供应商管理制度

文件名称：供应商管理制度1/14XX公司供应商管理制度第一章总则第一条为进一步规范和加强南京公安XX公司采购管理体系，规范公司供应商的选择和管理，优化供应商资源，建立稳定的供应商队伍，建立长期互惠的供求关系，优化采购成本，进一步规范和加强流程管控，使采购物资的质量、价格、交货期满足规定的要求，以保证XX公司项目顺利推行，根据有关规定，结合我院实际和项目特点，制定本制度。第二条XX公司供应商管理是指根据XX公司（以下简称“XX公司”）的业务实际需要，对供应商实施的选择和管理办法。第三条本管理制度适用于商务采购部负责采购实施的货物类、办公用品类、服务类和工程类供应商的管理。第四条凡XX公司供应商的管理，均适用本办法。第二章管理机构及职责第五条商务采购部负责公司供应商开发主导工作，负责组织和协调对供应商进行评价，负责建立供应商评价过程的档案。商务采购部、质量管理部、需求部门、项目管理部和财务管理部组成供应商评定小组，负责供应商的审查。第六条各部门的主要职责（一）、商务采购部负责对于XX公司采购物资及采购过程的控制，负责组织对新供应商进行初审和实地考察，完成新供应商评选，建立新供应商评选的档案；负责组织和实施对现有供应商的考核；建立《合格供方清单》并及时更新和完善。（二）、需求部门在商务采购部的组织下，负责供应商样品的确认，采购货物的技术标准和技术图纸的制订，提供并确认采购货物的技术要求；参与新供应商的实地考察，完成对新供应商的评选和现有供应商的考核；对供方提供的产品技术条件及制造能力进行评定；负责对供应商的技术支援工作。（三）、质量管理部在商务采购部的组织下，参与新供应商的实地考察，完成对新供应商的评选和现有供应商的考核；审核供应商资质的职业健康安全和环境的资质；负责样品的检验，验证其是否满足规定的要求。（四）、财务管理部在商务采购部的组织下，参与新供应商的实地考察，完成对新供应商的评选和现有供应商的考核，审核供应商财务及经营状况。（五）、项目管理部在商务采购部的组织下，参与新供应商的实地考察，完成对新供应商的评选和现有供应商的考核，监督供应商履行合同情况。第三章合格供应商评选第七条供应商开发（一）、XX公司已合作的供应商；（二）、市场调研：商务采购部通过市场调查货其他信息、媒介渠道了解，引入供应商；（三）、推荐：XX公司职员均可推荐供应商；（四）、公开招标：价值较高的货物，可通过公开招标，择优选定年度货物供应商名单。第八条供应商审查供应商审查分为初审和实地考察。（一）、商务采购部对供应商资料进行初审，由商务采购部负责人签署初审意见。（二）、初审合格即可由商务采购部组织供应商评定小组实施实地考察。考察完成后需共同填写《供应商现场调查表》，由所有参与考察人员签署并确认考察意见。对供应商的评定无严重不符合项，则判定为合格，其余为不合格。（三）、初审和实地考察均合格，即完成新供应商审查，审查结果填写在附件一《新供应商绩效考评表》中。（四）、对供应商主营产品的考察内容，包括但不限于：1、核对营业执照、产品许可证、技术鉴定文件、资质等级证明等资料原件，所有资料及证件均须复印留存；2、近两年的财务状况；3、供应商的生产能力、销售情况和人力资源情况；4、认证及获奖情况；5、生产设备的先进程度、运转情况及整个生产车间的状况；6、对产品各生产环节采取的控制手段；7、产品的主要原材料及质量；8、主要客户情况和过往业绩情况；9、全国供货运输情况；10、法人无犯罪记录证明；11、结合采购需求须了解的其他情况。第九条样品检测完成以上审查的新供应商，货物类的采购，如需进行样品检测的，由商务采购部和其协商免费提供或购买少量样品。送样时，供应商必须附带出厂检验报告或材料成份检测报告，再由技术部门进行全性能或部分重要的检验，做出合格与否的评价。如果不能完全依靠检测决定其性能，还可以进行样品试用，以便观察其性能和效果，试用结论由技术部门填写在《新供应商绩效考评表》中。