公司档案管理制度

公司档案管理制度一、概述档案是公司的重要资产，记录了公司的历史、业务、财务、人事等各方面的信息。为了规范档案管理，确保档案的安全、完整、准确和有效利用，特制定本档案管理制度。本制度旨在明确档案管理的基本原则、职责、流程和要求，为公司各部门提供档案管理指导，确保档案工作的顺利开展。档案管理应遵循的基本原则包括：集中统一管理、分类科学、安全保密、方便利用。档案管理部门应负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作，确保档案的完整性和安全性。各部门应积极配合档案管理部门的工作，按照制度要求及时归档，确保档案的准确性和完整性。本制度适用于公司各部门及员工，各部门应根据本制度制定具体的档案管理实施细则，确保档案管理制度的有效执行。公司应定期对档案管理制度进行评审和修订，以适应公司发展的需要。1.目的：明确档案管理的重要性，规范档案管理流程，确保公司档案的安全、完整和有效利用。本制度的目的是为了明确档案管理的重要性，规范档案管理的流程，并确保公司档案的安全、完整和有效利用。档案管理是公司管理的基础性工作之一，对于公司的运营、决策和发展具有至关重要的影响。通过明确档案管理的目的、责任、流程和规范，可以有效提升档案管理的质量和效率，为公司的发展提供有力的支持。档案管理不仅涉及到公司内部的各项事务，还涉及到与外部合作伙伴、政府部门的沟通和交流。建立科学、规范、高效的档案管理制度，对于维护公司的合法权益，提升公司的形象和竞争力，都具有重要的意义。提高档案的利用效率，方便公司内部各部门及外部合作伙伴查阅和使用。2.适用范围：适用于公司所有部门及员工。本《公司档案管理制度》适用于公司内所有部门及其员工。无论是前台行政人员，还是后台技术研发人员，亦或是公司管理层，都必须严格遵守和执行本制度中的各项规定。无论员工职位高低，无论其负责的业务范围大小，都需确保公司档案的安全、完整和准确。本制度不仅适用于公司内部，也适用于公司外部与档案相关的所有活动。包括但不限于档案的收集、整理、保存、使用、借阅、传输和销毁等。对于涉及公司机密和敏感的档案，员工应严格遵守保密规定，确保公司信息的安全。任何违反本制度的行为，将依据公司的相关规定进行严肃处理。公司鼓励所有员工积极参与档案管理，共同维护公司档案的完整性和安全性。二、档案管理原则集中管理原则：公司档案实行集中管理，由档案管理部门统一负责档案的收集、整理、保管、利用和处置。各部门应积极配合档案管理部门的工作，确保档案的完整性和安全性。分类归档原则：档案应按其性质、内容和重要性进行分类，并按照规定的归档时间和方法进行归档。分类应清晰、合理，便于查阅和利用。保密原则：涉及公司商业秘密、技术秘密、个人信息等敏感信息的档案，应严格保密，采取必要的保密措施，防止信息泄露。数字化原则：鼓励档案的数字化处理，以提高档案的利用率和管理效率。数字化档案应妥善保管，确保数据安全。利用优先原则：档案应以服务公司业务发展和员工需求为宗旨，优先满足合理的档案利用需求。定期审查原则：档案管理部门应定期对档案进行审查，确保档案的完整性和准确性，及时发现并处理档案管理中存在的问题。1.集中管理：公司档案实行集中管理，由档案管理部门统一负责。为确保公司档案的有效管理和充分利用，公司决定实行集中管理。所有档案资料将统一由档案管理部门负责，实行统一的归档、整理、保存、查询和使用。这一举措旨在提高档案管理的规范性和效率，确保档案资料的完整性和安全性，为公司各项业务的开展提供有力支持。档案管理部门将配备专业的档案管理人员，负责档案的分类、编目、鉴定、保管和销毁等工作。档案管理部门将建立健全档案管理制度，明确档案管理职责和权限，确保档案资料的规范管理。集中管理还要求各部门在使用档案时，需提前向档案管理部门申请，经过批准后方可使用。在使用过程中，必须严格遵守档案管理制度，确保档案资料的完整性和安全性。对于违反档案管理规定的行为，将视情节轻重，予以相应的处罚。2.分类归档：按照档案的性质、重要性进行分类归档，确保档案的有序管理。为了使档案管理有序化，便于查阅和使用，按照档案的性质、重要性进行分类归档，确保档案的有效管理。公司档案主要分为以下几个类别：业务档案、财务档案、人事档案、项目档案等。