源资料收集起来，经过整理后会得到的有逻辑有顺序的会计档案。人事档案管理的过程是资料成为人事档案的过程。传统人事档案管理中人力资料经过组卷、分类、排列、编号、编目然后进行归档。电子人事档案管理系统保留了传统人事档案管理的基本流程，同时，不能改变人力资料间的固有的有机的联系。（1）组件：按既定规则把通过四性检测的电子文件进行组件，同时件内文档也应按一定的规则顺序排列。（2）分类：企业按照实际需要制定分类方案，如按期间分类、按业务单位分类等，将电子档案按方案分类。（3）划定保管期限：按照《管理办法》的规定对归档文件划定保管期限。（4）组成保管单位：保管单位是归档文件最低一级计量单位。可以选择让系统按照既定的规则自动组合，也可以在人为干预下更改既定的归属状态，重新发起排序。（5）编号：通过档号标志规则要生成的档号要具有唯一性、可识别性、可用性，为防止编号位数溢出，在设定档号标志规则时，要实现档号可扩充，档号位数要满足保存档案数量的需要。（6）编目：内置规范的档案目录模板，包括并且不限于案卷封面、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、全引目录、备考表、卷（盒）封面和脊背等。并且可用模板的样式中的字体、字号、条目内容及排列等，可以自主修改，生成的目录要可预览、可导出、可打印。（7）关联关系建立：具有建立同一件归档文件电子版和纸质版件间的管理关系，一般以在电子版加标注纸质版序号的方式实现，通过查找纸质文件，可以迅速定位纸质影像件和电子记账凭证。同一归档文件不同子件间则在子件上标注主文档的序号的方式实现。按照预设规则生成索引号，在入档的各类会计档案间建立关联。（8）移交归档：会计档案有会计部门交给档案管理部门。可在组卷后整理后移交，也可以先移交，由档案部门整理组卷。档案部门在接收档案时，要对收到的电子档案进行“四性”检测，通过后才能接收。（9）保管和利用：这是档案管理的重要环节，将在下文单独说明。此处不赘述。（10）处置：当会计档案保管年限已经到达规定年限，企业可以发起对该档案的鉴定工作，考察其是否还具有保管价值。经过鉴定，档案已经不具有保管价值时，可以进行销毁，销毁后，形成会计档案销毁清册。电子档案的销毁除了档案管理人员外，信息系统管理机构也需要派出人员的，三方一起对电子档案的销毁过程进行监督。3.5基于数据化的档案统计与利用1.单机状态下档案利用电子人事档案管理系统内置检索功能，使用者可以通过属性、关键词、关联关键词等检索条件，快速查找到自己所需要的档案。系统还应提供在借阅功能，不方便借出的可以采用在线浏览的方式获取档案。提供个性化的档案编研功能，能按照用户的需要归集档案。全量化和个性化相结合的统计功能。电子档案管理系统支持将系统内的档案在册情况进行全量输出，也可以实现按既定的规则，如时间、格式、访问频次、利用情况等将进行分类统计和结果打印。而且，输出结果的格式符合《全国档案事业统计年报制度》。2.联网共享模式下的档案利用在互联网环境下，分布在不同区域的数据突破地域限制联系到一起，成为一张巨大的数据网，同时在计算机高算力的加强下，原本掩藏在数字背后的数据价值显现出来，数量巨大、快速流动、类型多样、价值密度低的数据集合化身为信息资源。因此，在信息化背景下的档案利用，有着天然的优势，信息传送流畅，方便内部使用，同时，也可以跳出单个实体，纳入大数据的范畴，运用MapReduce技术，形成知识网络地图，实现档案信息的深化挖掘。在