基于内部控制智能化的医院内控建设研究

卫生健康行业有鲜明的行业特色，特别是公立医院作为非营利性事业单位，具有业务活动复杂、收支渠道多元、资金规模庞大、资金监管困难等特征，兼备业务活动和经济活动的管理难度；同时，近年来，随着医药卫生体制改革的深化落实，建立现代医院管理制度、考核三级公立医院绩效、取消药品耗材加成、构建新的运行补偿机制等，都对公立医院规范化、精细化管理提出了更高要求。因此，亟需深入推进内部控制建设工作，增强内部控制意识，规范内部经济和业务活动，强化内部权力运行制约。信息技术为医院内部控制建设指明方向，通过构建内部控制智能化平台，可以提升内控效率与质量，为医院经济管理有序开展奠定坚实的基础。基于此，研究基于内部控制智能化的医院内控建设具有一定的现实意义。一、基于内部控制智能化的医院内控建设意义(一)有利于拓展医院内控深度及广度随着内部控制智能化的深入，医院内控智能化平台逐步完善，贯穿预算管理、支出管理、采购管理、资产管理、合同管理、物资管理等；同时，可以做好资金对账、会计核算、财务报表、电子档案等工作，使得整个体系全面智能化，有利于及时发现问题及时调整。传统医院内控，侧重控制内部审核、资产管理、职责分工等方面，相关信息传输不够及时、透明程度不足，容易出现隐患；内部控制智能化，以智能化平台为支撑点全面监控所有风险点，尤其在防范重点风险环节方面发挥着巨大的作用，因此，其内控深度及广度会有明显拓展。(二)有利于提升医院内控成效传统医院内控模式更注重事后监控，很多措施都在事后开展，不仅难以防范，而且可能会造成重大问题，甚至难以挽救。医院实施内部控制智能化，可实现事前、事中、事后全面控制，以药品验收为例，倘若验收记录相关信息不完善，那么就无法录入平台系统，也就意味着从源头上规范了验收环节，可以明显降低人为因素导致的问题，可充分提升内控成效。(三)有利于及时溯源医院内控问题传统医院内控模式下，虽然职责分工较为明确，例如，出纳与会计由不同人员负责，但是人员之间互相勾结的可能性始终存在，也就可能控制财务审计、资产盘点等，不仅会引发相关风险，而且也会导致内控失效。基于内部控制智能化平台，所有业务基于相应授权进行审批、处理，主要由平台系统控制医院预算、收支等环节，可谓环环相扣，即使出现问题，可以通过平台系统快速追溯线索，找到问题所在，并快速解决问题，防止问题变大。二、基于内部控制智能化的医院内控建设策略(一)医院层面基于内部控制智能化的医院内控建设，在实施之前需要打下相关基础，具体可以从以下几个方面入手：1.内控领导小组领导小组是决策机构，对医院内控智能化平台建设与实施全面负责，安排各项实务，包括构建组织制度、审议制度及制定工作计划、实施方案、管理工作报告，以及做好医院内控智能化培训与宣传，让医院内部形成良好的内控氛围，为内控智能化建设以及常态化实施奠定基础。2.内控建设办公室对领导小组的决策机制进行研究，结合医院实际情况，对内控管理制度进行优化与完善，设置关键岗位以及制定相应办法，确保医院内部控制智能化建设能够有序推进。3.内控落实部门负责落实内部控制智能化建设与管理工作，需要定期召开相关会议，对内控智能化建设、实施存在的问题进行研讨并找到解决办法；同时，制定详细、完整的医院内部控制智能化手册，不仅可以规范相关人员的工作，降低人为因素影响，而且可以推进智能化建设。4.内控评价工作组对医院内部控制智能化实施效果进行评价，重点做好风险评估，能够提出针对性风险防范方案，为内控领导小组做出决策提供有价值的参考依据。