office办公软件应用

培训教程Office办公软件主要内容WORD根本功能文档的编辑文档的排版页面排版和打印表格的制作插入图片和其它图形文档的查阅和校对3根本操作高级操作1、文档的编辑新建文档输入内容编辑文档保存文档41.1、新建文档常用工具栏/新建按钮右键/新建/word文档文件/新建（可以使用模板）51.2、输入内容中文，英文，标点符号大小写切换：capslock特殊符号：shift+数字键特殊文字：插入/符号或特殊符号61.3、编辑文档插入、撤销、恢复复制、剪切、删除、移动检查拼写和语法定位、查找和替换71.4、保存文档设置自动保存时间间隔：工具/选项/保存选项卡设置翻开文件密码：文件/另存为，工具/平安措施选项81、选定文本的技巧双击，选择词组三击1段中词组，选择一段单击空白处，选择一行双击空白处，选择一段三击空白处，选择整篇文章92、检查拼写和语法设置拼写检查工具/选项/拼写和语法使用拼写检查选中文本，工具/拼写和语法103、定位、查找、替换※编辑菜单/定位或查找或替换定位目标的选择查找格式的设置替换格式的设置11查找内容的输入12替换格式的设置13字体格式设置完成142、

文档的排版字符的格式化段落的格式化项目符号和编号边框和底纹152.1、字符的格式化〔格式/字体〕字体、字号、字形字体颜色、加下划线字符间距

、文字效果

16字符底纹字符边框字符格式化方法格式工具栏：快速按钮格式/字体17格式/字体1、“字体”标签18大小字形字体颜色、下滑线预览效果2、“字符间距”标签19缩放字符大小字符间的距离字符的位置3、”文字效果”标签20用来产生字符的动画效果2.2、段落格式化〔格式/段落〕对齐方式：分散、两端、居中、左右行间距：最小值、固定值、单倍行距段前间距、段后间距首行缩进、左右缩进21段落格式化方法格式/段落使用标尺：视图/标尺格式工具栏：对齐按钮221、格式/段落2324行间距：用于控制每行之间的间距段间距：用于控制段落之间加大间距最小值：默认值为15.6磅能自动调整高度容纳较大的字体固定值：不能自动调整文本高度2、使用标尺25首行缩进右缩进左缩进悬挂缩进首行缩进：控制段落中第一行第一个字的起始位悬挂缩进：控制段落中首行以外的其他行的起始位左缩进：控制段落左边界缩进的位置右缩进：控制段落右边界缩进的位置2627悬挂缩进首行缩进右缩进左缩进3、格式工具栏28两端对齐中间对齐右对齐分散对齐行间距2.3、工程符号和编号添加项目符号和编号自定义项目符号和编号291、添加工程符号和编号选定要添加工程符号的内容；格式/工程符号或编号；选择一种编号或工程符号；单击<确定>，添加完成。302、自定义工程符号和编号31单击<格式>/<工程符号和编号>，翻开“工程符号和编号”对话框选择一个要被替换的“工程符号”或“编号”，单击“自定义”按鈕选择一个要使用的“工程符号”或“编号”单击“确定”2.4、边框和底纹段落边框段落底纹页面艺术型边框321、段落边框〔格式/边框和底纹〕33格式/边框和底纹选择“边框”选项卡2、段落底纹〔底纹〕34格式/边框和底纹选择“底纹”选项卡3、页面边框〔页面边框〕35格式/边框和底纹选择“页面边框”选项卡3.4高级排版技巧分栏：文本多栏显示首字下沉特殊格式的设置36一、分栏(效果)37分栏方法1、利用“其他格式”工具栏382、利用”格式“菜单⑴选择要分栏的段落⑵单击“分栏”按钮⑴选择要分栏的段落⑵通过“格式|分栏”命令菜单391、视图|工具栏|其他格式栏数402、格式/分栏二、首字下沉〔效果〕41将光标插入点定位在段落中选择“格式/首字下沉”命令在“首字下沉”对话诓中设置42设置方法3、文档排版和打印页面设置打印预览和打印页面排版433.1、页面设置设置页边距：上、下、左、右纸张大小：A4、A3、B5、自定义文档网格：设置每页行数设置每行字数44文件/页面设置〔页边距、纸张〕45文件/页面设置