道路工程监理合同及信息管理

第一节合同管理 1一、合同管理的工作范围 1二、合同管理的原则及内容 2三、合同管理措施及方法 5第二节信息管理 22一、信息管理概述 22二、信息管理依据、目标与原则 27三、信息资料管理措施 28四、信息资料管理流程 46第一节合同管理一、合同管理的工作范围（一）审批工程分包，完成对分包商的业绩、资质及分包内容的审查。（二）按照业主的授权，通过规定的程序，发布工程变更指令，并对工程变更进行评估，提出变更方案意见，报业主批准。（三）根据合同要求，合理、公正、科学、独立地处理有关工程延期和费用索赔事件，并满足监理工作程序要求。（四）定期向业主上报各有关合同的执行情况，包括从投资控制、进度控制、质量控制的角度分析合同执行中可能出现的风险和问题。尽量减少业主被索赔。（五）按有关规定程序建立合同文档管理制度，并通过监理记录和监理报告，按统一规定，对合同履行情况进行统计分析，为实现项目的总目标服务。（六）施工期间，公正、独立地监督施工合同有关双方有效执行施工合同。二、合同管理的原则及内容（一）合同管理的原则1.事前预控：监理工程师应采取预先分析、调查的方法，提前向建设单位和承包单位发出预示，并督促双方认真履行合同义务，防止偏离合同约定事件的发生。2.及时纠偏：随时跟踪合同执行情况、发现实施中的问题，及时用《工作联系单》，通知和督促违约方纠正不符合合同约定的行为。3.充分协商：在处理过程中，认真听取有关各方意见，与合同双方充分协商。4.公正处理：严格按合同有关规定和监理程序，公正、合理地处理合同有关事项。（二）合同管理的内容监理工程师应及时向有关的单位索取合同副本，详细了解并掌握合同内容，明确各方的责、权、利。对合同进行跟踪管理，随时检查合同有关的执行情况，及时、准确地向有关部门反映合同执行过程中的信息。合同管理主要进行工程变更、工程延误、费用索赔、违约赔偿、争端与仲裁等方面的工作。检查质量、投资、进度是否按合同的要求执行。1.质量方面的合同管理：检查工程所采用的材料、设备、机械、半成品、构件是否满足合同规定及有关质量标准的要求，施工中严格按照合同规定的规范、规程监督核验施工单位的质量，验收隐蔽工程与分部工程。2.进度方面的合同管理：督促施工单位提出进度计划并审批。认真审核设计变更与技术洽商，防止因此导致工期延误与投资增加。收集进度情况，进行施工实际进度与计划进度的比较、分析，提出提前工期的合理化建议。准确及时向业主提供进度信息，定期召开落实工期会议，进行动态管理。3.投资方面的合同管理：严格审核月进度报表，工程变更签证。4.工程变更方面的合同管理：如变更来自业主或承包人，则变更程序如下：（1）填写变更申请报告。工程变更申请报告写好后交监理工程师，其内容有：1）变更工程的名称、部位；2）变更的原因和依据；3）施工安排；4）变更引起的费用估价。（2）审查变更申请报告。总监理工程师组织对变更的有关事项进行调查、分析，同时通过业主函商设计单位，得到其答复后提出审查意见并报业主。（3）转发工程变更通知。业主确认后，发出工程变更通知交监理工程师，由总监签发。5.工程延期方面的合同管理因非承包人责任引起的工程延期，监理工程师按以下程序审查：（1）收集资料。总监理工程师在收到承包人工程延期申请后，立即组织监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料。（2）审查延期申请。监理工程师在审查承包人提出的书面报告后，尽快提出书面报告报总监审查，其内容有：1）受理承包人申请日期；2）工程延期的有关记录；3）工程延期的理由与依据；4）经协商后的延期测算方法与延期时间。总监核定后，报业主审批。6.费用索赔承包人提交资料后，监理工程师按以下程序处理：（1）收集资料。总监在收到承包人工程索赔申请后，立即组织监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料。（2）审查索赔申请。监理工程师在审查承包人提出的书面报告后，尽快提出书面报告报总监审查，其内容有：1）承包人申请日期；2）赔事件的详细资料；3）索赔的理由与依据；4）索赔金额。总监签发后报业主审批。7.承包人违约当承包人违约损害了业主的利益，监理工程师按以下程序处理：（1）通知承包人。总监应立即发出书面通知，要求承包人防止事态扩大，采取补救措施。（2）收集资料。监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料。（3）提出违约处理报告。在经过详细调查与分析有关资料后，监理工程师提出处理报告并报总监审查，总监签字后，报业主审批。监理工程师对合同双方的争议进行调查取证，按合同规定处理。如有任何一方对监理的决定有不同意见，要求仲裁时，监理负责向仲裁机构提供公正客观的证据，并在仲裁后执行裁决结果。三、合同管理措施及方法（一）合同管理措施1.监理合同与施工合同分析项目监理工程师结合本工程项目特点，在工程开工前组织专业监理工程师对监理委托合同及施工合同进行分析，重点分析以下内容：（1）监理合同的服务范围、双方的权利及义务、违约条款；（2）施工合同的构成、承包工程概况、工期质量目标、承包方式及中标价、违约条款、风险与责任分析、与监理工作有关的条款等。（3）将施工合同同监理合同进行对比分析，并对设计图纸、施工组织设计、总进度计划进行比较分析，找出项目监理部进行合同管理的难点与重点，制定本项目《合同管理纲要》，交各专业监理工程师遵照执行。