(二)业务层面医院在进行内部控制智能化建设中，考虑到需要涉及预算管理、收支管理、资金对账、会计核算、财务报表、电子档案等众多方面，可以尝试构建“以全面预算管理为主线”的内部控制智能化平台思路，然后细化到预算管理、收入与支出管理、采购管理、资产管理、合同管理、物资管理等系统，加强医院各业务整合与协同运作力度，可以及时同步与共享医院的“数据流、物资流、资金流、控制流”，将内控贯穿事前、事中、事后。1.预算管理系统“以全面预算管理为主线”的内部控制智能化平台思路(如图1所示)。图1公立医院经济运营管理体系建设思路(图片源于网络)预算管理系统包括编制、执行、核销、分析等流程；同时，预算应与绩效考核挂钩，使其成为指标考核的重要依据，也就可以形成一个完整的闭环管理机制。在该系统的支持下，预算三级编审机制可以实现，即：“业务部门→归口部门→预算委员会”，全科室可以全过程参与预算编制，让预算与业务充分结合，避免传统模式下业务部门未能参与预算而出现的预算不精准、不合理的问题。预算管理系统能够充分实现“无预算不支出、超预算不支出”的管控目标。在内部控制智能化平台中，预算管理系统是核心，平台控制预算流程全面、有效执行，让预算所有数据可溯源，确保编制、审核、分解、下达、执行、调整等各个环节能够规范化进行。此外，预算管理系统会对资金流动与预算指标进行动态追踪与管控，可以及时掌握预算项目执行的实际情况，进而有效避免出现没有按照预算指标执行的情况，能够从源头预防重大预算偏差。最后，将预算系统与会计核算系统等进行业务打通，实现预算控制报销、报销直联支付、支付自动核算等。2.收入与支出管理系统(1)收入管理系统收入管理系统需要结合医院实际收入信息、运营情况进行构建与完善，包括收费标准、住院患者预交金、医疗收费票据、退费环节信息管理、收费系统的校验与核对、医疗收入结算中的报告控制与管理等，确保医疗收入资金能够及时的入账，并通过核算得出医院的净收益。(2)支出管理系统支出管理系统围绕预算管理系统运行，任何开支与预算指标密切相关，也就是医院每一笔支出的前提都会有相应的预算指标作为保障，当某一笔经费额度超出预算可用额度，就必须严格按照内部控制智能化平台规定程序以及结合预算指标限定支出，又或者是基于特殊情况调整预算指标适度增加额度，总之需要确保支出在可控状态之中，避免出现超预算支出或者是不合理预算支出的情况。此外，考虑到医院实际业务的需求，支出管理系统内需要设置多套支出标准，与费用报销环节密切结合，目的是强制控制某些经费申请以及支出；同时，提升经费使用的事前申请、审核、审批等控制力度，让费用控制的关口实现前移，有利于提升资源资金管控效果以及资金使用率。支出管理系统会将支出事项审批流程全面固化与规范，所以整个审批流程的关键信息会做到留痕，可以有效解决经费支出管控力度不足、虚构支出等问题。结合不同费用管控要求，系统设置相应的业务表单，并有着明确的开支标准以及开支范围，不仅能够保障支出审核的准确性以及效率，而且可以帮助工作人员降低人工审核工作量。最后，系统会对每一笔支出信息进行实时跟踪、分析以及处理，可以快速完成会计核算，生成财务报表以及完善电子档案，从而为医院领导层制定决策提供有价值的参考依据。3.采购管理系统内部控制智能化平台中设置采购系统，可以分类管控医院不同采购业务，包括采购计划、申请、实施、支付、验收以及供应商管理，有利于医院采购业务管理效率与质量。具体来讲：首先，采购系统以采购预算、采购计划控制为基本依据生成采购管理体系，系统会严格按照“采购预算→采购计划→采购实施”的基本原则，确保医院所有采购活动与业务密切相关，从而实现“谁的经费申请采购就由谁的指标支付”的目标，能够对专项资金在采购方面资金管控难度较大的问题进行有效解决，一定程度上能够避免资金出现闲置或者是浪费的情况。