公文的基本写作与方法市公开课一等奖省赛课微课金奖课件

公文基本写作与方法2008年8月13日1/49培训目标：在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联络事务、工作决议等，发挥着越来越主要作用，公文写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。本讲经过对公文概念，惯用公文写作讲解使大家了解公文基本特点和普通格式，掌握惯用公文写作方法及其改变，提升日常公文写作能力。2/49培训内容：1、公文概念2、公文拟写步骤与方法3、惯用公文写作4、公文范例赏析3/49一、公文概念什么是公文？所谓公文，它是公务文书简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按要求格式制作书面材料。公文种类主要包含：命令、议案、决定、公告、通告、通报、汇报、请示、批复、意见、函、会议纪要。在各类企业中，所指公文普通为商务公文，主要分为介绍汇报、请示、会议纪要、工作计划关键点、企业及产品介绍、信函、讲话稿、可行性汇报、工作总结、市场调查汇报、说明等4/49二、公文拟写步骤与方法

公文拟写步骤与方法大致同普通文章写作方式相同，不过因为公文在性质、作用上及其写作要求上不一样，拟写时也有一些需要尤其注意问题。5/49公文拟写通常按以下步骤进行：1、明确发文主旨任何一份公文都是依据工作中实际需要来拟写。所以，在动笔之前，首先要搞清楚发文主旨，即发文主题与目标，包含以下几项内容：6/49（1）文件中心内容是什么？比如相关工作改进，主要提出当前情况怎样？存在哪些问题，处理方式、需帮助事项；再如请求事项，拟请上级机关回复或处理问题等。（2）依据文件内容，准备采取什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题汇报还是写情况简报；针对工作需要或者落实上（下）级来文所反应问题，是写一个指示或复函，还是一个带要求性质通知等。（3）明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向相关单位推广、介绍经验；是给领导、相关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。（4）明确发文详细要求。比如，是要求对方了解，还是要求对方回复，是供收文机关落实执行，还是参考执行、研究参考、征求意见等。7/49总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，详细要到达什么目标，只有对这些问题做到心中有数，才能落笔起草。8/492、搜集相关资料，进行调查研究发文目标和主题明确之后，就能够围绕这个主题搜集材料和进行一定调查研究。当然，这也要依据详细情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。比如，拟写一份简短通知、请示，普通来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就能够提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行详细分析和归纳；如拟订篇幅较长文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作意见等等，往往都需要搜集相关材料和进行深入调查研究工作。

9/49怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是搜集和阅读相关文字材料；二是到实际当中搜集活材料。比如，要草拟本部门年度工作计划，首先需要查阅去年工作计划及工作总结，研究本部门今年所面临形势，今年中心任务、上级业务部门要求等。10/49总之，搜集材料及调查研究，是一个酝酿过程，是为了掌握全方面、大量素材了解问题各个方面，然后经过分析思索产生一个认识飞跃。11/493、拟出提要，安排结构在搜集材料基础上，草拟出一个写作提要。提要是所要拟写文件内容关键点，把它主要框架勾画出来，方便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽可能防止中途返工。12/49提要详略，能够依据文件详细情况和个人习惯、写作熟练程度而定。篇幅不长文件，能够大致安排一下文件结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思写等等。篇幅较长、比较主要文件，往往需要拟出比较详细提要，包含文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题题目和关键点及使用什么详细材料说明等。提要文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅提要除外。13/49拟写提要是一个很主要构思过程，文件基本观点，能够召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提要日益完善。由两人以上分工合写文件，更需要共同研究写作提要，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾现象。14/494、落笔起草、拟写正文结构安排好后，要按照要求所列次序，开宗明义、紧紧围绕主题、拟写正文。写作中注意两点：15/49（1）观点要鲜明，用材要得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。利用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。假如观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文意图，尤其是情况汇报、工作汇报等等。16/49（2）语句要简练，交代要清楚。拟写文件既要尽可能节约用字、缩短篇幅、简练通顺，又要注意交代问题清楚明了。17/495、重复检验，认真修改初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过重复修改，写文件也一样，尤其是主要文件，往往要经过几稿才能经过。在修改文章中需要把握几个问题18/49（1）主题修改。看主题是否明确，主题叙述是否集中，主题挖掘是否深刻。（2）于观点修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表示有没有问题。（3）关于材料修改。材料是文件基础，有了正确观点，还要经过适当材料表现出来。（4）关于结构修改。修改文件结构，包含文件总体结构修正，使全文愈加严谨。（5）关于语言精练。主要是修改不通顺语句，不规范字及标点符号。修改工作要做到认真仔细，必须有足够耐心和精益求精精神。19/49三、几个惯用公文写作（一）请示（二）汇报（三）会议纪要（四）总结20/49（一）请示

