社保机构的内部控制问题研究-以W县养老保险经办机构为例

我国社会保险基金制度的不断完善，让更多群众的基本生活有了保障。但人口老龄化进程发展迅速，社会养老负担压力逐渐增大，养老保险体系面临着严峻的形势。在近些年内，虽然养老保险管理水平有了明显的提升，可是从内控管理中来看还有着较多的问题，比如内控理念薄弱、监督管理不严格等。养老保险经办机构必须把加强内部控制作为一项管长远、固根本、保安全的基础性工作来抓，提高内部控制的效用，确保社会保险基金的安全。一、社会保险经办机构内部控制管理的必要性（一）响应国家政策的需要从多年来的实践可以看出，强化社会保险经办机构的内部控制管理工作，能够保证其业务质量，确保社会保险各项工作有序进行。劳动和社会保障部对此非常重视，出台了《社会保险经办机构内部控制暂行办法》等文件，引导社保机构正确构建并不断完善内控管理制度，规范业务流程，优化财务管理制度，维护社保基金的安全。（二）社会保险经办机构健康高效运转的需要社会保险经办机构的工作内容十分全面，它承担着社会保险的所有基础性工作。近年来，受社会保险制度改革逐步深化的影响，社保机构的种类、社保基金持续增加，信息化程度也达到了新的高度。要想使社保经办机构健康高效地运转，无疑要形成一套科学合理的内部控制管理体系，借助内部控制手段从根本上规避各种风险。（三）确保社保信息和财务信息真实、可靠的需要社保经办机构的信息大体包含两种：一种是社会保险业务的信息，另一种是财务会计信息。而当今世界信息安全是各个行业、部门都十分重视的问题。唯有实行严格的内控体制，根据实际情况合理的分配任务，形成互相约束的动态平衡，才有可能推动国家有关规定得到全面落实，确保社保信息和财务信息的真实可靠。（四）社保各方面事务需要用内部控制来加以规范社保业务若没有用内部控制来加以规范限制，就会造成资产的流失，权力的滥用，人员的违规违纪。一些单位招标违法、挪用公款等事件陆续被暴露，反映了我国单位廉政建设的缺陷，而这些现象的发生都与内部控制的不健全脱不了干系。加强廉政建设，就需要加强内部控制，增强风险管理意识，对权力的运行进行制约和监督，“把权力关进制度的笼子里”。通过将不相容的岗位分别开来，以及加强对控制体系的规范化建设，使行政事业单位的各项收支在相互监督下合理的使用，从而达到保证资产安全的目的，保障财政资金合理使用的同时提高效益，有效地防止一些经济犯罪事件的发生，保护国家与人民的根本利益。（五）提升单位内部管理水平与工作效率的需要要提高单位内部管理水平、工作效率，首先需要单位本身有自我约束和管理意识，而内部控制正是实现这一目标的有效途径。内部控制可以强化各业务部门的监督考核，从而促进各业务部门活动的有效开展。合理有效地发挥好内部控制的监督作用，能够提高内部管理的效率及公共服务的效果。二、社会保险经办保险经办机构内部控制出现的问题（一）内控意识不强，相关的管理理念滞后W县养老保险经办机构过于重视外部监督而忽略了内部控制，把会计内部制度认为是对自身的约束。再者，风险预防意识不强，根本没有正确了解到动态监督在内控管理中的意义，简单认为内控管理的根本性目标是为了保证资产的安全性和数据的准确性，风险方面控制不到位。另外，在内控管理期间，怎样达到养老基金保持增值的目的、采取何种方式来强化老龄化背景下的基金抗风险性均没有包含。（二）内部业务控制体系不完善，规范性有待增强在某些养老保险经办机构中，内部控制人员在办理相关业务的时候，没有依照相关控制要求实施工作，甚至有的会计内部控制岗位未落实岗位轮换工作体系，仅仅设置会计工作岗位，但是不设置审计性工作岗位，权利缺少制约。部分单位中的一项业务整体流程均是由同一项职能部门管理的，如此一来，便加剧了该部门权利的集中性，导致会计权利缺少制约。