第六章 管理信息系统的系统分析

第六章

管理信息系统的系统分析管理信息系统开发步骤系统分析： 分析旧系统，提出新系统“逻辑模型”。“系统分析报告”系统设计： 根据新系统的“逻辑模型”来设计新系统的“物理模型”。 “系统设计说明书”系统实施：

程序编写及调试、系统转换及系统运行与评估等。“系统、程序说明书、用户说明书等”

管理信息系统分析的任务系统分析的任务：在充分认识原信息系统的基础上，通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计，或称逻辑模型设计。逻辑方案不同于物理方案逻辑方案解决“做什么”的问题，是系统分析的任务物理方案解决"怎样做"的问题，是系统设计的任务

本章内容第一节可行性分析和详细调查概述第二节管理业务调查第三节数据流程调查第四节数据字典第五节描述处理逻辑的工具第六节系统化分析第七节研究和确定管理模型第八节提出新系统的逻辑方案第一节可行性分析和详细调查概述一、可行性分析的任务和内容二、可行性分析的报告三、详细调查的目的、原则一、可行性分析的任务和内容可行性分析的任务是明确开发应用项目的必要性和可行性必要性来自实现开发任务的迫切性可行性则取决于实现应用系统的资源和条件可行性分析的内容管理上的可行性技术上的可行性经济上的可行性二、可行性分析的报告内容:（1）系统简述

（2）项目的目标

（3）所需资源、预算和期望效益（4）对项目可行性的结论结论（1）可以立即开发

（2）改进原系统

（3）目前不可行（4）需推迟到某些条件具备以后再进行三、详细调查的目的、原则对象：

现行系统目的 完整掌握现行系统的现状 发现问题和薄弱环节 收集资料 为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备原则 用户参与的原则使用部门的业务人员主管人员设计部门的系统分析人员系统设计人员调查的方法可以采用：（1）召开调查会（2）访问（3）发调查表（4）参加业务实践详细调查主要针对管理业务调查和数据流程调查两部分进行第二节管理业务调查一、组织结构调查二、管理功能调查三、管理业务流程的调查一、组织结构调查组织结构：指的是一个组织（部门、企业、车间、科室等）的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系，通常可以用组织结构图来表示。组织结构调查就是对组织结构与功能进行分析，弄清组织内部的部门划分，以及各部门之间的领导与被领导关系，信息资料的传递关系、物资流动关系与资金流动关系，并了解各部门的工作内容与职责。此外，还应详细了解各级组织存在问题以及对新系统的要求等。

补充：传统企业的组织结构形式直线制组织结构职能式组织结构直线—职能式组织结构事业部制职能结构矩阵结构

直线制组织结构形式

直线制图示：厂长车间主任员工车间主任员工员工员工职能制组织结构形式职能制图示：总经理职能部门职能部门车间车间车间直线职能制组织厂长车间主任车间主任班组长班组长班组长职能科室职能科室职能科室职能科室车间主任职能组职能组事业部制组织结构形式事业部制图示：

总经理

职能部门

职能部门

事业部经理

事业部经理

职能部门

职能部门业务小组业务小组

业务部门业务小组业务小组

业务部门

职能部门

职能部门业务小组业务小组

业务部门业务小组业务小组

业务部门产品部门化（事业部）机构简图区域部门化（事业部）机构简图矩阵式组织厂长职能部门（1）职能部门（2）职能部门（3）职能部门（4）甲产品（项目）办公室乙产品（项目）办公室丙产品（项目）办公室二、管理功能调查为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。所谓功能，指的是完成某项工作的能力。调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。销售系统管理销售计划管理市场预测成品库管理销售合同管理合同有效性审查合同执行情况分析合同登记和变更销售收入核算销售利润核算销售统计分析出入库管理库存统计市场预测市场分析销售核算与统计编制销售计划编制年度销售大纲销售历史资料管理某销售系统的管理功能图三、管理业务流程的调查业务流程图用来描述和了解业务过程。调查管理业务流程时应顺着原系统信息流动的过程逐步进行。管理业务流程调查的内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）。用以描述管理业务流程的图包括：（一）管理业务流程图（二）表格分配图（一）管理业务流程图管理业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的图表。利用它可以找出业务流程中的不合理的流向。