2.工程变更的管理（1）工程变更管理要点1）本工程变更的内容应符合合同文件及有关规范、规程和技术标准，并表述准确，图示规范；2）施工单位只有在接到项目监理部签署的《工程变更单》后才能按变更内容施工；3）对工程造价影响较大的变更应征询业主同意；4）变更费用经项目监理部与承包单位协商后，由总监理工程师签认，建设单位批准；5）为加强对工程变更的管理，项目监理部应建立工程变更台帐。（2）工程变更监理措施1）工程变更无论由何方提出，均需按工程变更管理的基本程序进行管理。建设单位提出工程变更，应填写《工程变更单》经项目监理部签转。必要时，应委托设计单位编制设计变更文件，并签转项目监理部。设计单位提出工程变更，应填写《工程变更单》并附设计变更文件，提交建设单位，并签转项目监理部。承包单位提出工程变更，应填写《工程变更单》报送项目监理部。项目监理部审查同意后转呈建设单位，需要时由建设单位委托设计单位编制设计变更文件，并签转项目监理部。2）工程变更记录的内容应符合合同文件有关规范、规程和技术标准的规定，并表述准确、图示规范。3）承包单位只有收到项目监理部和签署的《工程变更单》后，方可实施工程变更。4）有关各方应及时将工程变更的内容反映到施工图纸上。5）实施工程变更发生增加或减少的费用，由承包单位填写《工程变更费用报审表》，报项目监理部。项目监理部进行审核并与承包单位和建筑单位协商后，由总监理工程师签认，建设单位批准。项目监理部具体审核原则如下：A.工程量：依照合同约定的工程量计算规则，按实计算。B.单价：如合同中已有适用于该变更工程的单价，则按该单价审批；如合同中只有与该变更工程类似的单价，则参照该单价审批；如合同中无适用或类似于该变更工程的单价，则要求承包单位编制单价并附编制说明，报项目监理部，监理工程师审核，总监理工程师审批签认。单价审批前，总监理工程师应与建设单位协商。C.在建设单位和承包单位未能就工程变更的费用达成协议时，项目监理部应提出一个暂定的价格（特别当工程变更发生费用减少时），作为临时支付工程进度款的依据。该项工程款最终结算时，应以建设单位和承包单位达成的协议为依据。D.分包工程的变更应通过总承包单位申请办理。6）工程变更的工程完成并经项目监理部验收合格后，应按正常的计量和支付程序办理变更工程费用的支付。7）因工程变更导致合同工期延长时，按工程延期管理程序进行管理。8）分包工程的工程变更应通过承包单位办理。3.工程暂停及复工的管理（1）工程暂停及复工管理要点1）掌握签发工程暂停指令的条件。2）签发工程暂停指令前应得到业主的同意。3）承包单位申请复工需要提供的资料：A.承包单位对工程暂停原因的分析；B.工程暂停原因已消除的证据；C.避免再出现类似问题的预防措施。（2）工程暂停及复工管理措施1）在下列情况之一发生时，总监理工程师应根据其影响范围和程度，按合同约定签发《工程部分暂停指令》：建设单位要求且工程需要暂停施工。由于出现工程质量问题，必须进行停工处理。由于出现质量或安全隐患，为避免造成工程质量损失或危及人身安全而需要暂停施工。承包单位未经许可擅自施工，或拒绝项目监理部管理。发生必须暂停施工的其他情况。2）在委托理监理合同有约定或必要时，签发《工程暂停令》前应征求建设单位的意见。3）在工程暂停经期间，应要求承包单位保护该部分或全部工程免遭损失或损害。4）工程复工工程暂停是由于建设单位原因或非承包单位原因引起，总监理工程师应在暂停原因消失，具备复工条件时，要求承包单位及时填写《工程复工报审表》并予以签批，指令承包单位继续施工。工程暂停是由于承包单位原因引起，承包单位在具备复工条件时，应填写《工程复工报审表》，并附下列书面材料一起选项目监理部审核，由总监理工程师签发审批意见：A.承包单位对工程暂停原因的分析；B.工程暂停的原因已清除的证据；C.避免再出现类似问题的预防措施。D.承包单位在总监理工程师批准复工后，继续施工。5）签发工程暂停指令后，总监理工程师应协同有关单位按合同约定，组织处理好因工程暂停所引起的与工期、费用等有关的各类问题。4.工程延期的管理（1）工程延期管理要点1）承包单位提出的工程延期申请只有同时具备下一节条件时，项目监理部才予以受理。2）工程延期事件发生后，项目监理应做好延期资料收集、延期事件分析、提出建议。（2）工程延期管理措施1）由于合同中约定的下列原因引起的工期延长，承包单位可以提出工程延期申请。非承包单位的责任造成工程不能按合同原定日期开工。工程量的实质性变更和设计变更。非承包单位原因停水、停电（地区限电除外）、停气造成停工时间超过合同的约定。国家或XX市有关部门正式发布的不可抗力事件。异常不利的气候条件。建设单位同意工期相应顺延的其它情况。2）承包单位提出的工程延期申请只有同时满足下列三项条件，项目监理部才予以受理：工程延期事件发生后，承包单位在合同约定的期限内向项目监理部提交书面的工程延期意向报告。承包单位按合同约定，提交了有关工程延期事件的详细资料和证明材料。工程延期事件终止后，承包单位在合同约定的期限内，向项目监理部提交了《工程延期申请表》。3）工程延期事件终止后，承包单位在合同约定的期限内，向项目监理部提交了《工程延期申请表》。4）在工程延期事件发生后，项目监理部应做好以下工作：向建设单位转发承包单位提交的工程延期意向报告。对工程延期事件随时收集资料，并做好详细记录。对工程延期事件进行分析、研究，对减少损失提出建议。在处理工程延期过中，还要书面通知承包单位采取必要措施，减少对工程的影响程度。