安检设备采购项目管理制度

安检设备采购项目管理制度目录第一节管理制度概述 1一、管理理念 1二、管理策划 1三、管理原则 2第二节常规管理制度 4一、文档管理制度 4二、公章管理制度 9三、项目会议制度 11四、项目保密制度 13五、项目协调制度 14六、办公用品使用制度 16第一节管理制度概述一、管理理念1.积极倡导“管理和项目质量息息相关”的理念。因此，必须要对公司的基本状况、组织结构、经营理念、运作模式都有比较全面透彻的了解和认识，使公司全体员工的的政策理论水平和管理技能都要有稳定而明显的提升。在不断提高全体工作人员素质的同时，创造条件、灵活运用、采取多种方式，在公司内部形成爱学习、敬岗位、讲团结、比成效的良好氛围。2.尤其是在安检设备采购项目中，其必须依照有关法律、法规、政策及服务合同赋予的权力和责任行使职权和承担责任，实施对秩序的管理。没有管理，项目质量就无法得以保障，项目人员的一举一动，一言一行，每时每刻无不代表着公司的形象，影响着公司的声誉。因此，我们必须明确，管理是手段，工作质量才是目的，通过有效的管理，保证本次采购工作的圆满完成。二、管理策划项目管理策划是一种具有建设性、逻辑性思维的过程，在此过程中，总的目的就是把所有可能影响决策的决定总结起来，对未来起到指导和控制作用，最终借以达到方案目标。它是一门新兴的策划学，以具体的项目活动为对象，体现一定的功利性、社会性、创造性、时效性和超前性特征的活动。项目管理策划是项目持续良性运行的总体纲要，是决策层在项目具体管理思路、管理目标实施前起到未雨绸缪的奠基石，并实施过程中起到定航引导的作用，可针对风险因素及早制定预防措施，开展纠偏工作，实施纠偏措施，使项目管理工作中导线始终保持正常轨道上。因此，我们将在全面执行相关法律法规的前提下，制定合理有效的管理制度，保证本次采购项目有条不紊地进行。三、管理原则1.规范性原则：管理制度的最大特点是规范性，呈现在稳定和动态变化相统一的过程中。对项目管理来说，长久不变的规范不一定是适应的规范，经常变化的规范也不一定是好规范，应该根据项目发展的需要而进行相对的稳定和动态的变化。在项目的发展过程中，管理制度应是具有相应的与项目生命周期对应的稳定周期与动态的时期，这种稳定周期与动态时期是受项目的行业性质、产业特征、团队人员素质、项目环境、项目负责人的个人因素等相关因素综合影响的。项目管理制度的规范性体现在两个方面：一是客观事物、自然规律本身的规范性和科学性，二是特定管理活动所决定的规范性。2.层次性原则：管理是有层次性的，制订项目管理制度也要有层次性。通常的管理制度可以分为责权利制度、岗位职能制度和作业基础制度三个层次。各层次的管理制度包含不同的管理要素。前两个制度包含更多的管理哲学理念与管理艺术的要素，后一个属于操作和执行层面，强调执行，具有更多的科学和硬技术要素的内容。3.适应性原则：实行管理制度的目的是多、快、好、省地实现项目目标，是使项目团队和项目各个利益相关方尽量满意。不是为了制度而制订制度。制订制度要结合项目管理的实际，既要学习国际上先进的理论和技术，又要符合相关的法律法规。4.有效性原则：制定出的制度要对管理有效。要注意团队人员的认同感。在制订制度的时候，是上级定了下级无条件执行，还是在制订的时候大家一起参与讨论区别很大。制度的制订是为了项目管理的效率，而非简单地制约员工。管理制度必须在社会规范、国际标准、人性化尊重之间取得一个平衡。对于不合理的制度置若罔闻而我行我素，这种危害远大于不合理制度存在所产生的危害，这将直接导致员工对整个制度的不重视，从而使得组织上下缺乏执行力，所以可以使用日事清的计划管理模块，对管理问题合理合规的透明管理，提高反馈效率，增强沟通力度。5.创新性原则：项目管理制度的动态变化需要组织进行有效的创新，项目本身就是创新活动的载体，也只有创新才能保证项目管理制度具有适应项目的相对稳定性、规范性，合理、科学、把握好或利用好时机的创新是保持项目管理制度规范性的重要途径。项目管理制度是管理制度的规范性实施与创新活动的产物，一方面，项目管理制度的编制需按照一定的规范来编制，项目管理制度的编制在一定意义上讲，是项目管理制度的创新，项目管理制度创新过程就是项目管理制度的设计、编制，这种设计或创新是有其相应的规则或规范的。另一方面，项目管理制度的编制或创新是具有规则的，起码的规则就是结合项目实际，按照事物的演变过程依循事物发展过程中内在的本质规律，依据项目管理的基本原理，实施创新的方法或原则，进行编制或创新，形成规范。第二节常规管理制度一、文档管理制度本项目的文档管理包括文件、资料、证照、证函等，按照分类归档，分工管理的原则，由综合办公室及各部门指定专人管理，具体管理条例如下：1.文件管理：（1）文件包括：会议记录、会议决议、申请报告、通知批复、来函来电、规章制度、管理办法、工作计划等:。（2）行政文件由行政部指定专人管理，部门文件由各部门指定专人管理，文件管理人要及时对各类文件分类归档、编号管理。（3）公司人员开会、学习带回的文件及资料要根据其性质及时送交各部门文件管理人统一管理，不得个人保存。（4）文件的阅批与分转：文件接收人要根据文件内容和性质分送承办部门阅办，重要文件应呈送项目负责人亲自阅批后分送承办部门阅办。