企

业

物

资

管

理

业

务

流

程

图车间库长用料计划供货单位有关部门领料通知库存报表领料单未批准领料单已批准领料单库存帐用料流水账库工缺料通知单采购员入库单崔货单补充订货单提货通知单订货单(合同)有货无货业务流程图常用符号单位人员按以下调查结果画出订货业务流程图采购员从仓库收到缺货通知单后，查阅订货合同单，若已订货，则向供货单位发出催货请求，否则就填写补充订货单交供货单位供货单位发货同时，向采购员发出提货通知单采购员缺货通知单订货合同单催货通知单补充订货单提货通知单供货单位仓库（二）表格分配图表格分配图可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。根据以下业务过程画出发货业务的表格分配图供应部门根据发货计划准备一式四份出库单一份出库单送成品库，并登记库存台帐一份出库单送销售部门，将供货合同执行情况登记入合同帐一份出库单送财会部门作应收款处理，计入应收帐一份留在本部门作为存档资料根据业务过程画出业务流程图审核员负责对产品入库单、出库单进行审核，检查入库单和出库单填写的形式是否符合要求，产品实际入库数量和金额与入库单上填写的数据是否一致，出库单上填写的出库数量是否大于产品实际库存量，不合格的单据分别返回车间和销售科，合格的单据转给记账员，由其登记库存台帐；记账员依据合格的入库单和出库单登记产品出入库台帐，记录每一笔出入业务；统计员根据库存台帐定期分析各种产品每日、每月出入库存数量等综合数据，也可进行库存数据的随机查询等绘制业务流程图基层单位开来领料单给仓库，仓库检查库存情况如果缺货则开具缺货单给采购部门如果正常开具领料单，一联给基层单位存档，二联给财务部存入财务账，三联留下存入仓库账各基层单位开领料单查库存状态开缺货单开领料单基层单位存档财务部仓库帐财务帐正常缺货采购部门领料单领料单缺货通知领料单领料单仓库第三节数据流程调查一、数据流程调查过程中需收集的资料二、数据流程图

管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图，虽然形象的表达了管理中信息的流动和存储过程。但是还是没有完全脱离一些物质要素（如产品、单据等）。一、数据流程调查过程中需收集的资料1、收集原系统全部输入单据（如入库单、收据、凭证）、输出报表和数据存储介质（如账本、清单）的典型格式。2、弄清各环节上的处理方法和计算方法。3、在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度（如每月制作几张）、发生的高峰时间及发生量。4、在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围（指最大值和最小值）。二、数据流程图数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。抽象性：完全舍弃具体的物质，只剩下数据的流动、加工处理和存储。概括性：它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来，形成一个整体。无论是手工操作部分还是计算机处理部分，都可以用它表达出来。外部实体数据流数据存储处理过程数据流程图的符号某企业成品销售管理数据流程图厂办销售统计用户车间入库处理出库处理发货处理合同执行登记销售分配处理合同登记处理合同台帐库存台帐财务科入库单合同统计表合同数据入库数据出库数据发货通知查询查询销售数据出库单出库单合同执行数据详细流程图出库单第一层顶层第二层某企业销售子系统顶层数据流程图关联图用户销售处理订货单发货单某企业销售子系统第二层数据流程图仓库用户订货单存档库存帐财务科订货单发货票D2(订货单)订货单判定订货处理方式P2.1开发货票P2.2开付款通知单P2.3等有货再发货订货单待付款订货单信用手册D3(订货单)D1(订货单)发货票付款通知单发货票教材销售系统该系统的工作流程描述：学生填写购书单如果购书单无效，交回给学生重新填写如果有效，教材销售人员就查询库存记录，确定仓库是否有此书如果书库中有所需教材，则开发票，登记并开领书单，学生凭领书单到书库领书如果书库中该教材脱销，则填写缺书登记表根据缺书登记表，生成一张采购单，由教材采购人员根据采购单采购教材，新教材进库后，将进书单返回给系统。顶层图：第一层图：第二层图：销售子系统第二层图：采购子系统合并后的数据流程图1、根据下面过程画出顶层和一层数据流图某银行存（取）款过程如下：储户将填好的存（取）款单及存折送交分类处理处。分类处理处按三种不同情况分别处理。如果存折不符或存（取）单不合格，则将存折及存（取）单直接退还储户重新填写；如果是存款，则将存款单交存款处理处处理。存款处理处登记底帐后，将存折退还储户；如果是取款，则将存折及取款单交取款处理处处理，该服务台取出底账及现金，记账后将存折与现金退给储户，从而完成存取款过程。储户业务区分处理账目存款处理取款处理存取单存折取款单存折存款单存折存折存折2、根据下面业务过程画出业务流程图和数据流程图车间填写领料单给仓库要求领料，库长根据用料计划审批领料单，未批准的退回车间，已批准的领料单被送到仓库保管员处，由他查阅库存帐。若帐上有货则发领料通知单通知车间前来领料，否则将缺货通知采购人员车间未批准的领料单用料计划库长领料单领料通知单已批准的领料单仓库保管员库存帐缺货通知单采购员车间采购员未批准的领料单领料单用料计划审批领料单已批准的领料单查阅库存帐领料通知库存帐缺货通知单第四节数据字典数据字典的内容

