招标项目档案资料管理样本

招标项目档案资料管理一、档案资料招标过程中所有文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料构成某些，在项目完毕后都必要整顿归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必要统一归档，分公司项目除未中标人投标文献在分公司就地保管外，别的档案必要由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期未中标投标文献必要统一交到总公司档案室，才干办理撤销手续。各分公司应对自行保管档案参照总公司规定妥善保管，总公司将不定期对各分公司保管档案进行抽查。二、归档及备案时间总公司项目，在项目提成前必要完毕档案资料归档。分公司项目在签发中标告知书前必要完毕除中标告知书外所有档案资料归档，在下个项目资料归档前将该项目中标告知书归档。有总公司外派人员分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理档案涉及电子资料及时交回总公司。监管机构资料备案时间：序号项目类型监管机构最迟备案时间备注三、档案资料整顿1、电子资料电子资料文献夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目关于电子资料（涉及但不限于公示、资格预审文献、招标文献、补充文献、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标告知书、投标文献等）都拷贝到该文献夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作办法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才干办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才干办理归档手续。2、除未中标人投标文献外所有档案资料，资料整顿时应注意按过程顺序整顿，特别是招标过程比较复杂项目。2.1档案盒：除未中标人投标文献外所有档案资料必要装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应标签，保存期限为。实行时间11.06HNZK11111招标人名称项目名称1/1保存期至：2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料普通涉及如下资料：2.2.1盒内目录2.2.2备案资料2.2.3招标文献2.2.4投标文献正本2.2.5中标告知书2.2.6资料移送登记表2.2.7客户反馈意见表2.2.8其他资料成册资料规定胶装（中标告知书、资料移送登记表、客户反馈意见表不装订）。

公开招标采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号公开招标采购归档内容份数保存位置页码备注1采购筹划申报表2采购需求表3委托代理合同（或合同）4进口产品采购申请及论证5招标文献论证资料6采购人对招标文献确认资料7招标文献（可另册装订）8招标公示（附打印网页）9招标文献发售资料10澄清修改资料11评审专家抽取记录12投标文献递交登记表13开标唱标登记表14评标委员会签到表及关于工作人员签到表15评审专家评审承诺书16评标实行细则17评审报告18评审专家评审工作状况登记表19投标人投标文献正本（可另册装订）20采购人对评审成果确认资料21中标公示（附打印网页）22中标告知书23质疑投诉解决文献24采购合同25政府采购合同验收报告单26废标状况记录27资料移送登记表28客户反馈意见表29其她关于重要文献项目负责人：日期：邀请招标采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号邀请招标采购归档内容份数保存位置页码备注1采购筹划申报表2采购需求表3委托代理合同（或合同）4变更采购方式申请及审批文献5采购人对招标文献确认资料6资格预审公示（附打印网页）7选取被邀请参加投标供应商方式及名单8进口产品采购申请及论证9招标文献（可另册装订）10招标公示11招标文献论证资料12招标文献发售资料13澄清修改资料14评审专家抽取记录15投标文献递交登记表16开标唱标登记表17评审委员会签到表及关于工作人员签到表18评审专家评审承诺书19评标实行细则20评审报告21评审专家评审工作状况登记表22投标人投标文献正本（可另册装订）23采购人对评审记成果确认资料24中标公示（附打印网页）25中标告知书26质疑投诉解决文献27采购合同28政府采购合同验收报告单29废标状况27资料移送登记表30客户反馈意见表31其她关于重要文献项目负责人：日期：

竞争性谈判采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号竞争性谈判采购归档内容份数保存位置页码备注1采购筹划申报表2采购需求表3委托代理合同4采购方式申请审批文献5谈判小构成员组建资料6采购人对谈判文献确认资料7谈判小组对谈判文献确认资料8谈判文献（可另册装订）9谈判采购信息公示（附打印网页）10谈判文献发售资料11澄清修改资料12谈判文献递交登记表13谈判记录及报价文献14谈判小构成员签到表及关于工作人员签到表15谈判小构成员评审承诺书16谈判小组评审报告17谈判小组评审专家评审状况登记表18供应商谈判响应文献正本（可另册装订）19采购人对谈判成果确认资料20成交公示（附打印网页）21成交告知书22质疑投诉解决文献23采购合同24政府采购合同验收报告单25资料移送登记表26客户反馈意见表27其她关于重要文献项目负责人：日期：

