首创集团办公室工作职能及岗位职责说明样本

首创集团办公室工作职能及岗位职责阐明（送审稿）一、工作职能概述（一）重要会议、重大活动组织服务管理职能1．负责集团董事会、集团总经理办公会、集团工作会议及集团关于专项会议议题程序准备、资料准备、会议告知、会议记录以及会议决策、纪要起草、印制和分发。2．负责集团重大活动方案制定、重大活动告知、筹办、协调和组织以及后勤服务；负责集团重大活动影像制作、文字记载以及信息宣传等。（二）综合协调管理职能1．依照集团领导授权，办公室牵头组织集团关于部门、关于单位开展专项工作，解决、解决专项问题。2．依照集团部门、单位邀约，办公室牵头邀请关于部门、关于单位开展某项工作，解决、解决某个问题。3．依照集团董事会、总经理办公会、集团工作会议决定、决策和集团领导同志专项批示，对集团各部门、各单位关于工作进度状况、贯彻状况进行询问、督查、反馈。4．配合集团战略规划部对集团各项规章制度执行状况进行监督检查，环绕关于问题开展专项调研，为改进公司工作和管理提出建议或方案。5．负责集团与市委市政府关于部门、社会关于部门、单位事务联系与解决。（三）文秘和档案管理职能1．负责董事长、董事、总经理、副总经理寻常工作安排，并协助集团领导对内对外事务联系、接待。依照领导意图、批示或授权解决关于事务。2．负责集团领导交办及办公室需要文字材料起草、印制。3．负责集团工作动态、简报、年报所需信息收集、整顿，并编攥、印发。4．负责集团大事记编攥、印制及保管。5．制定集团公文制作和文献管理办法并组织实行。负责集团系统、上级及关于单位各种文献、资料领取、接受、传阅、转递、上报。负责集团各部门各单位以集团名义向上级及关于部门、单位报送文献文字把关、校对以及文献类型、文号、主题词拟定。负责集团系统文秘工作指引检查和对集团系统文秘人员业务培训。6．制定集团文书档案管理规定并组织实行。负责集团各类文献、合同、合同、意向书、责任书、文字资料及声像资料归档、保管。负责集团系统文书档案管理工作指引、检查，组织集团系统档案管理达标升级工作。负责集团系统文书档案人员业务培训。7．制定集团保密工作规定，检查、指引集团系统保密工作，负责集团总部机要文献管理，负责集团系统失密事件调查解决。8．制定集团总部印章、证件、证信管理办法并实行，负责集团营业执照、机构代码证书年检和使用管理。9．负责集团总部前台接待服务，涉及总机服务及集团总部传真服务。10．负责与集团参加协会、学会寻常联系及详细工作事项。（四）信访、排查调处管理职能1．制定集团信访工作条例，健全完善集团系统信访工作组织体系，检查、指引集团系统各单位信访工作。负责集团总部信访、电话访、网上访和集体来访协调接待解决；负责人大代表、政协委员专项提案、工作建议协调解决和答复；负责集团系统信访干部业务培训。2．制定集团排查调处工作规定，健全完善集团系统排查调处工作组织体系，检查指引集团系统排查调处工作。定期排查集团系统重点矛盾纠纷和不稳定因素，对重大问题或重点问题，协调集团关于部门和单位研究调处办法、方案，包案完毕调处任务。负责集团系统排查调处工作干部业务培训。3．负责协调集团系统关于部门和单位以及集团外关于部门和单位，妥善解决集团系统发生各类重大矛盾和突发事件以及涉及社会各类突发事件，涉及涉外重大矛盾纠纷、越级上访事件或群体越级上访事件。4．协助关于部门调查解决因人民内部矛盾引起各类案件。（五）行政管理职能1．制定集团系统安全生产、安全保卫制度，健全完善集团系统安全生产、安全保卫组织网络，对集团系统安全生产、安全保卫进行工作指引。2．组织集团与直属各单位签定年度综合治理、维护社会稳定责任书，定期组织集团系统安全生产、安全保卫工作大检查，监督各项办法、制度贯彻。3．负责协调关于部门调查集团系统发生安全生产、安全保卫事故和案件，并对事故、案件负责人和责任单位提出解决意见，报集团总经理办公会审定。负责集团系统安全生产、安全保卫干部业务培训，负责集团总部保安员管理。4．负责与市、区安全生产、安全保卫主管部门及公检法等部门协调联系，信息沟通，完毕交办工作任务，协助办理关于案件。5．负责集团总部安全生产、安全保卫设备、设施购买、使用和维护管理。6．负责集团系统节假日及特殊时期值班管理。7．负责集团产权房屋和物业管理以及集团房改工作。8．