各类档案应依据其性质、重要性进行细分，如业务档案可分为销售合同、采购合同、业务计划等。档案分类应明确、合理，分类体系应随着公司业务的发展和需要不断调整和优化。在分类归档时，应遵循“便于检索、安全保管、利于使用”确保档案的完整性和可读性。每份档案应标明其分类、归档时间、档案编号等信息，以便于查找和管理。档案归档后，应定期进行整理、补充和更新，确保档案信息的准确性和时效性。本制度自发布之日起生效，由公司档案管理部门负责解释和执行。各部门应严格执行本制度，将依据公司相关规定进行处理。3.保密性：涉及公司商业秘密的档案，应严格遵守保密规定。为了确保公司的核心竞争力和长久发展，保护公司的商业机密成为档案工作中的重要一环。在本公司档案管理制度下，涉及公司商业秘密的档案处理必须得到高度关注与谨慎对待。相关档案管理人员必须严格遵守保密规定，确保公司机密不被泄露。对于涉及商业秘密的档案，应明确标识并妥善保管，确保只有授权人员能够接触和查阅。对于保密档案的管理人员，应接受相应的保密培训，增强他们的保密意识和防范能力。若有违反保密规定的行为发生，应立即采取行动进行补救并严格处理责任人。公司的档案资料绝不容许外泄给公司造成损害的情况发生。我们必须持续加强对档案管理流程的监督和落实力度，为公司的安全和发展提供坚实的保障。三、档案管理职责公司档案管理是组织管理中重要的一环，为了确保档案的安全、完整和有效利用，必须明确各部门的档案管理职责。档案管理部门是公司档案工作的主管部门，负责全面领导和管理公司的档案工作。具体职责包括：制定档案管理制度和规定，组织实施档案管理工作，监督和检查各部门档案工作的执行情况，确保档案的安全和完整。各部门负责人对本部门的档案工作负总责。他们需要指定专人负责档案管理工作，确保本部门档案的安全和完整。部门负责人在档案移交过程中，要积极配合档案管理部门的工作，确保档案的及时归档和移交。档案专员是档案管理的主要执行者，负责档案的收集、整理、分类、归档和保管工作。他们需要确保档案的完整性、准确性和系统性，提供档案查询、借阅和复印服务，并严格执行档案保密制度。与档案管理相关的人员，如业务人员在工作中产生的档案资料，应及时归档并移交档案管理部门。他们应遵守档案管理制度，积极配合档案管理部门的工作，确保档案的及时归档和有效利用。档案管理是公司管理的重要组成部分，各部门应明确各自的职责，共同做好档案管理工作。通过建立健全档案管理制度，加强档案工作的组织领导，提高档案管理水平，为公司的发展提供有力支持。1.档案管理部门：负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。在公司运营过程中，会产生大量的档案文件，这些档案记录了公司的发展历程、经营决策、人事变迁、项目执行等关键信息，是公司的重要资产。为了有效管理这些档案，特设立档案管理部门。档案管理部门的职责涵盖了档案的收集、整理、保管、利用以及销毁工作。（1）档案收集：档案管理部门需负责全面收集公司运营过程中产生的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案等。确保档案资料的完整性和准确性。（2）档案整理：在收集到档案后，档案管理部门需按照规定的分类标准和整理方法进行系统整理，确保档案有序，便于查找和利用。（3）档案保管：档案管理部门要确保档案的安全和保密，采取必要的防火、防盗、防紫外线等措施，防止档案损坏和丢失。对于重要档案要进行备份，以防不测。（4）档案利用：档案管理部门不仅要保管档案，还要积极提供档案利用服务。根据公司的需求和规定，为其他部门或外部机构提供档案查询、借阅、复印等服务，促进档案的共享和利用。（5）档案销毁：对于超过保管期限或失去保存价值的档案，档案管理部门需按照相关规定进行鉴定和销毁，确保公司档案的持续优化和管理。档案管理部门的工作直接影响着公司档案的完整性和可用性。该部门应与其他部门保持密切合作，共同确保公司档案管理制度的有效实施。2.各部门负责人：负责本部门档案的收集、整理、移交和日常监督。负责本部门档案的收集工作，确保各类档案资料的完整性和准确性。这包括但不限于业务数据、项目文件、员工资料等，确保所有重要信息都被妥善保存。