数字物业云平台在线版分步使用说明

在线版分步使用说明怎么进行权限设置？在进行权限分配之前，需要先建立好角色，系统默认设置好的角色有系统管理员、部门经理、总经理和操作员，并且已经为他们分配好了各自的权限。如有需要添加新角色，点击左侧菜单的权限管理，进入权限管理界面，点击角色管理，再点击新增角色，填写好角色名并勾选相应的权限，点击保存。如图1.1所示。图1.1添加角色接着就可以增加用户了，物业公司可以根据需要创立相应个数的系统管理员、部门经理、总经理和操作员。点击用户账号，再点击新增，填写好用户名、用户号等信息，勾选该用户所属角色，以及该用户所管理小区，点击保存即可。如图1.2所示。图1.2添加用户怎么建立楼宇？点击左侧菜单的【房产资源】进入房产档案界面，选中小区名，点击【新增楼宇】按钮，输入楼宇代码和楼宇名称就可完成楼宇的添加，其中楼宇代码主要由小区代码〔小区名称的首字母〕和楼宇号〔可以是数字或字母〕组成。图2.1新增楼宇怎么建立房间？如果小区中还没有添加楼宇的话，那么需要先为小区添加楼宇〔具体参照第二步〕。第一步：选中需要建立房间的楼宇名称，点击【新增房间】按钮，那么会跳出建立房间的界面，操作人员可选择【批量建立生成】和【单个房间生成】建立两种方法。如图3.1所示。图3.1建立房间第二步：选择批量生成〔或单间生成〕后，进行房间号的设置，其中分隔符一般使用“-”，如果楼宇有划分单元的话，就要设置单元号，单元号可以使用数字或者字母，再设置总共有多少楼层，每个楼层有几个房间，点击下一步就可以批量〔或单个〕生成房间，生成的房间代码类似AQGY-1-1-01或者AQGY-1-A-01。如图3.2所示。图3.2建立房间〔左为批量，右为单间〕怎么设置业主和使用人信息？建立好房间后，如果有需要的话，还可以添加业主和现使用人的信息，方便收款。首先选中要添加业主和现使用人信息的房间号，点击【交房管理】界面的业主名称和现使用人两栏旁边的【变更】按钮，跳出添加客户的界面，如果还没有客户，可点击【新增】按钮，填写好新增户主的资料〔其中户主名称为必填〕，那么可以为该房间添加业主和现使用人。如图4.1所示。图4.1新增业主或使用人都有哪些费用工程？物业的收费工程大致分为三类：常规费用、计量费用和公摊费用。其中常规费用主要包括了一些常规应缴的费用，比方物业效劳费、房屋公维金和车位效劳费等费用；计量费用主要针对的是那些需要通过表计来计算的费用，比方电费和水费；公摊费用指的是小区所有住户一起分摊的费用，比方电梯公摊、水泵用电等费用。在左侧菜单中点击【费用工程】进入费用工程界面，选择好小区，可以添加新的费用工程或者对已有的费用工程进行修改。填写时，工程名称和科目名称必须填写；精确位数计算方式一般选为四舍五入；精确位数那么需根据小区需要来填写；入住系数和未入住系数以一般都设置为1，如有未入住操作人员少付公摊费用的，可另行设置；楼层递增系数那么是在计算电梯公摊时使用，一般设置为从楼层1开始，每5层递增系数0.2；滞纳金为可选工程，如需收取，一般收取比例为0.003。如图5.1所示。图5.1添加费用工程怎么设置费用工程的收费标准？〔1〕常规费用的计费标准〔定价方式〕主要有四类：设定计算方式：适用于可以通过简单公式来计算的费用，比方物业管理费和房屋公维金就是通过房间面积与一个系数的相乘来计算的。直接指定金额：适用于每次收取的费用都是固定的工程。依附其他费用：适用于收费标准是取决于计量费用或者公摊类的费用工程应缴金额乘以指定系数的数值。临时手工设定：适用于每月或不定期需要手动输入的金额。如图6.1所示。图6.1常规费用定价方式单价设定一般选择按全月设定计算，而收费周期那么一般选择逐月收费。〔2〕计量费用的计费标准主要用来设置电费和水费的单价，设置时可以进行分档计费，最多可以分为三档，用量在哪个挡位范围内，那么采用那个范围的单价。还可设置使用根本用量计费，即零用量按根本用量计算。如图6.2所示。图6.2计量费用缴费标准〔3〕公摊费用的计费方式也分为四种：设定表达式、依附其他用量、以起始楼层为基准和以中间楼层为基准，但一般情况下都只使用到前面两种，而且大致情况也与常规费用的差不多。这里需要说明的是计算公摊费用时公摊系数和用户系数的设定，进入到计费标准界面后，点击【公摊系数】和【用户系数】，会弹出表达式设定的界面，操作人员可以根据上面的按钮来输入自己需要的表达式。