综合台帐管理新规制度

综合台帐管理制度第一章总则第一条、为提升企业管理水平，建立科学规范台账管理机制，确保台账资料完整、统一，提升综合台账利用效率，依据企业经理办公会相关在全企业推行台账管理相关精神制订本制度。第二条、台账管理基础要求是重视实用、内容完整、简明扼要。具体要求是工作任务量化，责任单位明确，时间节点具体，操作简单轻易。第三条、综合台账包含协议管理、固定资产管理、应收应付款管理等第四条、各企业办公室、财务、业务人员负责综合台账编制、汇总、反馈工作。在台帐资料统计、整理和积累过程中起到自我督促、强化管理作用。第五条、台账运作程序：（一）台账建立。各部门依据企业提供台账模板建立对应本部门工作台账，全方面推行台账管理。（二）台账督查。按职责分工对台账相关事项实施跟踪督办，周督办、月提醒、季度检验、六个月点评、年底总结。对关键工作、关键工程、关键项目，适时组织相关部门开展联合督查，立即公开督查结果。（三）台账反馈。按职责分工对台账相关工作进展情况按月进行登记，并进行结果认定。每个月5日前将结果认定情况汇总至综合事业部。每个季度进行一次通报。第二章协议台账管理制度第六条、凡以各企业或集团名义签署协议，均应由专职或兼职协议管理人员依据本制度建立协议台账，并向企业综合事业部立案。第七条、专职或兼职协议管理人员负责协议分类归档、台账登记、资料搜集、保管等工作。同时负责对本部门协议签署、推行进行监督，对协议推行过程中出现质量、价格、数量、交货期等关键条款实质性变更情况，要立即向主管领导汇报,关键情况应同时向相关部门通报。第八条、专职或兼职协议管理人员应在协议签署生效后三日内建立协议台账，并对重大协议进行立案审查。第九条、协议台帐应包含以下内容： （一）协议名称；（二）协议主体；（三）协议内容（含标、数量、价款或酬金、推行期限、地点和方法、违约责任、处理争议方法及其它须注明事项）；（四）协议推行情况（有没有违约、争议、诉讼等情况及协议推行完成时间）；（五）协议所附资料；（六）其它应该记载关键内容。第十条、协议台帐应附以下资料：1.协议正本或副本；2.对方《企业法人营业执照》和资质等级证实等资料复印件；3.对方法定代表人身份证实和委托代理人授权委托书及代理人身份证实；4.补充协议、会议纪要、往来函电；5.相关关键资料。第十一条、专职或兼职协议台帐管理人员有权对协议及所附资料进行审查，发觉程序不符、内容有误、资料不全、显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益等问题时，应立即要求协议签署人员采取方法给予纠正或补充资料，以确保协议签署和推行正当有效。第十二条、使用或借用协议台帐资料，应该办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管协议资料，不得损坏或遗失，更不得私自涂改或更换；办理结束后，应立即将使用或借用协议资料归还协议台帐管理人员。若违反前款要求给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。第十三条、财务部门为协议金额结算部门及控制部门（一）对包含金额结算协议应严格根据协议内容及要求进行结算，严禁没有协议而向其它单位、个人等进行付款。（二）对协议推行情况进行监督并严格根据实际推行情况和协议内容、条件进行结算，对协议档案进行管理并建立对应协议台帐。（三）凡不按协议要求结算方法办理收款或付款手续，财务部门有权拒绝办理。（四）付款或收款单位和协议对方当事人名称不一致，财务部门应该要求承接部门索要对方当事人出具相关证实。（五）和非法人单位或一人企业签署协议时，不得有预付款约定；和法人单位签署协议标准上预付款、进度款等标交付前支付款项不得超出其注册资本30%。特殊情况应经总经理同意或提供担保。（六）对于下列协议须由对方提供不低于协议金额10%履约确保金（现金、现金支票或银行履约保函形式）：1.大宗材料订购协议；2.大型工程协议；3.其它标金额较大、存在履约风险协议。