〔文档网格〕463.2、页面排版插入页眉和页脚使用分隔符设置文档背景471、插入页眉和页脚视图/页眉和页脚插入当前日期和时间插入文档的名字和路径插入页码（插入/页码）4849“页眉/页脚”工具栏显示/隐藏文档文字在页眉和页脚切换插入页数插入日期页面位置同前显示前一项显示下一项插入页码设置页码格式插入时间奇偶页插入不同的页眉和页脚视图/页眉和页脚选择“页面设置”按钮“版式”选项选择“奇偶页不同”502、使用分隔符分页符：对文档进行分页分节符：对文档进行分节51插入/分隔符523、设置文档背景设置背景（格式/背景/填充效果）：设置背景，web版式显示，打印时不显示设置水印（格式/背景/水印）：文字和图案水印，打印时显示53设置背景54设置水印文字水印图片水印553.3表格的制作排版表格的建立表格的编辑表格格式化表格的处理56一、表格的建立57方法使用“表格”菜单使用“常用”工具栏使用“表格和边框”581、“表格”菜单〔表格/插入/表格〕592、“常用”工具栏插入表格按钮选行数和列数“视图”→“工具栏”→“表格和边框”603、“表格和边框”工具栏绘制表格擦除线型粗细自动求和插入表格对齐合并单元格拆分单元格边框颜色底纹颜色外侧边框排序二、表格编辑选定表格编辑对象插入单元格、行、列和表格删除单元格、行、列和表格改变表格的行高和列宽合并和拆分单元格61选定一个单元格选定一整行选定一整列选定整个表格选定多个单元格621、选定表格编辑对象——“表格|选定”命令菜单632、插入单元格、行、列和表格选定要删除的对象执行“表格|删除”命令643、删除单元格、行、列和表格步骤:用鼠标调整〔鼠标变成双向箭头〕使用“表格”菜单：表格|表格属性自动调整行高和列宽654、改变表格的行高和列宽使用“表格”菜单表格|表格属性66“表格”→“自动调整”67自动调整列宽和均匀分布685、合并和拆分单元格合并方法选择“表格|合并单元格”命令拆分方法选择“表格|拆分单元格”命令69例：利用表格编辑功能，将例2的表格进行合并，并设置行高和列宽，形成如下图样式。设置列宽为2cm设置行高为1.2cm合并后的单元格三、格式化表格表格的对齐和定位表格内容的对齐设置表格边框和底纹表格自动套用格式70直接用鼠标拖曳利用“表格|表格属性”命令711、表格的对齐和定位表格靠左表格靠右表格居中利用“表格和边框”工具栏表格/表格属性，单元格选项722、表格内容的对齐水平：两端对齐居中对齐右对齐垂直：靠上对齐中部对齐靠下对齐利用“表格和边框”工具栏利用“格式|边框和底纹”命令733、设置表格框线和底纹选定“表格”→“表格自动套用格式”命令744、表格自动套用格式共有30多种格式表格和文本之间相互转换选中表格或文本，表格/转换75表格转换为文本文本转换文表格3.4图文混排插入图片和剪贴画图片格式的设置绘制自选图形其他图形对象76一、图片的插入插入剪贴画插入来自文件图片插入艺术字插入自选图形77——

插入/图片二、设置图片格式图片大小和位置图片的旋转图片的版式78——“图片”工具栏三、其他图形插入公式插入/对象/公式3.0插入文本框插入/文本框/

文本框右键/创建文本框链接793.8文档的查阅文档的视图文档结构图插入目录80一、文档视图页面视图普通视图Web版式视图大纲视图811、页面视图

它以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来。822、普通视图

普通视图中无法看到图形对象、插入的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的输入、编辑和查阅纯文字的文档等。833、WEB版式视图

最大优点是联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且只有它可以添加文档背景颜色和图案。844、大纲视图

