公司公文处理办法

公司公文处理办法第一章总则第一条为保证公司公文处理工作的规范化、制度化和科学化，根据原铁道部印发的《原铁道部公文处理办法》（铁办〔2012〕188号）、《xx铁路局办公室（党委办公室）关于印发<xx铁路局机关公文格式>的通知》（xx铁办办〔2012〕20号），结合公司实际，制定本办法。第二条公司发公文（包括电报和签报，下同）是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法进行公务活动的重要工具。第三条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第五条各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。第六条综合部是公司公文处理的管理和执行机构，同时负责指导各部门的公文处理工作。第七条专兼职公文处理人员应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。公文主要种类第八条公司公文种类主要包括：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通告适用于公布公司范围内应当遵守或者周知的事项。（三）通知适用于发布规章、制度，下达任务，转发上级机关和不相隶属机关的文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项等。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（五）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（六）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（七）批复适用于答复下级单位的请示事项。（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（九）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章公文格式第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标准、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文单位标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章、书籍、报刊名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）印章是公文生效的标志，应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）印发单位为综合部，印发日期以公文付印的日期为准。（十五）会议纪要应在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“抄报”、“分送”、“抄送”标注在公文版记中的主题词之下。（十六）文字从左至右横写、横排。第十条公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求，按有关规定执行。第十一条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。第四章行文规则第十二条根据公司的隶属关系和职权范围，公司公文主要有三种行文关系，即上行文、平行文、下行文。（一）上行文：向上级主管部门及业务司局报送的各类请示、报告、意见等上报文件。（二）平行文：向同级或不相隶属机关、单位呈送的各类文件。（三）下行文：向各部门下发的各类文件。第十三条用公司名义行文的主要内容：（一）向上级主管部门及业务司局请示、报告工作。（二）与路内外有关单位联系工作，商洽问题。（三）转发铁路总公司（原铁道部）及铁路局有关文件，并据此制订、提出具体实施办法。（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。（五）公司内重要的机构变动、人员调整及通报、表彰、奖惩事项。（六）下达和调整各类计划。（七）答复各单位重要的请示事项。（八）其它需要以公司名义行文的事项。第十四条行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的文件坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与发文范围。凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。第十五条公司内各单位之间一般不行文，有事当面商洽解决。公司各部门向公司领导请示工作并需批复的重要事项，以“签报”形式报公司综合部转呈公司领导，一般只送主管组领导，涉及其他部门职权范围内的事项要会签；“签报”不盖章，由部门负责人亲笔签署姓名。第十六条重要的下行文，应同时抄送直接上级主管单位。第十七条以公司名义下发的公文，凡内容涉及其它相关单位的职权范围时，行文前对有关问题必须协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。第十八条各单位不得越级行文。除直接交办的事项外，不得向上级领导个人行文。第十九条“请示”应当一文一事；只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送，但不得同时抄送下级单位；“报告”中不得夹带请示事项。第二十条除直接交办的事项外，各部门原则上不得以本部门名义向局领导和各处室报送“请示”、“意见”和“报告”。第五章发文办理第二十一条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、复核、缮印、用印、分发等程序。第二十二条公司发公文稿应使用统一的公司发文稿纸抄写，并认真填写首页的文件撰制栏目，尤其是文件标题、主题词、主送、抄送、撰稿人及联系电话栏目。第二十三条草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及其他有关规定。符合公司各项规章制度。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明其中文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。第二十四条拟制公司发公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文；会签部门应迅即办理，一个部门最长不应超过1天。如有分歧，主办部门的负责人应当出面组织协调，经协调仍不能取得一致意见时，主办部门列明各方理据、提出建设性意见报公司综合部转呈公司领导协调或裁定。第二十五条公文稿拟出后，主办部门负责人应认真核阅、修改并在“主办部门核稿”处签字后，送交公司综合部。第二十六条公司综合部在将公文送公司领导签发之前，应当认真做好审核工作。未经审核的文稿，不得送领导签发。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否规范，附件是否齐全等。涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应退拟稿人抄清。审核时对内容的重要改动，应与主办单位协商，或提出意见，退拟稿人修改。第二十七条公司上行文由公司总经理签发，重要的或涉及面广的，由主管副经理会签。对其他单位的公文一般由主管副经理签发，涉及重大问题的公文由总经理签发。签发人应对公文的内容进行最后研究和审定，对文稿、格式的每一个方面和细节进行必要的斟酌和修改；签发时，要在文稿上签署全名和具体日期（年月日），字迹清楚。第二十八条经领导人签发的文稿，不得擅自改动；如必须改动，应报经签发人同意。第二十九条公文正式印制前，拟稿人应当对清样进行认真校对后送交综合部进行复核。校对应对清样与文稿的一致性负责。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。第三十条拟制、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。第六章收文办理第三十一条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第三十二条公司建立收文登记制度，由指定人员统一进行登记、分发。没有经过公司综合部签收的公文，应到公司综合部补办登记手续。第三十三条需要办理的公文，文书部门应及时交公司综合部负责人审阅后，送交主管领导批示，并依据批示迅速交有关单位办理。需两个以上部门办理的，应明确主办部门。第三十四条收到需办理的公文后，承办部门要抓紧办理，不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理；一般公文应在3个工作日内办结，最长不应超过5个工作日。当超过办理时限时，主办部门应及时予以说明。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本部门主办的，应迅速退回公司综合部。第三十五条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与之协商，会签；如有分歧，主办部门负责人应出面组织协商，经协商如仍不能取得一致意见，主办部门应当说明各方面理据并提出建设性意见，送公司领导协调或裁定。第三十六条公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，均要经公司综合部登记，不得在阅办者之间直接传递（即横传），以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。第三十七条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第七章公文归档与管理第三十八条公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十九条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第四十条联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。第四十一条公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位印章，视同正式文件妥善保管。第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第四十三条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人以上监销，保证不