公文管理及行文规定

公文管理及行文规定总则为规范公司公文管理，特制定本规定。第一章公文种类第一条公文种类与应用范围公文的种类包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、制度及规定、计划、经营业务类文书等。（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，组织变更或人事任免等决定事项。（二）决议适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。（三）通知适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门周知或共同执行的事项。（四）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。（五）报告适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议；答复公司领导的询问。（六）请示适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。（七）批复适用于答复申请、报告、请示的事项。公司领导的批复可简化为直接在申请、报告、请示文件上批复。（八）函适用于对外沟通或协作处理有关事项（工作函、联系函）。（九）会议纪要适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。（十）制度及规定适用于对公司范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度、流程（作业指引）等管理体系文件。（十一）计划适用于工作任务制定、计划安排。第二章公文格式第二条公文一般由文头、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印章、发文日期、抄送机关、主题词、制发部门、成文日期等部分组成。公文格式示例详见附件二至附件六。第三条公文结构组成及文书格式（一）公文文头公文文头应使用公文主体对应公司全称。各业务单元正式行文须统一使用公司发文模板（附件二：“发文”格式示例）。（二）公文标题命名规则1、常规公文标题命名规则：公文主题＋公文种类描述。如“公文管理及行文规定”、“XXX管理制度”、“XXX管理流程（作业指引）”等。2、会议纪要类公文标题名规则及格式要求：（1）专题会议纪要的文件名需说明项目名称、会议议题等，需统一按“公司/XX项目XX专题（第X次）会议纪要”格式命名。（2）例会纪要的文件名需统一按“0项目X乂年X月第X次例会纪要”的格式命名。（3）会议纪要类公文格式示例详见《“会议纪要”格式示例》（附件三），适用于公司范围内各类会议纪要模板。（三）发文分类、代字及编号负责部门1、公司所有对外发文均应有唯一发文字号。2、发文字号编制规则（1）公司级及部门级常规文件发文字号由三部分组成，编制规则：发文代字+年号+该年拟办文书的顺序编号。《公司级文件发文字号编制规则》详见附件一。例：乂乂文字[201X]001号。“XX文字”表示以XX公司的名义发文；“[201X]”为年号；“001号”为该年拟办文书的顺序编号。（2）部门级特殊文件发文字号由四部分组成，编制规则：部门简称+文件类别（由部门根据实际工作予以分类）＋年号+该年拟办文书的顺序编号。（3）规章制度文件发文字号由三部分组成，编制规则：发文代字+年号+该年拟办文书的顺序编号。例：规字[201X]第001号。“规字”表示以地产城市公司名义审批发布的制度；“[201X]”为年号；“第001号”为该年拟办文书的顺序编号。（4）流程（作业指引）文件发文字号由四部分组成，编制规则：公司代码+文件类别和级别+流程属性+文件流水号《流程（作业指引）文件编号说明》。3、发文字号标注要求发文文件编号应在首页发文单位名称正下方标明。拟办文书的顺序编号在呈报审批时应不予填写，公司审批同意制发之后，按下述“4”规定，由发文字号管理部门负责核发，由经办人正式报出时填写。4、发文字号管理责任（1）行政人力部负责发文字号规则的制定、发文代字的规范与管理。（2）公司对外公司级公文发文字号，均由行政人力部负责统一编制。（3）部门级公文发文字号，由各部门行政助理按发文字号编制规则编制，报所在部门经理审批报行政人力部备案后执行。各部门行政助理需建立发文字号编制清单，登记核发文件编号、文件内容，以备查询。行政人力部负责监督、检查。（四）签发人任命、决定、制度及规定、会议纪要等类公文应注明签发人，签发人姓名应注在首页公文标题右上方、发文字号下方。