《大学创意写作 应用写作篇》课件 3第一节 商务信函

第三章商务文书商务文书是经济领域中反映经济活动、传递经济信息、处理有关经济事务所写的应用文。随着市场经济体制的逐步完善,商务文书在经济活动中的地位和作用越来越重要,已成为开展各项经济活动的重要工具。本章主要介绍商务信函、经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济广告等使用频率较高的商务文书的文体特征、应用范围及写作要点等。第一节商务信函一、文体界说1.商务信函是指企业在开展商务往来的过程中,用于沟通信息、联系业务、洽谈交易、磋商问题时使用的函件。在商务活动中,商务信函起着取得联系、沟通买卖愿望、达成交易、履行合同、促进贸易的作用。2.根据行文对象的不同,商务信函可分为国内业务信函和进出口业务信函。前者以国内工贸企业之间或外贸企业内部为对象,后者以国外厂商客户为对象。3.根据不同的功用,商务信函可分为商品交易磋商信函、索赔和理赔信函。所谓商品交易磋商信函是指在外贸活动中,交易双方就买卖某种商品及各项交易条件,如商品的品质、规格、数量、价格、包装、交货、支付方式等进行书面协商,书面协商通过信函方式进行的,即为商品交易磋商信函。商品交易磋商信函的内容一般包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受等方面。所谓索赔和理赔信函是指在履行合约的过程中,贸易双方常常会因某种原因发生争议,如买方不按规定开证,不按时按数额付款,不收取货物等,卖方所交货物品质不符,数量短缺,交货期与合同不符,包装不良致货物损坏、错发、错运等。争议和违约均会引起索赔和理赔。索赔指受损失的一方向违约的一方提出赔偿的要求。理赔是违约方受理遭受损失的一方提出的索赔要求,为处理这一争议事件所写的信函即为索赔和理赔信函。二、文体特征商务信函主要具有商务性和凭证性特点。所谓商务性,是指它主要用于商贸活动的磋商,与一般信函相比,它的内容比较单一。所谓凭证性,是指贸易双方来往的商务信函可作为订立合同、协议的凭证,一旦双方当事人发生争执或纠纷,商务信函也可作为解决矛盾和纠纷的重要凭证。三、写作要点(一)格式商务信函一般包括信头、标题、行文对象、正文、落款、附件等部分。1.信头商务信函一般采用本单位特制的信笺,在正文首页上部已预先印好信头,如本单位的名称、地址、电话、传真、邮政编码、电子邮箱等,有的还有商函编号。2.标题标题要概括商务信函的中心内容。有两种形式:一种是由事由和文种构成标题,如“希望建立贸易关系函”“过期提货索赔函”;另一种是先写“事由”两字,后跟冒号,然后概括该函的中心内容,如“事由:要求支付货款”。3.行文对象行文对象即发函的对象,可以是公司、商号,如“××商行”“××公司”;也可以是个人,一般在名字之后带上职务头衔,以示尊重,如“李××经理”。如不清楚对方职务,可用“先生”“女士”来称呼。4.正文一般包括发函缘由、发函事项、希望要求三部分。(1)发函缘由。初次去函,可先作自我介绍;已有合作关系的,可简述合作情况;双方频繁来往的,可直接说明发函的目的。复函则要引述对方来函的日期、事由等。(2)发函事项。应详细陈述需告知对方的具体事项,表明自己的看法。复函一定要针对来函的内容作出明确答复。(3)希望要求。用一两句结束语表达对收文方的希望和要求,如“特请贵方惠顾并来函询问”“希望上述答复能令贵方满意”等。也可用“特此函达”“此复”等惯用结束语结束全文。5.落款落款包括发函单位和发函日期两个部分。如果以单位名义发的函,要在发函单位下一行的发函日期中间盖上发函单位公章。如果以个人名义发的函,要写明发函单位名称和负责人的职衔、姓名,如“××公司经理×××”,下一行再写发函日期。6.附件附件指附在商函之后的相关材料,如公司简介、商品价格表、发票、单证、有关样照等。它是函件的重要组成部分,但不是每封函件都有。(二)写作注意事项1.内容明确完整商务信函的内容必须明白清晰,让人一看便知道你写信的目的、要求,因此不能有遗漏、残缺。2.语言准确简明准确是指不用有歧义的语句、数字、术语,交易条件的标注不可模棱两可。简明,即简单明了,用最经济的语言表达丰富完整的内容,言简意赅,使对方一目了然。3.风格平实得体平实,即实实在在。行文时,用平直的叙述。恰当的议论、简洁的说明即可,不需要用比喻、夸张等方法进行描写,也不需要抒情。得体,指要根据不同的情况和不同的对象,使用不同的词语和语气。例文3-1