有的经办机构在养老保险管理期间没有进行明确且清楚的分工，业务经办人员和财务会计人员之间权责不清，过于混乱。（三）未能严格做到“不相容职务分离”不相容职务，是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务。内控制度要求不相容职务相互分离，如果受人员等条件限制，无法做到分离的，单位应采取审计、不定期抽查等替代性控制措施。养老保险经办机构中，存在着一人多岗的现象。经办人员受编制的限制，无法满足不相容职务分离的要求。如X县养老保险经办机构，编制10人，其中，领导职务3人。单位下设5个业务经办科室，只有7名工作人员办理养老业务手续。有限的人员无法满足不相容职务分离的需要。以财务科为例，该中心财务专业人员仅有2名，一个是财务科长兼会计主管岗，一个是出纳岗，仅仅满足核算的职能。以上岗位除收支业务和资产管理中个别环节已经做到分离外，其余岗位因人员不足，无法实现分离，更无内审岗位。财务科作为牵头部门，人员少，业务多，平时忙于账务处理和应付上级大量繁杂的报表编报，在没有系统、充分的培训下，对内部控制的要求理解也不够透彻，缺乏足够深入的考量。（四）问责机制缺失部分养老保险经办机构并未制定相应的问责机制，所以导致工作人员在办理过程中缺乏责任心，发现问题仅以口头的形式对相关人员进行通知汇报。没有设置问责机制及时发展问题并整改，过段时间问题还是会出现，最终导致内部控制制度愈发形式化，违法行为的发生频率越来越高。三、完善养老保险经办机构内部控制制度的建议。（一）提高内部控制认知意识要加强社保基金内部控制管理，首先要从提高内控意识开始。首先，养老保险经办机构要准确把握内部控制主要内容及其在社保基金管理中的重要性，提高自身风险意识，加大内部控制工作重视力度，为社保基金内控工作顺利有效开展提供基础保障。其次，社保经办部门工作人员要树立现代管理理念，科学合理引进先进管理办法和技术，以促进内部控制水平和质量的提高。最后，对于单位内部的业务办理人员、系统操作人员以及财务人员进行专业的系统性培训，包括相关的专业知识、技能以及职业道德，在提升员工业务操作水平的同时，借助思想教育工作来不断强化员工的内控意识和职业素养，为内控工作的开展创造良好的内控环境。此外，有关工作人员在开展社保基金内部控制管理工作中，要结合实际情况加强分析和研究，以提高管理措施及办法的针对性和有效性。（二）强化内部管理制度和规范性控制养老保险经办机构若想真正发挥内部控制的作用，就必须要完善内部控制制度，制度的完善是实现有效管理的前提，能够让各项工作都根据制度进行，使各个环节的操作都能够在制度的约束下进行，让各环节工作都更加的明确，并结合业务的变化及时调整内部控制制度。同时，单位内部管理人员需要对工作流程进行全面的梳理，让业务的流程更加明确；对社保业务风险隐患进行分析，完善社保风险评估体系；以内部控制为基础，完善并控制组织结构、业务运行、信息系统、财务管理等工作，充分发挥制度效力。同时，加强单位内部控制管理，建立健全的内部控制管理层次。首先需要清晰梳理内控组织结构，明确不同结构层次之间的组织协调性。以养老保险经办机构为例，养老保险组织结构需要结合各个职能部门的设置情况、业务办理流程以及内控制度要求来合理设计出社保机构内控组织结构层次，并按照职级管理层次对组织架构进行明确划分，如领导决策层、部门管理层以及业务执行层、内控监督反馈层等，从这一角度出发来明确并合理划分职责权限和业务职能范围，在明确管理职能与内控监督之间的关系之后注重两者的协调运行。通常决策层职能只要指由单位领导对构建的内控组织架构、制度体系的具体执行负总的责任，包括内控制度运行不当或者制度缺失等；而管理层职能主要侧重于对内部控制工作的具体实施进行协调、指导与管理；业务执行层需要承担经济业务活动的具体执行，由内控监督反馈层对业务的内控执行情况进行全过程监督和检查，对于存在的问题或不合理现象及时进行汇报反馈，需要承担监管不力方面的责任。