5）项目监理部评估工程延期的原则工程延期事件属实。工程延期申请依据的合同条款准确。工程延期事件必须发生在被批准的进度网络计划的关健线路上。6）最终评估出的延期天娄，在与建设单位协商一致后，由总监理工程师签发《工程延期审批表》。7）评审某些较复杂或持续时间较长的延期申请，总监理工程师可根据初步评审，先给予承包单位一个暂定的延期时间，经过详细分析、评审后，再签发《工程延期审批表》。8）总监理工程师应严格遵守施工合同中约定的处理工程延期的各种时限要求。5.费用索赔的管理（1）工程索赔管理的要点1）加强对导致索赔原因的预测和防范； 2）通过有力的合同管理防止或减少索赔事件的发生；3）随时跟踪索赔实践过程，随时收集与索赔有关的资料；4）参与索赔的处理过程，审核索赔报告，批准合理的索赔，驳回承包单位不合理的索赔要求，使索赔得到圆满解决。（2）监理工程师处理索赔的一般原则1）处理双方所提出索赔与反索赔必须以合同和相关的资料为依据。凡是会议文字记录，争取参加者签字作为正式文档资料。应建立严密的监理日志，内容大概包括：总承包商对监理工程师和业主指令的执行情况，抽查实验记录，工序验收记录，计量记录，日进度记录，气候记录，人、材、机进退场记录以及每天发生的可能影响到合同协议事件的具体情况等。2）主动监理、减少索赔。监理工程师应有能力对可能引起的双方索赔进行预测和防范，因尽量采取一些有效措施，进行补救，力避索赔的发生。一旦发生了索赔事件，须及时合理的进行索赔处理，无正当理由；不允许拖而不决。3）处理索赔事件时，监理工程师必须坚持公正无私，独立判断、自主工作的原则，切实做到不受外界干扰，处理好索赔问题。（3）索赔事件的分类与界定一般地讲、承发包双方提出索赔事件应具备下列情况时，监理工程师可依据合同约定预测以受理。1）战争、外敌入侵、恶劣灾害性天气、地震、暴乱、叛乱等不可抗力事件发生。2）业主延迟提交设计图纸和未按合同规定和未满足经批准的施工进度计划及时提供施工场地或由此未能按期动工，而引起承包商费用增加。3）提供的红线桩和放线资料不准造成损失的。4）由于国家政策，法规更改而引起的费用增加。5）因监理工程师指令，不属于承包商责任全部或部分工程暂停施工和所采取的妥善保护而导致的额外费用的支出；凡合同中未明确规定或不属于有关规范、规程规定必须进行检验所支付的费用；已经验收批准覆盖的工程又要求开挖或穿孔（复验且查明符合相关规定）为此支出的费用。6）施工现场发现文物、古迹、化石等为保护和处理而支付的费用。7）由于总承包商对监理工程师确定的变更工程计量单位和数量不满而重新增减计量的费用。8）由于取消某些项目造成总承包商额外的费用。（4）对索赔事件的审查与评估1）索赔过程必须符合程序和时限的要求（业主10天内予以批准）否则，可要求总承包商进一步补充索赔理由和证据。10天内未予以批准时，应视为该项索赔已经被批准。索赔申请资料证据必须真实齐全，完备、有效。2）申请索赔的依据理由必须正确、充分和计算原则、方法必须合理、合法。3）总监理工程师根据审评结果与业主、总承包商、协调一致后予以确认并签署《费用索赔审批表》。此时总承包商方可按正常的支出程序办理费用索赔的支付。4）对于合同履行中发生的争议应由争议方书面通知项目监理部请求予调解。监理工程师收到争议通知后，应在合同规定的时限内进行调查和取证，与双方协商一致后做出决定；如果业主或总承包商在合同规定时限内对监理工程师做出的争议调解决定未提出异议，则三方应将此决定作为最后决定，必须认真执行；如果业主或总承包商不同意监理工程师的决定，可按合同约定程序解决。在争议解决过程中、甚至在仲裁（诉讼）期间、监理工程师应督促总承包商继续施工。（5）工程索赔管理的措施1）项目监理部索赔管理的主要任务加强对导致索赔原因的预测和防范。通过有力的合同管理防止或减少干拢事件的发生。对已发生的干扰事件及时采取措施，以降低它的影响及损失。随时跟踪索赔事件过程，随时收集与索赔有关的资料。参现索赔的处理过程，审核索赔报告，批准合同的索赔或驳回承包单位不合理的索赔要求、索赔要求中不合理的部分，使索赔得到圆满解决。2）由于合同中约定的下列原因引起的费用增加，承包单位可以提出费用索赔申请。A.因下列不可抗力，致使工程、材料或其它财产遭到破坏或损坏所引起的更换和修得所发生的费用：战争、敌对行动、入侵行动等。叛乱、恐怖活动、暴动、政变或内战等。军火、炸药、核放射性污染。自然灾害，如地震、山洪暴发等。B.下列有经验的承包单位无法预见的不利自然条件和人为障碍造成施工费用的增加：不利的地质情况或水文情况。遇到不利的地下障碍物（污水管、供水管、通讯、电缆管线等）及其它人为因素等。C.非承包单位原因引起的费用增加:延迟提交设计图纸。未按合同约定和经批准的施工进度计划及时提供施工场地而引起承包单位费的增加。提供的红线控制桩和放线资料不准确。由于国家法律更而引起的费用增加。为特殊运输加固现有道路、桥梁而引起的费用增加。因总监理工程师的命令，全部或部分工程暂停施工所采取妥善保护而导致额外的费用支出。凡合同未明确约定要进行检验的材料、设备等，按项目监理部的要求进行检验所支付的费用。项目监理部批准覆盖或掩埋的工程，经要求开挖或穿孔复验，且查明工程符合合同约定，为开挖或穿孔并恢复原状而支付的费用。在施工现场发现文件、古迹、化石，为保护而处理而支付的费用。D.由于工程变更而引起的费用增加由于承包单位对项目监理部确定的工程变更价款持有异议。