会计凭证的装订及保管办法

会计实操文库2/10会计凭证的装订及保管办法第一节

装订范围需要装订的会计档案包括原始凭证、记账凭证、科目汇总表、银行对账单、各类财务报表、纳税申报表、账簿等，经济合同、银行对账单等不属于原始凭证但属于会计档案。1)会计凭证的装订：一般每月装订一次，科目汇总表也应装订在内。装订好的凭证按年分月妥善保管归档。2)会计账簿的装订：各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的帐簿外，其他账簿应按时整理立卷。完成印花税的申报缴纳。3)会计报表的装订：会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册.4)其他文件资料装订：通常按月装订存档。（如税务申报表、统计报表、内部经营分析报表、盘点报告等）

第二节

装订方法一、记账凭证的装订1、记账凭证装订前的准备工作：1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；2）按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)，确定装订成册的本数;3）摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，为防止造成凭证与原始单据分离，要用胶水将原始凭证对齐左上角粘牢。对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要把左上角或左侧让出来，避开装订线，以便装订后还可以展开翻阅保持数字完整；4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，不得跳号、重复；发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，维修工单、定损单、领料单、入库单、工资、奖金发放单等附件是否随附齐全；5）记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。6）长度、宽度超过装订封面的，多余的空白部分可以剪掉，但不得因美观而影响完整性。内容比较多，无法修剪的，可先折角后向上折。2、记账凭证装订方法准备装订材料——整理会计凭证——固定封面、封底、包角——对折包角——固定凭证——粘贴凭证——填写凭证封面内容待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。3、记账凭证后的注意事项1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;2）也可以使用凭证专用的档案盒，能起到更好的保护作用。3）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。4）也可以使用凭证专用的档案柜进行保管。二、会计账簿的装订1、会计账簿装订前：1）首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续。2）然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、会计帐簿装订封底的顺序装订。会计账簿的内容：封面、启用表页、账户目录页、账页会计账簿的种类：现金日记账、银行存款日记账、明细分类账（通常生产成本、库存商品、固定资产需要单独另造明细账）、总分类账、其他明细账2、会计账簿装订后：1）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。2）会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。3）封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。三、会计报表的装订会计报表装订前要按目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。四、抵扣联的装订每月取得增值税专用发票和其他可抵扣进项税额的票据时（如机动车统一销售发票等），须将抵扣联抽出单独集中保管。次月完成认证抵扣以后，将已认证发票的抵扣联抽出单独装订。在发票之上，应附认证结果通知书等列示认证情况明细与汇总的书据以便查阅确认。增值税专用发票（抵扣联）汇总装订封面所属期：

年月份

单位名称：

本期装订册数：共

册，本册是第

册税

率抵扣份数本期认证金额本期认证税额13%9%5%3%1%合

计本期取得不允许抵扣的抵扣联：共

份，金额元，税额元本册全部抵扣联信息：共

份，金额元，税额元对大多数企业而言，目前电子发票需要打印后装订入抵扣联装订册中。第三节

会计档案管理1、会计档案的归档范围会计凭证：记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。按填写程序和用途可分为：原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证、其他会计凭证。会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账（也称备查账）及其他会计账簿等。其外形一般有订本式、活页式和卡片式三种。财务报告：根据日常会计核算材料定期编制的书面报告，由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成，是综合反映一定时期的资产负债和所有者权益状况，以及某一特定时期经营成果和现金流动情况的书面会计报告。种类较多，按时间分为月报、季报、年报；按内容分为资产负债表、利润表、资金活动情况表等；按编制单位分为单位报表，汇总报表；按服务对象分为内部报表和外部报表。其他核算材料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。2、会计档案的归档要求收集、整理应符合规范：应归档的会计核算材料要求齐全、完整、准确，且分类清楚、组卷合理、排序科学，编目清晰。保持原封装：移交归档的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，特殊情况需拆封，重新整理的，应由档案机构和会计机构经办人员共同拆封整理，以分清责任。。签章要完整：会计凭证封面、账簿封面及启用页、报表封面等需要由经手人员、会计主管人员、单位负责人签字盖章的，应当要完整齐全。严格办理交接手续：移交会计档案时，会计机构和档案机构有关人员必须逐卷认真清点核实，并由交接双方按规定在会计档案移交清册上注明交接人、时间、数量等，签名盖章后双方各执一份。3、会计档案的归档时间当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。未设立档案机构的，应在会计机构内部指定专人保管。出纳不得兼管会计档案。4、会计档案管理的规定调阅制度：查阅、借阅会计档案必须建立严格的查借阅制度。本单位工作人员查借阅凭证、账簿原则上不出档案室；外单位来查阅会计档案，须经本单位领导批准后方可接待，如要复制亦必须经本单位领导批准。销毁制度：会计档案保管期满，需销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，对一些需要继续保存的会计档案，必须从中抽出继续保存。销毁批准权限和手续有严格规定。5、会计档案的保管期限：新《会计档案管理办法》自2016年1月起施行。企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证1原始凭证30年2记账凭证30年二会计账簿3总账30年4明细账30年5日记账30年6固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年7其他辅助性账簿30年三财务会计报告8月度、季度、半年度财务会计报告10年9年度财务会计报告永久四其他会计资料10银行存款余额调节表10年11银行对账单10年12纳税申报表10年13会计档案移交清册30年