根据段落的大纲级别有层次的设置，在大纲视图中的文档可以折叠和展开。85二、文档结构图

单击“视图/文档结构图”左边显示文档结构图，单击这里的条目，可以把光标定位到文档中相应的位置。不过左边文档结构图中出现的是大纲级别，不是正文的段落。861、翻开文档结构图87大纲级别格式/段落中一个选项包含10个大纲级别正文不在文档结构图中显示上一级管理下一级88892、设置大纲级别：格式/段落三、插入目录插入/索引和目录90二、打印预览和打印常用工具栏，打印预览按钮文件/打印预览文件/打印：设置打印的页码范围91预览打印效果打印设置全部当前页页码范围例如页码范围:2,5,8-1092小结：重点介绍了Word文档的建立、编辑和保存；字符和段落的格式化；页面排版和编辑，这些都是我们学习和工作中经常接触的根本操作。还进一步由浅入深地给大家介绍了表格的制作、图片的插入和编辑、自选图形的插入和编辑等，并同通过大量实例使大家快速地掌握这些操作。93EXCEL应用1创立表格2.1工作簿2.2选择工作表、单元格2.3输入数据2.4数据自动输入2.5公式与函数2.6单元格引用2.7数据编辑

1.1工作簿1．新建工作簿2．翻开已有的工作簿文件3．保存工作簿图6保文件对话框1.2选择工作表、单元格1．单个单元格的选择2．选择连续的多个单元格3．选择不连续的多个单元格选择局部连续总体不连续的单元格5．选定整行6．选定列7．选定工作表的所有单元格1.3输入数据1．文本类型2．数值类型3．逻辑类型:只有两个值,True和False

。出错值：单元格中显示#DIV/0！出错值。图7设置日期格式对话框1.4数据自动输入

1．自动填充2．用户自定义序列

3．产生一个序列1．自动填充图9自动填充效果图10初值选两个单元格时的自动填充2．用户自定义序列

图11自定义序列对话框3．产生一个序列图12序列对话框1.5公式与函数1．使用公式2．使用函数1．使用公式公式中的运算符有以下四类：〔1〕算术运算符〔2〕比较运算符〔3〕文本运算符〔&〕〔4〕引用运算符〔：〕图13输入公式图14复制公式2．使用函数〔1〕函数的输入〔2〕自动求和〔3〕自动计算〔4〕函数复制〔1〕函数的输入函数的输入有两种方法：一为直接输入，一为粘贴函数法〔即使用函数向导〕。图15输入公式图16粘贴函数对话框图17求和函数对话框图18从函数列表中选择函数粘贴〔2〕自动求和图19自动求和〔3〕自动计算计算结果显示功能菜单选择的区域图20自动计算功能2.6单元格引用1．相对引用2．绝对引用3．混合引用

三维地址引用5．引用名字图21相对引用和绝对引用例如图22名字引用例如名字引用地址引用2.7数据编辑1．数据修改2．数据删除3．数据复制和移动单元格、行、列的插入和删除5．查找与替换

6．给单元格加批注

1．数据修改与数据删除〔1〕在Excel中，修改数据有两种方法：一是在编辑栏中修改，二是直接在单元格中修改。〔2〕Excel中数据删除有两个概念：数据去除和数据删除。3．数据复制和移动〔1〕数据复制、移动〔2〕选择性粘贴选择性粘贴操作步骤为：先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，选择“编辑”菜单的“选择性粘贴”命令，出现如图25所示的对话框。单元格、行、列的插入和删除〔1〕插入单元格〔2〕插入整行〔3〕插入列5．查找与替换

图27查找对话框

图28替换对话框6．给单元格加批注图29批注对话框2工作表的编辑

3.1工作表的删除、插入和重命名3.2工作表的复制与移动3.3隐藏和取消隐藏工作表3.4工作表窗口的拆分与冻结3.5工作表格式化2.1工作表的删除、插入和重命名1．选取工作表2．插入工作表3．删除工作表重命名工作表1．选取工作表图31工作组示意图

