Office入门技能培训-江苏科技大学西校区学生会办公室张旭

Office入门技能培训江苏科技大学西校区学生会办公室张旭Office简介MicrosoftOffice2013是Microsoft公司推出的办公软件。它以其全新的用户界面、稳定平安的文件格式、无缝高效的沟通协作功能，方便的使用方法受到广阔用户的青睐。本章将详细介绍Office2013的根底知识，帮助用户全面认识Office2013。具体包括文档处理软件Word2013电子表格制作软件Excel2013演示文稿设计软件PowerPoint20131.文档处理软件word2013需要掌握的技能输入文本插入与编辑图片选取文本工作插入与编辑艺术字查找与替换文本插入与编辑简单几何图形检查拼写与语法错误插入与编辑表格设置文本格式排版样式设置段落格式注释设置项目符号和编号页面设置设置边框与底纹打印文档1.1输入文本输入文本是Word2013的一项根本操作。新建一个Word文档后，在文档的开始位置将出现一个闪烁的光标，称之为【插入点】，在Word中输入的任何文本都会在插入点处出现。定位了插入点的位置后，选择一种输入法即可开始文本的输入。输入英文输入中文输入符号输入数学公式输入符号在文档输入中通常不只有中文或英文字符，在很多情况下还需要插入一些符号，例如※、∑、②、Ⅷ，以及™(商标符)和®(注册符)等，这时仅通过键盘是无法输入这些符号的。Word2013提供的插入符号以及插入特殊符号功能，不仅可以在文档中插入各种符号，还可以插入一些特殊的字符。在Word2013中，如果要输入简单的数学公式，例如加减乘除等，可以使用键盘进行输入，但如果要输入较为复杂的数学公式，只使用键盘常常无法满足需求。此时可以使用Word2013自带【公式工具】，在文档中插入一个比较复杂的数学公式。创立公式时，根据数学排字约定，自动地调整公式中字体的大小、间距和格式编排。输入数学公式1.2选取文本工作在编辑文本之前，首先必须选取文本。选取文本既可以使用鼠标，也可以使用键盘，还可以结合鼠标和键盘进行选取。使用鼠标选取文本使用键盘选取文本〔快捷键的使用〕结合鼠标、键盘选取文本〔ctrl+鼠标左键〕1.3查找与替换文本在文档中查找某一个特定内容，或查找到特定内容后将其替换为其他内容，可以说是一项费时费力，又容易出错的工作。Word2013提供的文本查找与替换功能，使用户可以非常轻松、快捷地完成文本的查找与替换操作。查找文本替换文本查找文本

在Word2013中，使用查找功能不仅可以在文档中查找普通文本，还可以对特殊格式的文本、符号等进行查找。替换文本在Word2013文档中，用户可以将指定文本内容统一替换为其他文本内容，防止用户手动查找并替换文本内容。1.4检查拼写与语法错误在输入、编辑文档时，假设文档中包含与Word2013自身词典不一致的单词或词语时，会在该单词或词语的下方显示一条红色或绿色的波浪线，表示该单词或词语可能存在拼写或语法错误，提示用户注意。设置拼写与语法选项自动检查英文拼写与语法自动检查中文拼写与语法1.5设置文本、段落格式及工程符号和编号、边框及底纹1.6插入与编辑图片、艺术字、简单几何图形1.7插入与编辑表格1.8排版样式一般报刊杂志都需要创立带有特殊效果的文档，这就需要使用一些特殊的排版方式。Word2013提供了多种特殊的排版方式，例如，首字下沉、带圈字符、合并字符、双行合一、分栏排版等。首字下沉带圈字符添加拼音指南设置中文版式分栏排版首字下沉带圈字符和添加拼音指南设置中文板式分栏排版1.8注释1.9页面设置1.10打印文本2.表格处理软件excel2013需要掌握的技能工作簿的基本操作公式与函数工作表的基本操作单元格引用单元格的基本操作排序与筛选文本及数据的输入分类汇总数据数据类型图表的插入与编辑自动填充数据设置表格页面查找与替换数据打印表格2.1工作簿的根本操作Excel2013制作的电子表格均以工作簿的形式保存在电脑中，每当用户需要创立或者修改电子表格时，都需要在工作簿中进行操作。2.2工作表的根本操作在excel2013中制作电子表格时，每一张工作表就是一份独立的电子表格，下面介绍工作表的一些根本操作。插入工作表删除工作表重命名工作表设置工作表的显示比例插入/删除工作表重命名工作表设置工作表的显示比例2.3单元格的根本操作单个单元格的插入与删除成行/列单元格的插入与删除单元格属性调整合并/拆分单元格单个单元格的插入与删除成行/列单元格的插入与删除单元格属性调整合并/拆分单元格2.4文本及数据的输入在excel2013中，可以输入各种不同类型的数据，如日期类型数据、文本类型数据、数字类型数据等。输入文本输入数字数据设置输入数据的类型输入文本在excel2013中的文本通常指字符或任何数字和字符组合。输入到单元格内的任何字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或者逻辑值，那么Excel2013一律将其视为文本。