X投资有限企业员工手册范文

黑龙江省康亚投资有限公司员工手册第一章公司概况共NUM页第四章行政管理管控制度证照使用管理管控制度目的为了规范公司营业执照等证件原件及复印件的使用管理管控，避免因管理管控不善给公司带来的风险，防止遗失并保证按时年检，特制定本制度。范围营业执照及企业各类证件的原件、电子档及复印件等。证照资料的使用管理管控证照原件、电子档以及复印件统一由行政部设专人保管和传送。证照资料的使用管理管控需要借阅、借用、复印证件资料，须到行政部填写《公司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人审核、常务副总审批，行政部签批确认后，可到行政部办理相应手续。证照借用、借阅、复印等归还后须立即入柜、归档。凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述4.1相同，但最长不得超过5天。公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向行政部专管员报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。4.5不得擅自使用公司的证照进行各种担保或未经公司同意的事宜。4.6不得擅自改变证照审批用途。证照的年审、到期、变更证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照（营业执照等））由行政部负责办理，财务类证照（如统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等）由财务部门负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。相关责任证照管理管控人管理管控的所有证照都应有清单和目录，确保证照数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证照管理管控人负有登记的及时性和完整性的责任。照借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证照的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅后不得将证照转借其他人使用。注意事项凡违反上述规定而私自使用公司证照者，将按公司制度严肃处理，如果导致公司损失的，还应赔偿公司因此而造成的损失；构成犯罪的，由公司送交相关部门追究刑事责任。印章管理管控规定总则1.1目的公司印章是企业行使权利和承担责任的象征。为了保证公司印章的合法性、严肃性、权威性，维护企业形象和合法权益，杜绝违法违规行为的发生，规范公司印章的刻制、保管、使用，以及停用和作废，实现印章规范化管理管控，特制定本规定。1.2适用范围本规定适用于公司各类印章。二．印章管理管控与使用细则2.1印章种类2.1.1公章：公司按法定程序经工商行政管理管控部门注册登记后，在所在地公安部门备案，对外具有法定效力的公司正式印章。2.1.2公司业务专用章：代表和行使某项专业合适的内容和权力的印章，包括合同合约专用章、财务专用章、发票专用章等。2.1.3法人印：是指公司法定代表人印章。2.1.4部门印章：刻有公司各事业部门名称，仅限公司内部使用的印章。三.印章刻制3.1公司各类印章刻制的申请由印章使用部门提出，并根据需求填写《印章刻制申请表》，将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说明。申请上报到行政部，经常务副总和董事长审核批准后，方可进行印章的刻制。3.2审批通过后《印章刻制申请表》在行政部存档备案，并开具公司介绍信托专人到指定机关代表公司执行印章的刻制。3.3印章样式应根据国家有关规定制作。部门专门章采用方形式样，字样应使用宋体字和规范化的简化字，材料选用根据同行业标准和惯例确定。3.4刻制公章、合同合约章、财务章、发票专用章必须按国家规定在国家法定管理管控部门指定的地点办理并履行备案手续，严禁在非法定机构刻制印章。3.5未经批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事等责任均有责任人承担。印章启用4.1印章刻制完成后，行政部应指定专人领回并交印章管理管控人员。