《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》（铁总档史〔2018〕29号）

铁总档史〔2018〕29号现将《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》印发中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法第一条为进一步加强铁路建设项目档案的规范化管理，确保建设项目档案完整、准确、系统、规范和安全，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规，结合铁路建设管理特点和档案工作实际，制定本办第二条本办法所称铁路建设项目档案(以下简称项目档案)是指经过鉴定、整理并归档的铁路建设项目文件。铁路建设项目文件(以下简称项目文件)是铁路建设项目在建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。第三条本办法适用于中国铁路总公司(以下简称总公司)及所属企业作为项目法人的新建、改建、扩建铁路建设项目和铁路总公司及所属企业控股的合资铁路建设项目。各铁路局集团公司或合资铁路公司受项目法人委托承建非总公司控股的铁路建设项目时，应按照项目法人的要求规范管理项目档案。第四条项目档案工作应融入项目建设，与建设管理同步，纳入项目建设计划、管理程序、合同管理和岗位责任制。项目文件的收集、整理、归档和项目档案移交要与项目立项、建设、竣工验收同步进行。第五条建设单位应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化管理，积极采用信息化手段实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。第六条项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，保证其具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能，满足项目建设管理和运输、经营、维护等工作在证据、责任和信息等方面的需要。第七条项目档案管理必须严格执行国家、铁路行业保密工作法律法规和总公司的保密工作制度、工作纪律等相关要求。第二章组织职责第八条项目档案工作实行统一领导、分级管理的原则。总公司负责统一组织领导管理铁路建设项目档案工作；各铁路局集团公司负责管内项目档案工作的日常管理，并协助做好总公司管理项目的档案业务指导。建设单位承担项目档案工作的主体责任，对项目档案工作负总责；设计、施工、监理等参建单位是项目档案的形成主体，对本单位形成的项目档案质量负责。建立以建设单位档案管理机构为核心，各业务部门、参建单位为基础的项目档案管理网络和沟通协调机制，并确定相应的工作责任。第九条铁路局集团公司应组织档案管理部门，提前介入局管项目及铁路公司所管项目的档案管理工作。工作职责为：(一)项目开工前配合建设单位组织项目档案专业培训班，对建设单位及参建单位档案管理人员就项目文件形成、收集及预立卷方法等工作进行培训。(二)施工过程中，对建设单位和参建单位形成的项目文件进行现场检查指导，解决形成过程中出现的问题。(三)初步验收前指导做好整理立卷工作，组织对项目文件进行检查，及时消除存在问题。(四)初步验收后，指导建设单位做好项目档案归档移交及正式验收的准备工作。第十条建设单位工作职责：(一)总体职责。1.贯彻落实国家和总公司有关项目档案工作的法律、法规和标准、规范。2.在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，应设立专门条款或补充协议，明确参建单位项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查责任。3.建立项目档案工作制度体系。制定、完善项目文件管理和档案管理办法或实施细则，并组织协调本单位各部门和参建单位实施。建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形—7—成、积累、归档及项目档案的移交、保管、利用等情况进行考4.指导参建单位规范开展档案工作，项目开工前制定项目档案工作方案，对参建单位进行项目文件管理和归档交底，履行内部监督检查职能。5.按有关规定及时提出验收申请，进行项目档案登记，做好项目档案验收的准备和整改工作。6.组织协调参建单位向有关单位移交档案。(二)建设单位档案部门职责：1.监督、指导建设单位各部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作，审查参建单位制定的针对该项目的文件管理和归档制度、规范。