第十四条、协议管理中须注意事项（一）各企业对外发生经济往来，除标额在3000元以下且能立即清结外，均需签署书面协议；虽能立即清结，但属批量交易、交易额较大或当初难以检测产品内在质量和技术性能，极易引发纠纷或潜在风险较大交易也应签署书面协议。集团企业内部经济往来亦应签署协议。和协议相关文书、图表、传真件等均为协议关键资料。（二）签署协议应该使用政府相关部门、企业制订统一协议文本或参考文本。具体份数按实际情况确定，但我方最少留存三份，综合事业部一份、各企业财务部门一份、承接部门一份。（三）签署协议必需使用协议专用章。（四）法律要求需经国家专门机关同意协议，协议签署后应由承接部门承接人办理审批手续；通常法律要求需经国家专门机关相关部门登记或立案协议，必需向要求机关申请登记或立案。（五）双方对协议达成一致意见后，由对方先盖章，然后由协议承接人到综合事业部办理协议审批表并加盖协议章。（六）未经同意不得先发生经济行为后签署协议。因紧急情况确需后补协议，应在采购行为发生前经部门领导、企业主管领导同意，并在发生之日起5日内出具书面说明报企业总经理指示，补办协议审批手续。第十五条、专职或兼职协议管理人员应做好简便有效协议推行督促检验工作，定时对到期协议推行情况进行检验。每个月5日之前将上月协议推行情况书面汇总并制订表格，报部门领导及企业相关部门。第三章应收账款台账管理制度第十六条、应收帐款管理目标1．有效控制在途应收帐款额度，实现合理铺货，加紧资金周转。2．降低应收帐款管理成本，提升销售利润。第十七条、应收账款日常管理1．做好应收帐款日常统计。2．做好用户基础信息搜集（地址、电话、责任人、资金情况、相关负债等情况，如本部人力有限则要求用户亲自填写）；法律凭证搜集（要求一切原始凭证，关键是协议、退货申请单等，因为包含以后法律纠纷，要求销售部门有一份留档）。3．发货之日起10日内，立即做好发货情况核查工作，并做好台帐统计，月度归档管理。第十八条、业务人员应建立销售及应收账款明细台账：（一）业务部门按用户设置应收账款台账，具体统计应收账款基础资料。包含每个用户用户类别、用户名称及联络资料、信用额度、信用期限、每笔业务订单编号、协议编号、经办人员、同意人员，项目明细、产品明细、货款明细、发货单编号、货物签收情况、发票编号、货款回笼情况和对账、催收统计和上述相关发生日期等。（二）销售及应收账款台账应以数据库格式或Excel表格格式建立。凡账龄在30天以上应收账款即登入台账。（三）应收账款台账，按用户分类管理，第十九条、业务人员对应收账款管理责任（一）业务人员对其经办应收账款全程负责，并对用户经营情况、催付能力进行追踪分析，立即了解用户资金持有量和调剂程度，确保应收账款回收。（二）业务人员应对应收账款用户分类管理，账期内应收账款应在到期前30天立即提醒用户按约付款，在到期前10天传真提醒用户按约付款；逾期应收账款，业务人员提交分析说明及清收方法交部门领导审阅，并向用户寄、送催款书。（三）业务人职员作调动，该销售业务人员经办或接管应收账款应作为关键内容逐笔进行交接，后任业务人员必需接任应收账款清欠责任，发生逾期呆账、坏账，应依据具体情况同时追究前任、后任销售人员责任。（四）业务人员应定时和用户对账，对账结果可使用询证函或对账确定书加以确定。询证函或对账确定书应由双方盖章，并立即交财务部门，确保债权明确有效。双方对账有问题，必需时由财务部门提供对账支持，和业务人员共同和用户对账。第二十条、财务人员对应收账款管理责任（一）财务部门按用户设置应收账款明细账，立即反应每一用户应收账款发生，余额增减变动，监督信用政策实施情况。（二)财务部门负责编制应收账款明细表，并对应收账款账龄进行分析，提供给销售部门和企业领导，依据信用政策对应收账款数额过大或超出信用期、账龄延长等情况提供预警信息反馈。根据企业核定下达应收账款合理额度和周转率催收管理。月度对台帐统计进行整理、归档。（三）财务部门在清查应收账款时，相对应应付款项应该一并清查。