（五）秘密等级1、公文管理应进行保密管理。保密公文按照密级划分为“绝密”、“机密”或“秘密”。其中绝密文件应在文头右上方注明并加盖绝密章。（1）涉及董事会增资扩股、分红，公司重大投资决策和交易及在正式实施前不得公开的文件列“绝密”等级。（2）公司重要商业信息、奖励、福利制度、人事信息及投资、交易等决策文件列为“机密”等级。（3）一般性秘密文件不得对外公开和公布的列为“秘密”等级。2、公文保密时限（一般情况）：“绝密”等级为3年，“机密”等级为2年，“秘密”等级为1年。遇特殊情况，应视公文内容向相关领导请示后，再延长或缩短公文保密时限。（六）紧急程度急办公文应根据重要程度、时限要求在文头右上方注明“加急”。（七）主送一般公文的主送单位或部门应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、决议、会议纪要等，也可将主送单位写于正文之后。（八）正文。正文文字表达应力求简明扼要，层次清楚。常规多层次结构的正文分条标识方法为：第一层用：“一、二、三、四……”；第二层用：“（一）、（二）、（三）、（四）……”；第三层用：“1、2、3、4……”；第四层用：“（1）、（2）、（3）、（4）……”。公文应避免采用过多的层次结构。（九）附件。公文如有附件，应在正文之下（空一行），印鉴之上，按顺序注明附件序号、名称。（十）印章。公司对外公文一律在正文后右下方加盖发文主体公章。正文后标明年、月、日。印章盖在发文日期的中上方，上沿不压正文，底边在发文日期之下。（十一）落款。凡有落款的公文，落款应使用发文主体的全称。（十二）发文日期。发文日期以签发或会议讨论通过的日期为准。（十三）抄报、抄送。公文应抄送与公文内容有关的部门或业务单元。抄送栏设于文件末页下端、制发业务单元之上。抄公司领导的标明“抄报”；抄平行业务单元的标明“抄送”。（十四）制发部门、成文日期。制发部门列抄送部门之下，并标明成文日期。（十五）公文结尾处其它要求公文最后一页如没有正文内容，应在该页第一行注明“（此页无正文）”字样，文字格式左对齐。于此页最下端书写抄报、抄送、制发部门、成文日期等字样。第三条公文用字1、公文用字一律从左至右横排。2、公文用字及字号（1）公文抬头：公司名称（公文主体）使用小二号仿宋-GB2312字体，分散对齐。发文字号、紧急程度使用小四号仿宋-GB2312字体。(2)公文标题：一般用三号加粗仿宋-GB2312字体。(3)正文：一般用四号仿宋-GB2312字体。(4)未注明公文字体、字号之处文字，一般使用四号仿宋-GB2312字体。第四条公文用纸无特殊情况，一律采用国际标准A4型。第三章常规行文规则第五条未经公司审批，各部门不得以公司名义对外正式行文。第六条为确保公文的有效性，主送单位(包括抄送单位)，要使用对方单位全称。特别是对与公司存在合同等法律关系单位的行文，一定要使用合同约定的对方单位全称，以避免因其单位名称产生法律理解上的歧义。公文中使用简称，应当先用全称，再注明简称。第七条公文行文常规用法要求1、公文中的结构层次序数参照前述常规多层次结构的正文分条标识方法。。2、引用公文应先引标题，后引发文字号。3、同一名称在一篇或数篇文稿中多次出现，要注意前后统一。4、常规数字：一般应使用阿拉伯数字。5、日期：用阿拉伯数字书写。6、注明年份：一概用全数，不得省略；应避免用时间代词，要用具体日期。7、公文中应使用国家法定计量单位。第八条公文制发基本要求1、公文打印、复印之前，应认真核对；印出之后，再次核对无误，方可发出。公文发出后，发现错误应及时更正。2、公文打印要字迹清楚，版面清晰。公文一般左侧装订。装订后的公文要整齐、干净、美观。

3、规章制度类文件制发要求具体参见《规章制度制发说明》。第四章公司内部公文办理及审批第九条内部公文即以城市公司名义上报公司总部的各种请示、报告、说明、公司内部发文等。第十条公文办理及审批流程1、公司级内部文件公司级文件即以公司名义发出、下发或上报的文件。拟稿拟稿人按起草公文种类选取并套用适用模板，确保文字逻辑性、准确性承办部门经理审核上述内容、明确会签部门承办部门经理审核上述内容、明确会签部门城市公司总经理.审批城市公司总经理.审批行政人力部盖章发按批示审核修订内容及文件格式正确性，提供文号2、部门级文件部门级文件即以部门名义上报公司的各种请示、报告、说明、公司内部发文等。按起草公文种类选取并套用适用模板，确保文字逻辑性、准确性