2.组织项目管理相关人员和档案人员开展档案业务培训。3.建设单位档案人员应参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查、各阶段竣工验收。审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。4.负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。(三)建设单位其他部门职责：1.对工程技术文件的规范性提出要求，对参建单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。2.对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。3.机构和人员变动时，应及时清点交接项目文件，办理交接手续。第十一条从事铁路项目建设的勘察设计、施工、监理等参建单位档案工作职责：(一)建立符合建设单位要求的文件管理制度和规范，报建设单位确认。(二)负责所承担工程的文件收集、整理和归档工作。(三)对所承担工程项目文件的完整性、准确性、有效性、规范性负责。(四)监理单位负责审核所监理工程归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性。(五)按建设单位的要求，配合做好档案验收工作。第十二条加强项目档案经费保证和档案人员培训。(一)项目档案工作经费应纳入项目预算管理，建设单位及参建单位要为项目档案工作的开展提供满足需要的经费，配备相应的设施设备，保证必要的工作条件。(二)档案人员应经过档案专业培训，并具备一定的项目管理和工程技术相关专业知识，在项目建设期间应保持人员相对稳第十三条从事铁路项目建设的建设、勘察设计、施工、监理单位应明确项目档案工作的分管领导，明确与建设项目相适应 的档案管理机构，配备满足项目档案工作需要的档案人员。建设单位应督促各参建单位建立健全项目档案工作制度体系，落实项目档案工作职责，加强对项目档案工作的监督检查。第十四条建设单位应将项目文件是否齐全、完整、准确等要求纳入合同考核约束条款，作为对参建单位末次验工计价或拨付款项的条件之一。第三章收集整理第十五条项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全。项目归档文件的收集、整理工作要与项目建设同步进行。第十六条建设单位应在项目开工前遵循相关法律法规、规章制度和标准规范，建立覆盖项目各类文件、档案的管理制度和业务规范。明确项目文件的管理流程、编制程序、编制要求和格式(模板)、分类编号、归档范围、保管期限和归档要求等。竣工图要明确编制程序、编制要求、审查流程和责任等。照片和音视频文件要明确编制程序、摄录主体、阶段、内容、范围、节点、部位、技术参数、归档要求等。在项目建设期间加强对参建单位的检查、业务指导，确保项目文件收集齐全、整理规范。第十七条建设单位依据《铁路建设项目文件归档范围和保管期限表》(详见附件1),结合项目建设内容、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表。第十八条项目文件在办理完毕后，应及时收集，并实行预立卷制度。归档的项目文件应为原件，因故使用复制件归档时，应加盖复制件提供单位公章或档案证明章，确保与原件一致无误。已实施电子施工日志、隐蔽工程影像资料等信息化管理的建设项目应按照总公司有关要求办理。第十九条项目文件应由文件形成单位或部门整理，整理内容包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等。第二十条项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理，便于保管和利用。整理工作要符合《铁路建设项目档案整理要求》(详见附件2)。第四章归档移交第二十一条项目前期文件在工作(活动)结束后及时归档。管理性文件一般按年度归档，同一事由产生的跨年度文件应在办结年度归档。勘察设计、施工、监理等文件应在工程完工后及时归档，建设周期长的项目可分阶段归档。验收文件在静态验收、动态验收、初步验收、安全评估、国家验收通过后及时归档。会计资料按《中国铁路总公司会计档案管理实施办法》的要求及时归档。第二十二条建设单位各部门形成的文件组卷完毕，经部门负责人审查合格后，向建设单位档案部门归档；施工文件组卷完毕经施工单位自查后，依次由监理部门、建设单位工程管理部门、档案部门进行审查；监理文件和第三方检测文件组卷完毕并自查后，依次由建设单位工程管理部门和档案部门进行审查。每个审查环节均应形成记录和整改闭环。