印章管理新规制度范文

印章管理要求为了确保福建宝利特集团（以下简称集团）及下属各子企业（以下简称子企业)印章刻制、保管和使用正当性、严厉性和安全性，依据集团规范运行、防范风险管理要求，有效地维护企业利益，特制订本管理要求。本管理要求所指印章包含集团及子企业公章、法定代表人印章、财务专用章、发票专用章、采购协议专用章、销售协议专用章、人力资源部专用章、品管专用章、报关专用章等含有法律效力印章。本管理要求适适用于企业公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署协议、协议及其它须用印章文本等。印章授权管理和使用部门：（一）集团及各子企业各类印章（含电子章）由集团法定代表人授权向相关部门核发或核销。（二）集团及子企业各类印章（含电子章）由各企业最高管理者授权相关部门管理和使用。（三）各类印章（含电子章）授权以下部门分别管理和使用：1、集团及子企业法定代表人印章由集团法定代表人或其授权指定代理人负责管理和使用；2、集团公章及其电子章由集团行政部主管负责管理和使用，电子章仅限于集团建设工程报建使用，各子企业公章由总经理负责管理和使用；3、集团及子企业财务专用章、发票专用章由集团财务管理中心主管或其授权指定代理人负责管理和使用；4、集团及子企业采购协议专用章及其电子章由采购管理中心主管负责管理和使用；5、集团及子企业销售协议专用章及其电子章由各企业销售部主管负责管理和使用；6、集团人力资源部专用章由人力资源管理中心主管负责管理和使用；7、集团及子企业品管专用章由各企业品管部主管负责管理和使用；8、集团及子企业报关专用章由责任报关员负责管理和使用；9、上述电子章仅限于要求范围内使用，未要求使用电子章，一律严禁使用电子章；10、凡因工作需要并符合本条要求配置印章或更换印章部门应在在企业请购系统中提交《请购单》，注明用途、规格要求等，经总裁审批经过，方可配置或更换印章；11、印章刻制由集团行政部负责，经公安机关核准，到指定单位刻制；印章规格、样式由集团行政部按相关要求办理。12、印章刻制或作废相关批文和文件资料，由集团行政部负责整理汇总，立即送交集团档案处存档。13、电子章制作、维护及作废由网络信息部负责，印章专管人员提交申请，经集团法定代表人审批后，方可制作或作废。印章管理（一）企业全部印章，均由集团档案处负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管人员）。印章启用时由集团行政部下发《相关企业启用相关____专用章通知》（详见本管理要求附件一），注明启用日期、发放单位/部门和使用范围和启用印模。（二）集团档案处向印章专管人员移交印章时，应填写《企业印章留样立案表》（详见本管理要求附件二）。（三）因为印章磨损而更换领用印章，仍需在集团档案处登记、留样。（四）因企业名称变动、部门撤销或重组、印章使用损坏等情形，原部门相关印章应由印章专管人员立即交回集团档案处，由集团行政部负责申明作废。（五）严禁印章专管人员将印章转借她人。（六）印章丢失或被盗时，印章专管人员应立即以书面形式通知集团行政部，集团行政部主管应立即采取相关补救方法，包含但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。（七）企业决定需要停用印章或电子章，由董事长签字同意后由集团行政部下发《相关企业停用相关____专用章通知》（详见本管理要求附件三）将停用原因、时间通知企业各相关部门，并收回停用印章切角封存或销毁。（八）各部门不得私自刻制印章或制作电子章，违反本项要求者属于严重违反企业规章制度，给无条件除名处理，所以造成全部经济损失由当事人向企业负担全额赔偿责任，情节严重追求其法律责任。印章专管人员职责企业全部印章专管人员应遵守本条以下要求：（一）印章专管人员天天下班前应检验印章是否齐全，存放在安全地方并上锁，次日上班后，应首先检验所保管印章存放处有没有异样，若发觉意外情况应立即上报。（二）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定她人代管印章，印章专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时注意事项。印章代管期间，代管人员对印章管理和使用负担一切责任。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印起止日期，实施管印人员登记立案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》（详见本管理要求附件四），登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。若遇紧急突发事件，无法立即办理印章交接手续，印章专管人员应经过电话或短信等方法，交接印章，并上报总裁，返岗后补办印章交接手续。（三）印章专管人员要坚持标准，遵守保密要求，严格照章用印。未按同意权限用印或用印审批手续不全，印章专管人员不予用印；经办人拒绝印章专管人员审核文件内容或审批手续，印章专管人员可拒绝用印并汇报总裁/总经理处理。（四）印章专管人员用印盖章位置要正确、合适，印迹要端正清楚，印章名称和用印件落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。（五）因印章管理不严、使用不妥、遗失，对印章专管人员给予严厉处罚；（六）印章专管人员离职时，其管理印章统计和档案须作为职员离职移交工作一部分。印章专管人员离职时，应将管理印章、《用印登记簿》等用印相关文件资料送交档案处后方可办理离职手续。岗位交接人员应按印章领用要求立即到档案处办理印章领出手续。（七）严禁任何人未经同意携带公章外出。如确需带出使用时，须经总裁/总经理同意并填写《公章外出使用审批单》（详见本要求附件五）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写《印章交接单》办理交接手续后方可带出。携带公章外出人员对公章使用后果负担一切责任。各类印章使用要求（一）企业印章使用1、各类印章必需根据使用部门明确职能和管理范围用章，不得超越本部门职能和管理范围用章。2、印章专管人员在使用公章前必需认真审核文件资料，凡所填写内容和拟使用公章文稿材料不符，不予用章；企业对应管理权限主管签署文件或授权办理文件，审核无误后方可盖章，不然，出现事故，责任由印章专管人员负担一切责任。3、凡需要加盖企业印章公文、介绍信、便函、授权委托书、发文同意书、业务报表、邀请函等关键文件，均须填写《____企业用印审批统计单》，（详见本管理要求附件六）经相关部门主管审批签字后，方可使用企业印章。4、企业印章、法定代表人印章、财务专用章及企业其它印章（协议专用章除外）所用印文件、资料、附件资料及《____企业用印审批统计单》作为用印凭据档案由印章专管人员留存。