（三）加强社保管理队伍建设，合理运用信息化技术养老保险经办机构必须要根据岗位需求设置不同人员对社保进行征缴、转移、出纳、会计审核、待遇核对，同时还需设置内部控制岗位用来对以上工作进行监督，避免出现一人进行多项工作的现象出现。养老保险经办机构必须要根据自身实际情况加派相应的人员，合理调整社保管理工作，充实社保管理队伍。随着信息化技术的不断发展，社保信息化管理开始成为主要模式，单位必须要与时俱进，建设社保财务工作一体化，提升工作效率，减少人力资源的使用，以轮岗制的方式合理调配工作岗位，有效解决单位内部人员匮乏问题，这样既能满足内部控制需求，又能够保证社会保护基金的安全。（四）建立合理的问责机制与内控考评机制为了提升社保管理工作人员的执行能力以及在执行过程中的责任心，养老保险经办机构需要通过建立合理的问责机制，对相关责任加以追究，避免出现过多的人为失误，影响社保工作的政策进行。出现问题需要及时的找出原因，并通过问责机制对相应的负责人员进行处罚，或将其与绩效相联系，让负责人员能够在工作中更加认真。为充分发挥内控制度的作用，除了建立问责机制并加大监督力度之外，有必要建立完善的考核评价机制，拓展监督的范围和内容，对内控制度的实际实行情况进行检查和评价，对于执行效果较好的部门应当给予相应的激励奖励，相反对于执行效果不佳的部门应当给予一定的口头警示和惩罚，发挥制度的约束管理作用，做好奖惩明确，从而全面推动单位内部内控制度的规范化发展，真正将内控工作上升到一个更高的层次，提高单位内部所有员工对内控工作的关注和重视，能够利用相关管理制度自觉约束自己，规范自己的操作流程。（五）加强不相容职务岗位分离控制加强社保机构内部不相容职务岗位的分离控制是优化内部控制体系的重要手段和方式。社保机构内部的申请环节与审核审批环节、审批环节与业务执行环节，以及业务执行与数据信息记录整理、内部监督等职务和岗位是不相容的，需要加强相关联岗位的分离控制。同时需要充分明确各个岗位与相应的职务之间的协调关系，在强化分离控制的同时形成均衡的制约机制。除此之外，依据社保机构不同的建设规模需要合理控制不相容岗位分离控制程度，在明确职务岗位之后合理配备相适应数量的员工，确保各个职务岗位能够在员工的作用下相对独立地开展。例如业务执行的工作人员与内控系统的维护人员、业务申请人员与审核审批人员工作的相对独立性，以便于在实际运作过程中及时将出现的问题责任到人，并做好整改措施，从而不断提升工作质量和效率。（六）加强授权审批控制力度社保单位涉及的各项经济活动业务和费用等都需要经过层层审核审批流程，因而需要充分明确具体的审批执行程序，并设置相应的审批授权标准，确保各项经济业务、费用的审批环节更加规范合理化。当前，社保机构各项经济业务的办理以及各项授权审批程序多使用内控系统进行程序化操作，因而社保单位需要对每一位员工的职责范围、权限责任进行明确界定，促使员工能够利用自身权限规范操作内部系统，避免越权等现象的产生。单位常用设置账号密码的方式来对员工业务分工情况进行具体授权，员工运用自己的账号来为用户办理相关业务，同时需要严格规定，员工自己的账号在未经过严格审批时不得私自借给他人使用。在办理一些紧急业务、特殊业务时需要经过上级领导的审核审批并签字确认之后才具有特别处理的权限，真正做到责任与权利的统一。除此之外，社保机构应当全面加强单位现代化信息建设，引进相关信息新技术，实现自动化、信息化办公，例如运用信息技术搭建经济业务活动信息化管理系统，将单位内部各项内控操作流程以及相关信息纳入信息系统当中，方便后续相关数据信息的检索与有效提取，尽可能消除人为主观因素带来的问题与风险，最大限度地保