工程、服务和办公用品类的采购，如无特殊要求的，可不进行样品检测。第十条建立入库供应商考察和样品检测均合格的供应商，方可作为合格供应商，进入《合格供应商名录》。第十一条例外原则在以往经营活动中，已与XX公司签订长期采购合同，建立长期战略合作伙伴关系，且已与本院积累形成良好合作关系的供应商，直接填写《供应商选择评价表》，并在评审结论中加以说明，经评定小组、商务采购部负责人以及院领导确认后，可直接进入《合格供应商名录》。第十二条档案管理供应商开发过程中产生的所有档案在项目管理部归档。第四章供应商使用第十三条《供应商管理制度》和《合格供应商名录》颁布后，XX公司采购物资和签订合同时，必须从该名录中选取供应商作为询价比和邀请招标的对象。若《合格供应商名录》中无该品类物资的相关供应商，则按《采购管理制度》中的相关规定进行办理。第十四条XX公司《合格供应商名录》分为若干类别，商务采购部将组织陆续推出。若在使用供应商时，相应类别的《合格供应商名录》还未推出，应依照XX公司已发布的其他规定、制度选取供应商。第五章供应商管理细则第十五条供应商日常管理（一）、供应商的营业执照、开户行、认证报告等资料如变更，应及时通知商务采购部并提供资料原件核查，复印件在项目管理部留档。（二）、质量管理部和需求部门等相关部门如发现供应商在履行合同期间在供货质量、安装、工期配合、现场服务、售后支持及维保服务等方面有不合格项，应及时反馈给商务采购部，商务采购部记录在案并及时反馈给项目管理部，作为其年度考核的参考资料。（三）、供应商在合同执行过程中有严重违约行为，给XX公司造成实际经济损失或名誉损失的，应立即追求其法律责任，并剔除出《合格供应商名录》，永不合作。第十六条供应商年度考核每年12月中、下旬由商务采购部组织供应商评定小组对供应商进行年度考核。不同类型的供应商按照附件四的考核评分标准执行考核，以一年作为单位考核周期，每年根据审核计划进行，完成《供应商年度考评表》。（一）、评审等级在甲级的可作为优秀供应商，继续进入新一年度的《合格供应商名录》。且享有以下权利：1、在同等条件下可优先确定为供货单位；2、优先返还投标保证金；3、优先支付货款。（二）、评审等级在甲级的可作为合格供应商，继续进入新一年度的《合格供应商名录》。（三）、评审等级在丙级的，令其在2个月内完成整改，进行复评，复评机会不得超过两次。当供应商处于限期整改状态下，商务采购部门应停止向其采购，待对其复评合格后，方可进入新一年度的《合格供应商名录》。（四）、评审等级在丁级的，则取消其供应商资格，从《合格供应商名录》中剔除。自其取消资格起1年后，方可重新安排供应商评审，按照新供应商考核。（五）、供应商连续两次产品严重不合格，由质量管理部出具严重不合格报告，商务采购部门应停止向其采购，需要重新安排供应商评审，按照新供应商考核要求进行评定。第四章附则第十七条本制度由商务采购部负责解释。第十八条本制度自发布之日起施行。附件一：新供应商绩效考评表附件二：供应商选择评价表附件三：供应商年度绩效考评表附件四：供应商绩效考评评分细则附件五：合格供应商名录附件一：新供应商绩效考评表日期：供应商简况供应商单位名称供应商单位地址成立时间法定代表人联系人电话邮编传真营业执照资质凭证营业范围可提供产品及服务项目评审结论：分为“合格”与“不合格”（考核结果为合格的可入库）评审内容初审实地考察样品检测考核结果评审结论入库意见评定小组签字商务采购部意见院领导意见附件二：供应商选择评价表日期：供应商简况供应商单位名称供应商单位地址成立时间法定代表人联系人电话邮编传真营业执照资质凭证营业范围可提供产品及服务项目评审结论入库意见评定小组签字商务采购部意见院领导意见附件三：供应商年度考评表日期：供应商简况供应商单位名称供应商单位地址成立时间法定代表人联系人电话邮编传真营业执照资质凭证营业范围可提供产品及服务项目评审结论：分为“甲”、“乙”、“丙”、“丁”四个等级。