填写《印章启用登记表》，登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以蓝色印泥加盖在行政部门印章存档册中存档，以便备查。4.2新印章启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。五．印章保管5.1公司公章、合同合约专用章实行双人保管制；财务章由财务部人员专人保管，重要印章如财务专用章、法人名章等，必须严格实行两人以上分开管理管控。5.2各部门用章由行政部进行保管，并将管理管控员名单报行政部备案。5.3公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理。5.4印章保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和《用印登记簿》，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写《印章移交申请表》，由双方当事人及监督人签字。5.5印章管理管控员须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管，以保证工作需要。5.6印章管理管控员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护。六．印章使用6.1由使用人填写《公章请用申请表》，按照公司授权报相关领导审批后，方可用印。6.2所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对合适的内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。6.3任何印章管理管控员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。严禁开具空白证明。6.4对已盖印章的文件合适的内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖印章手续。6.5部门负责人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同合约、资料是否与审批合适的内容相符，不得有涂改部分；对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，字迹端正，图形清晰。6.6部门负责人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关授权领导无法签字，需在电话通知授权领导认可的情况下盖章，并督促使用人事后补齐签字。6.7审批手续不符合规定时，印章保管人用印的，印章保管人承担一切责任；手续齐全，出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任。6.8各印章保管人员应建立《用印登记薄》，详细载明印章的使用时间、使用部门、使用人、加盖份数、审批人等合适的内容，并定期归档。6.9印章保管人应将加盖印章文本的重要文件复印件备份一份（财务报表除外），并连同《公章请用审批表》一并归档，以月为单位按照时间顺序将用印记录存档。6.10各印章原则上不得带出公司，因特殊情况确需带章外出不得超过一天，须填写《印章外出使用申请表》，经授权领导批准后，方可外带印章，借用人只可将印章用于申请事由，使用完毕后应立即交回。借印期间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担。6.11因用章不慎造成损失，公司将追究有关人员的责任，直至法律责任。6.12私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政部严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。6.一三对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经负责人相关领导审批后，方可盖章。公司印章的使用范围7.1公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。