如图6.3所示。图6.3公摊费用缴费标准操作人员可以为每个费用工程设置多个不同的收费标准，以满足不同房间的需求。点击左侧菜单的【费用工程】，选中需要设置的费用工程，点击【增加】按钮那么可以为该收费工程添加新的收费标准。怎么添加公共用表？公共用表主要用于计算小区的各项公摊。第一步：在设置公共用表时，我们一般要先设置总表〔比方水表和电表〕，点击左侧菜单的【表具设置】计入表计设置界面，选中小区名称，即可添加总表，添加时总表代码自动生成，需要填写总表名称、费用类型、费用计算标准和表类别，填写完成后点击【保存】按钮即可；第二步：设置完总表之后再选中总表名称〔比方电表或水表〕，点击【新增】按钮，就可以添加附属表了。如图7.1所示。图7.1添加公共表怎么添加用户用表？用户用表主要用于计算每月业主所需缴纳的电费和水费。第一步：如果小区需要安装用户用表，那么在设置公共用表时，一般会在总表信息中设置一个居民用表，然后再将用户用表安装在该居民用表下，用于与其他公共用表做出区分。第二步：选中居民用户表，点击【用户表安装】，进入用户表安装界面，点击【安装】，跳出安装用户表的界面，选择好要安装的楼宇后，点击【安装】，就可以为相对应的楼宇安装用户表了。如图8.1所示。图8.1用户表安装什么是虚拟表？怎么添加？在小区计算公摊的时候，往往需要用到几个表计进行加减，为了使计算公摊时能够更加便捷，本软件使用了虚拟表的概念。设置虚拟表主要是通过在添加表时，将表类别设置成虚拟表，然后通过【加项】和【减项】将几个公用表汇总在一起，可进行加减乘除后作为一个〔或一种〕工程进行分摊计算，设置时还可以选择按用量运算和按金额运算两种方法来得到虚拟表的值。如图9.1所示。图9.1添加虚拟表怎么为房间添加缴费工程？在设置完费用工程和表具后，就可以为每个房间添加缴费工程了。点击左侧菜单的房产资源，进入到房产资源界面，选中需要添加缴费工程的楼宇或者房间，点击【缴费工程】，再点击【新增】，选择要添加的工程以及相应的缴费标准，就可以为每个房间添加应缴费的工程了。需要注意的是，在选择公摊工程时，需要正确选择公摊时使用的相对应的虚拟表。如果有个别房间需要多收或者少收某项费用时，在添加了该费用之后，可以选中该房间，然后通过修改该工程的收费系数实现。如图10.1所示。图10.1添加缴费标准怎么进行抄表？抄表管理，就是要将每个月所抄的表数据输入到软件中，用于计算业主应缴纳的水费、电费以及各种公摊费用。第一步：在录入表数据之前，需要先选择抄表的月份，进入到抄表管理界面后，点击【抄表】按钮，就可以选择抄表的月份。第二步：选择好月份后，就可以输入表数据，选中本月读数那一栏即可输入数据，按回车后可自动跳到本月读数的下一行，而不需要再选取。上月读数那一栏不能直接修改，需要点击【…】按钮后，点击进入才可修改。公共用表和用户用表的抄表方法根本一致。如图11.1所示。图11.1抄表什么是抄表时的月份结转？月份结转即新一期的抄表，软件对抄表的月份进行了设置，使操作人员在进行新一次的抄表时，本月读数可以自动跳转为上月读数，无需重复输入，更保存了读数的历史记录。操作方法：在抄表记录的公共用表或用户用表页面，点击【抄表】弹出【抄表选项】窗口，选择抄表月份〔如果需跨月抄表[两个月抄一次或三个月抄一次表]那么要选中确定是否跨月抄表〕，选择【开始抄表】。什么是抄表时的换表？当输入的本月读数比上月读数小时即会出现换表的情况，此时应勾选换表标记，表示该表已经被换过，这时除了输入本月读数之外，还需要输入旧表终止读数和新表起始读数〔一般情况下为0〕，这时该表的本月用量=〔本月读数-新表起始读数〕+〔旧表终止读数-上月读数〕。怎么录入欠款？欠款录入通常的方法是通过【费用计算】及【入账】来实现的。第一步：点击左侧菜单的【费用核算】，进入费用核算的界面，选择好需要入账的小区，选择需要计算的费用工程〔即常规费用、计量费用和公摊费用，其中在计算公摊费用之前需要先计算计量费用〕，点击【费用计算】按钮，软件即可根据设定好的公式以及输入的抄表数据来计算好各项费用每个月需要缴纳的费用。第二步：当确定生成的费用无误之后，即可通过【入账】在【收费管理】中生成欠款。点击【入账】按钮，跳出入账界面，勾选需要入账的费用以及月份，点击【计算】就可以了。