公立医院药品管理内部控制研究

一、公立医院药品管理内部控制的重要性新医改政策中强调公立医院必须加强对本院财产物资的管控，药品是公立医院最根本也是最重要的医疗物资，种类繁多，购销比较频繁，占用资金比较大，不仅关系到医院的资金周转，更关系到就诊患者的用药安全，因此做好药品管控，既符合新医改政策的要求，也是医院保证正常开展医疗服务、提高医院竞争力的关键因素。目前随着医改政策的持续推进，药品加成的取消，药品管理部门由以前的利润中心转变为成本中心。对此，更应该加强药品管控，以降低药品管理成本。而做好内部控制是加强药品管理的关键措施，其管理体系的建立与完善，不仅能明确各部门工作职责，促进各部门信息有效沟通，还可提高会计信息质量，确保医院资金的合理利用，优化有限资源的合理配置。公立医院不断加强药品管理内部控制的建设与完善，加强药品管控，对提高医院资产管理、提升医疗服务水平、提高医院效益具有重要意义。二、公立医院药品管理内部控制的关键环节药品管理主要有三个关键环节。一是药品采购：药库计划-采购-医药公司送药-双人验收入库-医院药房；二是药品使用：临床医师医嘱-药房审核-专用处方-药师发药-药师或病房护士核对-发药；三是过期、损坏药品的销毁：销毁登记表-经保管人意见、科主任意见、院领导意见-市卫生局审批-市卫生局监督-过期、损坏药品销毁。三、公立医院药品内部控制管理存在的问题（一）药品管理内部控制组织体系不完善目前公立医院在运营过程中存在重业务发展轻财产物资管理的现状，医院管理层更注重医疗水平的提升、医疗服务质量的提高、科研教学成果等方面，而忽视了药品管理内部控制体系建设。内部控制意识的淡薄导致内部组织结构没有按照内部控制制度的要求设置。而内部控制的关键节点在于不相容职务的分离。没有完善的内部控制组织体系就会造成岗位权责不清，没有合理设置岗位及合理划分权限，致使各相关科室之间缺乏有效沟通，影响药品管理的有效性、会计信息质量的真实性和完整性，增加财务管理风险，影响医院的正常运营。（二）药品管理内部控制执行力度不够在实践中，有的公立医院在编制年度药品预算时，直接由药剂管理部门进行编制，业务部门没有参与其中，导致药品预算编制不合理，与医院的临床用药不相适应，出现库存药品过多或不足的现象。而库存药品过多或不足均会给医院的正常经营带来一定影响。库存药品过多，则会导致储备成本上升，造成医院资金积压，影响医院资金周转；库存药品不足，则会影响医疗活动的正常开展。对于近效期的药品缺乏管控措施，不及时进行处理，导致药品过期失效，只能做销毁处理，给医院造成一定的经济损失。药品内部领用手续不严谨，药房以外人员领用药品时，未经过相关领导审核批准，造成潜在的管理风险。对于高价值的药品管控不严格，没有实行日报管理，内部控制管理部门不能及时掌控高价值药品的动态。为了减轻药品盘点的工作量，药房往往采用盘点总金额的方式来确认账实是否相符，这容易包庇一些不合规行为，如以药换药、用医保报销药品换成非医保药品等，造成医保资金损失，增加医院经营管理风险。（三）药品管理内部控制风险评估能力较弱针对药品管理，国家也颁布了一系列政策，但公立医院相关部门对新的药品政策仅仅进行文件的通知传达，并没有对新政策进行认真的分析解读，也没有针对新政策提出相应的药品管理改进策略，导致政策的执行比较被动。当前公立医院在经营过程中，面临的政策环境复杂而多变，如果风险评估能力不足，风险识别与适应能力较差，不能对新的政策环境所带来的风险及时制定应对策略，会给医院经营带来一定损失。（四）药品管理信息系统管控不严在实践中，公立医院药品管理信息系统中相关岗位均由药剂部门的人来管控，财务人员监管力度不够。