负责集团总部作息时间、办公制度、工作纪律制定和监管。9．负责集团系记录划生育、公共卫生、绿化、义务献血、防灾减灾及社会公益工作管理。（六）后勤保障管理职能1．负责集团总部办公用品、生活用品、劳保保洁用品、职工福运用品、礼物、纪念品、奖品及药物采购、分发和保管。2．负责集团总部办公、生活设备、设施等固定资产购买筹划编制、报批手续履行及其购买、建设、分派、建帐、记帐和维护维修等管理工作，协调关于部门办理对固定资产处置核销事项。3．负责集团总部报刊订阅和员工体检管理。4．负责集团总部公务机动车辆更新筹划编制及其购买、分派、维修和公务车事务管理；负责集团总部公务车使用调度和油票购买、发放。负责集团总部专职司机管理及集团总部驾驶人员交通安全教诲工作。5．负责集团总部办公区域美化以及花木租摆工作。6．负责集团总部卫生保洁工作以及保洁员管理。7．负责集团总部通讯、饮水及工作餐、业务招待餐管理。8．负责集团总部办公、物业及文体活动等费用报销审核管理。9．负责与集团总部所在地区关于部门、与静安中心大厦联系、沟通，对关于事项协调解决。二、岗位设立、岗位职责及任职条件（一）岗位——办公室主任1．岗位职责：负责办公室全面管理工作，侧重抓文秘档案、督查催办、协调管理工作。（1）按照集团领导规定，负责集团董事会、总经理办公会、集团工作会议及集团专项会议筹办和会务工作，督办董事会、总经理办公会、集团工作会议及集团专项会议关于决策贯彻，并向集团领导反馈状况。（2）按集团领导委托、授权或集团部门、下属单位邀约，协调督促集团各部门、下属各单位工作，牵头组织完毕集团部门之间、部门与下属单位之间、下属单位之间需配合开展工作任务。（3）负责集团系统办公室工作状况沟通，工作研讨、工作经验总结、交流、推广，协调配合集团关于部门，组织监督检查集团各项规章制度执行状况。（4）经集团领导授权代表集团对外接待、参加会议、解决事务并负责与政府机关、关于单位联系、协调工作。（5）提出集团办公室工作思路和规定，组织集团办公室人员制定年度工作筹划和年度预算。（6）负责集团重要文献、材料起草、修改、把关及集团公文、档案管理制度建设，负责文秘档案人员业务培训。（7）负责集团办公室人员寻常管理、岗位调节、人员调动、培养规划等；负责组织制定办公室各项工作管理制度，检查执行制度状况；负责审定办公室重要工作方案，听取办公室各项工作总结报告，提出改进工作办法。（8）负责制定集团办公室及办公室人员绩效指标，负责考核集团办公室人员绩效，提出评价意见。（9）负责集团与关于协会、学会联系，解决关于事务。（10）定期并及时向主管副总经理报告工作，完毕集团领导交办其他工作。2．任职资格和条件：（1）理解公司使命、经营理念、公司文化；忠诚敬业、成熟自信、进取心强、有较强再学习能力和创新精神。（2）有国家机关、大型公司以上工作经历，5年以上部门管理工作经历。（3）有本科以上学历和公司管理、办公室有关专业知识，从事办公室工作3年以上经历。（4）有较高理论政策水平，较强思维能力、把握全局能力、应变能力、组织协调能力和较强亲和力。（5）有较高文字表达和口头表达能力，较强团队领导能力和勉励、沟通能力。（6）做过外联工作，同政府部门有良好关系。（7）有经济、管理类高档专业技术职称。（二）岗位——办公室副主任1．岗位职责：协助办公室主任工作，侧重负责办公室人员寻常管理；信访、排查调处、突发事件管理；安全生产、安全保卫和行政后勤管理工作。（1）负责集团系统信访工作组织网络建设，对集团信访工作提出思路和办法，对下属单位信访工作指引、督促和检查，总结推广信访工作经验，提出改进信访工作意见。（2）负责集团系统排查调处工作组织网络建设，传达上级精神，理解掌握集团系统排查调处工作状况，对下属单位排查调处工作指引、督促和检查，协调集团内外关于部门、关于单位解决排查调处工作问题和矛盾。（3）负责协调集团内外关于部门和单位解决集团系统发生突发事件，协助关于部门办理有关案件。（4）负责集团系统安全生产、安全保卫即综合治理工作组织网络建设，对集团综合治理工作提出思路和办法，对下属单位综合治理工作指引、督促和检查，总结推广综合治理工作经验，提出改进工作意见，协调关于部门、单位调查解决安全生产、安全保卫事故和案件。（5）详细负责集团总部信访、排查调处和解决突发事件工作。详细负责集团总部安全生产、安全保卫及交通安全工作，协调解决关于事故、案件。