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文档简介
接待费用报销制度1.背景与目的本制度旨在规范公司员工在公务接待中的费用使用和报销流程,保证费用合理、公正、透亮,提高企业形象,加强员工职业道德素养和企业文化建设。2.适用范围本制度适用于公司全体员工,在公务接待中发生的费用报销行为。3.定义公务接待:指与公司业务相关的会议、接待、考察、谈判、公关活动等。接待费用:指因公务接待而产生的各类费用,包含但不限于餐费、交通费、留宿费、礼品费等。4.接待费用管理4.1原则—接待费用应当遵从合理、经济、规范的原则,不能超出实际需求和业务需要的范围。—任何形式的贿赂和挥霍行为均严禁,接待费用必需用于营利性业务活动。—每次接待费用不得超出规定的金额限制,并应当核实相关凭证,审批人员要对接待的必需性、合理性和公益性进行审慎评估。4.2限制金额—餐费限额:每人每餐不得超出500元人民币。—交通费限额:依据实际情况报销,需审批人员确认合理性。—留宿费限额:依照本地的市场价格标准报销,需审批人员确认合理性。—礼品费限额:每份礼品不得超出1000元人民币。4.3交通方式选择—优先选择经济实惠、符合本地交通规定的交通方式,如公共交通工具。—出行时应合理规划行程,避开不必需的挥霍和耽搁。5.接待费用报销流程5.1提交接待费用申请—员工在接待前应提前向上级主管提交接待费用申请,申请内容包含接待目的、接待时间、参加人员名单、接待地方等认真信息。—上级主管对申请进行审核,并依据接待目的和需要合理核定接待费用预算。5.2接待费用凭证保管—接待费用发生后,员工需妥当保管相关费用凭证,包含发票、收据、出行票据等。—凭证应真实、完整、清楚,必需时需附上接待对象的姓名、职务、单位等身份信息。5.3接待费用报销申请—接待费用产生后的30天内,员工应通过公司规定的财务系统提交接待费用报销申请。—报销申请包含接待费用明细、费用凭证扫描件、接待费用申请表等必需的申请料子。5.4财务审批及报销处理—财务部门收到接待费用报销申请后,核对申请料子的真实性和合规性。—如发现异常情况或疑点,将及时与申请人进行沟通并进行必需的审查。—审核合格后,财务部门将及时办理接待费用的报销手续,并在报销系统上记录相关信息。6.监督与违规处理6.1监督机制—公司将建立完善的内部审计制度,对接待费用的使用和报销进行定期或不定期审计。—员工亦可通过公司举报制度对存在贪污、挪用、挥霍等违规行为进行举报。6.2违规处理—对于违反本制度的行为,公司将依照公司内部规章制度予以相应惩罚。—严重违规者将承当相应法律责任,并进行内部通报。7.附则本制度的解释及修改权归公司全部。员工在公务接待中必需严格遵守相关法律法规和公司内部规章制度,始终维护公共形象和公司利
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