项目经理如何有效地进行项目沟通

项目经理如何有效地进行项目沟通项目沟通的重要性项目沟通很重要，不仅因为要一直让项目干系人适当地了解项目的状态、进度和影响——这个原因大家都知道，还因为项目沟通是整个项目成功与否的关键决定因素。为什么是这样?主要原因有以下几点。·管理期望我们会在下一章更详细地讨论管理期望，不过现在我们要说，沟通的质量和效率会大大地影响项目干系人对项目和你的领导角色的认·管理项目团队你的沟通能力是影响你管理和领导核心项目团队的主要的影响，要想减少一些不必要的冲突还是比较困难的。这些冲突通常由错误的认知、缺乏信息或不存在的问题等因素引起，归根结底还是沟通无效会用到两项技能，即组织和沟通。在这两方面，尤其是项目沟通方面，如果做得很好，就能弥补其他所有方面的欠缺。在学习关键原则和最佳技巧之前，我们一定要先理解为什么不能把沟通看作理所我们无时无刻不在沟通。另一方面，我们当中有很多人似乎不会根据实际情况采沟通的目的在于信息接收者完全理解了信息发送者的意思，也就是说引发的认知等同于想要传递的信息。听起来很简单，对吧?不过，要实现这个简单的目标却不管要传递什么信息，为了达到有效沟通的结果，都要清除两个主要障碍。首先，必须和接收者建立联系，也就是说必须要让他们接收到信息。能否做到这一点，取决于接收者的当前状态(身体状态、心理状态)、沟通环境中出现的其他状况(噪声)以及接收者专心聆听信息的能力。其次，等接收者确实接收到信息之后，他们就根据自己以往的经验、假设、期望、文化影响、价值观和信仰等在脑海里对信息进行层层过滤。接下来，即使信息在清除了这两个主要障碍之后还基本保持原样，接收者解读信息的能力也会受到他们自然的学习方式(比如听觉的、视觉的、动觉的)的影响。要是这么想，真怀疑我们究竟有没有清楚地传达过什那为什么要谈到这些呢?原因有3个。(1)作为发送信息的人，要意识到成功地传达信息是很重要的，不能想当然。(2)作为接收信息的人，要意识到什么因素影响你准确地“理解”(或者听到)(3)最重要的是，这有助于你排除主观因素的干扰。很多很多的人在沟通过程中掺入了主观的想法。如果第一次没理解，也不要觉得就是自己的原因。正如我们在前面提到的，有很多挑战要战胜。你越能做到不先入为主、集中精力去理解，7项有效原则我们来看看大多数高效的项目沟通者都会用到的7项关键原则。(1)计划好沟通像对待项目管理的其他方面一样，你要计划好项目沟通过程。计划沟通的目的在于确保参与进来的所有项目干系人能在需要的时候获取所需信息来履行他们的责任。影响沟通计划和项目沟通要求的主要因素有以下这些。(2)记住基本方法最有效的3种沟通方法也是最简单的。为什么这些方法会有效呢?因为它们能起作用，但是很多人却没有这么做，因此对比是非常明显的。·言出必行：如果你说了要做什么事情，就要去做。(3)沟通的5个C在计划或执行项目沟通的时候，要牢记5个C。·令人信服(Compelling):让他们(4)保证理解如果想进行有效的沟通，就要拥有这样的理念。主要包括以下几·投入精力、耐心和决心，确保别人清楚地理解了你的意思。·采用有效的聆听技巧，确保自己清楚地理解了别人要传达的意思。·调整沟通的内容来最大限度地满足每个目标听众(项目团队、客户、高级管理层以及/或人事管理层)的信息需求。·要重视。注意反馈信息。如果所做的事情没有效果，要乐意去调整。·不要假设别人明白了，要不断地讲清楚、提问题、确认。在所有沟通中要注重从他人的角度来看问题。(5)建立各方关系高效的沟通者都知道，人与人之间的桥梁是建立在信任、亲善和人际关系的基础之上的。要乐于花时间去同关键的项目干系人建立一对一的更有利于处理项目难题。(6)富有前瞻性这是另一个关键理念和方法原理。妨碍项目沟通的因素有出人意料、令人怀疑和不确定性。通过沟通计划让目标听众了解，保持前后一致。预见额外的信息需求。永远不要让项目干系人心生疑惑或者先找你。(7)有人就有“政治”另一种说法就是“别太天真”。高效的沟通者都理解和领之前先从别的角度来看一看。高效项目沟通者的最佳方法为了更好地理解这些沟通原则，提升你的沟通能力，我们来学习一下高效项目沟通者常用的最佳方法。我们会了解综合沟通管理、状态报告、主持会议、人际关系技巧以及常见沟通媒介的最佳用途。