负责整理本部门档案，按照公司规定的档案分类标准和归档要求进行整理，确保档案的有序性和可查询性。负责档案的移交工作，按照规定的时限和要求将整理好的档案移交至档案管理部门，确保档案的连续性和完整性。负责日常监督，定期检查本部门档案管理工作，确保档案管理规定得到贯彻执行，及时发现并解决档案管理中存在的问题。各部门负责人应充分认识到档案管理的重要性，切实履行好以上职责，为公司的档案管理工作的开展提供有力的支持和保障。这一段落详细描述了在公司档案管理制度中，各部门负责人的档案管理职责，包括档案的收集、整理、移交和日常监督等方面，强调了档案管理的重要性。3.员工：应妥善保管个人工作档案，配合档案管理部门的工作。作为公司的重要组成部分，员工在档案管理制度中扮演着至关重要的角色。每位员工都应意识到个人工作档案的重要性，并妥善保管。员工需明确，个人工作档案是职业生涯中的宝贵财富，记录了工作历程、成果、技能和发展的重要信息。这些档案对于未来职业规划、绩效考核、职务晋升及离职后的参考都至关重要。员工有责任确保个人工作档案的完整性、准确性和安全性。在日常工作中，员工应积极配合档案管理部门的工作。这包括但不限于定期更新个人信息、及时提交工作相关文件、遵循档案管理规定等。当档案管理部门要求提供资料或进行档案审核时，员工应予以协助，确保档案的真实性和可靠性。员工还应遵守公司的档案保密规定，对涉及公司机密或个人隐私的档案信息要严格保密，不得私自泄露或非法获取。对于违反档案管理制度的行为，公司将依据相关规定进行处理。每位员工都应认识到个人工作档案的重要性，并积极配合档案管理部门的工作，共同维护公司档案的完整和安全。四、档案收集与整理b.收集的档案应包括各类合同、协议、报表、文件、报告、图片、音像资料等，以及其他与公司业务、运营和管理有关的资料。a.档案整理应按照公司规定的分类标准进行分类，确保档案的有序性和易查性。c.档案整理人员应熟悉档案的分类标准和整理方法，确保整理的准确性和效率。d.档案整理过程中，如发现档案缺失或损坏，应及时报告并采取相应的补救措施。1.收集范围：包括但不限于公司文件、合同、报告、会议纪要、员工档案等。本制度旨在规范公司档案的管理，确保公司档案的真实、完整、安全和有效利用。档案的收集范围包括但不限于以下内容：公司文件：包括但不限于公司章程、决议、通知、批复、函件等公司内部和外部往来的正式文件。合同：包括但不限于各类采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等，以及与公司业务相关的其他合同。报告：包括但不限于年度报告、季度报告、项目报告、财务报告等，以及公司各部门提交的各类工作报告。会议纪要：包括但不限于公司各类会议的纪要，包括会议时间、地点、参会人员、会议议题、决议事项等。员工档案：包括但不限于员工的入职材料、在职期间的绩效考核、培训记录、奖惩记录、离职材料等。2.整理要求：按照时间顺序、重要性、保密级别进行分类整理，编制档案目录。档案应按照形成或接收的时间顺序进行分类整理。这样做有助于确保档案的连贯性和完整性，便于查阅和追溯。根据档案的内容、价值和对公司运营的影响程度，将档案分为重要、次要和一般三个等级。重要档案应得到特别关注和保护，次要和一般档案可适当简化管理。根据档案所含信息的机密程度，将档案分为绝密、机密和普通三个保密级别。绝密档案应严格限制访问，机密档案需控制访问权限，普通档案则可适度开放。在分类整理的基础上，编制档案目录。档案目录应包含档案的编号、名称、形成时间、保密级别、责任人等基本信息，方便快速定位和检索。五、档案保管与利用借阅档案时，应填写《档案借阅登记表》，明确借阅人、借阅时间、归还时间等信息。借阅人应妥善保管档案，不得涂改、撕毁或丢失，如有损坏或丢失，应承担相应的责任。1.保管要求：档案应存放在安全、防火、防潮、防虫的场所，定期进行检查和维护。a.存放地点选择：档案应存放在安全、防火、防潮、防虫的场所。这种物理环境的控制能够最大程度地减少因自然灾害、人为破坏或生物侵害而导致的档案损失。b.定期检查：为确保档案的完好无损，应定期对档案进行检查。这包括但不限于检查档案的物理状态、是否存在损坏或缺失、是否有防火防潮设施的有效性等。c.