由于某些工程项目的取消，造成承包单位的额外费用。3）承包单位提出的费用索赔申请只有同时满足下列三项条件，项目监理部才予以受理：费用索赔事件发生后，承包单位在合同约的期限内向项目监理部提交了书面费用索赔意向报告。承包单位按合同约定，提交了有关费用索赔事件的详细资料和证明材料。费用索赔事件终止后，承包单位在合同约定期限内向项目监理部提交了正式的《费用索赔申请表》。4）总监理工程师审查后，经与建设单位和承包单位协商，确定批准的赔付金额，并签发《费用索赔审批表》。5）由于承包单位的原因造成建设单位的额外损失，建设单位向承包单位提出费用索赔时，总监理工程师在审查索赔报告后，应公正地与建设单位和承包单位进行协商，并及时做出答复。6.合同争议的调解（1）合同争议发生后，争议一方可书面通知项目监理部，请求予以调解。（2）项目监理部收到合同一方或双方书面提出的调解争议的申请后，应在合同约定的期限内进行调查和取证，在与双方协商后做出调解决定，总监理工程师签发《工作联系单》通知争议双方。（3）在总监理工程师签发《工作联系单》后，如果建设单位或承包单位在合同约定的期限内对项目监理部作出的决定未提出异议，在符合施工合同的前提下，此意见应成为最后的决定，双方应执行。（4）合同一方不同意项目监理部的调解决定时，可按合同中约定解决争议的最终办法（提请仲裁或诉讼）办理。（5）在仲裁或诉讼过程中，项目监理部有资格、有义务作为证人，公正地向仲裁机关或法院提供与争议有关的证据。（6）在争议调解、仲裁或诉讼期间，除非合同已经中止，项目监理部仍应督促承包单位按照合同继续施工。7.违约处理（1）处理违约的原则在监理过程中发现违约事件可能发生时，应及时提醒有关各方，防止或减少违约事件的发生。对已发生的违约事件，要以事实为根据，以合同约定为准绳，公平处理。处理违约事件应在认真听取各方意见，与双方充分协商的基础上确定解决方案。（2）当建设单位有下列事实之一时，项目监理部可依据合同约定，确认其违约：1）未按合同约定及时给出必要指令、确认或批准。2）未按合同约定履行自己的义务。3）在合同约定期限内，未根据项目监理部签发的支付证书，向承包单位进行支付。4）发生其他使用合同无法履行的行为。（3）当承包有下列事实之一时，项目监理部依据合同约定，确认其违约：1）不能按合同工期竣工。2）施工质量达不到合同的要求。3）发生其它使合同无法履行的行为。（4）违约事件的处理过程：受损失方向项目监理部提出违约事件的申请。监理工程师对违约事件进行调查、分析，提出处理方案。在与双方协商一致的基础上，评估工期及费损失的数量，由总监理工程师签发必要的凭证。（5）建设单位和承包单位由于对方严重违约，均有权按合同约定提出全部或部分终止合同的要求，项目监理部应予以受理，并妥善处理。确定至合同终止日已完工作的价款。要求承包单位移交工程资料、工程材料、设备等。（二）合同管理方法合同管理方法主要包括合同分析、合同文档管理和建立合同管理制度三个方面。1.合同分析合同分析的目的是对比分析监理委托合同、施工承包合同，清晰地确定项目监理的服务范围、监理目标，划定监理单位与业主的权利义务界限，划定业主与承包商的权利义务界限，并进行各自范围内的风险责任分析，以便在工程实施过程中进行各方面的控制和处理合同纠纷、索赔等问题。合同分析包括下列几点内容：（1）分析各个主要的合同事件中，监理、施工承包商及业主方之间的权利义务及责任，各主要合同事件之间的网络关系，建立有关监理工程流程。（2）熟悉项目监理部监理服务内容，并比较与通常的监理服务内容上的异同之处。针对合同专用条款中的细节问题，找出本工程监理难点和重点，并建立相应的监理工作制度。（3）分析监理的工期控制目标，将工期目标用图（网络图或横道图）表示出来，并对总工期控制目标进行风险分析和项目分解，找出关键线路和避免风险措施。（4）分析监理的质量控制目标和所执行的规范标准、试验规程、验收程序，并围绕质量控制目标，制订一系列的合同管理措施。（5）分析监理的投资控制目标。根据监理投资目标进行阶段性分解和风险分析，并对项目实施中出现的重点和难点，制订有关监理措施。（6）参与处理业主与承包商的合同纠纷问题，包括对于仲裁、咨询、诉讼事宜，为业主提供有关支持性的证据。2.建立合同管理程序和制度（1）以合同为依据，本着实事求是的精神，合情合理地处理合同执行过程的各种争议。（2）合同管理坚持程序化，如工程变更、延期、索赔、计量支付等都按固定格式和报表填写。合同价款的增减要有根据，工程变更引起的增减、延期等按照《合同变更管理试行办法》执行。（3）承包方应按月或季报送完成工程量结算报表，经监理严格核实、签证后，作为结算工程款的依据报送业主，业主据此签证才可向承包方支付工程款。（4）协助业主严格审查特殊工程与特种工程的分包单位，作好其分包控制工作。（5）建立合同数据档案，把合同条款分门别类合理编号，采用计算机检索管理。（6）监理工程师根据掌握的文件资料和实际情况，按照合同的有关条款，考虑综合因素，完成有关工作之后对变更费用作出评估，并报业主审批。（7）严格控制工程分包与转让，要求承包商必须执行《工程分包报审程序》，按规定审批工程分包并办理有关手续。8.监理工程师根据合同有关规定，督促承包商进行保险并进行检查，掌握工程保险的原始资料及有关证据，协助业主处理好工程保险有关事务。3.合同文档管理合同文档管理的目的，就是要使监理工程师能迅速地掌握合同及其变化情况，做到快速便捷的查询，对合同执行过程进行动态管理，并为后期的有关合同纠纷积累原始记录。