5、严禁在空白表格包含但不限于证书、信笺、协议、协议、证实等空白文件上盖章。严禁在手写文件上加盖企业印章。如遇特殊情况，必需报经总裁/总经理签字同意后，方可用章。（二）协议用印管理要求1、企业定版各类协议，如采购协议、销售协议、劳动合相同，由印章专管人员依据本部门管理权责审核和用印，并做好用印统计。2、销售/采购协议专用电子章仅用不企业定版销售/采购协议。3、非企业定版协议，由顾问律师和相关部门主管审议，并签署审核意见，上报企业总裁/总经理审批，审批经过后，经办人应填写《企业协议专用章用印审批单》（详见本管理要求附件七），印章专管人员核查后方可用印。4、用印协议上应该先由协议授权签约代表人签字并注明年月以后，方可用印。5、严禁在手写协议或协议内容填写不全协议上用印。6、对外签署协议或协议等，须加盖骑缝章。（三）财务人员依日常权限及常规工作内容自行使用财务印章无须办理本条第（一）项审批程序。企业对外报送各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其它需用企业财务印章文本等，须按要求办理用印手续。（四）企业各类印章实施用印登记制度，印章专管人员应每十二个月度6月30前、12月31日前应将该期间填写《用印登记簿》（详见本管理要求附件八）及用印资料档案全部移交集团档案处存档。法律责任（一）任何人员必需严格依据本制度要求程序使用印章，不符合本制度要求时，不得私自使用。（二）违反本制度要求使用印章或电子章，造成丢失、盗用、仿制等，给企业造成损失，要依法追究赔偿责任；造成法律责任，要依法追究一切经济和法律责任。附则（一）本要求附企业印章管理相关文件范本。（二）本要求自公布之时效实施。（三）本要求由集团人力资源管理中心负责解释。附件一：相关企业启用相关____专用章通知__________企业各部门及分子企业：依据_____企业《企业印章管理要求》第____条要求，因为___________________，现企业已启用“___________专用章”，该印章由企业____部门管理，专管人员为_____。为实现企业各部门业务对接、规范我企业对内对外管理，自_____年___月___日起，启用本通知附件公章，原“_________专用章”印章同时废止。特此函告。附件：新旧印章样式_____年___月___日旧印章样式新印章样式附件二：企业印章留样立案表NO:____________印章名称：___________________________章审批人：_______________________________刻制人：_______________________________启用时间：_____________________________配置及保管部门：_______________________印章用途：_____________________________印章专管人员：_________________印章留样本留样印章自_________年____月_____日启用。印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章保管及使用责任人，于____年___月___日自企业办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依据企业《印章管理制度》使用印章、登录该印章使用统计、保管对应审批文件资料；若因本人有意或过失使用本印章造成企业遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对企业所以造成全部经济损失并接收企业对应处罚。印章专管人员：_____________________年___月___日附件三：_____企业文件司办发〔20___〕___号相关企业停用相关____专用章通知__________企业各部门及分子企业：依据_____企业《企业印章管理要求》第____条要求，因为___________________，现企业决定作废停用原由企业____部门专管人员_____管理“___________专用章”。____年___月___日前加盖该印章全部企业文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章样式_____年___月___日停用印章样式专题词：印章停用通知抄送：______________，______________，___________，______________。_____________年___月___日印发附件四：印章交接单NO:___________部门名称：___________________________________交接印章名称：_______________________________交接日期：_____月____日用印注意事项说明：1、交接人双方行为均应遵守_____企业《企业印章管理要求》之要求。2、其它说明事项：_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3、印章留样：留样4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确定后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。移交人：______________接收人：_________________________年___月___日__________年___月___日印章授权人签字确定：___________________年___月___日附件五：印章外出使用审批单NO:____________1、部门名称：___________________________________2、外出印章名称：_______________________________3、使用日期：_____月____日4、用印事项：___________________________________5、外出使用原因：______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________6、用印责任人：________________________________________印章留样：留样7、本印章自____年___月___日____时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章________负责。申请人：__________________________年___月___日印章授权人签字确定：___________________年___月___日附件六：_____企业用印审批统计单