办公室主任岗位职责样本

一、基本资料

部门名称

办公室

岗位名称

主任

直接上级

总经理

所辖人员

本部门员工

二、工作阐明

1、重要职责

1、主持办公室全面工作。

2、组织起草公司规章制度、工作筹划、工作总结。

3、负责公司会议决策督办、筹划贯彻和任务完毕状况检查等综合管理工作和部门之间关系协调工作。

4、负责组织信息管理工作。

5、指引或办理公文解决、会务安排、档案管理、公关接待工作。

6、指引公司后勤保障工作、安全保卫工作、房产管理工作。

7、负责组织公司企划宣传工作。

8、参加子公司管理工作。

2、重要工作内容

1、协助总经理室制定公司年度工作筹划、公司基本规章制度和管理办法，组织撰写公司工作总结；制定公司行政管理方面各项规章制度、制定本部门工作筹划、管理制度，经总经理审批后组织实行。

2、及时与各部门沟通、协调，贯彻总经理室批示，做好上下联系与沟通，做好各部门之间综合协调，负责各项工作筹划贯彻状况、任务完毕状况督办和检查。

3、组织收集、整顿、沟通公司经营管理信息，掌握公司重要活动状况，依照工作规定对关于信息组织专项调查研究，为领导研究工作和决策提供综合信息资料，做好领导参谋和助手。

4、组织起草公司行政管理方面公文、撰写领导发言稿，指引公司公文解决工作。

5、负责组织公司办公例会、经济工作会议以及各种专项会议会务准备、资料准备，做好会议记录和整顿睬议纪要，必要时形成内参后发文，并贯彻、检查会议精神贯彻状况。

6、督办档案管理工作，加强保密教诲，检查保密工作状况。

7、组织公司重要活动，做好公司接待工作，解决好公司公共关系。

8、组织公司公司形象设计和对外宣传工作。

9、组织做好公司办公设备购买、维护和办公智能化建设，规范办公用品、劳保用品、其她工作用品及礼物供应、采购和管理，统一标志、信笺印制、管理。

10、检查指引后勤管理员做好固定资产、房产管理、车辆租赁与调度工作和完毕卫生、绿化、午餐供应等寻常工作。

11、组织做好安全教诲工作，贯彻公司内部治安保卫、消防安全工作。

12、协助总经理审定和完善子公司章程；并及时向总经理报告子公司经营管理信息；贯彻总经理办公会决策，并检查子公司决策执行状况。

13、组织编写公司《大事记》、《状况交流》等公司内部刊物。

14、指引文员做好公司往来信件、邮件、包裹收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。

15、做好行政信访接待工作。

16、负责公司行政印鉴管理、使用。

17、负责公司办公费用使用和控制。

18、搞好部门建设，不断改进内部管理工作，检查员工各项工作完毕状况，做好部门工作总结，指引、培训、考核本部门员工，提高员工综合素质和部门工作绩效。

19、完毕公司领导交给其她任务。

3、重要工作规定

1、工作筹划、总结

1.1精确理解总经理对年度工作筹划、工作总结制定目的和规定，为制定年度工作筹划、总结准备必要资料供领导参照，依照领导规定组织编写工作筹划和总结，报总经理审视修改后，行文实行。

1.2

在每月第一种工作日、每季度首月第三个工作日内，每年1月15日前，制定出本部门工作筹划，组织实行、检查。年度筹划上报总经理，经审批后组织实行；工作筹划制定要及时、客观，要具备全面性、科学性和可操作性；按筹划开展各项工作，要及时跟踪筹划实行状况，发现问题及时解决；要依照实际工作需要及时修改工作筹划，并做修改记录。

2、制定制度

2.1全面理解公司经营状况，依照公司总体管理规定，组织制定公司基本规章制度和管理办法，经关于部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实行并跟踪检查贯彻状况。

2.2依照公司实际，及时制定、修改公司行政办公制度、文献收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清洁卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面有关制度，经总经理审批后组织实行，并跟踪检查贯彻状况。

3、综合管理与协调

3.1保持与各部门之间协调沟通，及时理解各部门工作任务完毕状况，并将关于状况和问题向总经理室报告。

3.2协助总经理室解决部门工作中所反映问题，针对要解决问题进行进一步调查、理解，与有关部门或人员交流、协商，必要时组织召开协调会，谋求最佳解决方案，对于超过职能范畴状况，如实向总经理报告，并提出参照意见请总经理室裁定。