承办部门审核文件内容及是否为标准格式承办部门审核文件内容及是否为标准格式▼城市公司总经理第十一条内部公文审批要求1、在传阅文件时，应将电子文档（如有）事先发与会签业务单元及人员进行提前阅读，以减少会签时间。2、凡呈报公司领导的文件，无特殊原因均需通过ERP发起相应流程、填写“呈阅件”等审批会签单，“呈阅件”等审批会签单上应写明报送的部门、时间、主旨、承办意见及需要批复时限，由部门经理明确会签部门。3、以纸质报批的文件（1）经办及各会签业务单元经理还须在“呈阅件”等审批会签单签署意见后签名。（2）由各部门起草的以公司名义发布的文件，在上报公司领导审批时需由经办部门经理在文件结尾处或落款的公司名称处（以铅笔）签名以示对该文稿的确认。（3）由部门起草并呈报公司领导审批的部门级文件，落款处需标明所在部门名称及拟订日期，并由经办部门经理在落款处（以签字笔）签名以示确认。4、工作流审批在会签过程中，流程审批人员需遵循公司审批流程的时限要求办理会签，具体要求如下：（1）各部门常规流程审批时限最长不超过：常规文件：1个工作日；制度会签：2个工作日；（2）重要流程审批时限最长不超过：法律文件及条款审查：2个工作日；设计任务书会签：5个工作日；销售资料会签：5个工作日；（3）合同、洽商、付款流程审批时限最长不超过（前提:呈报部门提交资料齐全无误）:付款审核：2个工作日；工程类合同：3个工作日（前提:呈报前合同条款已与对方谈判达成一致，并将电子文件修改一致）；变更洽商（事项）报审表：3个工作日；变更洽商（费用）报审表：由呈报业务单元经理（项目经理）与合约预算部经理进行沟通，视工作需要确定审核完成时间；工程进度款审核：5个工作日；工程结算及预算审核：由呈报部门经理与合约预算部经理进行沟通，视工作需要确定审核完成时间。5、通过ERP移动审批APP进行流程签批时，仍须依据公司流程审批的时限要求进行办理（本章节第4项）。6、两个及以上部门联合申请和发文的应在公文正文之后，附件之前注明主办部门、协办部门。该公文执行的责任人为主部门，协办部门应予以相应协助执行。7、请示类公文一般一事一报，以便领导批示。主报为直接批准人，对相关须知领导用抄报，审批以主报人的批示意见为准，防止一事多批。公示类公文可同时上报和抄报。第十二条内部公文审批后反馈流程1、通过ERP流转公文在完成会签审批后，由经办人通过ERP将会签意见发布给参加公文会签人员。2、报请总经理审批后纸质公文由行政人力部交与经办部门签收。3、需会签人员以外的部门或人员知会审批结果，由经办人负责将会签意见转发相关人员。4、需知会审批后公文的具体内容，可与经办人联系进行查阅。第十三条内部公文发放范围1、会议纪要、通知等各项公文应只发送给需知会的相关领导和部门。主要类型会议纪要发文范围规定如下：（1）城市公司例会：发公司全体；选发总部公司领导；（2）项目或管理专题会：必发参会部门全体、行政人力部、城市公司总经理，选发相关部门员工、部门、总部相关部门及领导；（3）监理例会、现场会：必发参会部门全体、行政人力部、城市公司总经理，选发相关部门员工、总部相关部门及领导；2、行政人力部下发的抄报抄送模板仅供删减用，各部门在发文时应严格按应发文范围对抄送抄报栏进行删减，无需报送的领导和部门应删去。3、通过内网邮箱发布上述公文时应严格按上述发放范围进行发送，不得随意点击“地产”等集体收件人。第十四条内部公文发布要求1、内部公文完成会签审批后，由经办业务单元通过内网邮箱发布，ERP审批单或纸质呈阅件扫描件，需作为邮件附件一并发布。2、经办业务单元负责汇总ERP审批单或纸质呈阅件中各级审批意见或后续工作要求，摘录填写《内部公文审批意见卡》（以下简称《审批意见卡》，详见附件九）。为强调审批意见的执行，《审批意见卡》必需作为邮件正文内容一并发布，不作为邮件附件。如审批意见均为“同意”或无具体后续工作要求时，可不摘录填写《审批意见卡》，但需在邮件发布正文中进行说明。3、公司董事长、公司总经理的审批意见或后续工作要求，除摘录填写《审批意见卡》外，还需在邮件正文中用“粗体字格式”再次摘录、强调。4、内部公文审批过程中，针对正文的会签修订内容无需摘录填5、邮件发布需同时抄送运营管理部、城市公司计划主管部门。由计划主管部门负责按《审批意见卡》要求，将相关工作关联至业务单元月度考核计划，督促、跟进后续工作落实。经办部门负责随工作进展及时向相关领导及对口计划主管部门通报情况。第十五条内部往来文件流转、收发1、内部往来文件主要指部门间文件往来（含内部联系单）。2、部门书面文件、部门级电子文件以部门为单位，以城市公司行政助理为流转接口。经城市公司总经理审批签发后，由城市公司行政助理进行收发。3、内部文件收发各部门行政助理负责建立并管理本部门《收发文本》。发文部门应做好发放文件的发文、签收记录。应逐项登记文件标题、发文日期、收发单位等到内容，收发文记录以收、发文人签收、签发的签字为确认。第五章对外公司级公文发文办理及审批第十六条对外公司级公文即以公司名义发出、下发或上报的文件。第十七条对外公司级公文发文办理及审批流程按起草公文种类选取并套用适用模板确保文字逻辑性、准确性