询价采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号询价采购归档内容份数保存位置页码备注1采购筹划申报表2采购需求表3委托代理合同4采购方式申请审批文献5询价小构成员组建资料6采购人对询价文献确认资料7询价小组对询价文献确认资料8询价文献（可另册装订）9询价采购信息公示（附打印网页）10询价文献发售资料11澄清修改资料12询价文献递交登记表13询价小构成员签到表及关于工作人员签到表14询价小构成员评审承诺书15询价小组评审报告16询价小组评审专家评审工作状况登记表17供应商报价文献正本（可另册装订）18采购人对询价采购成果确认资料19成交公示（附打印网页）20成交告知书21质疑投诉解决文献22采购合同23政府采购合同验收报告单24资料移送登记表25客户反馈意见表26其她关于重要文献项目负责人：日期：

单一来源采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号单一来源采购归档内容份数保存位置页码备注1采购筹划申报表2采购需求表3委托代理合同4单一来源采购论证资料5单一来源采购批复文献6单一来源谈判文献7单一来源采购公示（附打印网页）8谈判小构成员签到表及关于工作人员签到表9谈判小构成员评审承诺书10单一来源谈判报告11谈判小组评审专家评审状况登记表12供应商谈判文献正本（可另册装订）13成交公示14成交告知书15质疑投诉解决文献16采购合同17政府采购合同验收报告单18资料移送登记表19客户反馈意见表20其她关于重要文献项目负责人：日期：

2.3湖南省建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料普通涉及如下资料：2.3.1盒内目录2.3.2招标投标状况报告2.3.3备案资料2.3.4招标文献、招标控制价或合理价及有关资料（含工程量清单）2.3.5中标人投标文献2.3.6中标告知书2.3.7资料移送登记表2.3.8客户反馈意见表2.3.9其他资料其中：招标投标状况报告普通涉及招标投标状况报告阐明、评标报告及附件；备案资料普通涉及归档盒内目录中除招标投标状况报告及单独装订资料、中标告知书、资料移送登记表、客户反馈意见表外所有资料，招标投标状况报告也可和备案资料合为一册，规定胶装（中标告知书、资料移送登记表、客户反馈意见表不装订）。

湖南省建设工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标条件（1）发改委招标方案批复（复印件）（2）建设工程规划允许（复印件）（3）初步设计审查批复（复印件）（4）施工图审查备案表（复印件）（5）建设方银行资金到位证明（复印件）2委托代理合同3招标代理中标告知书4招标筹划书5招标方案6资格审查文献另册7招标文献（邀请招标附投标人购买招标文献状况登记表）另册8招标公示（含“两报两网”之一发布）9资格审查评审报告10投标邀请函（邀请招标）11答疑纪要及补充告知12招标控制价或合理价及有关资料（含工程量清单）13招标投标状况报告14中标候选人公示（含“两报两网”之一发布）15中标告知书16资格审查申请文献另册17中标投标文献另册18未中标投标文献（标注存储地点）19招标人评委资料20其她法律、法规、文献应提交资料21资料移送登记表22客户意见反馈表（必须有，不装订）项目负责人：日期：

2.4长沙市本级（各区县）政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料普通涉及如下资料：2.4.1盒内目录（参照长沙市政府采购归档表）2.4.2备案资料2.4.3招标文献2.4.4中标人投标文献2.4.5中标告知书2.4.6资料移送登记表2.3.7客户反馈意见表2.4.8其他资料成册资料规定胶装（资料移送登记表、客户反馈意见表不装订）。