7.2公司公章的使用范围主要为：7.2.1公司对外签发的文件；7.2.2公司与相关单位联合签发的文件；7.2.3由公司出具的证明及有关材料；7.2.4公司对外提供的财务报告；7.2.5公司章程、协议；7.2.6劳动合同合约，聘用协议；7.2.7担保书、承诺书等重要法律文件。7.3公司合同合约专用章的使用范围主要为；7.3.1对外投资、合资、合作协议；7.3.2各类合同合约等。7.4法人印，主要用于银行预留印鉴，在现金收讫和付讫，转账结算时使用。需加盖法人印的合同合约、高级管理管控人员人事任免文件。7.5财务专用章，用于支出和收入证明的签章，主要用于收款收据、银行票据等相关业务。7.6发票专用章，主要用于购买和开具发票使用。7.7公司各职能部门专用章，以各部门名义印发的各类对内公文、函件上使用，禁止在对外文件上使用。印章停用8.1因需要更换新印章，在新印章启用同时，由行政部对原有印章进行销毁处理申请。8.2具有下列情况时，由印章使用部门填写《印章销毁申请表》，详细说明原因，报常务副总审批。8.2.1印章使用损坏。8.2.2印章遗失或被盗，声明作废。8.3经常务副总批准后，公司行政部下发旧印章销毁通知，并安排由两人同时进行销毁，并在行政部建立印章上交、存档、销毁的登记档案。8.4行政部向公司各部门发布印章停用通知。九．印章授权事项部门负责人行政部负责人人行总监常务副总印章管理管控印章外带审核权审核权审批权审批权印章刻制和销毁审核权审核权审核权审批权印章使用公章审核权审核权委托审批权审批权合同合约专用章审核权审核权委托审批权审批权财务专用章审批权——————发票专用章审批权——————法人名章审批权——————部门专用章审批权——————低值易耗品管理管控制度总则1.1目的为加强低值易耗品的使用和管理管控，降低成本，减少浪费，结合公司固定资产管理管控制度的相关规定，特制定本制度。1.2本制度所称低值易耗品指满足以下标准之一的资产：1.2.1单位价值1000元以下的物品（不包含使用年限较长、不易改变形态的办公家具、设备，如办公桌、椅等）。1.2.2单位价值1000元以上未作固定资产管理管控的其他资产。1.3适用范围本制度适用于公司所辖范围内的各类低值易耗品。二.低值易耗品分类低值易耗品种类多，使用范围广，为了便于管理管控，按其用途分为以下三类：2.1行政办公用品。主要是指在管理管控工作中使用的日常办公用品、用具，具体分为办公家具、办公设备、办公用品、印刷品、招待用品等。2.2后勤服务用品。主要是指洗涤、卫生清洁、维修维护等方面的工具、器具、器皿等。2.3生产用具。主要是指在产品生产过程中或者生产试验中使用的工具、器具、器皿等。三.管理管控部门及职责3.1归口管理管控部门职责3.1.1归口管理管控部门是指依照需求部门的申请，对低值易耗品物品采购、验收入库、编号登记、移送使用、责任落实、维护保养、处置各环节主导管理管控的部门。3.1.2行政部为各类低值易耗品的归口管理管控部门。行政部每季度对需求部门使用的低值易耗品进行一次全面盘点，对盘盈盘亏情况查明原因，报常务副总经理批准后进行账务处理。3.2需求部门主要负责本部门在用的低值易耗品的日常使用保护、保管，确保低值易耗品安全、完整，防止丢失。3.3财务部负责低值易耗品的核算、账务管理管控工作。四.采购管理管控4.1各需求部门应于每月25日前将相关低值易耗品的需求相关计划上报行政部门，行政部专员根据使用情况制定公司月度采购相关计划。4.2各类低值易耗品应严格遵循公司相关规定进行采购询价、编码、入库等管理管控。4.3对于各类常用低值易耗品，行政部应备有适量库存，以确保满足工作需要同时降低资金占用。五.仓储管理管控5.1入库和出库管理管控5.1.1行政部设资产管理管控员负责低值易耗品的接收入库、发放出库，根据《入库单》、《出库单》做good登记。5.1.2资产管理管控员应保证所保管低值易耗品的安全存放，保证帐、物核对相符，每月26日根据本期发生的出、入库单据及盘点情况，编制《库存明细表》或《资产盘点表》。5.1.3如保管条件不善，资产管理管控员应及时向上级主管报告。退库管理管控5.2.1员工岗位变更或离职时，对原使用部门不再留用的低值易耗品，须经原部门负责人签字确认后方可办理退库。5.2.2未办理退库前需求部门不得自行对低值易耗品进行处置。违规处置的，由需求部门负责人按原价赔偿。5.2.3资产管理管控员根据经批准的《低值易耗品退库申请单》办理验收退库手续。5.2.4所有退库的低值易耗品须单独存放，并单独建帐、登记。六.