比如在HIS系统中药品基本信息由药品保管员来维护，药品出入库信息也由药品保管员执行操作，药品明细账和会计凭证由HIS系统自动生成，会计人员仅对自动生成的凭证进行审核。对于药品调价或药品盘点等很多重要的药品信息也完全由药剂部门人员把控，并不经过财务人员的审核监督，致使HIS系统中的药品信息不能真实的反应药品实际情况，无法保证药品会计信息的真实性。药品管理信息系统管控不严给弄虚作假带来可乘之机，使得药品管理比较混乱，财务管理失控。（五）药品管理内部控制监督管理不足对药品管理工作进行持续且有效的内部监督将有利于及时发现风险、回避风险及应对风险。但在有些公立医院中，缺乏监督检查相关人员，导致不能充分发挥内部监督的控制及监督功能。同时与药品管理相关的监督制度不完善，使得药品管理内部监督无法有效实行。医院管理人员由于大都是业务骨干出身，对提高医疗水平和服务质量比较重视，但对于内部控制的重要性认识不足，医院内部监督考评机制不完善，更多依赖财务部门的监督确定账实是否相符，但由于财务人员缺乏与药品管理相关的专业知识，不能出具有效的药品管理控制评价。并且针对考评结果缺乏必要的奖惩制度，不能提高相关科室参与药品内部控制监督管理的积极性。四、加强公立医院药品管理内部控制的对策（一）完善药品管理内部控制组织体系完善的组织结构是强化公立医院内部控制建设的重要支撑，要坚持岗位不相容原则，明确岗位职责，确保各岗位之间相互监督和制约。根据控制要点，药品管理内部控制组织体系可设置药事管理委员会、药品内部控制管理部门、归口部门以及责任部门。其中药事管理委员会主要成员包括院领导、行政管理部门及业务部门负责人，属于药品管理最高决策机构，对药品管理制度、药品预算、基本用药供应目录、新药申购等重大事项进行审议。下设药品内部控制管理部门，涉及科室有医务科、财务科，具体负责药品管理的组织、实施、监督、评价等工作。归口部门为药剂科，具体负责汇总、审核责任部门申报的药品预算以及药品采购、入库、领用、盘点等工作。责任部门为各相关业务部门，具体负责药品预算申报、管理所领用的药品、按照预算指标执行预算、为药品内部控制部门提供业务数据信息。通过对不同岗位进行分离，明确具体的职责分工，形成规范、严谨的药品管理组织架构及体系，相互间实现监督和制约，发挥共同作用。（二）加大药品管理内部控制执行力度公立医院应结合工作实际，针对药品预算、采购、入库、出库、盘点等关键控制点进行监控，加大执行力度。对于药品采购环节，各业务部门应根据临床需要，合理估算药品预算，按照采购流程进行申报采购。对于采购新药情形，则由药事管理委员会集体讨论审议决定。为了降低医院资金占用额度，对于医药公司在本地、配送比较及时的药品可以采取“近零库存”采购方式，以此来提高资金周转率，降低药品库存量。对于近效期的药品要重点关注，坚持“近效期先出”的发药原则，以减少药品的过期失效，最大限度降低医院经济效益的损失。对于近效期六个月内的药品，要加强动态管理，及时与临床科室沟通，了解产生积压的原因，并将收集的相关信息上报药品内部控制部门，分析原因，合理控制药品采购量。对于药品入库环节，严格把控药品验收入库环节，坚持“票货同行”的原则，对于票据不全的，坚持原则不验收入库，并保证药品经过双人验收才能入库。在验收入库时，要仔细核对品名、规格型号、生产批号、数量、金额、生产日期等内容，验收不符合要求的药品坚决不能入库。并且药品申购与审批、药品采购与验收、药品验收与会计记录相关岗位要保证不相容岗位分离，以降低药品采购风险。