政府采购普通项目归档盒内目录类别类别编号归档编号项目名称项目编号政府采购编号：代理机构编号：原采购方式变更采购方式合同状况标段标段简称合同编号申报表编号预算额中标额中标人简称二、项目归档资料（代理机构填写）序项目资料与否提交页码序项目资料与否提交页码一项当前期19投标人授权代表签到表1政府采购申报审批表☆20评委监委采购人签到表2非公开方式审批表☆21开标会状况登记表3项目委托告知单☆22评委承诺书二进口产品审批23资格性符合性审查表4进口产品申请表24变更采购方式告知5行业主管部门意见25更改谈判文献实质性条款告知6专家组论证意见26询标答疑登记表7专家构成员名单27竞争性谈判投标报价汇总表8专家论证意见公示28评分统分表三项目专家论证29评委意见书9政府采购随机抽取表30评标结论书10专家组个人论证意见六定标上网公示11专家组综合论证意见31项目定标备案登记表★12论证意见采纳阐明32中标（废标）公示四项目上网公示33中标人投标书副本13项目公示备案登记表★34中标成果变更公示14委托代理合同七合同备案15采购公示35项目合同备案登记表★16采购文献36中标告知书17项目变更公示37政府采购合同五开评标会资料38超预算单位来函18政府采购随机抽取表阐明：1、“√”表达提交，“×”表达未提交。2、凡公示公示均规定为网站打印版。3、采用简朴询价方式，提交所有投标书正本。4、标记“☆”，由采购办经办人提交。5、标记“★”，规定紧随本表装订。代理机构经办人（签名）：提交日期：年月日采购办监管一科经办人（签名）：审核日期：年月日采购办筹划核算科经办人（签名）：备案日期：年月日三、公司规定资料序项目资料份数保存位置备注1未中标人投标文献2资料移送登记表3客户意见反馈表（必须有，不装订）

2.5长沙市市本级（各区县）建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料普通涉及如下资料：2.5.1盒内目录2.5.2招标投标状况报告2.5.3备案资料2.5.4招标文献、招标控制价或合理价及有关资料（含工程量清单）2.5.5中标人投标文献2.5.6中标告知书2.5.7资料移送登记表2.5.8客户反馈意见表2.3.9其他资料其中：招标投标状况报告普通涉及招标投标状况报告阐明、评标报告及附件；备案资料普通涉及归档目录中除招标投标状况报告及单独装订资料、客户反馈意见表外所有资料，招标投标状况报告也可和备案资料合为一册，规定胶装（资料移送登记表、客户反馈意见表不装订）。

长沙市建设工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标条件（1）发改委招标方案批复（复印件）（2）规划局工作联系单（复印件）（3）初步设计审查批复（复印件）（4）建设方银行资金到位证明（复印件）2委托代理合同3招标申请书4招标文献（邀请招标附投标人购买招标文献状况登记表）另册5招标公示（含“两报两网”之一发布和交易中心发布）6资格审查资料7投标邀请函8答疑纪要及补充告知9标底或上限值及有关资料10评标报告11中标候选人公示（含“两报两网”之一发布和交易中心发布）12中标告知书13投标文献（未中标投标文献标注存储地点）另册14项目负责人招标备案资料15劳务分包招标备案资料16其她法律、法规、文献应提交资料17（1）招标办法人代表证（复印件）或授权委托书（原件）18（2）建设方工程款支付承诺书（3）投标文献电子光盘另册（4）招标人评委资料（5）评委承诺词19项目招标投标分段征求意见表20资料移送登记表21客户意见反馈表（必须有，不装订）项目负责人：日期：

2.6公路（交通）建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料普通涉及如下资料：2.6.1盒内目录2.6.2招标投标状况报告2.6.3备案资料2.6.4招标文献、招标控制价或合理价及有关资料（含工程量清单）2.6.5中标人投标文献2.6.6中标告知书2.6.7资料移送登记表2.6.8客户反馈意见表2.6.9其他资料其中：招标投标状况报告普通涉及招标投标状况报告阐明、评标报告及附件；备案资料普通涉及归档目录中除招标投标状况报告及单独装订资料、客户反馈意见表外所有资料，招标投标状况报告也可和备案资料合为一册，规定胶装（中标告知书、资料移送登记表、客户反馈意见表不装订）。