（5）文件的传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将秘密的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得泄露内容。阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还文件管理人。阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，各部门负责人要责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。文件阅完后，应送交文件管理人，切忌横传。（6）文件的起草：行政文件由行政部起草，部门文件由各部门起草，起草的各类文件应形成统一格式，起草的各类文件经项目负责人审批后方可形成正式文件报、抄、发给各级部门。（7）文件的使用包括借阅、复印等，文件的使用按使用管理规定程序执行。（8）文件使用审批权限：普通文件由部门负责人审批，重要文件由项目负责人审批，机密文件由项目负责人交由公司董事长审批。（9）文件使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的文件负全部责任。（10）文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。（11）审批后的《文档使用申请表》由文件管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。2.资料管理：（1）资料包括项目资料、人事资料、申报材料、合同资料、工资资料、发票凭证、工程资料、技术图纸、技术标准、产品资料、操作规程、业务单据、客户资料、销售台账等。（2）各类资料分由各部门指定专人管理，资料管理人要及时对各种资料分类归档、编号管理。（3）各类项目资料、人事资料、申报材料等由行政部指定专人管理。（4）各类合同资料、工资资料、发票凭证等由财务部指定专人管理。（5）各类工程资料、技术图纸、技术标准、产品资料、操作规程等分别由生产部指定专人管理。（6）各类业务单据、客户资料、销售台账等由营销部指定专人管资料分类归档要求：资料完整齐全。根据资料内容合并整理建档。根据资料的历史编号。案卷标题简明确切、便于查询。（7）资料管理人要做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温等工作，定期检查。（8）资料的使用包括借阅、复印等，资料的使用按《使用管理》规定程序执行。（9）资料使用审批权限：普通资料由部门负责人审批，重要资料由项目负责人审批，机密资料由公司董事长审批。（10）资料使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的文件负全部责任。（11）资料使用人应妥善保管，如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。（12）审批后的《文档使用申请表》由资料管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。3.证照管理:（1）证照文件是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，如营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书、税务登记证等。（2）公司证照由行政部统一管理。（3）证照的使用包括借用、复印、扫描、翻拍等。（4）证照的使用按《使用管理》规定程序执行。（5）证照的使用须项目负责人审批。（6）证照使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的证照文件负全部责任。（7）证照文件使用人应妥善保管，如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。（8）未使用的证照文件，要及时退还证照管理人。（9）审批后的《文档使用申请表》由证照管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。4.证函管理：（1）证函文件包括：证明、介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。（2）公司证函文件由行政部统一开出。严禁开出空白证函文件。（3）证函文件要按公司规定统一格式开具，常用证函文件格式见附件。（4）证函文件的使用按《使用管理》规定程序执行。（5）证函文件的使用须经项目负责人的审批。（6）证函文件使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的证函文件负全部责任。（7）证函文件使用人应妥善保管，如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。（8）未使用的证函文件，应立即退还证函管理人。（9）审批后的《文档使用申请表》由证函管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。5.使用管理：（1）文档使用包括借阅、复印、借出、扫描、翻拍、开出等方式。