首先，我们来学习综合项目沟通管理的最佳方法。●指定主力队员为了保证项目沟通的质量和一贯性，一定要指定具体的团队成员来负责正式的项目沟通。在大多数项目中，你(项目经理)会扮演沟通的主要角色。不过，在大型项目中，你可能要将某些沟通事项或者与目标项目干系人沟通的任务委派给其他人来做。这可能包括同公司的相关部门密切合作，比如人力资源部、市场部和/或公司通信部等。备的沟通强项，这些其他的方法只是用来支撑这些强项。清楚每个项目干系人的需求和动机。此外，根据这些评估来确认，要采用哪种类型的项目沟通才能恰当地支持每个项目干系人以及管理他们的期●使用推拉策略高效的项目沟通者会使用推(传送)和拉(提供)这两种沟通方法。随着中央项目储存库的出现，拉的方法越来越受欢迎。尽管这种方法在处理项目干系人随时需要的信息时非常好使，但是重要的、紧急的发送(推)给目标项目干系人。此外，如果你在使用团队协作技术(比如Sharepoint),就可以同时使用推和拉的方法。可以让项目干系人订阅相关提醒，以便在某项产品更新的时候自动通知他们(推)。提醒的消息包含了一个链接，项目干系人可以通过链接来访问目标产品(拉)。让事情简单一些要想在项目干系人那里拿高分，就要让他们很容易就理解你发给他们的东西(提供概要)或者让他们做的事情(提供背景和目标)。不要让他们去找任何东西(包括沟通的参考事项)。你的项目干系人整天为很多任务和重要事项忙得团团转，困惑和不确定会令他们不痛快。如果你能努力去让他们迅速理解你发过去的东西或者你让他们去做的事情，他们一定会心存感激，这样也会提升你在整个项目中的价值。保持信息流通许多高效的项目沟通者都推荐一种简单却有效的方法，就是一定要让对的人获得对的信息，这样便于他们扮演好自己的角色。在很多组织里，各个团体之间的信息流通不是很好。高效的项目经理就会找出信息流通不顺畅的地方，扮演促进信息流通的角色。用媒介。总的来说，不同的沟通方法适合不同的情况，高效的沟通者都会作用，还要保证相关的项目干系人知道如何正确使用这些技术。沟通方法现在比以前有更多的沟通媒介可供项目使用。为了管理好项目沟通，你要了解每种方法的长处和局限性，这样你就能针对不同关系的目标受众和不同的信息内容来选择最合适的媒介。选对了就有助于提高项目生产能力，促进开放的沟通还会影响与项目干系人之间的关系。为了帮助你做好沟通决策，我们来学习一些常见的沟通方法，了解它们的最佳用途和重要说明。表17-1将这些内容汇总到了一起。高效项目沟通者状态报告的最佳方法包括以下几个方面。●前后一致按照项目沟通计划定期提供前后一致的进度状态报告。·目标报告适当地给目标项目干系人提供详细信息。·采用视觉的方式因为大多数人对看到的东西都了解得快而且大部分高级管理层要迅速了解项目状态和/或项目问题，所以要尽量采用视觉的形3个级别。每个级别对应一种信号灯颜色，即绿色、黄色或者红色。在状态报告中用这些颜色表示每项关键项目测量的状况，这样高级管理层就可以快速阅读了解项目状况的好坏。·例外情况法利用状态报告的主要部分(第一部分)来强调项目计划中出现的例外或偏差。然后在附录附上详细信息。以这种格式提供的状态报告会满足大部分甚至所有关键项目干系人的需求。高效项目沟通者主持会议的最佳技巧包括以下几个方面。明确参与会议的人需要做什么准备，以使会议开得有价值。会议开始时说明议程，看是否需要做出调整。试图在会议中解决问题，而是安排下一次会议。·做笔记指定人员来记录会议决策和操作事项。·结束会议在结束会议之前，回顾所有操作事项(包括负责人和目标完工时间),总结会议结果，安排必要的后续会议并感谢与会人员花时间积极●公布会议记录尽量在会议之后24小时内向与会人员及相关团体发布(公布)会议记录。如果有些事情要让没来参与会议的人员完成，在发布会议记录前要征得他们同意，或者注明没有征求过他们意见的事项。人际关系技巧这一组最佳技巧可能是最重要的，因为它们会影响你所有项目沟通的质量，不管是正式的沟通还是项目团队和项目干系人之间的日常人际沟通。下面列出高效的沟通者常用的主要人际关系技巧。·想办法弄明白他们做什么,为什么这么做以及他们正经历什么困难。·不要觉得别人的消极回应就是在针对你，大多数情况下都不是。