图文集团行政及公文写作培训

行政及公文写作培训

行政人事部4/1/20241为什么要举办这次培训集团和各投资企业的行政管理水平偏低公文写作不规范集团和投资企业信息沟通渠道不顺畅4/1/20242希望培训达到的目的提高集团及各投资企业的行政管理水平增强各培训人员的公文写作能力保证集团及投资企业信息渠道的顺畅改善企业形象加强集团行政人员的沟通与交流4/1/20243培训方式讲授——基本知识和注意点讨论、交流——分小组进行考核——案例学习反馈汇报4/1/20244培训内容常用公文写作行政公文格式企业行政工作的内容、职责、要点、方法集团文件传输渠道和方法4/1/20245行政管理4/1/20246行政管理工作正确认识行政管理工作在企业中的性质、地位和作用行政管理工作的原则行政管理工作的特点和规律行政管理的基本任务怎样开展行政管理工作4/1/20247行政管理工作的性质、地位和作用综合性、严肃性、从属性、服务性中心地位、窗口地位、枢纽地位参谋作用、助手作用、服务作用、耳目作用4/1/20248行政管理工作的原则和特点三项基本原则：迅速准确保密四个主要特点范围广，综合性强辅助性和服务性事务性被动性4/1/20249行政管理工作的基本任务领导秘书会议管理文书处理（档案管理）协调工作印信管理保密工作后勤服务公务接待4/1/202410文书处理（档案管理）发文稿纸

收文处理表4/1/202411印章管理类型和规定印章种类公章单位章部门章专用章经济合同章财务章领导人名章缩印章（单证用）企业印章标准规定直径不得大于4.5cm中央刊五角星字体、排版其他印章与单位正式公章在名称、样式上有所区别4/1/202412印章管理内容印章印制和启用印章保管印章使用印章停用和缴销注意事项

使用范围使用权限法人代表章应与公章一起使用专人保管携章外出注意事项注意登记和留存4/1/202413印章和信件管理信证的类型凭证介绍信法人证明书法人授权委托书信证的使用和管理专人负责统一编号掌握尺度时间期限4/1/202414保密工作哪些是秘密

公司机密人事机密业务机密运行中的资金发展战略、经营计划、决策项目、重要信息内部掌握的意向书、协议、合同、章程、可行性报告、重要会议记录财务预算和决算报告、财务报表、贷款资料员工人事档案、薪酬福利纳税社保资料重大决策中的其它秘密事项4/1/202415保密工作的密级及期限秘密——3（10）年机密——5（20）年绝密——10（30）年4/1/202416如何保密文件资料及物品指定权限，专人负责未经批准，不得复制、摘抄或传阅收发、传递或携带外出，由指定专人负责保存在保险装置中涉及秘密的会议或活动限定参加人员范围确定会议内容是否传达和传达范围收集并销毁涉密材料4/1/202417如何整理会议备忘？——看样本和会议纪要有何区别？4/1/202418如何发挥参谋作用做好调查工作，提供决策依据分析综合信息，提出建议和办法组织会议时，对会议的议程、开法、解决什么问题、如何贯彻落实提出参考意见4/1/202419如何做好助手协助领导承办好各项事务协助领导做好协调工作协助领导落实各类决策布置督促和检查4/1/202420如何为领导服务与领导处好关系掌握领导做事风格和行为规律实事求是反映情况深刻领会领导意图提高自身素质4/1/202421如何为领导服务为领导服务时注意的问题做好准备工作出席场合把握分寸如何跟随领导参加会议交办事项要有回音，代办事务要汇报待人接物——有时需要挡驾秘书不要轻易说出身份4/1/202422如何做好协调工作政策协调计划制定中的协调事务工作中的协调会务协调受理请示报告中的协调公务协调公文协调关系协调4/1/202423如何做好接待工作做好准备客人的资料接待的背景、目的交通工具宴席——平时留意住宿线路和景点陪同人员4/1/202424

如何做笔记？听关键字抓基本意思和主旨不要一字不拉地记不要怕写错字在关键处画圈在重点内容下面画线标星号、箭头、数字、页码等符号4/1/202425应该养成的工作习惯随时记录当日自己的主要活动本单位大事领导交办的事情别人交办的事情或反映的情况自己想到的事情和设想换位思考工作具有侵略性先做为上想到就做即时事即时做当日事当日做学会督办、催办领导下属业务联系人员4/1/202426如何安排会议？——案例学习CaseStudy

产业集团拟在2008年7月份在珠海某宾馆举办投资企业总经理年中会议（当时全国已有多家分支机构），假如你是集团行政部经理，你是如何准备和组织这次会议？同时写出会议组织方案和会议通知。每组派一名代表进行讲解。4/1/202427如何组织会议会前准备会议筹备机构或人员会议名称、时间、地点、与会人员安排会议议题会议文件产生、审核、分发、收取报名和报到会议编组会场布置、坐次排列证件制作4/1/202428如何组织会议会间组织签到引导就座安排发言会议记录会场后勤资料派发集体摄影特殊情况处理4/1/202429如何组织会议生活安排交通安排住宿饮食财务管理注意紧急事务处理：生病、醉酒文化娱乐办公用品会外接见回程事务4/1/202430如何组织会议会后处理整理会议记录印发会议纪要安排与会人员归档文件立卷落实议定事项宣传会议报道会议财务决算会务工作总结4/1/202431如何组织会议文字工作开幕词会议简报会议报告会议总结会议记录会议纪要闭幕词新闻稿4/1/202432公文写作4/1/202433企业常用公文类型行政公文决定通告通知通报报告通用公文规章制度计划总结简报调查报告会议公文社交公文请示批复意见函会议纪要商务公文商务信函商品说明书经济合同仲裁申请书和仲裁答辩书项目建议书4/1/202434通知、通报、通告通告在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4/1/202435请示和报告报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。请示适用于向上级单位请求指示、批准。