其次，实现采购集中管理与规范管理。在采购系统的限制下，医院所有采购必须按照系统程序进行申请，让传统内控模式下的线下申请转化成为线上申请，统一由医院物资管理部门按照申请需求生成相应的采购订单、采购项目；同时，采购目录口径必须统一，便于后续规范采购与管理，可为查询与管理各类采购数据提供巨大的便捷性，不会出现数据、格式、目录等不统一而影响业务开展的情况。第三，集中管理供应商。采购系统将供应商信息全部录入，可以动态查询、掌握以及管理供应商实际情况、证照、资质，进而保障相应信息的有效性。同时，实施采购时，按照采购订单、供应商信息等，系统还可以评价管理供应商，可以快速做出最佳选择，保障采购质量。最后，采购系统会结合实际情况自动生产相应的项目台账，并支持按照采购项目、部门、单号等，对采购项目进行追溯、管理，对于监督采购业务非常有利。4.资产管理系统医院内部控制智能化平台中，资产管理系统可以全生命周期管理资产采购入库、卡片登记、变动、折旧、盘点等相关内容。系统借助资产卡片档案，可以全过程跟踪管理与医院有关的资产购入、合同、审批、付款、维修、调入调出、报废、采购验收转固、提取折旧等，整个过程会形成相应的电子档案，包括与资产有关的发票、说明书、资料、文档等。资产管理系统能够对医院各项资产的基本信息、管理信息进行完整记录。与资产有关的活动，例如，资产调拨、处置、维修维保、原值变动等，均需要通过系统在线申请与审批，整个审批流程会有痕迹保留，可以按照资产变动、盘点等各种情况快速生成相应的管理台账，能够充分做到账实相符，从而有效规避资产管控不当、使用不当、维护不当等问题，让资产能够充分发挥价值。此外，资产管理系统可以全过程管理资产盘点，例如，资产盘点计划制定、执行、复查等均可以在线实施与记录，实现移动盘点，可提升盘点成效。5.合同管理系统该系统能够全生命周期管控合同，从签订前到合同支付、变更、归档等，具体包括工程合同、科研合同、一般合同等，可以对不同类型的合同进行统一备案以及管理。系统会依据合同类型实施归口管理，对合同审批程序进行规范，对权责分配进行优化，最大限度保障合同是经过医院相关部门与负责人审批或者是审核过的，可以避免超权限签订合同、合同管理混乱等现象。其中，合同智能监管模块可以全过程跟踪合同执行进度，对合同履行过程中出现的逾期等风险自动预警，从而保障合同付款的及时性、准确性，让合同尽量“不违约”“不冒进”。此外，系统会根据合同数据形成合同电子档案，会记录、展示、统一管理合同流转的全过程信息，为相关工作人员溯源提供便捷，可有效规避因为丢失资料影响合同继续履行、造成合同纠纷等情况的出现。6.物资管理系统该系统涵盖医院各种各样的医疗耗材、办公用品、网络耗材等，需要实现采购、库存、领用、配送、结算全过程管理的目标，达到“以最经济的资金占用率，充分保障物料充分供应”的目标。系统可以对同一种物资构建唯一编码，例如，某一种物资，其需求、采购、库存等均用同一个编码，目的是让物资需求与库存达到匹配，这样呆滞库存的情况会得到改善。基于系统的支持，医院统一管理物资，也就是医院的所有科室会共用该系统，目的是统一物资信息归集口径，可以避免混乱管理出现浪费成本与资源的现象。此外，系统可以设置最低、最高库存限额以及安全库存限额，当超过限额，系统会提醒相关人员进行管理，可以避免物资短缺、物资过多占用成本等现象。同时，系统会结合不同科室的实际情况设置合理的领用金额，目的是规范物资领用，强化医护人员成本意识，特别是对于部分高值计价耗材，