第二十三条项目文件归档时，归档单位(部门)应编制交接清册(含交接手续、档案质量、案卷目录),交接双方清点无误后，办理归档移交手续。第二十四条项目档案的归属与流向应满足铁路运营维护、安全保管和有效利用的需要。(一)凡是在大中城市规划区范围内的重点建设项目，应按照国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》、建设部《城市建设档案管理规定》,向所在地城市建设档案馆移交相关项目档案。(二)铁路大、中型建设项目应向军委后勤保障部运输投送局、省军区、武警总部(队)移交所需要的项目档案。(三)按委托运营协议向委托运营及设备维管单位移交所需要的项目档案。(四)按照总公司档案进馆范围向总公司移交。(五)按照约定向出资方移交所需要的项目档案。第二十五条建设单位派出的工程建设指挥部，在项目竣工后，应将项目档案移交建设单位档案部门。第二十六条项目档案编制两套以上的应区分正副本。正本为应归档项目文件的原件，交项目建设单位，建设单位应保存项目的全套档案。第五章项目档案管理第二十七条建设单位档案部门应依据项目档案分类方案，对全部项目档案进行统一汇总整理和排列上架。记录工程部位的音像档案，宜与该单位工程的纸质档案统一编号，与其他音像档案集中存放保管。第二十八条建设单位应参考《全宗卷规范》的规定，建立项目档案管理卷，包括项目概况、项目文件收集整理情况、项目档案管理情况等，记录、反映项目档案管理历史情况。第二十九条项目档案保管期限分为永久、30年、10年。建设单位应依据《铁路建设项目文件归档范围和保管期限表》对档案进行价值鉴定，确定保管期限。同一案卷内有不同保管期限的文件时，保管期限应从长。第三十条建设单位及参建单位应为项目档案的安全保管提供必要的设施设备，确保档案安全。档案库房应符合防火、防盗、防水、防潮、防高温、防紫外线照射、防尘、防有害生物(霉、虫、鼠等)的要求。第三十一条建设单位档案部门应建立档案库房管理和档案利用制度，对利用的范围、对象、审批等做出规定，加强日常库房管理，确保档案实体安全和信息安全。第三十二条建设单位档案部门应对档案接收、保管、利用等情况进行统计并建立统计台账。第六章项目电子文件归档与电子档案管理第三十三条项目档案管理应积极采用信息技术强化管理。项目电子文件归档，电子档案管理和项目档案数字化应符合国家及行业有关标准规范要求。第三十四条项目电子文件归档范围应参照纸质项目文件归档范围并结合项目实际确定。项目电子档案分类应参照纸质档案进行分类。第三十五条项目电子文件形成部门负责电子文件的归档工作，负责对完成整理的项目电子文件信息包进行鉴定和检查，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体文件内容的一致性等。档案部门负责电子文件归档的指导、协调和电子档案接收、保管、利用等工作。第三十六条项目电子文件归档一般采用物理归档。在纸质项目文件归档时采取在线归档或离线归档的方式向档案部门移交经过整理的项目电子文件，并在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致，且二者应建立关联。第三十七条建设单位可通过档案管理系统管理项目全部电子档案。接入内部网的项目档案信息管理系统，应通过有效技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护，防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事件发生。项目电子档案保存实行备份制度。第三十八条建设单位可根据实际情况，对项目档案进行数字化。委托第三方进行数字化加工的建设项目，委托单位应与数字化加工单位签订保密协议，明确保密要求、责任和失泄密的处罚措施。采取建立安防系统、加强数字化存储设备管理和数字化人员管理等措施，确保档案信息安全。第三十九条参建单位采用电子签名等技术手段时，电子签名资格的注册和认证应当符合《中华人民共和国电子签名法》的规定，并经建设单位认可。第七章项目档案验收第四十条项目档案验收是铁路建设项目申请国家验收的前提条件。项目档案验收分初步验收和正式验收两个阶段。第四十一条项目档案初步验收由项目静态验收组织单位负责，与项目静态验收同步进行。项目档案初步验收应具备以下条(一)项目基本建成，满足静态验收的相关条件；(二)项目文件基本收集齐全，整理立卷。第四十二条项目档案正式验收前，建设单位应组织参建单位根据档案工作的相关要求，对项目档案进行全面自检，并整改完善，确认满足以下条件后，按规定向验收组织单位提出验收申(一)项目通过初步验收并投入初期运营；(二)项目档案通过初步验收并完成问题整改；(三)完成项目文件的收集、整理、归档，实现项目档案的集中统一管理。