主要是对数据流程图中的六个元素进行具体的定义：

数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储、外部实体数据字典的作用

数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。数据字典的定义数据字典是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体进行定义和描述的工具，也是数据分析和管理工具，同时也是系统设计阶段进行数据库设计的重要依据。数据项又称数据元素，是数据的最小单位在数据字典中，对数据项的定义包括（1）数据项的名称、编号、别名和简述（2）数据项类型和长度（3）数据项的取值范围一、数据项的定义

数据项编号I02-01数据项名称材料编号别名物料编码简述某材料的代码类型及宽度字符型，4位取值范围”0001”-”9999”数据结构描述某些数据项之间的关系一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成例如下表所示订货单就是由三个数据结构组成的数据结构，表中用DS表示数据结构，用I表示数据项二、数据结构的定义

DS03-01：用户订货单DS03-02：订货单标识DS03-03：用户情况DS03-04：配件情况I1：订货单编号I3：用户代码I10：配件代码I2：日期I4：用户名称I11：配件名称

I5：用户地址I12：配件规格I6：用户姓名I13：订货数量I7：电话

I8：开户银行I9：账号

用户订货单的数据结构数据字典中对数据结构的定义包括以下三项：（1）数据结构的名称和编号（2）简述（3）数据结构的组成例：数据结构定义数据结构编号：DS03-01数据结构名称：用户订货单简述：用户所镇用户情况及订货要求等信息数据结构组成：DS03-02+DS03-03+DS03-04数据流由一个或一组固定的数据项或数据结构组成定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等三、数据流的定义例：数据流定义数据流编号：F03-08数据结构名称：领料单简述：车间开出的领料单数据流来源：车间数据流去向：发料处理模块数据流组成：材料编号十材料名称十领用数量十日期十领用单位数据流量：10份／时高峰流量：20份／时（上午9：00－－－－11：00）四、处理逻辑的定义处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。例：处理逻辑定义处理逻辑编号：P02-03处理逻辑名称：计算电费简述：计算应交纳的电费输入的数据流：数据流电费价格，来源于数据存储文件价格表；数据流电量和用户类别，来源于处理逻辑“读电表数字处理”和数据存储“用户文件"处理：根据数据流"用电量"和"用户信息"，检索用户文件，确定该用户类别；再根据已确定的该用户类别，检索数据存储价格表文件，以确定该用户的收费标准，得到单价；用单价和用电量相乘得该用户应交纳的电费输出的数据流：数据流"电费"一是去外部项用户，二是写入数据存储用户电费账目文件处理频率：对每个用户每月处理一次。五、数据存储的定义数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织例：数据存储定义数据存储编号：F03-08数据存储名称：库存账简述：存放配件的库存量和单价数据存储组成：配件编号十配件名称十单价十库存量十备注关键字：配件编号相关联的处理：P02,P03六、外部实体的定义外部实体定义包括：外部实体编号、名称、简述、及有关数据流的输入和输出例：外部实体定义外部实体编号：S03-01外部实体名称：用户简述：购置本单位配件的用户输入的数据流：D03-06,D03-08输出的数据流：D03-01第五节描述处理逻辑的工具一、决策树（又称判断树）二、决策表（又称判断表）三、结构英语表示法下图是一张用于根据用户欠款时间长短和现有库存量情况处理用户订货方案的判断树判断树比较直观，容易理解，但当条件多时，不容易清楚地表达出整个判别过程一、决策树二、决策表决策表是采用表格方式来描述处理逻辑的一种工具采用决策表可以清晰地表达条件、决策规则和应采取的行动之间的逻辑关系。 判定表结构：