公路工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标条件（1）发改委立项批复（2）发改委招标方式核准（3）施工图设计审查批复（交通主管部门）2委托代理合同3资格预审公示或招标公示（“湖南省招标投标监管网”和湖南日报）4资格预审文献另册5答疑及补充告知6资格预审报告7资格预审申请文献另册8招标文献、工程量清单或合理定价清单另册9答疑纪要及补充告知10评标报告11中标候选人公示（“湖南省招标投标监管网”和湖南日报或湖南省交通运送厅网站）12中标告知书13中标投标文献另册14未中标投标文献（标注存储地点）15资料移送登记表16客户意见反馈表（必须有，不装订）项目负责人：日期：

2.7土地整顿项目招标投标档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料普通涉及如下资料：2.7.1盒内目录2.7.2招标投标状况报告2.7.3备案资料2.7.4招标文献、招标控制价或合理价及有关资料（含工程量清单）2.7.5中标人投标文献2.7.6中标告知书2.7.7资料移送登记表2.7.8客户反馈意见表2.7.9其他资料其中：招标投标状况报告普通涉及招标投标状况报告阐明、评标报告及附件；备案资料普通涉及归档目录中除招标投标状况报告及单独装订资料、客户反馈意见表外所有资料，招标投标状况报告也可和备案资料合为一册，规定胶装（中标告知书、资料移送登记表、客户反馈意见表不装订）。

土地整顿招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标条件发改委招标方式核准2委托代理合同3资格预审公示或招标公示（“湖南省招标投标监管网”）4资格预审文献另册5答疑及补充告知6资格预审报告（省部级投资项目除外）7资格预审申请文献另册8招标文献、工程量清单或合理定价清单另册9答疑纪要及补充告知10评标报告11中标候选人公示（“湖南省招标投标监管网”）12中标告知书13中标投标文献另册14未中标投标文献（标注存储地点）15资料移送登记表16客户意见反馈表（必须有，不装订）项目负责人：日期：

2.8货品（设备）招标投标档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料普通涉及如下资料：2.8.1盒内目录2.8.2招标投标状况报告2.8.3备案资料2.8.4招标文献2.8.5中标人投标文献2.8.6中标告知书2.8.7资料移送登记表2.8.8客户反馈意见表2.8.9其他资料其中：招标投标状况报告普通涉及招标投标状况报告阐明、评标报告及附件；备案资料普通涉及归档目录中除招标投标状况报告及单独装订资料、客户反馈意见表外所有资料，招标投标状况报告也可和备案资料合为一册，规定胶装（中标告知书、资料移送登记表、客户反馈意见表不装订）。

货品（设备）招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标委托合同2立项批复（如有话）3招标人技术及商务规定4招标文献评审专家意见5招标人反馈意见表（如有话）6招标文献审批表7招标文献8招标文献送审函（机电办）9招标文献购买登记表10招标文献补充文献及投标人回执11投标保证金登记表12评标报告（含全套开标、评标资料）13中标告知书14投标人投标文献（正本）15招标过程中其她重要资料和文献16资料移送登记表17客户意见反馈表（必须有，不装订）18对残缺资料状况阐明项目负责人：日期：2.9湖南省外分公司档案资料规定湖南省外分公司项目如果本地监管机构对档案管理有规定，将有关规定报送总公司备案后按本地规定进行整顿。如果没有详细规定统一按湖南省项目规定进行整顿。

3、未中标投标文献未中标人投标文献应先用纤维绳捆扎牢固，后用牛皮纸打包。侧面贴上归档标签，普通项目未中标投标文献保存期限为5年，重点项目未中标投标文献保存期限另行拟定。实行时间11.06HNZK11111招标人名称项目名称1/3保存期至：正面贴上归档目录，当投标人多需分包时，需在备注栏内用“√”标注本包内所包括投标文献。未中标投标文献目录招标编号：HNZK-项目名称：序号投标人名称商务标书技术标书其她文献备注1（填写份数）（填写份数）（填写份数）项目负责人：日期：