介绍并推销工艺品函××公司:从我驻意大利使馆商务处来信中获悉,贵公司希望与我国经营工艺品的外贸公司建立业务关系,我们很高兴地通知贵公司,我们愿意在这类商品的贸易方面与贵公司合作。我公司经营的工艺品有绣品、草竹编、灯具、涤纶花、珠宝首饰以及仿古器物和书画等,这些品种均制作精美、质量上乘。特别是涤纶花,式样新颖、色彩鲜艳、形态逼真,可与鲜花媲美,目前在欧、美、亚等洲许多国家极为畅销,深受消费者的喜爱。现寄上涤纶花样照一套,供参考。欢迎来信联系。××进出口公司××年×月×日附件:涤纶花样照一套。这是一封主动与意大利某公司建立业务关系的函。首先说明通过何种途径取得了对方的联系方式,以示礼貌;接着表明希望与对方联系的愿望;再介绍本公司的经营范围并着重推销涤纶花;最后说明发函意图,希望对方来信联系,表现了合作的诚意。例文3-2

绿茶询价函××茶叶有限公司:我公司对贵公司生产的绿茶感兴趣,需订购黄山毛峰茶。品质:一级。规格:每包100克。望贵公司能就下列条件报价:

1.单价2.交货日期3.结算方式如果贵方报价合理,且能给予优惠折扣,我公司将考虑大批量订货。希速见复。××公司××年×月×日这是一封绿茶询价函。首先,表示“对贵公司生产的绿茶感兴趣”,意图明确;然后,希望得到对方报价的内容,简明扼要;最后,表明大批量订货和能够得到迅速答复的愿望。例文3-3