（6）协助主任负责集团公文、材料文字把关，文献和文书档案管理及保密管理工作。（7）负责集团系统行政后勤管理工作指引、督促和检查，全面负责集团总部行政后勤管理工作。组织制定集团总部行政后勤各项工作筹划、工作制度、年度预算并详细组织实行，督促检查贯彻状况，提出改进工作思路和意见。（8）把握行政后勤管理政策规定，把握开支范畴及开支额度，严格费用报销手续，按职权控制、审批办公、生活、各项活动及物业等费用支出。（9）协助主任负责文秘员队伍、保洁员队伍、保安员队伍和专职司机队伍建设及人员调节、调动。（10）协助主任负责集团办公室人员寻常管理，集团系统办公室人员业务培训、人才培养。协助主任制定集团办公室人员绩效指标，实行绩效考核。（11）完毕集团领导和主任交办其他工作。2．任职资格和条件：（1）理解公司使命、经营观念、公司文化，忠诚敬业、成熟自信、进取心强、有较强再学习能力和创新精神。（2）有国家机关、大型公司8年以上工作经历，4年以上部门管理工作经历。（3）有本科以上学历和公司管理、办公室有关专业知识，从事办公室工作3年以上经历。（4）有较高理论政策水平、较强思维能力、把握全局能力、应变能力、组织协调能力和较强亲和力。（5）有较高文字表达和口头表达能力，较强团队领导能力和勉励、沟通能力。（6）有经济、管理类高档专业技术职称。（三）岗位——秘书1．岗位职责（1）负责董事长、总经理文献、资料接受、传递及保管。（2）负责董事长、总经理寻常工作安排、内外事务联系、客人接待安排。（3）经授权，代表董事长、总经理接待客人，解决事务。（4）完毕董事长、总经理及办公室主任交办其他事项。2．任职资格和条件（1）理解公司使命、经营理念、公司文化、忠于职守，作风正派，勤奋好学，事业心强。（2）有3年以上政府或大公司领导秘书工作经验。（3）熟悉集团所经营业务，具备丰富专业知识。（4）有较高文字表达和口头表达能力。（5）纯熟使用相应办公软件、有较强公文写作、文字解决能力。（6）有研究生以上学历，有较高英语表达能力，能翻译普通英文资料。（7）有较强沟通能力。（四）岗位——文秘主管1．岗位职责（1）负责集团董事会、总经理办公会、集团工作会议以及集团关于专项会议筹办、会务工作。涉及议题收集、会议告知，会议安排组织，会议纪录，会议文献、纪要起草等。（2）协助主任对会议决定事项和集团领导交办工作进行督办及状况反馈。（3）负责集团及办公室关于文献、材料起草工作。（4）负责集团大事记采集、整顿、编印，集团工作动态、简报编撰、印发以及集团年报编撰制作管理工作。（5）负责集团文献接受、登记、传阅、转递、互换、报送、发放工作。负责以集团名义发出各类文献材料审核、校对，文号、主题词拟定。（6）负责集团总部各种文献、资料、材料、合同、合同、意向书、责任书收集归档、保管及集团总部档案管理。（7）负责集团机要文献管理以及保密工作。（8）负责集团印章、证件、证信管理，负责集团营业执照、机构代码证书年检和使用管理。（9）负责集团总部文秘员管理以及集团总部前台接待服务、传真服务管理。（10）协助办公室主管领导制定文献、文印、档案管理办法、规章以及集团系统办公室文秘人员培训筹划、方案及实行等。（11）负责办公室领导交办其她事项。2．任职资格和条件（1）有大学本科以上学历，学过文秘专业知识。（2）能纯熟使用办公自动化设备，有较强公文写作能力和文字表达、解决能力。（3）具备一定协调沟通能力。（4）具备一定档案管理知识和档案管理经验。（5）具备3年以上文秘、档案管理工作经历。（6）有事业心、责任感，对公司忠诚、淡薄名利、肯于吃苦，工作认真细致、踏实务实，刻苦学习、不断进取和创新精神。（五）岗位——行政后勤主管1．岗位职责（1）负责集团总部办公用品、生活福运用品、药物、劳保保洁用品、礼物、纪念品、奖品等物品购买预算及采购、分发、保管工作。负责集团总部办公设备、通讯设备、生活设备购买预算、采购、维护维修和管理。（2）负责集团总部固定资产购买筹划、采购和台帐管理，协调关于部门办理固定资产解决核销手续。（3）负责集团产权房屋和物业管理以及集团房改工作。（4）负责集团总部作息时间、办公制度、工作纪律制定和监管，负责集团系统节假日及特殊时期值班督察。（5）负责集团系统及集团总部筹划生育、公共卫生、绿化、义务献血、防灾减灾以及社会