日常维护：除定期检查外，还需进行日常的维护工作。这包括但不限于保持存放环境的清洁、调整温度与湿度以符合档案的保存要求、检查防虫措施的有效性等。2.利用规定：档案查阅、借阅需经档案管理部门批准，并严格遵守保密规定。适用范围：本制度适用于公司各部门及员工在档案资料的收集、整理、保管、利用等过程中的各项行为。档案的查阅和借阅必须严格按照以下规定进行，并需经过档案管理部门的批准。借阅人员应严格遵守保密规定，防止档案的泄露或不当使用。员工需要查阅公司档案时，应填写档案查阅申请表，说明查阅原因、查阅档案的具体内容及时限。档案查阅申请表应经直接上级和档案管理部门审批。审批同意后，员工可在指定的时间、地点查阅档案。查阅档案的员工应遵守档案室的管理规定，不得随意涂改、拆毁、撕毁档案。档案查阅过程中，员工应做好档案的保密工作，不得将档案内容泄露给外部人员。员工因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，并明确借阅档案的原因、内容、借阅时限及归还日期。档案借阅申请表需经直接上级、档案管理部门以及总经理审批。审批同意后，员工方可在指定的时间内借阅档案。借阅档案的员工应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给外部人员，也不得将档案用于非工作目的。借阅档案的员工应在规定的归还日期前归还档案，如有特殊情况需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请。六、档案销毁档案销毁是公司档案管理的重要环节之一，对于过期、无用或重复的档案，应按照规定的程序进行销毁，确保公司信息的保密性和安全性。销毁范围：对于存储的档案，确认无保存价值或者超过保存期限的档案，应列入销毁范围。如过期文件、重复文件、无用的会议资料等。涉及公司机密或重要商业信息的档案，即使过期也必须谨慎处理。销毁鉴定：对于拟销毁的档案，应进行严格的鉴定程序。由档案管理部门组织专业人员对档案价值进行评估，确保无误后方可进入销毁流程。涉及公司机密或重要商业信息的档案应重点审查。销毁审批：档案销毁前需提交销毁申请，经过上级管理部门审批后方可进行。审批过程中应严格审查档案的保存价值及销毁原因，确保无误后方可批准。销毁方式：档案销毁可采用物理销毁和电子销毁两种方式。物理销毁包括焚烧、打浆等方式；电子销毁可通过专业的数据销毁软件进行操作。无论哪种方式，都应确保销毁彻底，不留痕迹。销毁监督：在档案销毁过程中，应有专门的监督人员对销毁过程进行监督，确保档案销毁的合法性和安全性。销毁完毕后，应制作销毁记录，详细记录销毁的时间、地点、方式及监督人员等信息。注意事项：在档案销毁过程中，应严格遵守相关法律法规及公司制度，确保信息的保密性和安全性。对于涉及公司机密或重要商业信息的档案，应特别重视并严格按照相关规定处理。任何单位和个人不得私自销毁档案，确保档案的安全与完整。1.销毁范围：对于无保存价值的档案，经档案管理部门审核后，可予以销毁。对于无保存价值的档案，经档案管理部门审核后，可予以销毁。销毁范围包括但不限于以下几类档案：重复、多余或无用档案：在档案管理过程中，由于各种原因可能产生重复、多余或无用档案。这些档案长期占据存储空间，不仅浪费资源，还可能对档案管理工作造成不便。经过档案管理部门的审核确认后，可以对其进行销毁。过期档案：对于具有时效性且已过期的档案，如项目完成多年后的相关档案，如果经过评估认定其无保存价值，经档案管理部门审核后可予以销毁。涉及保密信息的废弃档案：在销毁过程中应特别注意涉及公司机密或个人隐私的档案。在确认这些档案不再需要且经过严格的保密处理后，方可进行销毁。档案管理部门负责审核档案是否属于销毁范围，并编制档案销毁清单。销毁后需填写档案销毁记录，记录销毁的时间、地点、方式及参与人员等信息。档案管理部门应严格履行职责，确保档案销毁工作的合法性和合规性。对于不当销毁行为，将依法追究相关责任人的责任。公司相关部门应对档案管理部门的销毁工作进行监督，确保档案销毁工作符合本制度的规定。2.销毁程序：档案销毁前，应进行清点、登记，并报请公司领导批准。销毁时应有两人以上在场，确保档案的安全销毁。