条件类别条件组合 操作操作执行决策规则号123456条件欠款时间≤30天YYNNNN欠款时间>100天NNYYNN需求量≤库存量YNYNYN应采取的行动立即发货×先按库存量发货，进货后再补发×先付款,再发货×不发货×要求先付欠款××三、结构英语表示法这是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法。它使用了由“IF”、“THEN”、“ELSE”等词组成的规范化语言下面是处理订货单逻辑过程的结构英语表示法IF欠款时间≤30天

IF需要量≤库存量

THEN立即发货

ELSE

先按库存量发货，进货后再补发ELSEIF欠款时间≤100天

THENIF需求量≤库存量

THEN先付款再发货

ELSE

不发货

ELSE

要求先付款计算基本工资超过６００元的职工工资总额。DOWHILE基本工资≥６００元将其工资加入工资总额ENDDO练习：将下面的判断表改成判断树

组合条件条件和处理12345678条件顾客订额≥1000YYYYNNNN顾客信誉好YYNNYYNN顾客是老顾客YNYNYNYN处理订单设“优先”标志√√√订单设“正常”标志√√√√√顾客订额≥1000^顾客信誉<1000--------------------------------------------------正常处理好------------------------------优先处理不好^顾客是新顾客-------正常处理老顾客-----优先处理第六节系统化分析在对原系统详细调查的基础上进行系统化分析是提出新系统逻辑模型的重要步骤。通过对原有系统的调查分析，找出原系统业务流程和数据流程的不足，提出优化和改进的方法，给出新系统所要采用的信息处理方案。可行性分析管理业务调查数据流程调查组织结构调查管理功能调查业务流程调查数据流程图数据字典处理逻辑的表达概括、抽象具体概括、抽象的数据对象及流程具体的管理业务我们所得到的业务流程、数据流程是否存在不足之处呢？

通过对原有系统的调查和分析，找出原系统业务流程和数据流程的不足，提出优化和改进的方法，给出新系统所要采用的信息处理方案。有必要系统化分析的内容一、分析系统目标二、分析业务流程三、数据的汇总和分析四、分析数据流程五、功能分析和划分子系统六、数据存储分析七、数据查询要求分析八、数据的输入输出分析九、确定新系统的数据处理方式一、分析系统目标根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察对项目的可行性和必要性进行重新考虑根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。二、分析业务流程分析原有系统中存在的问题，以对现有业务流程进行重组，产生新的更为合理的业务流程。

业务流程分析过程包括以下内容：1、对原有流程进行分析2、优化业务流程3、确定新的业务流程4、确定新系统的人机界面三、数据的汇总和分析1、数据分类

—系统的输入数据类（主要是报上来的报表）

—系统的输出数据类（主要是各种台帐和文档）

—本系统产生的数据类（主要指系统运行中生成的报表）2、数据整理

—确定数据编码、长度、取值范围，数据来源及来源的来源3、数据分析（1）数据的正确性分析——U/C矩阵（2）数据的属性分析（2）数据的属性分析数据的静态特性分析数据的类型（字符型、日期型、数据型等）数据的长度（位数、小数位数）数据的取值范围（最大值、最小值）数据发生的业务量（每天发生几笔）数据的动态特性分析数据的动态特性分析（1）固定值属性………………存放在主文件中