合同文档管理的做法：（1）建立科学的文档编码系统和文档管理制度，按文件的来源和类别分类，以便于操作和查询。（2）合同资料的快速收集与处理。通过建立监理记录和监理报告制度，以及资料采集制度，对施工过程文件，完成原始记录的积累和保存。第二节信息管理一、信息管理概述在建设监理工作中，信息是实施监理目标控制的基础，是监理决策的依据，也是监理工程师做好协调组织工作的重要媒介。信息管理的目的是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息，以做出科学的决策。信息管理主要有下列内容：（一）监理工作中的信息流程信息流程反映了工程项目建设中各参加部门、各单位间的关系。为了保证监理工作顺利进行，必须使信息在工程项目管理的上下级之间、内部组织与外部环境之间流动。建设工程参建各方信息关系流程图：在信息管理中，一方面应使指令具有唯一性和对等性，另一方面又应层次精简、信息灵通、管理高效。（二）收集监理信息信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。因此，施工监理应有一套完善的信息收集制度，保证信息采集及时、全面和可靠。1.建立项目监理的记录包括现场监理人员的日报表，每日的天气记录，工地各专业监理人员日志、巡视记录、旁站监理记录，监理月报，监理工程师对施工单位的指示，工程照片、电子文件，材料设备质量证明文件、样本记录等。2.会议制度按照要求，由总监理工程师定期主持召开工地协调会议。并根据工作需要，不定期地召开工地会议，完善会议制度，便于信息的收集、传递。3.报表制度项目监理部信息管理工程师和专业监理工程师完成各类报表信息的分类、整理、收集、汇总、存储以及传递工作。并按照信息的不同来源和不同的目标建立信息管理系统。4.保密制度（1）为保守国家秘密，维护国家，业主的安全和利益，保障工程建设顺利进行，依照《保密法》和结合公司具体情况特制定。保守国家秘密，是监理公司的一项重要任务，也是全体员工应尽的义务。（2）监理公司及现场监理加强对保密工作的领导和管理，广泛开展保密法规教育，提高全体员工对保密工作的认识，树立保密观念和法制观念，防止泄密事件发生，确保国家、公司、业主及相关单位的秘密安全.（3）图纸、文件、资料由项目部作好收发、登记、分类、归档工作。（4）秘密文件、资料在传递过程中，必须履行交接签字手续，阅办文件应在办公室，不准带回家或公共场所，阅办完毕后及时退还。（5）对涉及本工程的资料（包括拟文、摄影、录象、编辑、审核、签发、打印、复印、校对、发行等）有关人员应严审保密纪律，不准扩散。凡涉密资料，不准公开张贴、张挂，不准放在办公桌上或无锁的抽屉内，不准扩大保密范围公开使用。（6）监理机构人员调整时，应对秘密文件、资料办理交接手续。必须将承办、使用和保存的秘密文件、资料及保密手册全部清退，个人不得带走。（7）需要处理和销毁的文件，图纸资料、内部刊物、各类帐目、报表等送保密部门统一使用碎纸机粉碎。（8）会议保密。召开涉及本工程秘密的会议，会场必须具备保密条件，专人覆辙保工作，规定秘密纪律，严禁无关人员进入会场，召开涉及本工程秘密的会议严禁使用无线话筒和私自录音。会议记录、录音、应确定专人妥善保管。参加会议人员使用保密手册记录，并严守秘密，任何个人不得外传或象亲戚朋友和家属子女透露。（9）宣传报道中的秘密。宣传报道工作必须冲国家，业主及相关单位的利益出发，即要搞好宣传工作，又要确保秘密安全。不准在公开发行的报刊、书籍、电视、广播、电视、录象、展览中宣传报道秘密事项和工作内部保密事项。项目部的重大决策、管理制度、工程情况等事项，在对外发表、交流、介绍、展览前须报项目总监审查批准，国内新闻记者来工程项目部采访撰写的稿件、录音、录象等，项目部必须进行保密审查，把住泄密的关口。（10）通信保密。不准在无保密措施的通信设备上传递信息。使用电话，网络或其它通讯工具时，要采取严格保密措施。（11）电子计算机信息的保密，凡存贮有秘密事项的电子计算机应专人管理，并加设密码，其他人员不准接触或调用计算机存贮的内容。加强对计算机数据载体（磁介质和打印纸张）的管理，不准携带或邮寄出去。使用电子计算机时，凡秘密数据的传输和存贮应采取相应的保密措施。严格遵守计算机系统口令使用规定。（12）保密查处。坚持保密检查，查秘密文件、资料管理，以及防范措施。发生泄密案件及时报告有关领导，有关领导接到报告到，应立即查处。对发生泄密案件故意隐匿不报或延误报告时间，以致影响查处工程的正常进行，或者影响采取补救措施的，根据其造成损失的情况，要严肃追究经办人和有关领导的责任。（三）信息的分析和处理对于工程信息，重在分析、处理，加以利用，以便指导施工，改善和加强工程管理，项目监理部对工程信息采取分析和处理的方法是：1.分析收集到的信息的真实性、准确性、全面性；2.对工程信息资料归类整理，作数理统计和回归分析；3.对工程信息资料进行前后对比，作纵横向比较分析；4.对经过分析，确认准确有效的信息资料，及时反馈，指导施工，充分总结信息处理的经验和教训，结合预测，作好施工技术方案的优化改进；5.对反馈的处理信息，仍要跟踪监测、检查其对施工指导的实效性；6.对信息分析、处理的过程实现制度化、程序化，特别注重时效性；7.严格规范信息分析和处理的全过程。二、信息管理依据、目标与原则（一）信息资料管理依据1.《建设工程监理规程》DBJ01-41-20022.《建设工程资料管理规程》DB11/T695-20093.