档案销毁是一项极为严肃的工作，涉及公司重要信息的处置，必须严格按照规定的程序进行。在档案销毁前，应进行详细的清点，并对每一份档案进行登记，确保无遗漏。此过程不仅是为了确保档案完整性，更是为了后续审查工作的方便。档案销毁的清单和计划需上报给公司领导，经过严格的审核和批准后，方可进行销毁工作。这是为了保障公司高层对档案处置的知情权和决策权，防止重要信息的误销毁或不当处置。通过严格的销毁程序，我们不仅能够有效处理不再需要的档案，还能确保公司机密信息的安全，维护公司的利益。这也是档案管理的重要环节，必须得到足够的重视和执行。七、附则本制度中的所有内容解释权归属于公司档案管理部门。若遇到术语、概念及实施细节等模糊不清的情况，档案管理部门应负起解释和澄清的职责。任何对制度的不理解或歧义，应通过正规渠道提出咨询，并由档案管理部门负责解答。本制度为公司档案管理工作的基本准则，但随公司发展和外部环境的变化，可能会需要进行调整或更新。任何对制度的修改和更新建议，应提交至档案管理部门或公司领导层审议。在评估和决策过程中，我们将广泛征求员工的意见和建议，力求确保制度的合理性和实用性。在制定和实施本制度过程中，可能涉及的法律法规、政策文件等，将作为本制度的补充和参考。员工在遵守本制度的也应关注和理解与之相关的其他文件和规定。所有员工应严格遵守档案管理制度中的保密要求，确保公司档案的安全和保密。对于违反保密规定的行为，公司将依法追究相关责任。本制度自发布之日起执行。对于新入职员工，应在入职培训时学习和了解本制度，并签署遵守承诺。对于已在职员工，公司将以适当方式通知并引导其学习和遵守本制度。本制度作为公司档案管理的基础性文件，具有对内约束和规范员工行为、对外展示公司管理水平的效力。所有员工应严格遵守，对于违反制度的行为，公司将按照相关规定进行处理。1.违反本制度者，将按照公司相关规定进行处理。对于擅自涂改、毁损、丢失档案的行为，公司将视情节轻重，给予警告、罚款、记过等纪律处分。情节严重者，可能构成公司内部或法律上的违法行为，将依法追究其法律责任。对于未经许可擅自借阅、复制档案的行为，将立即收回档案，并对相关责任人进行通报批评，情节严重或造成不良后果的，将依法依规进行处理。对于未按规定程序进行档案借阅、使用、归还的行为，公司将责令其立即改正，并对相关责任人进行教育处理。如因个人疏忽导致档案遗失或损坏，需承担相应责任。对于档案管理人员的失职行为，如未按规定进行档案归档、保管、利用等，将视情况给予警告、调整岗位等处理措施。因失职导致档案损失的，需承担相应经济和法律责任。在处理违反档案管理制度的行为时，公司将遵循公正、公平、公开的原则，确保制度执行的严肃性和公平性。鼓励员工相互监督，共同维护档案管理制度的权威性和有效性。2.本制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，可另行制定补充规定。本制度自发布之日起立即执行，确保各项档案管理措施得到有效实施。为了保障制度的完善与适应性，我们预留了灵活性空间。如在实施过程中遇到特殊情况或制度未尽事宜，我们将根据实际情况及时制定补充规定。这些补充规定将与本制度具有同等效力，以确保档案管理工作的全面、准确和高效进行。公司各部门及员工需严格遵守本制度及任何补充规定，共同维护档案的安全与完整。八、档案管理制度修订与解释当公司战略、业务或外部环境发生变化时，档案管理部门应提出修订档案管理制度的建议。修订建议需经过档案管理委员会审批，确保修订内容与公司整体战略和业务需求保持一致。试行期结束后，档案管理部门应提交正式的修订报告，包括修订内容、试行效果以及可能的问题和解决方案。在执行过程中，如遇到制度未明确规定或存在争议的情况，档案管理委员会将负责解释和裁决。解释和裁决结果将作为制度执行的重要依据，确保制度的统一性和权威性。1.档案管理制度的修订需经公司领导批准，由档案管理部门负责组织实施。为确保公司档案管理制度的及时性和有效性，当需要对档案管理制度进行修订时，必须经过公司领导的批准。这一流程旨在确保修订内容符合公司战略发展方向，且与业务运营保持高度一致。经公司领导批准后，档案管理部门将负责修订内容的组织实施，确保制度变更的顺利执行。