—数据值基本上固定不变。

—如，成本系统中的定额材料消耗量，工资系统中的职工姓名和应得工资等（2）固定个体变动属性…存放在周转文件中

—对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性。

—如，工资系统中，电费扣款一项，被扣款人员变动不大，但每人被扣电费则每月发生变化。（3）随机变动属性……………存放在处理文件中

—个体是随机出现的，值也是变动的。

—如，工资系统中的病事假扣款。职工代码姓名部门基本工资电费病事假扣款1001李小明01500.0020.001002周英杰01400.0015.0080.001003刘一波02350.0012.001004吴关新0155018.001005赵子英0160026.0012.00属性名属性的值固定值属性固定个体变动属性随机变动属性四、分析数据流程与业务流程的改进和优化相对应，数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容。 数据流程分析的内容包括：1、分析原有的数据流程2、优化数据流程3、确定新的数据流程4、新系统的人机界面为了实现系统目标，系统必须具备一定的功能。功能就是做某项工作的能力。目标A功能B功能……G功能B1功能B2功能B3功能使用U/C矩阵在系统规划阶段进行五、功能分析和划分子系统学院综合管理教学教务管理党务管理后勤管理教师管理学生党务管理教师党务管理团组织管理六、数据存储分析数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作分析用户要求，也就是调查清楚用户希望从MIS中得到哪些有用信息通过综合抽象，用适当的工具（如E－R图等）进行描述因为这是从用户角度看到的数据库，所以称之为数据库的概念模型七、数据查询要求分析通过调查和分析，将用户需要查询的问题列出清单。用户可能查询的问题X产品已完成计划的百分之几？X课题组已花费了多少研究费用？八、数据的输入输出分析分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题。分析各种输出报表的目的和适用范围。九、确定新系统的数据处理方式成批处理方式

-按一定时间间隔把数据积累成批后一次输入到计算机进行处理。固定周期的数据处理需要大量的来自不同方面的数据的综合处理需要在一段时间内累积数据后才能进行的数据处理没有通信设备而无法采用联机实时处理的情况联机处理方式

-面向处理，数据直接从数据源输入中央处理机进行处理，由计算机即时做出回答，将处理结果直接传给用户。需要反应迅速的数据处理负荷易产生波动的数据处理数据收集费用较高的数据处理第七节研究和确定管理模型在系统分析中，可以根据业务和数据流程的分析结果，针对每个管理过程信息处理特点，找出相应的管理模型，使管理信息系统更充分运用现代管理科学的成果管理模型的种类有：综合计划模型生产计划管理模型库存管理模型财务成本管理模型统计分析与预测模型等第八节

提出新系统的逻辑方案逻辑方案是系统分析阶段的最终成果，是新系统开发中要采用的管理模型和信息处理方法，是今后进行系统设计和实施的依据。逻辑方案的内容新系统的业务流程新系统的数据流程新系统的逻辑结构新系统中数据资源的分布新系统中的管理模型系统分析报告系统分析报告的内容系统分析报告的格式系统分析报告的审议新系统逻辑方案的建立是：对业务流程分析整理的结果对数据和数据流分析整理的结果子系统划分的结果在具体业务处理中应建立的管理模型和管理方法对新系统相配套的管理制度和运行体制建立的建议最后写出系统分析报告1.系统概述要求对系统的情况做一高度概括的描述，应该简要说明系统的目标、系统与外部实体之间的物质以及信息的交换关系、系统结构、系统的工作过程和性质、基本经济指标、业务功能等系统分析报告内容

2.新系统目标系统的总目标是什么？系统的目标树、系统拟采用什么样的开发策略和开发方法，人力、资金以及计划进度的安排，系统实现后各部分应达到什么样的功能，某些指标预期达到什么样的程度，新系统中新增的功能等。要注意各项指标应条理清楚，而且应尽量给出数量指标3.原系统的运行状况

以业务流程图、数据流程图和数据字典等为工具，详细描述原系统的信息处理和信息流动情况，对各主要环节的业务处理量、总的数据存储量、处理速度要求、主要查询和处理方式、现有的各种技术手段等，都应做一个扼要的说明。对建议修改的子系统、业务处理过程、某一数据存储等应加以详细的说明1.5.4MIS的结构4.新系统的逻辑方案新系统拟定的业务流程及业务处理方式新系统拟定的分析优化后的数据流程，以及计算机系统将完成的工作部分新系统在各个业务处理环节拟采用的管理方法、算法和模型与新系统相配套的管理制度和运行体制的建立系统开发资源预算与时间进度估计系统分析报告格式

一：引言部分（名称，开发目标，主要功能，开发背景等）二：现行系统概况

A．现行系统现状详细调查说明包括组织机构图，系统目标、功能一览表、业务流程图、业务流量以及存在的薄弱环节，数据，主要算法等。

B．现行系统分析：用户需求及主要存在的问题等。三：新系统逻辑方案

1：新系统目标（要求具体）；

2：新系统逻辑模型（数据流程图、数据字典、实体关系图)3：新系统功能分析（改进，补充，优越之处）；

4：新系统在各个处理环节上采用的管理方法、模型；

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