发放管理管控6.1发放程序管理管控各需求部门应以部门为单位，由申领人填写《出库单》，经部门负责人、行政部负责人签批后，向资产管理管控员申请领用低值易耗品。6.2发放模式管理管控6.2.1各需求部门每月可在经审批的相关计划限额内集中申领低值易耗品。超出限额、领用次数过多或部门有较大库存的，资产管理管控员可不予受理申领。6.2.2因公司统一安排的人事调整等原因需要临时或单独领用的，不受此限制。七.使用管理管控7.1需求部门员工应本着节俭、爱惜的原则使用低值易耗品。7.2办理申领手续后，低值易耗品的日常管理管控责任由资产管理管控员转移到申领人。7.3仅在一个需求部门内使用，但使用人不唯一的，由需求部门负责人指定专人负责管理管控；对有两个以上需求部门的低值易耗品，由行政部指派专人负责管理管控。7.4行政部可随时对各部门的低值易耗品日常管理管控情况进行检查。对于检查中发现的人为损坏物品的现象或使用浪费现象，将根据情节轻重予以相应处理。7.5损失赔付7.5.1各类低值易耗品在日常使用过程中，因人为因素造成毁损、丢失的，由具体责任人负责赔付；对于不能确定责任人的，由使用部门所有员工负责赔付。7.5.2具体赔付金额由财务部会同行政部根据物品原值及使用寿命共同确定。7.6报废处理7.6.1各类低值易耗品在日常使用过程中，因非人为因素导致不能正常使用的，可报行政部审核确认按“以旧换新”办法处理。7.6.2资产管理管控员可对退回的低值易耗品提出建议，报部门负责人、财务部审批后执行；财务部可根据盘点中发现的问题提出处理建议报常务副总审批后执行。7.6.3对于确实不能继续使用的低值易耗品，由行政部会同财务部申报常务副总经理后集中进行报废处理。固定资产管理管控制度总则1.1目的为规范公司固定资产管理管控，确保公司资产得到合理保护、有效使用，特制定本制度。1.2固定资产范围1.2.1与生产经营活动有关的设备、仪器、器具、工具、家具：如空调、饮水机、文件柜、办公桌椅、沙发、保险柜等。电子设备：如电脑、打印机、传真机、复印机、电话，装订机等。1.2.3交通运输工具。二.管理管控权限2.1行政部负责公司各部门固定资产相关计划审核；负责对新购置固定资产进行编号登记造册、发放；负责固定资产调拨、统一维修及闲置资产的封存、报废处理；负责公司固定资产的日常管理管控，每月形成一次固定资产报表，协同财务部每年进行一次的系统盘点。2.2使用部门及使用人负责所使用固定资产的日常维护及故障、破损报修。各部门负责人所属部门固定资产管理管控承担连带责任。2.3财务部负责登记固定资产台账，每年发起一次全公司固定资产盘点与清查。三.管理管控细则3.1购置相关计划与购买审批公司各部门有固定资产需求应填写《采购订单》，经部门负责人、行政部长审核，人行总监签批，常务副总审批后方可购买；5000元以下低值易耗品由行政部采购，5000元以上（含5000元）交由采购部购买。3.2固定资产编号原则3.2.1自2016年11月起对公司所有固定资产予以整理统一编号。3.2.2固定资产编号：公司简称拼音首字母－使用部门-固定资产名称首字母－购置年月日+编号例：行政部一台笔记本电脑：KY-XZ-BJB-20160516013.3帐外固定资产管理管控购入未列入固定资产账目的资产或列入成本相关项目的可循环使用的资产在购置时，由财务部列出明细，交行政部按固定资产进行管理管控（登记造册、编号、指定使用责任人、按时清查盘点）。明细应标明固定资产型号、购入日期、价值、使用部门、责任人等信息，由行政部备案。3.4领用固定资产登记、编号完毕，由行政部将固定资产交接给申请部门申领人，检验无异议后双方在领用交接记录上签字确认。3.5使用/借用与保管使用/借用人即是责任人，固定资产使用人对自己使用的资产负有保管、养护责任，并负责按照使用说明书正确使用。办公设备如需借用，须到行政部物品管理管控员处填写《办公设备借用登记表》并按期归还。固定资产使用人不得擅自将资产编号撕掉或损坏，固定资产丢失、非正常损坏由责任人包赔。3.6调拨固定资产转移必须履行调拨手续，由调出中心填写《固定资产调拨表》，行政部长审核，人行总监审批，由常务副总最终批复。调拨审批完成后，调入部门在《固定资产调拨表》上签字确认，并将《固定资产调拨表》报行政部、财务部备案。3.7维修固定资产损坏时使用人应及时向行政部报修，行政部查明损坏原因后联系维修。3.8清查与盘点行政部、财务部每年对公司固定资产进行一次集中清查，清查结果编制报表，行政部、财务部留存。