对于药品出库环节，临床科室领用药品要严格执行审批程序，对于过期、损坏药品要说明理由。由申请人提出申请后，科室负责人进行审核，审核通过的申请由药剂科、财务科进行把关，最后由分管领导审核确认。对于金额较大或特殊情形的领药申请，则应由药事管理委员会集体讨论审议。对于药品盘点环节，要重点把控，这是保证会计信息质量的关键环节。对此，药剂部门应于每月月底实地盘点一次，按照品种规格核对明细账，并将盘点盈亏率上报财务科，共同分析出现盈亏的问题所在，将盈亏率控制在一定的范围内。每半年进行一次联合盘点，由药剂部门、药品内部控制部门、监督部门共同盘点，保证账实相符，提高会计信息质量。对于价值比较高的药品要重点关注，单独设账，并进行每日盘点，将盘点结果上报药品管理内部控制部门，做好动态管理。（三）建立健全药品管理内部控制风险的防范机制为了充分发挥医院药品内部控制管理的效果，需要建立健全有效的风险评估和监测机制。随着市场竞争的不断加剧，许多公立医院因缺乏及时、有效的风险预警机制，风险识别、风险应对能力比较差，导致损失发生。自药品实施“零加成”政策以来，医院已不能通过药品来获取经济效益，药品管理部门成为名副其实的成本中心。因此更应该做好药品内部控制风险管理，以降低不必要的经济损失。为了防范药品管理风险，医院需要采用科学的决策方法，设定明确的目标，充分考虑财务风险、医疗风险等内部风险以及市场风险、政策风险等外部风险，准确识别影响内部控制目标实现的具体风险，并进行连续的风险评估，根据评估结果及时调整药品管理方法，以防范可能存在的风险。通过建立药品内部控制风险防范机制，做好事前风险评估、事后连续评估以及跟踪监测，有效地将风险发生的概率降至最低。（四）加强药品管理信息系统管控公立医院HIS信息系统的应用优化了药品管理流程，提高了工作效率。HIS信息系统在医院运营管理中的作用越来越重要，因此应将HIS信息系统的开发、使用、维护等活动纳入内部控制的范畴，使药品的采购、出入库、存储、盘点等系统操作环节遵循不相容职务相分离原则。针对不同的访问人员设置不同的权限，并设置预警机制，使不相容岗位、不同职务之间能够实现相互监督、相互牵制。比如，药品盘点信息修改、药品价格变动等信息，HIS系统中必须由财务部门相关人员审核确认后方可继续操作执行。对于报废药品核减数量，须由药剂部门主管人员审核确认后才可继续操作。通过加强信息系统管控，合理设置系统权限，最大限度降低人为错误以及违规违纪行为的发生，确保药品信息的准确性、安全性，提高药品管理效率。（五）加强药品内部控制监督管理医院各级领导应从主观上认识到加强药品内部控制管理的重要性，积极支持并主动配合内部监督部门工作，建立完善的药品管理内部控制监督机制，应保持纪检监察、审计等监督部门的独立性和权威性，明确监督人员的职责权限，使其能充分发挥内部监督的作用，不受医院内部管理层的影响。同时要不断提升监督人员的知识储备和专业技能，以最大限度发挥监督职能，发现药品管理内部控制中存在的问题，并督促相关部门及时整改、有效解决。完善药品管理内部控制考评机制。全面的考评机制运行质量评价指标既要包括财务指标又要包括非财务指标。其中财务指标包括药品预算执行率、药品收入、药品库存量等财务数据；非财务指标包括药占比、抗生素使用等考核指标。药品内部控制部门定期对考评结果进行分析，并将评价报告交给各责任科室，由责任科室分析具体原因、纠正偏差。结合医院的实际情况，将考评结果与绩效管理挂钩，制定合理的奖罚制度。以此提高医院各级人员对药品内部控制管理的重视，让药品相关部门能相互配合、相互监督，实现药品管理的价值，最大限度发