4、信息管理

4.1审核副主任组织制定信息管理制度，提出修改意见和建议，修改后报总经理室审批，检查制度执行状况。

4.2检查、督促副主任和信息管理员准时做好系统维护工作。

4.3督促、考核计算机应用知识培训工作。

4.4组织部门专职人员收集、整顿关于政策法规、行业信息等综合信息，及时掌握公司有关经营、管理信息，每月向总经理室报告一次；遇有重要信息，及时报告。

4.5组织部门专职人员，为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研究报告：依照领导交办工作或公司管理中需要解决重点问题，广泛收集有关信息，必要时拟定调研项目，做好调研前基本工作，明确调研目和任务，制定调研筹划，联系调研单位和关于人员，做好调研记录，认真整顿、分析资料，撰写出书面报告呈送领导。

5、公文解决

5.1建立公文解决规范，指引秘书和文员按照精确、迅速、安全原则和公文解决规定完毕公文收发、解决。

5.2依照领导规定，协助领导起草或安排秘书起草会议发言稿等关于文献，控制文稿质量和定稿时间，做到工作及时，文稿质量符合领导规定。

6、会务工作

6.1组织安排会务，有秩序地做好会前准备、会中管理和服务、会后办结事宜。掌握会议时间、地点、内容、出席人员、议程，指引布置会场、安排食宿、调度车辆等工作，做到有条有序，可以承上起下、联系左右、内外照应，妥善应对随时交办事项。

6.2安排专职人员做好会议录音、摄像、记录及会议记录整顿、纪要拟写；认真审核、修改记录和纪要，控制质量，做到格式规范、内容和用语精确；必要时形成内参后发文。

6.3贯彻会议精神、决策，检查贯彻状况。

7、档案管理

7.1组织制定公司档案管理规定，明确公司资料、文献归档范畴、归档时间、保管期限、归档案卷质量规定。

7.2及时检查、指引档案管理员工作，保证档案管理妥善、井然有序。

8、接待与公共关系

8.1内宾接待：指引部门员工热情接待来访客人，亲自接待比较重要客人，重要客人来访前要及时向领导报告，商定接待方案，贯彻有关人员参加接待并准备有关资料，必要时安排食宿。

8.2外事活动：理解外事活动基本规定，按外事礼仪拟定接待规格，制定日程，贯彻接待细则（接送、住宿、陪伴、洽谈、会场、宴会、票务、车辆、时间、路线等）。严格掌握到达、离开时间，贯彻专人负责迎送和有关人员参加接待，提供有关资料；遵循外事纪律，应对突发状况，做好接待小结。

8.3领导公务活动：提前做好准备工作，贯彻时间、地点、人员，准备有关资料，必要时贯彻专人负责全程服务。

8.4公司商务活动：事先与关于部门商定筹划，拟定期间、地点、出席人员，安排活动场地，发出请柬，贯彻迎送、接待人员，准备有关资料。

8.5上述活动要做到组织有序，接待诚恳、热情、周到、细致，符合礼仪规范，体现公司形象。

8.6妥善协调、解决公司对外事务以及公共关系；及时安排人员或亲自拜访关于单位和人员，妥善办理有关事宜；及时安排恰当人员参加外部有关会议和活动。

8.7组织承办公司公司形象设计事项，联系CIS设计单位，审核设计成果，组织导入CIS系统，力求CIS方案达到具备系统性、可行性，符合公司经营理念和文化，可以塑造公司形象规定。

8.8组织员工做好公司形象新闻宣传，公司有重要活动时要联系关于新闻单位参加，并做好接待和资料准备工作；要及时督促秘书、文员和档案管理员做好有关公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整顿、记载存档工作，以便在需要时展示。