3.9说明书管理管控固定资产附带的说明书由使用人保管。保修单交由行政部统一保管。3.10闲置固定资产封存与管理管控在使用期限内、使用功能完good但短期内不需使用的固定资产，由行政部检查后收回，统一封存保管。3.11报废、销毁、变卖固定资产已失去使用功能或严重损坏，由行政部将其收回，与财务部共同复核回收价值后，填写《固定资产报废申请单》报人行总监审批、常务副总签批。审批后由行政部负责出售或销毁，残值由财务部收取。3.12离职交接与审计员工异动、离职，其负责使用与管理管控的固定资产列入交接单。行政部资产管理管控员异动、离职需接受离任审计，审计确认无异议方可办理调转、离职手续。四.罚则4.1未按使用说明书正确使用及保管不当造成资产损坏，由责任人承担维修或更新费用。4.2固定资产丢失，由责任人按同类物品重置价值赔偿（如因盗抢等刑事案件造成资产丢失或损坏的依据实际情况酌情处理）。4.3未履行调拨手续私自转移固定资产，对责任人处以200-500元罚款。车辆使用管理管控制度总则目的为了统一管理管控公司的所有车辆，有效使用各种车辆，确保行车安全，提高办事效率，减少经费支出，特制定本制度。车辆范围本制度所说公司车辆是指公司的专车、及公务用车辆。专车系指公司为部分特定人员或部门特配车辆。公务车系指除上述专车以外的所有车辆。所有车辆由行政部统一负责管理管控。用车原则2.1公司所有车辆由行政部负责统一管理管控和调度，各部门和个人不得随意调用。行政部分别按车号设册登记管理管控，常规用车由行政部部长批准分配，市区外（含长途）用车必须经人行总监审批。2.2用车实行预约制。各部门须提前一天申请用车，如遇紧急情况须提前一小时提出申请。行政部根据用车路线统一安排车辆，尽量做到交通工具的有效利用。2.3享受车补福利的员工因公办事原则上不予申请用车（不含市区外用车），如遇特殊情况需常务副总经理审批后方可用车。三．行政部车管人员职责3.1妥善保管汽车档案、汽车保险单等相关证照，并建立汽车档案。3.2管理管控加油卡，并做good各车辆加油记录，于月末汇总、存档3.3不定期检查车辆里程表及车辆清洁情况，每月汇总《用车登记表》并存档。3.4车辆维修申请的审核及维修记录整理存档。3.5汇总月度车辆使用情况，填写《车辆使用月报表》交于行政部长、人行总监及常务副总处审核并备案。驾驶员管理管控公司全体驾驶员要牢固树立安全第一的思想，不断加强安全教育，增强法律意识。自觉遵守国家交通法规及地方交通法规，坚决杜绝一切事故的发生。4.2出车前必须检查车辆水、电、机油及其它机件性能是否正常；发现问题要立即向主管领导上报并向主管领导提出维修保养建议和意见，如因驾驶员未及时发现或未上报，出现事故造成损失的应由驾驶员自行承担。4.3驾驶员对负责的车辆负全责，不允许将车辆交给公司专职司机之外的人驾驶及私自外借车辆。否则，出现一切后果自负，并给予每人次500元罚款处分或直接解除劳动关系。4.4驾驶员一律不准擅自私用车辆，如有特殊情况须经主管领导或人行总监同意，否则，一切费用及后果自行负责，并视情节轻重处以200—500元罚款或直接解除劳动关系。4.5遵守道路交通安全法律法规，安全驾驶、文明开车；因违反道路交通安全法律法规，由驾驶员个人自行缴纳罚款和接受处罚，如造成交通事故的造成经济损失和人身伤害的，除保险公司赔付外，司机承担公司损失费的20%；如果责任由对方负责，司机不承担费用。4.6刷车实行包干制，标准为每月每台45元，每车必须保证车体内外清洁，明亮、座垫套勤洗勤换。4.7驾驶员没有公务时，要集中在公司一楼司机室休息，不准随意脱离岗位，保证随叫随到。车辆使用所发生票据要在七日内及时签批、报销，车辆过桥（路）费、停车费等需用车人签字并标明用车理由后执行报销流程。驾驶员有义务配合行政部部长完成车辆保险、年检等手续。五.车辆使用和管理管控5.1存放和使用5.1.1车辆使用由行政部统一管理管控、调配，做good车辆调度工作。5.1.2各部门需公务用车，由各部门申请人提前一天填写《用车申请表》向行政部提出申请，说明用车事由、地点、时间，行政部根据公司整体需要统筹安排，认真登记good出车记录。如有特殊情况、紧急公务可当天申请，但要填写《用车申请表》，并由部门负责人签字。5.1.3驾驶员根据行政部长指派出车，不得随意更改或延误。要树立节约意识，杜绝浪费，应根据实际情况合理的安排行车路程。如有特殊情况不能按时返回公司时，要及时向行政部长汇报。5.1.4外单位借车，需常务副总批准，司机到行政部备案，由行政部长统一安排。