第四十三条项目档案正式验收申请报告的主要内容包括：(一)项目建设及项目档案管理概况；(二)保证项目档案的完整、准确、系统、规范和安全所采取的管理、控制措施；(三)项目文件(含电子文件)形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；(四)档案在项目建设、管理、初期运营中的作用；(五)存在的问题及解决措施。第四十四条建设单位应在项目档案正式验收前准备以下材(一)档案管理规章制度、业务规范；(二)档案业务指导(会议、交底、培训、检查、验收等)工作记录；(三)档案分类编号方案；(四)档案统计台账、移交清册、案卷目录；(五)项目单位工程划分表；(六)招投标清单、合同清单、主要设备清单和变更设计台(七)档案利用情况及成果；(八)档案初步验收意见及存在问题整改情况；(九)监理单位对档案质量的审核情况和结论的汇总。第八章附则第四十五条总公司将铁路公司档案管理工作纳入铁路公司年度建设管理考核，由总公司档案管理部门提出初审意见。铁路局集团公司应将项目管理机构档案管理工作纳入项目管理机构年度考核。第四十六条本办法由总公司档案史志中心负责解释。第四十七条本办法自发布之日起施行。前发文件与本办法不一致的，以本办法为准。附件：1.铁路建设项目文件归档范围和保管期限表2.铁路建设项目档案整理要求附件1铁路建设项目文件归档范围和保管期限表序号归档文件范围保管期限备注一、预可行性研究阶段1项目建议书及批复文件永久2项目评估、论证文件，咨询文件永久3项目审批、核准及补充文件永久4计划任务书审批文件永久5预可行性研究文件永久二、可行性研究阶段1可行性研究报告及批复文件永久2环境影响报告书及批复文件永久3水土保持方案报告书及批复文件永久4节能报告书及批复文件永久5防洪影响评估报告书及批复文件永久6通航论证报告书及批复文件永久7地震安全性评估报告书及批复文件永久8文物保护影响评估报告书及批复文件永久9地质灾害危险性评估报告及批复文件永久压覆重要矿床评估报告及批复文件永久使用林地可行性报告及批复文件永久—18—序号归档文件范围保管期限备注海域使用报告、海洋环境评价及批复文件永久消防设计文件及批复文件永久职业病预评价报告及审核文件，职业病防护设施文件及审查文件永久社会稳定风险评估报告及批复30年可行性研究设计图纸永久三、初步设计阶段(一)勘察、测绘、监理文件1初步设计报告及批复文件永久2勘察大纲永久3勘察报告永久4初测文件永久5定测文件永久6技术设计审查报告永久7初步设计鉴修文件永久8勘察监理文件9初步设计图纸永久(二)征地拆迁文件1建设项目选址意见书及批复文件永久2建设用地预审资料及审批文件永久3实物评估报告、资金补偿、决算及项目验收文件永久—19—序号归档文件范围保管期限备注4征用土地申请、批准文件，征用土地协议、土地划拨、置换批准文件，红线图永久5建设用地(规划)许可证、国有土地使用证、海域(海岛)使用证、林地使用证书、不动产权证永久6拆迁方案、拆迁评估报告、拆迁补偿协议永久7征地拆迁现场操作记录永久8施工用地图纸、资料永久9压覆矿产资源补偿协议及备案文件永久第三方审价报告(含基础文件)永久征地拆迁管理台帐永久建设用地竣工图永久勘测定界成果图(宗地图)永久国有建设用地划拨决定书永久国有土地管理清册永久文物发掘报告或进场许可证书永久临时用地租用协议资料30年移民安置、资金管理、监理、验收等文件永久建协表、地验表永久审计文件永久建设前原始地貌、征地拆迁、移民安置音像文件永久四、施工设计阶段(施工图、咨询、变更) 序号归档文件范围保管期限备注1施工图及文件永久2技术设计图及文件永久3标准图及通用图永久4变更设计文件及联系单永久5咨询文件30年6施工图审查文件永久7关键技术实验永久8技术秘密材料、专利文件永久9特种设备设计文件30年音像文件(立项过程、原地貌、勘察设计、变更设计)永久五、施工竣工阶段(一)建设单位内部管理文件1管理机构文件2管理制度文件(二)招投标及合同管理文件1招标计划及批复文件(含甲供物资)30年2招标公告永久3资格预审文件、资格预审评审报告永久4资格后审申请、批准文件和评审报告永久5招标文件及答疑补疑文件永久6开标记录文件30年序号归档文件范围保管期限备注7评标人员签字表、报价表、评价记录、评标纪律、评标办法和评标细则、评审意见、打分表、汇总表、评标报告永久8评标结果公示文件30年9中标候选人行贿犯罪记录查询30年中标候选人失信被执行人查询30年中标通知书永久中标单位资格预审申请文件和投标书(设计、施工、监理、咨询、物资、设备)永久招投标情况书面报告30年合同审查、联签文件永久合同变更、解除及纠纷处理文件永久合同文本永久合同管理台帐、合同履约评价文件30年未中标的资格预审申请文件和投标文件项目审计完成)可作资料保存(三)计划与投资管理文件1年度计划永久2季度施工建议计划30年3月度投资统计报表30年4年度投资统计报表永久5投资估算文件 