档案管理部门将与相关部门紧密合作，确保修订后的制度能够在公司内部得到有效推广和执行，为公司的运营和决策提供有力的支持。2.本制度的解释权归档案管理部门所有。如有争议，应提交公司领导进行裁决。公司档案是公司的重要资产，涉及公司的经营、管理、研发、人事等多个方面。档案管理应遵循统一领导、分级负责、安全保密、方便利用的原则。本制度的解释权归档案管理部门所有。应提交公司领导进行裁决。档案管理部门应确保制度的正确执行，并根据实际情况及时修订和完善制度。档案管理部门负责档案的收集、整理、分类、编目、保管、利用和销毁等工作。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。各部门应及时将产生的档案移交档案管理部门。档案管理部门应按照规定的分类方案和编目规则对档案进行整理，确保档案的系统性和完整性。档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，确保档案的安全。档案的查阅、借用和复印需经过档案管理部门的审批，并严格遵守档案保密规定。档案的销毁应严格按照档案保管期限和销毁程序进行。档案管理部门应编制档案销毁清册，经公司领导批准后执行。销毁档案时，应有两名工作人员在场，确保档案的真实性和完整性。本制度自发布之日起执行。如有未尽事宜，由档案管理部门负责解释。公司领导和各部门应共同遵守本制度，确保档案管理工作的顺利进行。参考资料：为了加强幼儿园档案管理，规范档案管理工作，提高档案管理的质量和效率，特制定本制度。档案应分类管理，分类存档。所有档案应分类管理，按照档案分类的要求，进行分类整理和存档。档案应定期备份，确保安全。所有档案应定期备份，以防止数据丢失和损坏。备份文件应存储在安全的地方，以确保其安全性。档案应定期整理，保持整洁。所有档案应定期整理，去除无用的文件和资料，保持整洁有序的存档环境。档案应妥善保管，防止泄露。所有档案应妥善保管，防止泄露和丢失。对于敏感信息，应采取加密措施，确保其安全性。档案使用需经过授权。使用档案需经过相关负责人授权，未经授权不得随意查阅和使用。档案使用需遵守保密规定。对于敏感信息，需采取保密措施，防止泄露和滥用。档案使用需遵守相关规定。使用档案需遵守相关规定和流程，不得随意更改和破坏档案内容。合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以依法维护单位的权益。合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果有纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。其主要内容包括:档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。依据凭证性，是合同档案最突出也是重要的特点，意思是说依法订立的合同对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，就要承担由此产生的法律后果。由于具有这一作用，在市场经济体制下，合同档案是维护当事人合法权益的最直接、最有效的手段之一。这点特点需要引起广大经营者、管理部门以及档案工作者的重视。合同要对当事人有法律的约束力，其自身必须具备法律规定的许可性，即对于合同本身是否具有法律效力，法律规定了特定的形式，不具备法律所要求的特定形式，该合同就不具有法律效力，视为无效合同。要证明一个合同法律效力的成立，就应当以法律要求的特定形式去加以证明。而在合同档案管理工作中经常发生的“证据灭失”原因正是对合同形式与内容的规范性要求不甚了解，以致在收集、保管过程中缺失了合同档案的若干组成部分，造成合同档案法律效力的部分乃至全部的丧失，导致当事人合法权益受到损害。时效是一个法律术语，指时间在法律上的效力。时间本身就是一种法律事实，能够引起一定的法律后果。《合同法》《民法》等许多相关法律对在合同的要约、承诺、履行以及争议解决各个不同阶段内合同的效力以及当事人各种权力、义务的存在与消灭等均有所规定，可以说时效性特征贯穿于合同始终。合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、