ACROPLIS轮磷酸盐短量索赔函加拿大ONLSOBLN化工出口公司:第3/7775号合同磷酸盐第一批货已由ACROPLIS轮于×月×日运抵青岛。结算发票重量为21504.175吨,根据青岛商品检验局水尺鉴定,卸船实际重量为21468.5吨,短重35.675吨(其他数据略)。根据合同规定向你方提出索赔,你方应赔我方损失金额如下:1.货价(按每吨12美元,FOB计算)1017.84美元2.运费:2377.50美元3.保险费:535美元4.检验费:538.29美元共计:4468.63美元随函寄去青岛商品检验局第73/1205号检验证明书正本一份及水尺鉴定记录一份,请接受此项索赔并速汇款结账。中国化工进出口公司××年×月×日附件:检验证明书一份。水尺鉴定记录一份。这是一封索赔函。先陈述到货的磷酸盐重量与合同不符的事实,然后就磷酸盐发生的短量向对方提出具体的索赔要求,并出具了青岛商品检验局的检验证书及水尺鉴定记录,证据确凿,有说服力。例文3-4错装货物理赔函××公司:×月×日来函收悉。来函指出:去年×号售货确认书项下错装之“地球牌”抽屉锁20箱,虽经多方推销,但仍无人问津,至今积压仓库。因此,要求退货重换,并赔偿全部退货损失。对于你方为解决该货所做的努力,我们表示感谢。但我们始终认为退货非两全之计,现提出下列意见,希予考虑:1.据了解你客户无意承购“地球牌”抽屉锁,其原因是由于对该品种不了解,因而缺乏经营信心。事实上,此牌号商品的质量与808牌的完全相同,只是在你地市场尚未引起注意而已。如广为宣传,多方推销,必能招徕生意。望即一试。2.为加强双方贸易往来,我公司不惜降低“地球牌”抽屉锁的售价,例外给予10%折扣,希积极配合。3.由于我方的工作疏忽,给你公司带来了麻烦,但退货重换必将影响市场供应,使交易双方均遭受损失。为了表示加强双方贸易合作的诚意,我公司决定再供应808抽屉锁20箱,仍给予5%佣金优惠。希函告你方意见。××进出口公司××年×月×日这是一封同意赔偿的理赔函。态度诚恳,承认己方工作疏忽,并对客户的推销努力表示感谢。提出三点处理意见,合情合理,着眼今后业务的有利开展,易为对方接受。例文3-5交货装运手续完备拒赔函××公司:接×月×日函,获悉销售合同×号发票×号项下货物到达××港时,你方发现其中三箱(×箱×箱×箱)内分别短缺闹钟20只、座钟25只、台钟20只,并提出赔偿要求。此事已引起我方严重关注。经向有关生产厂及仓库查询,查明上述货物在生产、包装及出仓过程中,不仅环环经过检查,而且还逐磅称分量,没有发现短装情况。出口装运前又经商品检验局验明无误,并在货运单据中附有装箱单。这一切,足以证明该货装运手续完备,你方所遇短缺情况绝不可能发生在装运之前。来函提出由于短缺的三箱到货外表跟其他到货一样完整,箱外打包铁皮夹扣原封未动,全无撬拆损伤痕迹,因此保险公司拒绝赔偿。我们认为保险公司以货物包装外形完整无损来证明运输途中没有发生问题,理由是不够充分的。须知打包铁皮夹扣并无特殊标记,可以任意拆除调换,不着痕迹,以此作为拒绝赔偿的理由,似欠妥当。我们认为,上述短缺损失,理应由保险公司或轮船公司承担。建议你方径向有关保险公司或轮船公司提出赔偿。××进出口公司××年×月×日这是一封拒绝赔偿的理赔函。申诉理由,说理很充分。先概述对方来函的主要内容,“此事引起我方严重关注”表明我方的态度。接着直接用事实据理辩驳,充分证明该货在装运前不可能发生短重情况,短重应发生在海洋运输途中,从而明确短重责任与我方无关,拒绝赔偿。最后提出建议——应由保险公司或轮船公司赔偿。四、写作训练1.根据香港××商行的来函拟一复函,以与该客户建立业务关系。上海××进出口公司:敝商行是香港一家进出口商行,主要经营纺织品、服装,也经营其他日用百货。客户主要来自美国、加拿大、巴拿马等国。敝商行已与广东、安徽等有关公司建立了良好的贸易往来关系。为了扩大经营,敝商行愿与贵商行建立经常性的业务关系,有意开展丝绸服装的业务。现急需了解贵公司经营产品情况,请寄一下有关商品总目录,以进一步联系和开展业务。对于贵公司的配合,谨此致谢。顺颂筹安香港××商行××年×月×日2.根据下列内容,以某进出口公司名义拟写一份理赔函。某进出口公司对外成交自行车5000辆,合同规定为黑色车4000辆,湖蓝色车1000辆。在备货过程中发现湖蓝色车无货。经办人员认为我方与客户关系较好,而且对方要货很急,估计搭配一些其他颜色的自行车没有问题。于是,在没有征得客户同意的情况下,擅自更改了花色品种,用300辆橘黄色、300辆纺织绿和400辆银灰色自行车代替原合同的1000辆湖蓝色自行车装运出口。单据寄往国外,客户拒绝付款,并来函提出异议,理由是货物与合同不一致。请拟一份复函,提出我方观点,以解决争议(解决办法是:尽快补交湖蓝色车或本批杂色车降价处理)。3.根据下列内容,以伟民工艺品公司名义拟写一份理赔函。×国××商行××年10月与伟民工艺品公司成交了一批仿古竹编提篮。11月份已交货。该客户第二年参加春交会,发现上年10月份的定价比现价高出40%,感觉吃了大亏,于是来函要求补偿差价,理由是订货与降价仅相隔半年。我方公司表示难以同意,如客户愿继续推销,可优先供货并让利5%。4.指出下列信函问题并加以修改。(1)甲乙双方签订一份买卖合同,甲方供应乙方500箱花生酱罐头,合同规定:“每箱24罐×100克”。但甲方运交的是“每箱24罐×200克”,乙方来函要求退货,对此,甲方写下了这封信函:××公司:×月×日函收悉。经核查,我方确未能按合同规定交货。为此,我方愿意把200克作100克处理,价格不变,这对于你方也是有利的,可否,候复。××公司××年×月×日(2)暂缓接受新订单函××公司:贵公司×月×日致中国纺织品总公司函,订购我牡丹牌真丝绣花女衬衫一节,业已洽悉。但鉴于目前工厂新获订单已超出生产能力,因此,不得不暂缓接受新订单,在力不从心的