序号归档文件范围保管期限备注6投资估算审查修改文件7设计概算永久8鉴修概算永久9施工图预算永久分标段执行预算永久甲供物资价款文件永久验工计价文件永久清理概算文件永久财务计划与执行永久投资管理台帐永久竣工决算文件永久固定资产移交清单(台账)及相关文件永久(四)工程管理文件1施工技术调查文件永久2指导性施工组织设计30年3项目核准备案文件永久4建设项目开工报告、附件及批复文件永久5建设项目规划审批文件及规划许可证永久6设计技术交底30年7燃气工程设计文件永久8地方行政管理机构核批意见(交通、通讯、防疫等)永久—23—序号归档文件范围保管期限备注9施工许可证永久土地命名、更名批准文件(标准地名证书)永久全线控制桩、水准点交接文件永久全线控制测量方案永久线路贯通测量文件永久CPⅢ控制测量网建网文件永久沉降变形观测与评估报告永久系统集成与接口管理文件过渡期配合比设计文件及启用通知30年运营里程上报及批复文件永久线路允许速度上报及批复文件永久(五)水土保持和环境保护管理文件1水土保持监测文件永久2水土保护检查整改文件30年3水土保持评估文件永久4环境保护监测文件永久5环境保护检查整改文件30年6环境保护评估文件永久(六)安全质量管理和监督文件1质量安全控制文件30年2质量安全事故文件永久 序号归档文件范围保管期限备注3质量安全检查通报及整改回复文件30年4专项整治检查通报及整改回复文件30年5专项检查通报及整改回复文件6材料、设备、基础工程、隧道、钢结构等第三方检测文件30年7质量安全监督申报文件及审批文件永久8建设工程质量安全监督备案文件永久9质量安全监督实施文件永久质量安全监督及整改回复文件永久质量安全监督检查处罚及整改回复文件永久质量安全监督报告永久工程竣工复检意见书及复检结果报告永久(七)竣工验收文件1验收基础文件全线平、纵断面缩图永久全线竣工表、册永久上跨立交桥验收移交文件永久代建、改扩建、还建验收移交文件永久水土保持、环境保护设施验收文件永久劳动、安全、卫生、节能、消防设施、档案验收文件永久工程审计文件永久序号归档文件范围保管期限备注工程总结永久2静态验收文件验收申请永久验收通知永久静态验收设计情况报告永久各专业静态验收报告永久各专业静态验收遗留问题整改情况30年静态验收报告永久静态验收专家组审查意见永久遗留问题整改情况3动态验收文件联调联试和运行试验申请永久联调联试及动态检测大纲永久运行试验大纲永久联调联试及运行试验大纲的批复永久联调联试和运行试验通知30年动态检测报告永久运行试验报告永久动态验收报告永久动态验收专家评审意见永久遗留问题整改情况—26—序号归档文件范围保管期限备注4初步验收文件初步验收申请永久初步验收电报永久初步验收报告永久质量监督报告永久遗留问题整改情况30年5安全评估报告安全评估申请永久安全评估电报永久各专业安全评估报告永久安全评估报告永久安全评估专家评审意见永久遗留问题整改情况30年初期运营电报永久6高速铁路开通达标评定文件各专业达标评定结果永久开通达标评定总结报告永久发现问题整改情况永久7国家(正式)验收文件正式验收申请永久验收电报永久—27—序号归档文件范围保管期限备注各专业验收意见永久验收委员会验收意见永久遗留问题整改情况30年竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久音像文件(原地貌、方案论证、施工组织、安全质量控制、大型活动、检查验收等全过永久8项目评优报奖文件申报文件、批准文件及证书永久(八)施工文件1标段文件施工组织机构、主要人员变更报告及批复永久实施性施工组织设计及批复30年合同标段开工报告、附件及批复永久精密网、控制桩交桩文件及复测记录永久设计技术交底、图纸会审及回复意见永久现场安全质量检查记录建交表永久竣工数量汇总表永久质量安全问题或事故整改回复永久分包单位资质文件永久—28—序号归档文件范围保管期限备注单位工程划分表永久主要进场物资、施工机械、设备文件30年曲线表、坡度表、断链表、断高表永久电报、通知、会议纪要及相关文件30年线路平面竣工图永久线路纵断面竣工图永久线路平纵断面缩图永久竣工报告永久验收申请永久工程总结永久2单位工程文件施工组织机构、主要人员变更报告及批复永久特殊工种上岗审核文件30年施工组织设计及批复永久开工报告、附件及批复永久施工图现场核对文件现场施工技术交底专项技术、施工工艺和现场施工作业指导书现场质量安全管理检查记录分包单位资质、合同及管理文件主要进场物资、机械、设备文件序号归档文件范围保管期限备注各专业施工过程工艺性试验文件首件评估、上道审查文件30年新技术、新材料、新工艺、新设备应用文件30年超前地质预报文件30年设计变更、联系单及台帐永久交桩和复测文件永久施工控制测量文件和评估文件永久施工放样测量文件永久CPⅢ轨道控制网、复测文件及评估验收文件永久结构变形监测与控制文件永久沉降变形观测与评估文件永久竣工测量文件永久工程试验实施方案文件永久原材料、构件、设备出厂证明、质量鉴定、复检单及原材料使用跟踪台帐永久配合比设计文件永久工程试验报告、见证取样记录永久第三方检测文件(资质及检测报告等)永久施工记录30年自检记录30年互检、交接检记录30年隐蔽工程验收记录永久 