样文报告请示可以一文多事一文一事一般不回复要回复事前中后皆可先请后行不得夹带请示可以包含报告可以抄送不多头或越级请示，不向下抄送4/1/202436意见和函意见可以是上行文、下行文或平行文函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。属于平行文。公函和便函发函和复函商洽函、询问函和请求批准函

样文4/1/202437会议纪要特点综合性指导性备考性写法集中描述法——小分项叙述法——多发言提要法——散4/1/202438公文写作的步骤和方法明确行文目的和要求确立主题选择文种安排结构4/1/202439行文基本规则按机关隶属关系和职责范围行文的规则授权行文的规则一般情况下不越级行文的规则不越权行文的规则“请示”不直接报送领导者个人的规则“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则“报告”中不得夹带请示事项的规则公文由文秘机构统一处理的规则4/1/202440联合行文发文机关的排列顺序以主办单位在前，发文字号按照主办单位排文号或协商确定由主办单位签署意见，协办单位依次会签用印可以同时盖印或由主办单位一方盖印4/1/202441公文写作常见问题文种使用不当格式不规范行文规则混乱提法不当名称、时间表述混乱含糊用词不当不符合语法数字使用不统一4/1/202442公文改错CaseStudy改后的公文

校领导：由中山大学和广州市芳村区建筑业协会共同出资组建的广州市中大工程力学测试有限公司，成立于02年4月30日。因经营范围（工程力学测试、建材力学测试）狭窄且需凭资质证经营，而资质证由于目前国家和省行业无力学测试标准，一直都不能办理，从而使得该公司二〇〇三年一直没有经营。经工商部门同意，公司已将原经营范围变更为“筹建”。现其公司要求将经营范围扩大至：科技开发、咨询、服务、科技交流合作；软件开发、网络构筑、硬件开发的研制、销售；建材销售；工程力学测试仪器和建材力学测试仪器的销售；园林美化设计；标准化服务；室内装修；专利中介；商标设计。为使该公司早日拓展业务，实现正常运作，我集团同意其扩大经营范围。同时，集团已对其经营管理层提出明确的运营要求。当否，请批示。此致敬礼！2004年4月23日4/1/202443公文格式4/1/202444公文格式组成成分秘密等级紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送单位正文附件发文单位成文日期印章附注主题词抄报、抄送单位印发机关、印发日期印刷份数4/1/202445公文格式要点纸张：A4＝210mm×297mm版心＝156mm×225mm（不含页码）

上:37mm，下:35mm，左:28mm，右:26mm装订位：3mm—5mm每页22行，每行28个字

每行40个字符，每页44行4/1/202446公文标题常见病例分析***关于申请污水处理甲级证书的报告。***关于春节文艺联欢会所需经费的报告。***省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见4/1/202447公文格式主题词三个层次：

主题词区域

类别词

类属词标引方法关键词数目≤5（不含类别词）4/1/202448公文格式主题词CaseStudy产业集团关于举办行政人员培训班的通知主题词：人事行政人员通知关于注册成立广州中大人力资源中心有限公司的函主题词：经济管理公司注册函印发中山大学行政公文处理实施细则的通知

主题词：文秘工作公文细则通知关于印发广州中大产业集团经营管理实施意见的通知主题词：教育校办企业实施意见通知经济管理集团管理意见通知4/1/202449公文写作练习——案例学习CaseStudy

假设你单位准备成立一家子公司，需要向工商部门出具相关文书，现由你拟稿。注意公文格式和内容。

你单位一子公司欲进行改制，并向你单位作了申请，你单位董事会经研究同意其改制申请。请你为该公司和你单位分别拟文。

4/1/202450集团与投资企业事务处理4/1/202451集团内部传递信息内容集团

投资企业转发学校需要公示的文件集团下行文件会议及活动通知政策、法规和市场信息4/1/202452集团内部传递信息内容投资企业

集团投资企业的报告、请示公务呈批人事、行政、计划生育等证明材料集团代办事项4/1/202453现在信息交流方式电话传真邮寄学校交换上门领取电话传真外勤送达托人转达4/1/202454传统信息交流方式的弊端手段陈旧效率低下传递失误率高集团与投资企业互相抱怨4/1/202455信息传递的改进措施建立联络员制度集团——行政人员各投资企业——指定联络员确定重要文件传达方式交换领取挂号邮寄强化电子通讯方式网站（注册）电子邮箱（集团、备用）4/1/202456文件传递渠道前台收发（黄敏）行政人员（常红）行政人事部经理（祁建明）集团领导公文/公务4/1