第十八条对外公司级公文用印以公司或部门（项目）名义对外发文，应加盖印章，用印位置应上不压正文，下压成文日期。重要文件、协议应加盖骑缝章。其它具体用印要求请见本制度第十六条。第十九条对外公司级公文发出涉及公司法律风险的文件要确保文件送达的有效性。有效送达形式：1、面交收文单位，须请其事先确认的有效收文人员签收。签收记录需登记文件标题、发文单位、发文经办人、发文日期、收文单位、收文经办人收文日期等内容。签收记录随文件存档。2、通过挂号、特快专递方式邮寄，且必须留存邮寄凭证。传真不具备强制约束力，仅可作为工作联系之用。涉及公司法律责任、法律风险的公文必须以本条1、2形式发出。第五章外来文件收文管理第二十条对外来文件有效性管理1、验证外来文件进行有效性要求来文单位对其文件（包括附件、附图）加盖有效印章，如不能盖章则必须由其负责人签字方能作为有效文件，经办人在接收时进行验证。对不满足有效性的文件，要求其纠正后再发。2、谨慎签收外来文件在收文过程中仅为签收，不可对收文的内容作任何确认。如果需要在文件上签收，经办人需加注“收到”字样，以防来文单位以我司职员签字作为对其收文内容的签字确认。第二十一条对外来文件进行分类管理（一）外来文件分类1、政府来文：主要指行业主管部门颁布的政策法规、下发的通知等；2、业务文件：涉及公司重大事件或项目开发等重要内容的外来文件；3、合作单位或客户的信函、情况反映、投诉等。（二）根据上述外来文件分类进行公文处理1、政府来文政策法规：经办人收到文件后报城市公司行政人力部，行政人力部根据文件内容发相关部门，并抄报公司领导。紧急通知：经办人先行口头逐级请示，取得领导意见后予以回复。重要工作事项，由经办人在取得领导口头回复意见后1个工作日内，通过ERP完成审批流程。2、业务文件：必须根据审批权限严格履行公司审批流程。3、合作单位或客户有关情况反映、投诉等：经办人收到文件后通过行政人力部上报公司领导。此类文件在处理过程中，需注意保密。第二十二条对外来文件收文管理基本要求1、针对外来文件，要根据实际情况予以回复。2、经办人不可擅自对来文单位回复意见或延误、隐瞒不报，特别是情况反映、投诉性文件。3、收到外来文件，需根据文件重要程度履行审批流程。经办人收文后，需及时请示所在部门经理，如需扩大审批范围，应遵守“呈阅件审批流程”相关要求，由经办部门经理或相关部门经理审阅汇总意见后，根据审批权限与要求，上报主管领导、城市公司总经理会签后上报总部总经理。4、严格按领导批示进行回复、执行并落实相关工作（1）取得城市公司总经理明确回复意见的外来文件，请经办人以公司名义及时回复来文单位。（2）对于需提交总部公司级领导审批的外来文件，请经办人在取得公司领导意见后再行反馈。（3）经办人须根据参与审批的最高领导的最终意见进行回复，严格执行并落实有关工作要求，需将重要工作回复后的落实情况及时反馈给参与审批的领导。5、回复时限要求（1）回复来文单位意见应及时，原则上最长不得超过1个工作日。（2）因公司审批流程超过上述时限者，由经办人在收到来文1个工作日内知会来文单位所发文件正在审批中。（3）紧急来文：参照上文“政府来文紧急通知”的流程执行。6、外来文件及回复意见存档要求上报总部公司级领导审批的外来文件，报行政人力部备案，行政人力部将公司领导的审批意见扫描后，发相关业务单元及人员知晓、发呈报部门执行。第六章公文归档第二十三条公文办理完毕后，应当根据《档案资料管理制度》及时整理、归档。第七章公文流转、收发等管理第二十四条公文由行政人力部行政主管统一收发、归档和销毁。第二十五条各部门应对收、发文建立收发记录，作为档案，以备查询。行政人力部负责监督、检查。第二十六条组织机构发生变更时，所管辖公文应当随之相应变更管理部门。公司撤销时，需要归档的公文需移交总部总经理办公室。第二十七条各岗位工作人员调离原工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文进行移交、归还。第八章罚则第二十八条文件撰稿人负责对所起草的文件按公文种类选取并套用适用模板，确保文字的逻辑性、准确性，部门经理、行政人力部负责审核上述内容。第二十九条文件出现一般性文字错误（错字、别字、缺字等）、文件套用模板出现错误，每错一处，按《职员守则》第五章违纪处罚规定记直接责任人记提醒过失一次，并按相应处罚标准予以处罚；半年内，同一经办