8.9督促副主任和信息管理员建设、维护公司网站，及时更新网页、发布信息，对拟发布信息内容进行审核，提出修改意见。

8.10注意收集影响我司形象、名誉、关系因素和事件信息，分析其后果，迅速做出有效应对解决，重要事件要提出解决意见报总经理室决策。

9、后勤保障

9.1检查、督促后勤管理员做好卫生、绿化工作，保持办公场合整洁干净，绿化、美化办公环境，办公场合公共部位做到整洁、清洁、明亮、无异味。

9.2定期审核午餐伙食原则、就餐人员，拟定供应商，保证卫生、营养合理。

9.3审定办公用品、劳保用品、礼物采购筹划，检查采购质量，审批账单，控制费用，指引制定办公用品管理制度。做到采购及时、质量优良、费用节约、管理有序。

9.4拟定租车数量、规格，审核车辆租赁费用；指引做好车辆租赁、费用结算和调度工作。

10、固定资产管理

制定固定资产和房产管理细则，明确工作程序和规定，指引检查后勤管理员按规范管理，建立台账，做到资料清晰、完整，管理井然有序。

11、安全保卫

组织开展安全教诲工作，以“防止为主”为中心，通过宣教增强职工法制观念和安全意识；定期检查安全工作贯彻状况，及时、妥善协调解决安全工作中存在问题，杜绝安全隐患，保证陆上单位安全生产无事故。检查、督促安保人员做好证件办理等工作。

12、子公司管理

12.1参加对子公司经济目的责任拟定和考核，提出合理意见和建议。

12.2每年5月中旬至6月下旬，参加对子公司工作检查，重要理解、检查子公司经营管理活动完毕状况、执行公司章程和法律规定状况等。

12.3定期收集、整顿子公司经营管理信息，并及时向总经理报告。

12.4及时办理总经理办公会决策中关于子公司运营管理方面事项，并检查子公司执行会议决策状况。

13、其她

13.1保证公司重要事项及时编入《大事记》；组织编辑《状况交流》，保证质量。

13.2及时检查公司往来信件、邮件、包裹收发、登记、传递、清退状况和机关订阅报刊状况，保证工作及时性。

13.3做好行政信访接待工作，进一步调查理解实际状况，及时解决答复。

13.4管理公司印鉴，制定印鉴使用规定，严格掌握用印范畴，理解用印用途，遇有疑问及时向总经理或分管领导请示，用印后及时做好登记。

13.5统一公司各类信笺、标志印制，制定印制规格，规范印制原则，合理控制费用，检查管理、领用、发放状况。

13.6搞好部门员工队伍建设，组织部门员工学习、培训，不断提高员工业务素质。

13.7依照领导规定牵头组织或参加公司公司文化建设，做到组织有序、工作有效。

13.8按照工作规定组织部门内考核，在规定期间内完毕评分工作，做好被考人面谈沟通工作；每年要编制本部门培训筹划、用人筹划，递交人力资源部；对员工奖惩要公正、恰当，要可以充分地调动员工工作积极性，形成良好团队氛围，提高部门工作绩效。

13.9定期检查本部门筹划完毕和规章制度执行状况，及时调节不适应工作环节，做好工作总结，形成书面报告，按规定报告。

13.10准时、按量、按质完毕公司下达各项考核指标和总经理室交给其她任务。

三、任职资格

因素

细分因素

级别

限定资料

知识

学历

B

经济管理类或航运类专业本科以上学历或相称限度。

行业知识

B

熟悉航运营业知识，对行业发展趋势把握基本精确。

专业知识

B

熟悉公司安全管理体系；熟悉公司生产经营管理状况；熟悉党和政府关于改革开放、经济建设、交通运送等方面方针政策；掌握行政管理知识；掌握各种应用文书写作知识，熟悉礼仪知识。

能力

领导能力

B

可以掌握管理技巧，合理分派、控制、检查、评估所负责管理各项工作，及时指引、检查下属工作，严格管理，公平客观地对待下属，保持所领导团队协调性。

组织协调能力

A

可以对的组织下属开展本部工作，协调本部门内部和部门之间关系，可以妥善解决各种人际关系。

事务解决能力

B

可以合理安排工作筹划，及时、对的完毕各项工作，可以解决突发事件。

理解能力

A

可以精确把握自身职务定位、工作内容；精确、迅速理解上级批示、意图和所布置工作；对于所学知识和技能可以迅速理解和掌握，反映机敏，可以举一反三。

决策能力

B

可以科学地进行预测和分析，全面权衡利弊关系，及时选取出切实可行方案。

判断能力

B

能迅速、精确判断各种问题，掌握其实质，能较为精确判断从未遇到问题，找到解决办法。

开拓创新能力

B

可以较迅速地接受新事物，具备较强创新意识，可以在工作中提出切实可行新思路、