请示是下级向上级请求决断、指示或同意事项所使用呈批性公文。1、请示特点（1）含有针对性。只有本单位权限范围内无法决定重大事项，如主要决定、主要决议、人事安排，试验室建设、经费实用，学生实习等问题，以及在工作中碰到新问题、新情况或克服不了困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或回复、同意。因而“请示”含有很强针对性。（2）含有呈批性。请示是有针对性上行文，上级领导对于呈报请示事项，不论同意是否，都必须给予明确“批复”回文。（3）含有单一性。请示应一文一事，普通只写一个受文领导，即使需要同时呈送其它领导，也只能用抄送形式。（4）含有时效性。请示是针对本单位当前工作中出现情况和问题，求得上级单位指示、同意公文，如能及时发出，就会使问题得以及时处理。21/492、请示分类依据内容、性质不一样，请示分为以下三种：（1）请求指示性请示。（2）请求同意性请示。（3）请求批转性请示。22/493、请示结构、内容和写法请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分格式、内容和写法以下23/49：（1）首部。主要包含标题和主送机关两个项目内容。标题。请示标题普通有两种书写方式：一个是有发文机关名称、事由和文种组成。如《***系关于********请示》；另一个是由事和文种组成，如《关于*******请示》受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。（2）正文，其结构普通由开头、主体、结语组成。开头。主要交代请示理由。主体。主要说明请示事项，它是向上级机关提出详细请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。结语。另起一段，其习惯用语有“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门给予执行”。（3）尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。24/493、请示应注意问题（1）一文一事标准。（2）材料真实，不要为得到领导同意而虚构情况。（3）理由充分，请示事项明确。（4）语气平实、恳切，以引发上级重视。25/49（二）汇报汇报是下级向上级汇报工作、反应情况、提出意见或提议、回复问询陈说性上行公文。“汇报”是陈说性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要表示方式.“汇报”是行政公文中上行文种，撰写“汇报”目标就是为了让上级掌握本单位情况，了解本单位工作情况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决议提供依据。“下情上达”是制发汇报目标。所以汇报内容要求以摆事实为主，要客观反应详细情况，不要过多采取议论和说明，表示方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。26/491、汇报特点：（1）汇报目标为了向上级汇报工作、情况、提议、回复等，它不直接请求上级机关正面回答汇报中问题，所以不带请示事项，这是它与请示主要区分之一。27/49（2）汇报中普通不提提议或意见。假如确实需要在某一领域或一些部门落实汇报中提出提议或意见，可提议上级机关批转到相关部门落实执行，汇报一经同意，便作为批转文件附件下发，其权威性依赖或从属于批转机关。28/49（3）汇报在内容上不像“请示”那样有“一文一事”要求，它可在一件公文中综合汇报几件事情，层次结构比较复杂。29/49（4）汇报广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联络一个主要形式。向上级及时汇报工作、反应问题、提出提议，也是下级机关必须推行一项工作制度。30/492、汇报种类汇报从种类与内容上分主要有：汇报性汇报、回复性汇报、呈报性汇报、例行工作汇报。31/49（1）汇报写法汇报结构普通由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几个汇报写法32/49汇报性汇报汇报性汇报主要是下级向上级汇报工作、反应情况汇报，普通分为两类：33/49综合汇报。这种汇报是本单位工作到一定阶段，就工作全方面情况向上级写汇报性汇报。其内容大致包含工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作意见或提议。这种汇报特点全方面、概括、精练。34/49专题汇报。这种汇报是针对某项工作中某个问题，向上级所写汇报性汇报。35/49回复性汇报。这种汇报是针对上级或管理层所提出问题或一些要求而写出汇报。这种汇报要求问什么答什么，不包括问询以外问题或情况。36/49呈报性汇报。呈报性汇报主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报一个汇报。普通是一两句话说明报送文件或物件依据或目标以及与文件、物件相关事宜。

37/49例行工作汇报。例行工作汇报是下级向上级，因工作需要定时向上级所写汇报。如教学工作汇报、学生管理工作汇报、财务汇报、费用支出汇报等。38/49（三）会议纪要会议纪要是一个记载、传达会议情况及议定事项纪实性公文。它用于董事会、院务会、党委会，处室系召开工作会议、座谈会、研讨会等主要会议。39/49会议纪要经过记载会议基本情况、会议结果、会议议定事项，综合概括反应会议精神，方便使与会者统一认识，会后全方面如实进行传达组织开展工作依据。同时“会议纪要”是能够多向行文，含有上报、下达以及同级单位进行交流作用。40/491、会议纪要写法会议纪要普通由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分写作要求以下：41/49（1）首部。这部分主要项目是标题。有会议纪要首部还有成文时间等项目内容。会议纪要标题通常是由会议名称和文种组成。如《中国地质大学长城学院院务会会议纪要》（2）正文。会议纪要正文结构由序言、主体两部分组成。序言。首先概括交代会议名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要结果。主体。它是会议机要关键内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议基本精神，尤其是会议形成决定、决议准确表示清楚。对于会议上有争议问题和不一样意见，必须如实给予反应。

（3）尾部。包含署名和成文时间两项内容。42/49三、总结总结是单位或个人对过去一个时期内实践活动作出系统回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作事务性文书。43/49(一)总结种类从性质、时间、形式等角度可划分出不一样类型总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全方面总结，它是对某一时期各项工作全方面回顾和检验，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专题总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质评定及汇报、回顾、小结等都具总结性质。44/49(二)总结写法1、标题(1)文件式标题普通由单位名称、时限、内容、文种名称组成。例：《中国地质大学长城学院年度党委工作总结》。(2)文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提醒作用。例专题总结《我们是怎样实施教学与科研相结合》。（2）双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：《著名教授上讲台教书育人放异彩——大学德育工作总结》。45/49正文（1）序言。普通介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开