（2）使用程序：使用人申请—在行政部领填《文档使用申请表—部门负责人审批—项目负责人审批—填写《文档使用登记表》—使用—归还—填写《填写使用登记表》。（3）行政部要仔细核实《文档使用申请表》的审批是否符合各类文档使用要求。（4）文档借阅由行政部根据《文档使用申请表》中审批意见，调用文档供使用人阅读，阅后立即交还文档管理人。（5）文档复印由行政部根据《文档使用申请表》中审批意见，统一复印并加盖“再复印无效”章，复印完毕立即交还文档管理人。（6）文档借出由使用申请人凭经权限审批后的《文档使用申请表》，到文档管理人借出文档，并填写《文档使用登记表》，归还后填写《文档使用登记表》。（7）文档扫描、翻拍由行政部根据《文档使用申请表》审批意见，统一扫描、翻拍后交给使用申请人，使用申请人必须保证扫描、翻拍件的安全使用，并承担全部责任。（8）文档开出指需要开具的证函文件，由行政部根据《文档使用申请表》中审批意见开具证明函件，证明函件需要加盖印章的，使用申请人要按《印章管理制度》规定程序操作。（9）《文档使用申请表》应包括编号、申请人、资料类型、所办事宜、使用方式、使用数量、使用时间等内容（见附表）。（10）《文档使用登记表》应包括使用人、使用方式、使用时间、归还时间等内容，详见附表。二、公章管理制度为规范项目印章的管理，维护企业形象和合法权益，实现印章管理的制度化和规范化，为了进一步加强项目公章的使用、借用规范，做好公章的保管工作，特制定以下公章使用管理制度。1.分类：公司的印章根据用途类别分为公司公章、财务专用章、法人章。2.使用范围：（1）公司对外签发的文件。（2）公司与相关单位联合签发的文件。（3）由公司出具的证明及有关资料。（4）公司对外提供的财务报告。（5）公司章程、协议。（6）员工的调动、任免及聘用。（7）财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务等。3.使用制度：（1）各类印章的使用须严格登记程序，完成审批手续后方可用印。不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，公章保管人有权拒印。（2）任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需提交申请，经项目负责人批准，方可带出，公章带出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。（3）各类公章的保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。（4）保管人员不在时由总经理指定人代管，双方做好印章的交接手续。（5）公章一般不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等，如遇特殊情况时，必须经项目负责人批准，由经办人在需盖文件盖章处背面签字方可盖章，公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。（6）如遇特殊情况，需要以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，项目负责人批准后方可盖章（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰）。4.保管制度：（1）印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。（2）印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。（3）印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。（4）非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。（5）印章应及时维护、确保其清晰、端正。（6）印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向项目负责人进行报告，并备案配合查处。三、项目会议制度为了更好的对项目进行管理、控制，就本项目进行过程中召集各种会议所做的相关工作做如下要求：项目召集会议分为内部会议和外部会议两种。1.项目内部会议：（1）召开时间：根据项目的进度安排每周一次或两周一次，项负责人提前三至四天通知。（2）参加人员：由项目负责人主持会议，本项目所有相关工作人员参加。（3）会议内容：①项目进度：项目总负责人确认各阶段的工作是否按时间节点正常进行，对于下一阶段的工作，责任人是否明确，时间是否有保证，还需要提供哪些支持。②问题清单：项目总负责人总结上次问题清单上问题的关闭情况，了解产生了哪些新的问题，确认责任人、完成时间和需要提供的支持，会后再次更新、发放问题清单，并进行跟踪直至问题关闭。③项目项目总负责人在倾听项目成员抱怨的同时以积极的心态给到建议和支持，还要有控制会议的能力，会议内容应把握重点，避免漫议。④项目项目总负责人在会议总结中，可向上层主管申请支持或提出要求。2.项目外部会议：（1）召开时间：根据项目问题进展情况安排每半月一次或一月一次，另在每个阶段完成时也必须召开外部会议进行汇报、总结。