对现有债权又有债务同一债权人，应由销售部门、采购部门共同说明情况，经销售部门、采购部门领导审批后，由财务部门进行账务抵扣处理，以确定应收账款真实数额。（四）财务部门于每个月底要对往来帐目进行查对。，对当月发货情况进行对帐核实，发出对帐单。集团内部单位形成应收账款，财务部门也应定时对账。定时清收。（五）财务部门负责核定应收账款占用额、账龄结构和周转期，并分解到各业务分部，和销售额、回款率一并考评。第二十一条、应收账款催收管理（一）关键经过电话、传真等方法，由业务部门专员负责催收工作。依据企业催收工作程序，每3－4天催收1次，并做好日常催收台帐统计。（二）做好月度催收汇报工作。由催收人员编写催收书面汇报书，交部门领导审核后，呈报营销副总经理。（三）对催收无效逾期应收帐款，由催收人员编写催收书面汇报书并提出相关处理意见（停滞发货、计罚利息等），交部门领导审核后，呈报总经理审定。（四）对有以下情况之一者，列入关键催收对象，派员深入核查，并提出催收意见书。1.货款逾期，经数次催收仍不回款。2.拖欠、挪用货款。3.发觉债务人有破产、解散迹象，可能形成破产债权。4.发觉债务人有骗货、逃债迹象，可能形成很债权。（五）每个月5日之前将上月应收账款催款情况书面汇总并制订表格，报部门领导及企业相关部门。第四章固定资产台账管理制度第二十二条、法定全部权属于企业固定资产，不管其存放在何处，全部应作为企业固定资产，纳入固定资产台账管理范围。第二十三条、办公室为固定资产管理部门，财务部负责固定资产帐务管理，各资产使用部门负责固定资产合理使用、维护、保管。第二十四条、各类固定资产归口管理分工，本着有利于组织领导、有利于落实责任制标准，结合机构设置具体情况确定各部门分工以下：（一）财务部门负责固定资产综合核实，全方面掌握固定资产增减改变情况，和正确计提折旧等财务核实。（二）房屋及建筑物、办公家俱及设备、计算机及隶属设备归口管理部门为办公室。（三）运输工具归口管理部门为货运部。（四）机器设备归口管理部门为生产管理部门。第二十五条、企业固定资产实施由使用部门、归口管理部门、财务部门分工负责标准，使用部门、归口管理部门负实物直接管理责任，财务部门负核实、监督和检验管理责任。各部门职责以下：（一）使用部门1.建立和落实固定资产使用，保管责任制度。2.建立台帐立即反应固定资产增、减变动等情况，做到帐（卡）、物一致。3.正确使用固定资产，做好维护保养。4.定时进行清查盘点，并提出盘点汇报。（二）归口管理部门1.建立固定资产台账，做到财务、分管，使用三账一致，明细账、台账、实物一致，并按期填报相关业务报表。2.正确立即办理增加、转移、调拨、报废等手续。3.对使用部门进行固定资产维护、管理和使用情况检验和指导。4.定时组织清查盘点，提出盘点汇报。5.负责编制分管固定资产大修理计划。6.健全档案资料，组织编号钉牌。（三）财务部门1.负责企业固定资产统一核实，建立健全固定资产核实凭证、明细账和台账，正确填报相关会计报表。2.办理固定资产增加、转移、调拨、盈亏报废等财务手续。3.正确计提折旧。正确反应类别、单个固定资产原值、累计折旧、净值。4.组织并参与管理部门清查盘点工作。第二十六条、固定资产台帐是不作为财务帐明细帐，是对财务帐补充，比财务帐更明细。财务部门负责企业固定资产统一核实。正确填报相关会计报表。财务部门建立固定资产管理台帐应包含以下内容：（一）固定资产名称（二）单位、数量、类别、规格型号（三）原值、残值率（四）开始使用日期、使用年限、使用部门（五）月折旧额、累计折旧数（六）当期累计折旧数第二十七条、使用部门、归口管理部门建立各类固定资产台账，本着有利于落实责任制标准，结合固定资产类别具体情况而定。使用部门、归口管理部门建立固定资产保管台帐应包含以下内容：（一）固定资产编号、名称（二）规格型号、类别（三）购置日期、使用日期（四）资产原值（计量单位、数量、单价）（五）出入库登记（入库单编号、入库日期、出库编号、领用日期、领用人）（六）存放地点、使用部门、使用人第二十八条、固定资产每十二个月最少全方面盘点一次，为确保报表真实可靠，年度内可依据需要进行盘点。