需要说明的是常规费用在入账时可以选择费用的月份，而计量费用和公摊费用那么不能选择月份，默认为抄表时设定的月份。如图14.1所示。图14.1常规费用的计算及入账〔2〕当遇到无法通过入账来录入的欠费时，也可以在【收款管理】界面通过新增费用来直接参加欠款。第一步：点击左侧菜单的【收款管理】，进入到收款管理的界面，选择需要添加费用的房间号，在【当前欠款】界面中点击【新增费用】按钮，跳出新增费用界面；第二步：选择好收费工程名称以及费用所属年月，填入费用金额，点击【确定】按钮即可完成欠款录入。添加好费用之后，还可通过修改费用来输入该笔费用的其他信息，比方本月读数，上月读数，单价，备注等等。如图14.2所示。图14.2添加费用〔3〕当需要录入的欠款条数太多时，还可以通过导入来录入欠款。第一步：在导入之前还需要按照相应的格式在ECXEL表格中整理好所有的欠款条目，其中EXCEL格式必须是xlsx，格式如表13.1。第二步：整理好欠款条目后，点击左侧菜单的【初始化设置】，再点击【欠费数据导入】进入相应界面，将整理好的xlsx格式的欠费表格拉到【欠费数据导入】界面的左侧框内，然后点击导入数据库按钮即可。如图14.3所示表14.1欠款清单格式房间代码工程代码费用年月应收日期费用金额数量/面积本月读数上月读数单价/系数备注lhsmc-02-010110012012-032012-03-12500lhsmc-02-010110022012-042012-03-13500lhsmc-02-010110032012-052012-03-14500lhsmc-02-010120012012-062012-03-15500lhsmc-02-010120022012-072012-03-16500lhsmc-02-010130012012-082012-03-17500lhsmc-02-010130022012-092012-03-18500lhsmc-02-010130032012-102012-03-19500其中空白处为选填。图14.3欠费导入怎么进行收款开票？录入欠款之后，就可以在【收款管理】界面查看当前的欠款信息了。第一步：点击左侧菜单的【收款管理】，进入到收款管理的界面，选择需要收款的房间号，勾选需要收款的费用工程；第二步：点击【开票】按钮，跳出【应收单据】界面，选择好开票日期、结算方式和票据类型，如需计算滞纳金的话还可以点击【计算滞纳金】按钮。如图15.1所示。选择好上述信息之后，对于【开票】和【现金收款】是两种不同的情况。如果只是想先开好票，但是欠款还没收到的话，可以点击【开票】按钮，此时在收款票据界面那么会多出一张未收款标志的票据，以后在收到欠款之后还需到收款票据界面中选中相应未收款的票据，点击【收款】按钮将其状态改为已收款。而如果直接收到了欠款，那么可以点击【收款】按钮，此时【收款票据】界面中会多出一张已收款状态的票据，而且【收款记录】界面中会多出相应的费用记录，【当前欠款】界面中的相应欠款那么被删除。怎么进行减免操作？减免申请：勾选需要操作的欠款条目，点击【减免】按钮，弹出【减免申请】界面，填写客户名称，可以通过修改减免金额来到达局部减免或全部减免的目的，然后可以选择点击【减免申请】或者是【减免核准】按钮，减免申请即还需要等待核准，而减免核准那么直接同意减免并开票。如图16.1所示。图16.1减免操作什么是销账？怎么操作？销账即将已经收取过的费用录入到软件中去，并对其开一张补登记的票据。第一步：点击收款管理，选择房间号；第二步：点击新增费用，添加所需销账的费用；如图17.1所示。图17.1添加费用第三步：在当前欠款中选择需要开票的费用，选择好费用后，点击收款开票；第四步：在收款开票的窗口中确认金额和开票日期，选择票据类型〔票据补登记〕，确认发票号码，点击现金收款。如图17.2所示。图17.2票据补登记怎么对票据进行作废？当操作人员在开好票据之后发现收费工程错误或者金额错误时，可以对开好的票据进行作废。选择好需要作废票据的房间号，点击进入【收款票据】界面，点击要作废票据条目上的【作废】按钮，跳出【应收票据】界面，点击【作废】即可。票据作废后该票据状态即显示为已作废，并且该票据上的收费工程及金额从【已收账款】界面删除，重新写回到【当前欠款】界面中去。图18.1票据作废怎么生成各种报