事业单位电子档案的应用研究分析

在事业单位档案管理工作运行过程中传统的纸质档案已无法满足事业单位的运行需求，结合信息化现代科研技术优化现有的档案管理工作，可有效提升事业单位的档案管理质量。使事业单位的档案管理工作形成与时俱进的发展形势，加强现代化的科学管理技术研究，将现代化的信息技术进行合理的融合与调节，实现信息技术与事业单位档案管理之间的密切合作。改变传统的管理过程中所存在的问题，有效提升的管理质量与工作效率，为事业单位的创新改革服务质量起到较强的推动作用。一、事业单位开展电子档案信息化管理的背景说明在事业单位运行过程中的人事任命相关部门都有着较强的规定，因此在其发展过程中对于档案的重视程度愈发严格，在现阶段我国事业单位档案管理工作较为混乱的态势之下，对现有的档案管理工作进行信息化的创新改革，结合大数据时代背景的信息技术更新优势，对现有的档案信息管理工作进行信息技术的合理融入，有效提升档案管理工作质量。事业单位档案管理过程中因受各种环境因素的影响导致档案管理工作中存在着诸多问题，相较于其他相同性质的单位，信息化整合发展更新较为缓慢。事业单位的档案管理部门应掌握更多的信息化处理手段，不断完善事业单位内部的软硬件系统，开展各部门之间的网络信息共享平台对其进行相应的优化改革。与此同时，建立事业单位的信息局域网可通过相关覆盖网络加强各部门之间的有效合作质量，以此提升档案管理工作的效率与创新改革速度。二、事业单位档案管理过程中所存在的问题（一）电子档案真实性保障性能较为薄弱在事业单位运行过程中运用电子档案的信息管理技术，可有效提升电子档案的运行质量，但在实际运行过程中由于电子档案存储于计算机或电子媒介当中，可以对其进行任意组合的编辑，及时通过反复的修正也无法留下特殊的标记，导致电子档案材料的原始性与真实性无法得到完整的保障。加之众多档案材料在过程中缺少完整的印章或对档案的真伪鉴别造成了较大的困扰，在收纳过程中缺少完整的印章或签名，为后期的档案真伪鉴别工作带来了较大的难度，因此真实性完整性、原始性等多项综合性能无法得到完整的保障，进而对事业单位的电子档案管理工作造成了较大的影响。（二）缺少专业性的电子档案信息管理人才专业性的电子档案信息管理人才可有效提升事业单位电子档案管理质量，在事业单位运行过程中应开展对其专业管理人才的扩充以及培，养结合现有事业单位运行过程中所存在的诸多问题发现，缺少高层次的档案管理专项人才严重影响了事业单位的电子档案管理质量。因此为确保电子档案的信息技术的完整性，应快速解决管理人员匮乏问题，改善现有档案管理知识不足以及确实系统化培训相关工作严重不足现象，减少对档案管理工作水平的影响，进而推动系统化与信息化的科学档案管理工作[1]。除此之外，信息化和系统化的管理工作在现有的事业单位电子档案运行管理过程中无法得到完整的体现，由于专业程度的不足导致事业单位档案电子管理工作的效率受到较大影响。与此同时，档案管理工作现有的管理人才缺少相应的知识技能提升培训，目前我国档案电子管理过程中，大多数以极少数的专业人员身兼数职的形式开展管理工作，容易出现专注力不足而导致的系统化管理问题不利于档案电子管理创新发展。（三）缺少完善的电子档案管理制度目前为止，在我国事业单位电子档案信息管理过程中，由于缺少完善的电子档案管理相关制度，进而导致管理过程中出现诸多问题，从信息的收集、存储以及后续的调阅等多方面进行科学管理，有效提升档案管理的质量。现有的档案管理过程中，电子档案业务开展时间相对较短，由于缺少专业型的智能人才以及在档案管理过程中对于档案的管理标准和后期的调阅制度并未对其进行统一的完整规划，进而导致档案电子信息的真实性和原始性受到了较大的影响。在电子档案信息管理过程中，电子档案的使用权限应对其进行科学的审核管理，由于不同级别与权限的管理人员均可通过自身的密码账号登录到管理体系当中，无法保证电子档案信息的安全性，结合拷贝者对拷贝文件的需求将现有的电子档案信息进行科学管理，运用相关的电子权限与级别才可查阅的针对性管理制度，进而提升档案管理工作的时效性，确保档案信息的完整性。三、事业单位电子档案应用研究措施（一）强化电子档案信息管理体系提升电子档案的真实性电子档案的信息管理应结合电子信息智能技术，对现有的计算机存储档案信息进行合理的组合编辑，在编辑过程中存留相应的标记，以便为后续的文件查找工作提供良好的空间，因此在电子文档真实性难以保障的基础上，对现有的文件收纳过程进行具体细化，完善现有的电子档案资料收集环节，确保所收纳的电子档案拥有完整的印章及签名，为后续的真伪鉴别减少不必要的困扰，促进电子档案信息管理的真实性完整性以及原始性。