序号归档文件范围保管期限备注电气设备、光电缆施工检查记录30年电气设备现场安装调试记录30年设备开箱验收记录设备安装调试质量验收文件30年物资设备使用调配台帐事故处理报告，缺陷处理文件永久竣工报告永久施工小结永久铁验表永久竣工数量汇总表永久检验批施工质量验收记录表永久分项工程施工质量验收记录表永久分部工程施工质量验收记录表永久单位工程实体质量控制记录表永久单位工程实体质量和主要功能核查记录表永久单位工程观感质量检查记录表永久单位工程质量验收记录表永久工程质量评估报告永久竣工图纸永久施工日志永久—31—序号归档文件范围保管期限备注音像文件(原地貌、隐蔽工程、安全质量控制、检查验收、竣工工程实体、大型活动等施工全过程)永久(九)监理文件1监理组织机构文件、主要人员更换申请和批复文件(含监理实验室人员)永久2监理规划永久3监理实施细则及批复30年4监理旁站方案30年5监理日志30年6监理月报30年7监理年报30年8监理例会文件永久9监理工作总结永久工程质量评估报告永久监理工程师通知单及回复单、监理工作联系单30年工程停(复)工令30年旁站监理记录永久见证、平行检查文件永久测量复核文件永久工程延期报告及审批文件30年索赔申请报告及审批文件30年 序号归档文件范围保管期限备注监理工作音像文件(安全质量控制、旁站、取样、平行检查、验收等)永久(十)信息系统文件1设计开发文件需求调研计划、需求分析、需求规格说明书、需求评审30年设计开发方案、概要设计及评审、详细设计及评审文件数据库结构设计，编码计划，代码编写规范，模块开发文件信息资源规划，数据库设计，应用支撑平台，应用系统设计，网络设计、处理和存储系统设计，安全系统设计，终端、备份、运维系统设计文件30年信息系统标准规范10年2实施文件实施计划、方案及批复文件、源代码及说明、代码修改文件、网络系统、二次开发支持文件、接口设计说明书30年程序员开发手册、用户使用手册、系统维护手册30年安装文件，系统上线保障方案、测试方案及评审意见、测试记录、报告，试运行方案、报告30年3信息安全评估、系统开发总结、验收交接清单、验收证书30年(十一)设备文件—33—序号归档文件范围保管期限备注1甲供物资设备采购计划永久2设备厂家资质认证、平台代码文件永久3设备采购、监造委托书及相关文件永久4设备及零部件招投标、合同及质量承诺等履约文件永久5涉外设备制造厂家信息核验文件永久6保密协议及相关文件永久7设备及零部件采购要件说明(备忘录)永久8设备及零部件制造任务书、设计说明、工艺说明、技术说明、实施细则、商检文件、海关文件永久9设备及零部件明细、台账、图纸(图样)、质量证明文件、安装及使用说明、维护保养手册永久设备及零部件变更文件、缺陷处理文件、索赔文件永久设备及零部件质量保证书、交接验收文件永久设备及零部件装箱单、开箱记录确认文件30年设备安装、试运行、调试记录等文件永久特种设备生产安装维修许可、监督检验证明、安全监察文件永久设备及零部件现场质量检查、鉴定及验收记录文件永久设备监制、监察、监督报告、总结及相关文件永久—34—序号归档文件范围保管期限备注设备运行使用、检修维护文件永久(十二)科研文件1科研项目立项文件，科研项目计划、任务书、批准文件永久2科研项目合同、协议、纪要等相关文件永久3科研项目研究方案、计划、调查研究、开题报告永久4试验方案、记录、图表、数据、照片、音像永久5实验计算、分析报告、阶段报告永久6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书30年7实验实施细则、操作规程、事故分析报告30年8技术评审、考察报告、研究报告、结题验收报告，会议文件永久9成果申报、鉴定、获奖及推广应用材料永久获得的专利、著作权等知识产权文件永久铁路建设项目档案整理要求一、组卷原则(一)遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持项目文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理，便于保管和利用。(二)项目文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求。