《建设工程监理规范》GB50319-2000；4.《城市建设档案著录规范》GB/T50323-2001；5.监理合同及施工合同中规定的审批文件及响应时间等；6.本公司的《管理手册》及相关程序文件等；7.国家及当地有关信息及资料管理的相关法规和规定。（二）信息资料管理目标及原则1.资料、信息管理目标按照XX市的有关要求，高度认识资料、信息管理工作的重要性，并认真执行有关文件和规程完成资料、信息管理工作。2.资料、信息管理原则通过对项目建设过程中所产生的所有信息的合理分类、编码，促进各部门迅速准确地传递信息，全面有效地管理信息，并且客观地记录和反映项目建设的整个历史过程。（1）工程项目监理部应公正、独立、自主地对信息资料进行收集、整理、分析处理、保存；（2）信息资料管理实行总监理工程负责制，并指定专人具体执行；（3）信息资料管理必须及时、准确、真实、完整、分类有序；（4）信息资料管理必须了解信息源，对信息进行分类，正确运用信息管理手段，掌握信息流程的不同环节，建立信息管理系统；（5）实行信息资料管理必须做到最优控制、合理决策、妥善协调各方关系。三、信息资料管理措施1.依据公司九千质量体系程序文件及《公司文件资料统一编号规定》，结合本工程特殊性制定《信息资料管理规定》；2.信息资料管理由总监理工程师负责，在各监理工程师的配合下，成立信息资料组，指定专人具体独立负责实施；3.实施严格的收发文登记和资料责任签认手续，要求各单位间的往来文件，资料必须标识有效，内容真实、准确可靠；4.信息资料按本项目《信息资料管理规定》分类归档，并立卷建目录，达到分类整理规范、组卷清晰，相关资料归档必须交圈；5.重视会议纪要的管理，为监理工作提供文件依据：（1）监理例会、各种专题会实行签到制度，并将签到单附纪要后归档备查；（2）监理会议纪要与会各方主要负责人签认制度，要求会议后最迟2天完成整理、各方签认、修改、下发工作；（3）监理监理部内部会议纪要传阅制度。6.强化项目部内部信息沟通工作：（1）对于重要、紧急信息，各专业监理工程师随时向总监理工程师汇报，以便决策迅速，或由总监理工程师向项目监理部及时传达、安排落实工作；（2）坚持每天下午的监理部全体人员碰头会制度以便沟通全天信息，安排次日工作重点；（3）坚持每天《监理日记》签字制度。7.积极推行《监理通知》反馈制度，保证信息、指令畅通。8.及时向公司填报《工程信息反馈单》、按时参加公司总监周例会，保证同公司各部门的信息畅通。9.通过计算机，采用网路软件、工程项目管理软件、文字处理软件以及质量控制、进度控制、投资控制等专用软件，对信息进行分析、传递，对工程全过程实施监督和辅助，使项目建设的过程规范化、科学化、正规化。（一）信息管理1.工程信息管理的内容（1）建设工程信息的划分1）投资控制信息：包括工程造价、工程概（预）算书、概算定额、预算定额、工程项目投资估算、设计概预算、工程量清单、合同价、施工阶段的支付清单、原材料价格、机械设备台班费、人工费、运杂费以及与地方各级部门的有关规定、业主及施工合同中的有关造价控制目标与要求。2）质量控制信息：包括国家有关的质量政策与质量标准、质量管理条例、项目建设标准、质量目标分解、质量控制工作流程与工作制度、质量控制措施与方法、质量检查记录、质量控制的风险分析，业主及施工合同中的有关质量控制目标与要求。3）进度控制信息：包括合同总工期、施工定额、项目总进度计划、进度目标分解、进度控制工作流程与工作制度、进度控制的风险分析、进度记录，以及业主有关进度控制目标与要求。4）合同管理信息：包括国家的有关合同方面的法律法规文件、工程施工及监理招投标文件、工程建设施工承包合同、工程建设施工监理合同、材料/设备供应（分包）合同、工程咨询合同。以及有关业主与承包单位、监理单位签订的补充协议。5）其它监理信息：包括计划任务书、设计文件、设计交底、施工图纸，工程变更和洽商、施工方案、技术标准规范与图集，以及承包单位的质量保证体系、施工管理人员与工料机动态等。（2）建设工程信息的收集1）收集业主（设计单位）提供的信息收集业主按照合同文件规定所提供的有关文件，如规划许可证、工程设计施工图纸等。收集业主向监理单位发出的一切通知和指示、指令文件，包括对有关工程进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法。由业主负责供应某些材料/设备时，及时向业主收集所提供材料/设备的品种、数量、质量等有关信息资料，如材质证明、商检证明、检验（试验）资料、到货时间、储存方式等。及时收集由业主、设计单位发出的与本工程有关的各种技术资料以及涉及工程变更（洽商）、设计交底，如：施工图纸、设计变更文件、工程地质勘察报告、测量基础资料、审图汇总资料、设计交底记录（纪要）等。及时地收集业主与相关单位签定的各种施工合同、分包合同、各类定货合同及其它与工程有关的协议书，工程招标投标文件等。及时地收集业主的上级主部门对工程建设的各种意见和看法。收集质监部门对工程建设及工程质量提出的意见及建议。收集承包单位提供的信息（经监理工程师认可）2）政府主管部门签发的《建设工程开工证》。经项目总监理工程师审批的总体施工组织设计，并随着工程的进展，收集承包单位报送的分阶段（分部位、分专业）施工组织设计（施工方案）冬雨期施工以及其他专项施工方案与措施等。承包单位的资质材料，及其驻现场代表（项目经理）与其他主要管理人员（包括技术、测量、试验、质检、材料等）的资历证明文件或上岗证书。