在此基础上包括纸质档案以及图片等相关档案对其进行统一的信息收集、处理以及加工，实现对档案信息的合理保存。结合新形势时代背景之下档案信息管理的创新观念，应保持与时俱进、发展创新的原则，对事业单位的电子信息档案管理工作进行创新优化改革，实现数字化信息化的创新要求，发挥电子档案的最大利益。与此同时加强档案管理工作的资金投入进而提升管理效率，为后续的调阅工作提供良好的基础及条件。不断完善事业单位的电子信息技术满足档案管理需求、强化单位的软硬件设施、加大对电子档案管理的资金投入、添置相应数量的电子配套产品，建立符合事业单位运行发展的局域网，进而形成集成化的统一管理网络，确保电子档案正常运行及以及所存储的信息安全。（二）丰富事业单位档案管理人才队伍电子档案的管理运用关键在于人才，因此在事业单位运行发展过程中，未实现电子档案的创新改革需对现有的人才架构进行深度分析，不断培养现有的专业型人才为其搭建符合事业单位档案管理创新发展的相关知识技能培训平台。并在此基础上向外扩招专业性的技术人才，按照专业的运行思路开拓多元化的创新发展途径，运用多渠道引进专业技术人才填补现有的事业单位电子档案管理缺失。将目光放置在高校档案管理、计算机管理等相关专业，引进大量的创造型、复合型专业人才，为档案管理工作提供完善的人才技术支撑。除此之外，在人才储备过程中也应改善现有的待遇制度，使专业人员获得相应的报酬，稳定现有的事业单位档案管理人员队伍，由于事业单位的档案管理人员队伍流动性相对较大，因此应对其产生的原因进行深度分析，从政治、待遇、工作、生活等多方面关心档案管理人员的实际需求，适当提升相关待遇，使得档案管理人员在舒心的工作环境之下完成档案管理工作，为事业单位的档案管理发展做出积极的贡献。（三）创设符合事业单位电子档案信息管理的优化制度全面加强事业单位电子信息档案管理的创新发展，是落实我国档案工作优化创新的重要举措，因此在实际运行过程中为增强档案信息管理工作的完善性与先进性，需对现有的管理制度进行优化更新，可创设符合事业单位档案信息管理的创新改革管理体系，加强法律法规的落实力度，以及制度的考核监管力度。在事业单位运行过程中由于自身结构内的各项制度过于复杂，因此需对现有的制度进行简单梳理淘汰陈旧不适用的管理措施，将大数据时代背景下电子信息的创新优化发展技术融入电子档案的管理工作当中，完善现有的管理制度。在制度执行过程中需秉承坚持不懈的创新原则，避免半途而废的情况发生，由于电子档案的信息管理缺少相应的制度，导致现有的档案管理过程中存在着较大的问题。因此为顺应国家的创新发展趋势，切实落实国家的相关法律法规，应加强现有工作人员对电子档案真实性安全性的管理意识培训，有效解决信息化管理工作中所存在的诸多问题，为电子档案的创新改革提供良好的科学技术支撑，与此同时加强对制度落实的监督力度，有效保证但管理工作的安全实施[2]。（四）顺应时代发展，融入云存储与备份功能在大数据时代背景之下，作为行政事业单位的档案电子信息管理工作，应结合现代信息技术的云存储与备份功能对其进行不断地开拓创新，将原有的纸质档案资料进行合理保存，运用现代化信息技术将其转化为电子数据，实现电子档案的合理存储。在此过程中派专人对转化工作进行针对性的讲解与审核，提升机械设备扫描质量，将传统的纸质档案管理资料成功转化为电子数据，进而形成数字化创新改革的发展模式。利用现有的现代信息技术中云存储以及备份功能，有效节约数字化档案信息资料的空间占比，进而为事业单位电子档案的信息资料完整性提供了良好的发展空间，有效保障事业单位档案数据信息资料的真实性，为事业单位的长期运行奠定坚实有力的基础。除此之外，加强对档案信息的泄密风险防控，切实解决电子档案信息的安全性，加强档案管理人员的相关安全意识，明确自身的工作任务，帮助档案管理人员树立正确的岗位责任感，养成恪尽职守、认真负责、精益求精的工作作风，加强对电子档案信息的监管力度。在信息存储过程中应对其进行合理的防护，定期对现有的存储设备进行优化升级，确保档案电子信息的安全性，减少病毒与黑客入侵对现有档案电子信息资料的破坏概率，实现电子档案信息存储传输等过程的安全性，加强电子文件的操作流程管理