档案、印章管理培训课件

中北集团档案、印章管理办法目录一、印章使用管理制度二、档案存阅管理制度

1、印章管理制度2、印章审批流程3、印章相关表格

印章使用管理制度第一节管理原则

一、印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为规范印章管理和使用，维护公司的利益，制定本办法。二、集团公司总裁授权由总裁办全面负责公司的印章管理工作，包括发放、回收印章，以及监督印章的保管和使用。三、本制度适用于集团本部及所有分公司。印章使用管理制度印章使用管理制度第二节公司印章的刻制

一、公司印章的刻制均须报公司总裁审批。（见附件：表1《印章刻制申请表》）二、法人个人名章、部门章、财务章、合同章，由各公司开具介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经市公安局备案。三、公司各部门的专用章（人事章、部门章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。四、未经公司董事长、总裁批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。第三节印章的保管一、印章的保管最终决定权归集团公司总裁办，由集团公司总裁办根据实际工作进行授权，印章必须由各保管人妥善保管。

二、总裁办授权下放保管的印章，各单位负责人可以自行指定具体保管人选，但无论是否指定他人保管印章，印章保管责任人均由印章下放单位负责人担任。

三、负责印章的保管。印章保管责任人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司总裁办报告。印章使用管理制度

四、负责设立印章使用登记台帐。

五、负责印章使用的审核工作。六、负责制定所保管印章的使用程序。任何人员必须严格依照规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。违反本规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。印章使用管理制度第四节印章的使用

一、集团公司各部门及下属分公司各部门人员需使用印章时，需按要求填写《印章使用审批单》，将其与所需印的文件经其所在部门领导审核签字。二、经部门领导审核后，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。三、印章保管人应对文件内容和印章使用登记表上载明的签署情况予以核对，经核对无误方可盖章。用印人需将用印文件的复印件、扫描件和《印章使用审批单》原件、扫描件交由印章保管人存档备案。

印章使用管理制度

四、在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。五、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。六、用印后该印章使用审批表作为用印凭据由印章保管人留存，每月5日前将上月印章使用登记情况汇总填写《印章使用汇总表》。七、印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《印章使用审批单》，载明事项，经印章保管责任人批准后由两人以上共同携带使用。八、印章的使用决定权不得再次下放。

九、分公司需每月将用章明细上报集团总裁办。印章使用管理制度

第五节印章的移交

印章移交须办理手续，注明移交人、接交人、监交人、移交时间等。需在《印章移交登记表》登记。印章使用管理制度第六节公司印章的停用

一、有下列情况，印章须停用。二、公司名称变动。三、印章使用损坏。

四、印章遗失或被窃，声明作废。

五、印章停用时应及时将停用印章交由印章管理处进行封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。填写《印章停用申请表》。印章使用管理制度印章审批流程印章使用审批流程印章附表\印章使用审批流程.docx

1.印章刻制申请表2.印章使用审批单3.印章使用汇总表4.印章停用申请表5.印章移交登记表

注释：详见附表相关表格印章相关表格

相关表格-印章刻制申请表印章附表\印章刻制申请表-(空表）.docx印章相关表格

相关表格-印章使用审批单印章附表\印章使用审批单(说明版）.docx印章相关表格

相关表格-印章使用汇总表印章附表\印章使用汇总表.xlsx印章相关表格

相关表格-印章停用申请表印章附表\印章停用申请表.docx印章相关表格

相关表格-印章移交登记表印章附表\印章移交登记表.docx

档案管理制度档案相关表格

档案整理示例

档案存阅管理制度

档案存阅管理制度目的为加强集团档案管理，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、立卷、归档等各个环节工作，有效地保护和利用档案，根据中北集团实际情况和有关规定，特制订本管理办法。

档案存阅管理制度试用范围1、本制度适用于中北集团系统内文书档案的管理。2、本集团对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本集团的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录等。4、本集团与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本集团的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

三、职责

档案存阅管理制度公司总裁办各职能部门负责收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、安全、保密等档案工作的各个环节。配合各职能部门制订部门立卷类目，指导、督促和检查各部门文件材料的归档。采取各种措施，确保档案的安全和延长档案的寿命。指导、督促和检查各下属公司文书档案管理工作。负责做好本部门工作活动中形成的合同、具有查考利用价值的文件和材料的整理、立卷及归档移交工作。四、要求归档要求各项管理工作中形成的文件材料，在30天内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。归档的文件材料应齐全、完整、准确。保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。归档的文件材料种数、份以及每份文件的页数均应齐全完整。

档案存阅管理制度档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；数采用档案专用的统一规范样式。档案保管员应按时将档案汇总整理。填写《集团合同登记表》、《集团内部文件归档登记表》、《集团外来文件归档登记表》。分公司需向集团提交备案的档案包括对外签订的正式合同、对外招商（除内铺）的合同等。每年年末档案管理员需将所使用电脑内的所有资料（包括但不限于档案、文字文件、视频文件、音频文件等等）转存到移动硬盘内，而后清空电脑硬盘。以保证档案留存的安全性及电脑的运行速度。移动硬盘由档案管理人员妥善保存。档案存阅管理制度档案存阅管理制度-档案查阅、借阅集团总监级别以上人员借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅密级档案时，由部门经理签字并填写《查阅和借用档案审批表》。查阅利用档案必须在集团内查阅，并于当日归还。档案管理者应及时填写《档案调阅登记表》。档案原件一般不外借，总裁办可以向需要利用者提供复印件；特殊情况必须借用档案原件者，应经部门领导或集团领导签字批准，并经总裁办公室负责人确认，且必须按期归还。查阅利用档案人员要自觉保护好档案，不准撕、折、勾、划、涂抹，违反规定者，将按有关规定处理。定期对本集团库存档案进行鉴定。档案鉴定、销毁，由总裁办会同有关部门进行。鉴定人员必须对所鉴定的档案进行逐卷审查，对其内容价值、保密期限作出鉴定，提出处理意见。需销毁的档案必须编制销毁清册，经有关部门领导和集团领导鉴定批准后，由总裁办具体负责销毁，应有两人负责监销，销毁清册应存档备查。凡属于密级的档案资料必须由总裁批准方可销毁；一般的档案资料，由总裁办负责人批准后方可销毁。

档案存阅管理制度-档案鉴定、销毁

永久保存：公司名册；股东名册；组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权及其它债权凭证；其它经核定须永久保存的文书。十年保存：预算、决算书类；人事档案、会计凭证；事业计划资料；其它经核定须保存10年的文书。档案存阅管理制度-管理期限

1.集团入档登记表2.集团查阅和借用档案审批表3.集团合同登记表4.集团内部文件归档登记表5.集团外来文件归档登记表

注释：详见附表档案存阅管理制度-相关表格

1.集团入档登记表档案存阅管理制度-相关表格档案附表\集团内部归档文件目录.xlsx

2.集团查阅和借用档案审批表档案存阅管理制度-相关表格

3.集团合同登记