施工现场用主要仪器、设备的有效使用的证明文件。施工各分包单位的资质材料、主要材料/设备供应单位、见证试验室等的资质材料。工程进度信息的收集：承包单位申报的工程的年、季、月的施工进度计划；每月的工、料、机动态情况；工程的停、复工资料等。工程质量信息的收集：所有进入施工现场的各类工程材料、构配件、设备的质量保证资料；施工测量放线资料、建筑的沉降观测资料；各专业的施工试验资料；检验批、分项、子分部、分部工程、单位工程的质量验收资料；不合格工程项目的资料、质量事故报告及处理资料等。工程造价信息的收集：本工程的概预算投资及工程的工程量清单等资料；工程进展过程中的预付款支付、施工中发生的工程量、月工程进度款的支付等造价资料的收集；工程施工中出现的设计变更、工程洽商，所导致的工程费用变化的资料及证明；工程竣工结算过程中的资料。其它与工程有关的信息的收集：延期报告、费用索赔报告、合同的变更、合同的争议、违约报告及相关处理报告等资料。与工程有关其他各种往来函件。3）监理工作信息的收集监理工作产品信息的收集：包括监理月报、监理会议纪要、监理通知、现场监理工程师的监理管理台帐及监理日记、监理工作总结报告；工程质量验收资料（工程质量记录）：包括基础、主体结构等中间验收资料、设备安装专项验收资料、竣工验收资料、竣工移交证书等；按公司ISO9002质量体系运行过程中生成的管理资料。工程图片、照片等资料；本工程有关的其它信息资料。4）建设工程信息的整理、储存和使用监理工程师应对收集的各种信息资料按有关规定进行分类、加工整理、分析与储存，以便监理工程师在实施监理过程中，对工程建设的进度控制、质量控制、造价控制，合同管理等提供可靠的信息支持；对出现的各种问题进行处理，作出决策，提高监理工作效率和水平。2.工程信息管理的基本程序文件接受、发送流程。（见下图）来文信息资料管理人员来文信息资料管理人员编号登记送批分送办理催办归档有关领导批示相关部门签收办理资料员督促相关部门会签领导审批信息资料管理人员发文编号登记打印、用印文件发出并归档发文起草3.本工程信息管理措施（1）基本措施1）本项目监理部配备专人负责对本工程的各类信息及资料进行管理，该名监理人员持有城建档案管理员岗位证书，具有多年工程资料管理经验，并且能熟练地运用计算机进行工作；2）本项目监理部将采取计算机辅助信息、资料管理的方法，实现对工程信息、工程资料的适时的、动态的管理；3）本项目监理部将采取拨号连接国际互连网，随时通过电子邮件与甲方及施工单位传递文件，并利用国际互连网查询与本工程有关的材料、新技术、新工艺、地方及国家有关工程建设的法律、标准、规范、规定等信息；4）本项目监理部将严格按照ISO9001质量标准对本项目的信息、资料进行管理，确保工程信息、工程资料管理的系统性和有效性；5）本项目监理部将建立相应的工程信息及资料管理台帐，并使用计算机进行动态管理；6）所有信息均以文字、数字的形式，定期或不定期的用监理月报、情况反映、专题报告等方式向业主报告工程施工管理信息，为工程施工服务。7）监理影像资料拍摄与管理措施。我公司拍摄的监理影像资料以光盘为载体，内容包括：工程简介；工程各部分的质量状况、主要施工方法和技术措施；采用的新技术、新工艺、新材料、新设备等。制作的光盘要体现出工程结构施工及竣工后的工程面貌。光盘要注意表现出施工中的过程控制情况；关键节点部位、重要分部及分项工程的做法等。开始拍摄前要起草一份光盘的策划文字材料，各部分出现的先后顺序和时间长短等要事先策划好，如：路面基层处理镜头何时出现，需要几秒钟。要求画面与配音相吻合，要求用普通话配音，语言要简洁、明快，声音洪亮。拍摄制作完成后，应用光盘专用文字制作软件制作文字说明，包括工程名称、制作单位、制作日期。制作完成后粘贴在光盘背面，交资料员保管。影像资料需制作三份，工程竣工后交城建档案馆、业主、监理公司各一份。（2）具体措施1）监理例会、专题会议沟通信息A.监理例会在施工合同实施过程中，项目监理部总监理工程师应定期组织与主持由合同有关各方代表参加的监理例会。监理例会是履约各方沟通情况、交流信息、协调处理、研究解决合同履行中存在的各方面问题的主要协调方式。监理例会应定期组织召开，宜每周召开一次。监理例会参加单位及人员：总监理工程师、总监理工程师代表及专业工程监理工程师；承包单位项目经理、技术负责人及有关专业人员；建设单位驻工地代表；根据会议议题需要邀请的设计单位、分包单位或其它有关单位人员。监理例会的主要议题：检查上次例会议决事项的落实情况，分析未完事项的原因；检查工程施工进度计划完成情况，分析施工进度滞后或超前的原因；确定下一阶段进度目标，研究、落实承包单位实现进度目标的措施；材料、构配件和设备供应情况及存在的质量问题和改进要求；工程的质量和技术方面的有关问题，明确主要改进措施；分包单位的管理及协调问题；工程变更的主要问题；工程量核定及工程款支付中的有关问题；违约、争议、工程延期、费用索赔的意赂及处理情况；其他有关事项。项目监理部应及时收集、汇总有关情况，为开好例会做好下列准备工作：了解上次会议的决定落实情况和存在的问题；了解会议资料，确定有关事项的处理原则和方案；与有关各方通报情况、交换意见，督促其做好准备。会议纪要：监理例会由指定的监理人员记录；会议纪要由项目监理部根据会议记录整理，主要内容包括：a.会议地点及时间。b.会议主持人。c.与会人员姓名、单位、职务。d.会议主要内容、议决事项及其负责落实单位、负责人和时限要求。