(三)竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，施工里程已变更为竣工后的统一里程，真实反映项目竣工时的实际情二、组卷方法(一)项目档案管理卷按照内容—时间进行组卷。卷内文件材料排列顺序为：项目概况、项目单位工程划分表、招投标清单、合同清单、主要设备清单、变更设计台帐、档案业务监督指导工作记录、参建单位归档情况、监理单位对档案质量的审核情况和结论、项目归档文件总目录、项目档案移交清册、档案安全检查记录、档案统计台账等。(二)项目立项审批、管理等公文形式的文件应按照《铁路归档文件整理规范》的要求以件为单位进行整理，按年度归档。编制建设项目归档文件总目录，归入项目档案管理卷。(三)项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间组卷，其中招标投标、合同文件按照招标的标段、合同组卷，未中标单位的投标文件单独组卷。(四)初步设计阶段按照勘察文件和设计文件分别组卷。勘察、初步设计、工程咨询文件按照内容进行组卷。(五)施工设计阶段按专业组卷；变更设计及联系单先区分I、Ⅱ类变更，再按专业、时间进行组卷。(六)监理文件，以监理标段为单位，监理管理文件按照问题、时间组卷。施工监理文件按专业、单位工程组卷。(七)竣工验收文件按照静态验收、动态验收、初步验收、安全评估、国家验收分别组卷。(八)科研文件按项目或课题组卷。(九)设备仪器文件按设备台、套组卷。设备随机文件单独组卷。(十)项目建设形成的会计资料按《中国铁路总公司会计档案管理实施办法》执行。(十一)实物档案按件进行整理。(十二)施工文件各专业组卷要求。施工文件在组卷时首先区分专业，再按《铁路工程施工质量验收标准》和《高速铁路工程施工质量验收标准》划分的单位工程、分部工程、分项工程、检验批组卷。1.综合专业反映各标段总体情况，按内容—时间组卷。包括标段的开工报告、施工组织设计、工程总结、工程竣工验收文件、各专业单位工程汇总表、标段工程竣工数量汇总表等。2.线路专业按线路综合、轨道工程、线路其它三个部分组卷，其中轨道工程按正线轨道和站场轨道两部分组卷。线路综合包含路基、轨道、附属、配套等工程的结点和交集的内容。3.路基专业按路基及路基附属两个部分组卷，卷内文件自下而上分层顺序排列。4.桥梁专业按座组卷。每座桥梁按墩台排序，每个墩台再按桥基础、承台、墩台身、墩台帽、架梁、桥面系等自下而上顺序排列。梁预制、轨道板、声屏障单独组卷。小桥单位工程的综合性文件集中放入第一卷。复线桥错位时，如基础分开，文件应分左右线分开组卷。桥面系和架梁由铺架单位施工时，由铺架单位组卷后交线下施工单位。5.涵洞专业按座组卷。单位工程的综合性文件集中放入第一卷。6.隧道专业按座组卷，按工序顺序排列。斜井、平行导坑、竖井或独立明洞(或棚洞)单独组卷。长隧道和特长隧道在施工标段内，按工序顺序排列组卷。隧道施工采用盾构TBM施工方式的按起止里程组卷，盾构设备采购安装、调试单独组卷，管片制作由厂家单独组卷。7.站场专业按站场路基、站场道路、站场构筑物等分别组 卷。8.机务、车辆、动车专业按土建和动力机械设备安装分别组卷。9.通信专业按光电缆线路、通信站、站场通信、区间通信、无线通信、车站客运管理信息系统、三电迁改等分别组卷。通信专用塔单独组卷。10.信号专业按区间信号、站场信号、驼峰信号、调度集中(CTC)、调度指挥管理信息系统、信号微机监测系统、三电迁改等分别组卷。11.电力专业按变电所、配电所、区间电力、站场电力、电源线路、电力远动系统安装工程、三电迁改分别组卷。12.电气化专业按区间接触网工程、站场接触网工程、三电迁改分别组卷，牵引变电按变电所、分区所、开闭所分别组卷。13.信息专业按系统组卷。14.给排水专业应区分给水、排水，按水井、泵房、水塔、给水管道等分别组卷。15.房建专业按座组卷。区间红外线机房、清扫房等使用同一套图纸的功能性房屋可按区间集中组卷。16.环境保护与水土保持专业按施工过程组卷。17.地亩(铁路用地)专业依据《铁路建设项目竣工建设用地验收交接办法》组卷，按统一里程前后顺序排列，难以按里程顺序排列的，可按站序或时间先后排列。 18.专用线按专业组卷。19.施工文件组卷时需要注意的问题：(1)按照运营维管单位维修管辖区段组卷。(2)各标段内使用的原材料、构配件、成品、设备仪器、材料出厂合格证及复试报告等，单位工程专用的，与该单位工程施工文件一同组卷。标段内各单位工程共用的，单独组卷放在该标段综合专业，各单位工程编制一览表，注明原件位置。三、卷内文件的排列(一)卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；复文在前，来文在后。(二)施工文件单位工程卷内文件的排列：1.单位工程开工报告(含批复及附件)2.施工方案(施组)、作业指导书及技术交底3.单位工程竣工验收申请报告和验收报告4.