在Excel2013中输入文本时，系统默认的对齐方式是单元格内靠左对齐。输入数字数据在excel工作表中，数字型数据是最常见、最重要的数据类型。在excel2013中数字型数据包括货币、日期与时间等类型。设置输入数据的类型通过设置输入数据的类型，以便有效地减少和防止输入数据的错误。例如可以在某个单元格中设置“有效条件”为“时间”，那么该单元格只接受时间格式的输入，如果输入其他字符，那么会显示错误信息或乱码！2.5自动填充数据在excel2013中复制某个单元格的内容到一个或多个相邻的单元格中，使用复制和粘贴功能可以实现这一点。但是对于较多的单元格，使用自动填充功能可以更好地节约时间。另外，使用填充功能不仅可以复制数据，还可以按需要自动应用序列。在同一行或列中填充数据填充数字与日期序列数据在同一行或列中填充数据填充数字与日期序列数据2.6查找与替换数据2.7公式与函数在Excel2013中，公式遵循一个特定的语法或次序：最前面是等号【=】，后面是参与计算的数据对象和运算符。每个数据对象可以是常量数值、单元格或引用的单元格区域、标志、名称等。运算符用来连接要运算的数据对象，并说明进行了哪种公式运算。Excel2013将具有特定功能的一组公式组合在一起以形成函数。与直接使用公式进行计算相比较，使用函数进行计算的速度更快，同时减少了错误的发生。函数一般包含3个局部：等号、函数名和参数。公式的使用运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。Excel2007中包含了4种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符与引用运算符。如果公式中同时用到多个运算符，Excel2007将会依照运算符的优先级来依次完成运算。如果公式中包含相同优先级的运算符，例如公式中同时包含乘法和除法运算符，那么Excel将从左到右进行计算。函数的使用2.8排序与筛选数据排序是指按一定规那么对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。Excel2007提供了多种方法对数据清单进行排序，可以按升序、降序的方式，也可以由用户自定义排序。数据清单创立完成后，对它进行的操作通常是从中查找和分析具备特定条件的记录，而筛选就是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析。排序快速排序数据设置多个排序条件快速排序数据注意：一定要先选中要排序的数据，才能再进行排序！设置多个排序条件筛选数据快速筛选数据自定义筛选去除筛选快速筛选数据自定义筛选条件使用Excel2013中自带的筛选条件，可以快速完成对数据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时，也可以根据需要自定义筛选条件。去除筛选2.9分类汇总数据分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法。分类汇总对数据库中指定的字段进行分类，然后统计同一类记录的有关信息。统计的内容可以由用户指定，也可以统计同一类记录的记录条数，还可以对某些数值段求和、求平均值、求极值等。创立分类汇总隐藏或显示分类汇总删除分类汇总创立分类汇总Excel2013可以在数据清单中自动计算分类汇总及总计值。用户只需指定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数值和用于计算的函数(例如【求和】函数)即可。如果要使用自动分类汇总，工作表必须组织成具有列标志的数据清单。在创立分类汇总之前，用户必须先根据需要进行分类汇总的数据列对数据清单排序。隐藏或显示分类汇总删除分类汇总2.10图表的插入与编辑2.11设置表格页面2.12打印表格3.演示文稿设计软件PowerPoint2013需要掌握的内容创建与编辑设置背景样式添加文本页眉页脚编排段落格式插入影片与声音使用项目符号动画放映设置图片的插入与编辑放映3.1创立与编辑演示文稿是用于介绍和说明某个问题和事件的一组多媒体材料、也就是ppt生成的文件形式。演示文稿可以包含幻灯片、演讲备注和大纲等内容，而ppt那么是创立和演示播放这些内容的工具。创立演示文稿编辑演示文稿创立演示文稿在ppt中，存在演示文稿和幻灯片两个概念，使用ppt制作出来的整个文件叫演示文稿。而演示文稿中的每一页叫做幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。编辑演示文稿在ppt演示文稿中，可以对幻灯片进行编辑操作，主要包括添加新幻灯片、复制幻灯片、调整幻灯片顺序和删除幻灯片等。3.2添加文本添加文本的方式常用的有2种使用占位符使用文本框使用占位符使用文本