（2）参加人员：由项目负责人主持会议，本项目所有相关工作人员参加。3.会议内容：（1）向项目小组汇报整个项目进展情况，做阶段性汇总。（2）简述其他相关部门工作完成情况，将项目过程中存在的重点问题提出，落实相关责任部门、责任人及整改时间，并追溯。（3）可向领导提出所需要的支持。（4）各阶段的总结会议要求必须邀请所服务单位参加会议，并将阶段总结报告汇总后提交公司总部，以便上层领导了解项目进展情况。3.会议注意事项：（1）内、外部会议均要求项目负责人负责召集并做记录，遇特殊情况可以调整会议时间，会议以商定、落实为主。内部会议时间要求控制在40分钟左右，外部会议时间控制在1个小时左右。（2）项目小组成员都应按照要求到会，如有急事需要外出，不能参加会议，应提前两天通知项目项目负责人，并将汇报内容委托其他人员进行汇报或将报告提交给项目项目负责人。（3）项目项目负责人应根据所管项目的状态、客户的要求进行相关会议的合理安排，推进项目服务的有序进行。四、项目保密制度1.为明确本项目各类资料的传达范围，使用权限，保守公司秘密，维护公司利益等，特制订本制度。2.全体员工都有保守公司秘密的义务，在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。3.公司秘密是指在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。4.保密守则：不该问的秘密不问，不该看的秘密不看，不该记录的秘密不记录，不该复制的秘密不复制。5.公司秘密分普通、重要、机密三级，具体如下：（1）普通级：规章制度、管理办法、工资资料、技术标准、操作规程、产品资料等涉及公司常规管理运行的资信等。（2）重要级：项目资料、人事资料、申报材料、发票凭证、技术资料、技术图纸、业务单据、销售台账、会议记录、上级函电、证照文件、证函文件等涉及公司发展的资信等。（3）机密级：客户资料、合同资料、招标标底、合作条件、非公开的财务情况等涉及公司核心利益的资信等。6.属于公司机密的文件、资料，应标明“机密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄、翻拍等。五、项目协调制度1.协调原则：（1）守法是组织与协调工作的第一原则，在相关法律法规的许可范围内去协调、去工作，面对招标单位，更应该严格遵守法律法规，只有这样，才能做好组织与协调工作。（2）组织协调要维保公正原则：要站在项目的立场上，公平的处理每一个纠纷，一切以最大的项目利益为原则，做好组织与协调工作，就必须按照合同的规定，维护合同双方的利益，这样，最终才能最大的经济效益。（3）协调与控制目标与一致的原则：在整个项目的实施过程中，应该注意各部门职能的相互配合和统一，不能有所偏废，协调与控制的目标是一致的，不能脱离目标去协调，不能强调某一目标而忽视其他目标。2.项目内部协调制度：（1）项目内部人际关系的协调应依据各项规章制度，通过做好思想工作，加强教育培训，提高人员素质等方法实现。（2）项目负责人建立详细的负责系统，做到项目各要素活动有人操作、有人检查运行情况，防止因为责任不清相互推委。（3）做好项目计划的编制、平衡工作，并认真执行计划。（4）充分发挥项目控制部门的项目调度作用，加强调度工作，排除障碍。3.项目外部协调制度：（1）与采购单位的请示、报告一般应通过项目负责人进行，以保证传递信息的完整、统一。（2）项目负责人应直接向采购单位代表请示、汇报工作。（3）提交的报告、发文等均应经项目负责人审核批准并加盖项目部公章后才能发出，发文应有专门立档的签收记录表和有关人员签字。（4）采购单位给项目部的批示、发文等应单独立档保存、（5）指导日常工作的月、周工作计划，管理月报由信息服务师准时报送采购单位。（6）及时收集采购单位的反馈意见，对其投诉和不满应及时向项目负责人和总公司汇报，并做出相应处理。（7）与对方领导的不定期沟通，及时协调处理有关问题。六、办公用品使用制度1.目的：为了规范办公用品的管理，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，针对项目具体的办公用品使用情况特制定本制度。

2.适用范围：适用于项目办公用品的采购、保管、领用及报废等管理。3.办公用品分类:办公用品分为消耗品、耐用品及特殊用品三类。（1）消耗品：系指容易消耗，无法重复使用的用品，如:水笔、圆珠笔、铅笔、萤光笔、笔记本、橡皮擦、回形针、钉书针、打印墨盒、蜡纸、硒鼓等。（2）耐用品：系指能重复使用并能保持原有形态和性能的用品。耐用品文具如有遗失应由个人自购。平时使用如有故障或损坏，应以旧品换新品，如：U盘、订书机、启钉器、计算器、笔筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入离岗移交范畴：服务年限1年以内（含），如有遗失，照价赔偿。服务年限1年以上，耐用品单价在500元（含）以上的，如有遗失，照价赔偿。（3）特殊用品：系指某些部门人员为进行其专业工作需要的特殊用品。如：财务部常用的凭证等。（4）领用分类：根据办公用品的使用性质，将办公用品分为公用品和私用品两类，私用品由使用人个人领用，公用品由部门专门指定人员统一领用。①个人领用：系个人使用保管用品，如水