施工小结5.单位工程竣工数量表6.单位工程原材料台账(主要建材、机械、设备、成品、半成品)7.变更设计及相关文件8.单位工程质量验收文件(《单位工程质量验收记录》《单位工程质量控制资料核查记录》《单位工程实体质量和主要功能核查记录》《单位工程观感质量检查资料》)及专项验收记录9.工程测量资料(数量较多时可单独组卷)10.施工过程记录及附件11.隐蔽工程检查记录及图片12.原材料、成品、半成品出厂合格证、质量证明及试验、测试、检测报告13.施工过程各种试验、测试、检测报告14.分部、分项质量验收记录及检验批15.鉴定报告、排污、取水水质鉴定报告等16.施工日志(单独组卷)17.竣工图(按单位工程图号排列)(三)信息系统文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列。(四)监理管理文件按照类别内容、时间顺序排列。旁站记录按单位工程排列、见证及平行等试验文件按类别、时间排列。(五)验收文件按工作程序排列。(六)科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列。(七)设备仪器文件按照质量证明、开箱验收、安装调试、检测试验、随机文件、运行维护等阶段或工作程序排列。四、案卷编目(一)卷内项目文件页号编写1.案卷内项目文件编写页号以有效内容的页面为一页。2.印刷成册已有连续页号的文件为一件，不再重新编写页号，但页数累加。3.卷内目录、卷内备考表不编写页号。4.单面书写的文件页号编写在文件正面右上角，双面书写的文件页号分别编写在文件的正面右上角、背面左上角的空白位置。5.图纸的页号编写在图标右上方。(二)案卷封面编制案卷封面包括卷盒封面和软封面，案卷封面式样见附图一。1.案卷题名：应简明、准确地揭示案卷的基本内容，主要包括项目名称、单位工程名称、卷内主要文件内容及文件类型。项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符。2.施工里程：施工设计时采用的里程，一般以DK表示。3.竣工里程：建设项目竣工后统一丈量的里程，一般以K表示。4.立卷单位：负责组卷的部门或单位。5.起止日期：卷内文件形成的起止日期(到月)。6.保管期限：保管期限分为永久、30年、10年。7.密级：卷内文件的最高密级。8.档案号：包括种类代码、分类代码、属类代码和案卷流水号。参见档案号编写。(三)案卷脊背编制—42—案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见附图二，填写方法参照案卷封面填写。(四)卷内目录编制卷内目录应排列在卷内文件首页，式样见附图三，装订在软封面内。1.序号：应依次标注卷内文件排列顺序。2.文件编号：应填写文件文号或图纸编号。3.责任者：应填写文件形成者或第一责任者。4.文件题名：应填写文件全称；文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。5.日期：应填写文件形成的时间——年、月、日。6.页号：填写每份文件首页标注的页号，最后一份文件标注起止页号。7.备注：可根据实际填写需注明的事项。(五)卷内备考表编制卷内备考表应标明卷内全部文件的总页数，不同载体文件的数量，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。备考表排列在卷内全部文件之后，装订在软封面内；也可直接印制在卷盒内底面。卷内备考表式样见附图四。1.立卷人：由立卷责任者签名。2.立卷日期：完成立卷的时间。3.检查人：检查人应为部门或项目技术负责人。 4.检查日期：填写案卷质量审核的日期。5.互见号：填写反映同一内容不同载体的档案号，并注明其载体类型。6.档案号：填写方法同案卷封面一致。(六)案卷目录编制案卷目录按专业分别进行编制，式样见附图五。1.序号：填写案卷的顺序号。2.档案号、案卷题名、保管期限：与案卷封面要求一致。3.案卷页数：案卷内全部文件、图纸的页数之和。4.备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。5.保管期限：填写方法同案卷封面一致。(七)档案底图(电子图)目录编制档案底图(电子图)目录式样见附图六。1.项目名称：应填写建设项目的完整名称。2.档案号：填写方法同案卷封面一致。3.题名：拟写底图或光盘内容。4.数量：填写光盘、底图的张数。5.备注：填写需要说明的事项。(八)移交清册编制移交清册式样见附图七。1.项目名称：应填写建设项目的完整名称。2.本册共计：填写本册移交清册的总页数。3.移交单位：填写移交单位全称或规范化简称并加盖公章。4.接收单位：填写接收单位全称或规范化简称并