e.其他事项。例会上意见不一致的重在问题，应将各方的主要观点，特别是相互对立的意见，记入“其他事项”中。会议纪要的审签、打印和发送：会议纪要的内容应准确如实、简明扼要；会议纪要经总监理工程师审阅、由与会各方代表会签；会议纪要印发至合同有关各方，并应有签收手续。会议纪要中的议决事项，有关各方应在约定的时限内落实。B.专题工地会议为解决合同实施中的专项问题，总监理工程师可根据需要召开专题工地会议。专题工地会议由总监理工程师或其授权的专业工程监理工程师主持。合同各方与会议专题有关的负责人及专业人员应参加会议。项目监理部应做好会议记录，并整理会议纪要。会议纪要应由与会各方代表会签，发至合同有关各方，并应有签收手续。2）监理月报报告信息A.编制监理月报的基本要求总监理工程师组织编制监理月报，签署后，报送建设单位和监理单位。监理月报的编制周期为上月26日至本月25日，在下月5日前发出。监理月报应真实反映工程现状和监理工作情况，做到数据准确、重点突出、语言简练，并附必要的图表和照片。监理月报采用A4规格纸。B.监理月报基本内容工程基本情况：a.道路工程：工程名称、工程地点、建设单位、承包单位、勘察单位、设计单位、质监单位、道路类型、红线宽、路面结构类型、总平面示意图等。b.合同情况：合同约定质量目标、工期、合同价等。c.施工基本情况d.本期在施形象部位及施工项目。e.施工中主要问题等。承包单位项目组织系统：承包单位组织框图及主要负责人；主要分包单位承提分包工程的情况；工程进度：工程实际完成情况与总进度计划比较；本月实际完成情况与计划进度比较；本月工、料、机动态；对进度完成情况的分析（含停工、复工情况）；本月采取的措施及效果；本月在施工部位工程照片。工程质量：分项工程验收情况（部位、承包单位自评、监理单位签认、一次验收合格率等）；分部工程验收情况；主要施工试验情况；工程质量问题；工程质量情况分析；本月采取的措施及效果。工程计量与工程款支付：工程量审批情况；工程款审批及支付情况；工程款到位情况分析；本月采取的措施及效果。构配件与设备：采购、供应、进场及质量情况；对供应厂家资质的考察情况。合同其他事项的处理情况：工程变更情况（主要内容、数量等）；工程延期情况（申请报告主要内容及审批情况）；费用索赔情况（次数、数量、原因、审批情况）。天气对施工影响的情况（影响天数及部位）项目监理部组成与工作统计：项目监理部组织框图（含人员）；监理工作统计。本月监理工作小结：对本期工程进度、质量、工程款支付等方面的综合评价；意见和建议；本月监理工作的主要内容和监理工作的重点。（二）资料管理1.监理资料管理的基本要求是：整理及时，真实齐全，分类有序。2.资料的管理措施（1）基本措施1）项目监理部中设专职资料管理员进行项目监理资料的收集、整理和归档等管理工作。同时规定项目总监理工程师为项目监理资料管理的总负责人，负责组织监理人员监督和保证工程资料的真实性、完整性和准确性。2）进场后，项目总监理工程师在组织监理工程师熟悉图纸的基础上，将根据工程特点、工程项目内容，分专业编制项目监理资料管理计划，编制项目监理资料目录清单，做好监理资料管理的预控，以便在补入监理过程中，根据工程进展部位情况，及时核查项目监理资料的及时性、完整性，保证项目监理资料的惧与工程进展部位情况相符，避免后补资料情况的发生。3）对承包单位报送的施工技术和管理文件，应在监理人员签认后，项目监理部存档一份备查。监理工程师应对承包单位报送的工程资料认真进行审核，不得接收有涂改痕迹、填写项目不全、承包单位签字不齐全的报验资料，并在审核、签署意见后，留存一份，整理后交资料管理人员存放。4）资料管理人员对施工报验资料应进行必要的基本审查，包括有无涂改、有无签字不全、不无缺项等。对有问题的报验资料交回相关监理工程师按要求进行整改。5）资料管理人员将利用计算机建立图、表等系统文件，辅助监理工作控制和管理，并在计算机内建立监理资料管理台帐，包括：工程材料、构配件、设备报验台帐；施工试验报审台帐；分项、分部工程项目验收台帐；工程量、月工程进度款报审台帐；其他台帐。6）资料管理人员将对监理资料，按单位工程建立案卷盒（夹），分专业存放保管，并编目录，以便于跟踪检查。7）资料管理人员对监理工程师的收发、借阅应进行登记，履行必要的签字手续。8）项目总监理工程师应每月组织监理人对监理资料的完整情况进行检查，并有检查记录以及问题处理记录。（2）监理竣工资料的编制与移交1）监理资料档案的组卷执行当地城市建设档案馆的统一规定。2）项目总监理工程师负责组织监理资料的组卷及移交工作。3）在工程竣工验收后三个月内，由项目总监理工程师组织对监理资料进行整理、装订及归档。监理资料在归档前必须由项目总监理工程师审核并签字验收。4）编制的监理资料不得少于二套，其中移交业主一套，监理单位自行保存一套，由项目总监理工程师负责将监理档案送公司总工程师审阅。合格后与公司档案管理人员办理移交手续。如业主对监理资料的套数有特殊要求时，可另行约定。5）存档的监理档案在借阅时，应办借阅和归还手续。6）一般工程建设监理档案保存期为工程保修期结束后五年，超过保存期的监理档案，应经公司总部批准后销毁，但应有销毁记录。7）当地城市建设档案馆对监理竣工资料有要求时，应按有关规定执行。（3）资料管理保存1）监理资料的基本内容A.合同文件：施工监理招标文件；建设工程委托监理合同；施工招标文件；建设工程施工合同、分包合同、各类定货合同等。B.设计文件：施工图纸；岩土