4、资料移送向委托人（招标人）、监管机构移送资料时应当面清点，填写资料移送登记表，资料移送登记表应进入档案盒。资料移送登记表招标编号：HNZK-项目名称：序号资料名称份数备注1招投标状况报告2备案资料3评标报告4中标告知书5招标文献投标文献序号投标人名称商务标书技术标书其她文献备注1234移送人：签收人：移送时间：特别阐明：移送人：签收人：时间：阐明：1、本表格资料如果不是一次性移送，请在相应资料备注栏注明详细移送时间，资料签收人。2、投标文献填写按中标人->未中标人顺序填写，同步在中标人序号上加“√”以示区别。3、如有特别事项（如保密项目委托人需要将所有有关资料带回保存等）请在特别阐明中注明，以备查。4、本表格作为归档资料保存在项目档案中。

5、客户意见反馈表（省招标办、长沙市招标办执业手册填写需复印后归档）省管项目及长沙市工程建设类项目客户反馈意见表按湖南省招标办、长沙市招标办执业手册上表格样式，建设工程类项目参照湖南省招标办、长沙市招标办执业手册上表格样式，非建设工程类项目客户意见反馈表均按下表，所有需注明地方均应按标注。客户意见反馈表尊敬客户：衷心感谢您对我司信任和支持！为不断提高咱们服务质量，完善咱们工作，为向您和其她客户提供更优质服务，在致以咱们诚挚问候同步，请您在百忙之中填写如下意见反馈表。并期盼您对咱们工作提出宝贵意见和建议，咱们将不胜感激，谢谢！客户信息客户名称联系人客户地址联系电话项目信息项目名称服务范畴工程施工□材料采购□设备采购□服务采购□其他□评价范围评价内容评价成果从业规范与否订立招标代理委托合同是□否□招标范畴与否符合国家法律法规是□否□与否按国家法律法规发布招标信息是□否□与否按核准备招标方式进行招标是□否□招标程序及评标办法与否符合国家法律法规是□否□质疑投诉解决与否有投诉、质疑以及行政主管机关最后认定成果服务质量与否按委托合同规定服务范畴和原则提供服务是□否□与否按规定期间组织采购人与中标人订立采购合同是□否□评价结论及建议反馈单位（盖章）：20年月日为能及时收到您反馈意见及建议，并保证反馈意见公正性，请不要将此表直接交给我司工作人员，在填写完毕后传真至我公司，传真号码为，再次感谢您支持！湖南中科项目管理有限公司6、册内目录每本单独装订成册资料均应有编写册内目录，重要资料均应在目录中列明，注明页码，以便查找。页码编码及可以用自动号码机打码，目录页码可以手工填写。自动号码打码机目录示范（详细内容依照归档资料结合盒内目录规定进行编列）：目录1.招标委托合同…………012.立项批复（如有话）………………033.招标人技术及商务规定………………074.招标文献评审专家意见………………105.招标人反馈意见表……………………136.招标文献审批表………………………17……四、档案资料归档程序档案资料达到归档规定后，操作人员按上述规定整顿电子资料和纸质归档资料，将电子资料上传到公司FTP网站，中央投资项目达到规模应上传中央投资项目管理网站应将相应资料上传，并经集团资质管理员确认，档案管理员依照本文献所列目录查阅电子资料和纸质归档资料，符合规定准予归档。招标业务资料（含中标人投标文献）档案收藏于八楼档案室，档案管理员做好相应记录。未中标投标文献打包后收藏于其她档案室，按实行年份堆垛，档案管理员做好相应记录。档案登记台账序号项目编号项目名称资料名称密级份数与否完整电子档归档时间归档人存储地点接受人备注五、档案资料借阅所有归档档案实行借阅审批登记制度。1、保密资料除非董事长或其授权人可以直接查阅之外，其他均需经董事长批准后方可借阅；2、集团直属部门、子公司负责人（含副职）借阅非密级资料可以直接到资料管理员处办理借阅手续；3、其她工作人员借阅资料需由其所在部门（公司）主管领导审批后方可借阅；4、借阅资料规定：爱护档案，保持整洁，禁止涂改；注意安全保密，禁止转借或遗失；5、招标人或行政监督部门因需要调用已存档资料应经董事