5.1.5各种车辆必须按公司规定的指定地点存放，如不按公司规定存放，发生一切损坏等后果由驾驶员本人承担。特殊情况必须经有关领导批准方可存放在安全地点。5.2油耗管理管控5.2.1油耗使用本着例行节约、杜绝浪费的原则，集中购买合理使用。每月由行政部购买，按相关计划进行油卡充值，由车辆管理管控员陪同驾驶员每周固定时间加油。每次加油后车辆管理管控员要认真填写《车辆加油记录表》，标明时间、金额，公里数。5.2.2如遇现金加油情况，驾驶员需在报销单后注明原因经出行人签字确认后，履行报销流程。5.2.3油耗管理管控实行百公里耗油单车核算制，执行油耗月指标加公里数考核办法，并根据出车公里数和耗油数量，统计、汇总出每月各车耗油情况，上报财务部、常务副总处备案。维修与保养5.3.1车辆由行政部统一安排检修、保养。相关计划内检修的车辆且检修费用2000元以内的，由本车司机向车辆管理管控员提出，由车辆管理管控员填写《车辆维修申请表》报行政部长审批，到指定地点修理，行政部定期统一结算。相关计划外维修的车辆或相关计划内检修费用在2000至5000元之间的，需人行总监批准；车辆检修费用在5000元以上的，须常务副总经理审批。5.3.2车辆需要换件或修理时，要及时提出相关计划，填明维修部件，大约需要支出经费，须经行政部审核后填写《车辆维修申请表》经行政部长、人行总监、常务副总审批后，到指定4S店或修配厂修理。未经批准，发生的任何费用，公司不予报销。5.3.3车辆在行驶途中发生故障或其他耗损需紧急检修时，经行政部长同意后进行维修。回公司后补填《车辆维修申请表》经行政部长、人行总监和常务副总审核确认。未经行政部长同意，任何人不得私自将车辆送至修理厂检修，否则费用自理。交通事故处理6.1车辆发生大小交通事故，首先采取积极措施抢救伤员保护现场，第一时间通知行政部负责人，及时报告公安交通部门、保险公司和单位，以便戡查现场进行事故处理，不得私自处理。驾驶员工作时间喝酒，酒后驾车造成交通事故，由肇事者本人负责，同时公司将与本人解除劳动关系。6.3无配备驾驶员的领导专车，除工作时间外，如遇交通事故由肇事者本人负责。会议管理管控制度目的为提高公司整体工作效率，使各部门信息充分共享，为企业经营决策提供沟通平台，特制定本制度。二．会议分类及相关要求2.1周例会主题：各部门周工作完成情况汇报及下周工作相关计划时间：每周周五（具体时间以行政部通知为准）地点：公司会议室主持人：常务副总记录人：行政专员与会人员：公司中高管2.2全体员工大会根据工作需要，全员会议由公司董事长/常务副总提议召开。主题：重大事项通报、年中/年末总结会等时间/地点：根据会议规模及合适的内容确定主持人：待定记录人：行政专员与会人员：公司全体员工或根据实际工作情况确定。2.3临时会议根据实际工作情况，由公司董事长或工作相关部门负责人临时发起。三．会前准备3.1全体员工大会、周例会由行政部负责组织，各部门会议或临时会议由各部门负责人组织。3.2会议准备：会议通知（包括会议议题、时间、参加人员等）、会场布置、会序安排、会议支持（会议资料准备、技术手段准备等）、会议安保措施、会议签到、车辆安排等。四．会场纪律4.1参会人员应提前10分钟到达会场。因特殊原因不能参会须经会议主持人批准；对未经批准不参会或迟到/早退者按考勤制度执行。4.2开会时，与会人员应认真参会，手机须关机或静音；如有重要事项来电，需到会场外接听。4.3会上讨论发言，应避免感情用事、语言偏激，严禁进行人身攻击。4.4与会人员应遵守会议保密制度。五．会议纪要5.1各类专题会议、周例会、需形成会议纪要并存档。5.2公司周例会会议纪要应在会议结束后2个工作日内完成，报会议主持人及参会主要领导审阅后下发至各参会人员。5.3因紧急事务未参会人员，由会议记录人向其抄送会议纪要。5.4不需形成会议纪要的各项会议，如有需协调处理的问题要在会后单独形成简报，呈报给公司常务副总审阅并报行政部存档。5.5各部门应及时传达会议决议事项并认真贯彻执行，需配合完成的问题各部门应积极协调解决，不准互相推诿。文件管理管控制度目的对公司的文件进行控制管理管控，确保公司和部门使用文件为有效版本。规范公司各部门的文件编写、发放及使用，提高工作效率，树立公司形象，保证公司政令畅通，特制定本制度。适用范围适用于公司范围内的文件控制，包括公司和部门自己制定的、外来的和客户提供的文件。职责3.1公司董事长、常务副总负责批准各项文件及公