评审类别评审得分入库意见评定小组签字商务采购部意见院领导意见附件四：货物类供应商绩效考评评分细则评判类别评判标准分数等级得分批次合格率（满分30分）100%30≥98%25≥95%15≥90%10≥85%5＜85%0准时交货率（满分20分）100%20≥95%15≥90%10≥80%5≥70%2＜70%0服务支持（满分30分）品质异常时未按XX公司要求采取的纠正和预防措施进行整改执行的，每发生1次扣1分，扣完为止（满分10分）XX公司需要技术支持时，供应商未及时提供的，每次发生1次扣1分，扣完为止（满分10分）发票未及时提供的或提供有误影响财务入账的，每发生1次扣1分，扣完为止（满分10分）产品资料（满分10分）交货时要求提供的出厂检验报告、各类检测试验报告等未及时提供的，每发生1次扣1分，扣完为止（满分10分）累计总分供应商绩效考评等级：甲级：大于90分；乙级：70-90分；丙级：60-69分；丁级：小于60分。工程类供应商绩效考评评分细则评判类别评判标准得分施工品质（满分40分）按照合同约定发现质量问题，导致工程验收不合格的，每发生1次扣2分，扣完为止（满分20分）违反施工与文明施工要求的，每发生1次扣1分，扣完为止（满分10分）未按合同约定配备足够的施工人员与施工设备的，每发生1次扣1分，扣完为止（满分10分）工程准交率（满分30分）按合同约定未准备交付的，每发生1次扣1分；每延迟交付5天的，再扣1分，扣完为止（满分10分）未按照施工进度表规定完成设备安装的，每发生1次扣1分；每延迟3天的，再扣1分，扣完为止（满分10分）从勘察到完工，超出施工进度表规定时间，每发生1次扣1分，扣完为止（满分10分）服务支持（满分30分）未按XX公司要求及时调整工程量或工期的，每发生1次扣1分，扣完为止（满分10分）技术质量，施工和维修等未按时响应的，每发生1次扣1分，扣完为止（满分10分）发票未及时提供的或提供有误影响财务入账的，每发生1次扣1分，扣完为止（满分10分）累计总分供应商绩效考评等级：甲级：大于90分；乙级：70-90分；丙级：60-69分；丁级：小于60分。服务类供应商绩效考评评分细则评判类别评判因素评判标准得分技术品质（满分35分）策划能力完全满足5分，较好满足4分基本满足2分，不满足0分服务质量完全满足5分，较好满足4分基本满足2分，不满足0分执行效果评估完全满足5分，较好满足4分基本满足2分，不满足0分资源优势完全满足5分，较好满足4分基本满足2分，不满足0分计划完成度完全满足5分，较好满足4分基本满足2分，不满足0分交货（满分20分）交货速度完全满足10分，较好满足8分基本满足5分，不满足0分交货合格率完全满足10分，较好满足8分基本满足5分，不满足0分服务（满分45分）服务配合度完全满足10分，较好满足8分基本满足5分，不满足0分验收配合度完全满足10分，较好满足8分基本满足5分，不满足0分服务速度及反应力完全满足5分，较好满足4分基本满足2分，不满足0分重视度完全满足5分，较好满足4分基本满足2分，不满足0分付款资料配合度完全满足5分，较好满足4分基本满足2分，不满足0分沟通能力及效果完全满足5分，较好满足4分基本满足2分，不满足0分突发事件处理能力完全满足5分，较好满足4分基本满足2分，不满足0分累计总分备注：建议每次服务验收时完成对供应商的单次考核，年度考核时取平均值作为考核结果。供应商绩效考评等级：甲级：大于90分；乙级：70-90分；丙级：60-69分；丁级：小于60分。办公用品类供应商绩效考评评分细则评判类别评判因素评判标准得分品质（满分30分）到货合格率完全满足30分，较好满足20分基本满足10分，不满足0分交货（满分30分）交货速度完全满足15分，较好满足10分基本满足5分，不满足0分交货合格率完全满足15分，较好满足10分基本满足5分，不满足1分服务（满分40分）服务配合度完全满