图32右击标签滚动条显示工作表列表

重命名工作表

新的工作表标签

图34工作表命名

2.2工作表的复制与移动1．使用菜单命令复制或移开工作表2．使用鼠标复制或移开工作表

图35移动或复制工作表对话框2.3隐藏和取消隐藏工作表隐藏工作表的方法如下：〔1〕选择要隐藏的工作表。〔2〕单击“格式”菜单中“工作表”命令，在弹出的级联菜单中单击“隐藏”命令。取消隐藏工作表的方法如下：〔1〕单击“格式”菜单中的“工作表”命令，在弹出的子菜单中单击“取消隐藏”命令。〔2〕在弹出的“取消隐藏”对话框中选择要取消隐藏的工作表。2.4工作表窗口的拆分与冻结1．工作表窗口的拆分拆分可分为三种：水平拆分、垂直拆分、水平和垂直同时拆分。2．工作表窗口的冻结窗口冻结操作方法：〔1〕选择冻结位置〔2〕选择“窗口”菜单中的“冻结窗口”命令。图36工作表窗口拆分例如图37窗口冻结例如3.5工作表格式化1．自定义格式2．自动格式化3．格式的复制、删除设置工作表背景图案1．自定义格式〔1〕设置数字格式〔2〕设置对齐格式〔3〕设置字体〔4〕设置边框线〔5〕设置单元格或单元格区域图案和颜色〔6〕设置列宽、行高〔7〕条件格式图38格式工具栏设置字体格式例如〔请您点击鼠标〕设置字体字体大小粗体斜体下画线对齐格式

图39格式对话框

图40对齐方式对话框设置数字格式和对齐格式例如：自动换行水平居中与合并单元格旋转45度缩小字体填充图41对齐格式例如图42字体对话框设置字体格式例如去除所有框线预览效果画对角线去除或添加左边线选择边框线的颜色选择边框线的线型和粗细所选区域加外框线内部加表格线图43边框对话框设置边框线例如：图45设置图案对话框设置单元格或单元格区域图案和颜色

图47格式菜单中行高、列宽命令设置列宽、行高例如图48条件格式例如条件格式例如：条件运算符条件值单击翻开格式对话框添加条件删除条件预览效果图49条件格式对话框条件格式例如：2．自动格式化图50自动套用格式对话框3．格式的复制、删除〔1〕格式复制方法一：单击“编辑”菜单中的“复制”命令。选择目标区域，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在翻开的选择性粘贴对话框中选中“格式”按钮。方法二：选“格式刷”按钮。〔2〕格式删除·选择要删除格式的区域。选择“编辑”菜单中的“去除”命令，在弹出的子菜单中选择“格式”子命令。设置工作表背景图案图51工作表背景图案例如4创立图表1使用“图表”工具栏创立简单图表2利用图表向导创立图表3图表的编辑4图表格式化1使用“图表”工具栏创立简单图表

〔请您点击鼠标〕图表对象图表类型图例按行按列图表区格式52图表工具栏图54创立的工作表图表图55按行产生的图表2利用图表向导创立图表图56图表向导对话框一：图表类型

图57图表向导对话框二：数据源

图58系列产生在“行”

图59设置系列名称和分类轴标志

图60图表向导对话框三：图表选项图61图表向导对话框：图表位置图62用图表向导创立的独立图表3图表的编辑1．图表对象2．图表的移动、复制、缩放和删除

3．图表类型的改变

图表中数据的编辑5．图表中文字的编辑6．显示效果的设置图63图表对象例如图表对象例如图表中数据的编辑〔1〕删除数据系列〔2〕向图表添加数据系列〔3〕图表中数据系列次序的调整图64添加数据对话框图65系列次序对话框图表中文字的编辑

〔1〕增加图表标题和坐标轴标题〔2〕增加数据标志图66“图表选项”对话框显示效果的设置

〔1〕图例〔2〕网格线〔3〕三维图表视角的改变图67添加网格线图68设置三维视角对话框4图表格式化要对图表对象进行格式化可以有三种方法：〔1〕选择要编辑的对象，单击“格式”菜单中增加的该对象选项。〔2〕在图表中直接双击要进行编辑的对象。〔3〕在要进行格式化的对象上点击鼠标右键，在弹出菜单中选择对象格式命令。

图69绘画区格式对话框

图70坐标轴格式对话框5EXCEL的数据处理

5.1建立数据表格5.2使用记录单5.3筛选数据表5.4数据排序5.5分类汇总

5.1建立数据表格在Excel中建立数据表格十分简单，前面章节例子中的工作表都是数据表。下面介绍几个术语：字段：数据表的一列称为字段。记录：数据表的一行称为记录。字段名：在数据表的顶行通常有字段名，字段名是字段内容的概括和说明。

图71数据表行列示意图建立和使用数据表格时，用户应注意以下几个问题：〔1〕防止在一张工作表中建立多个数据表格。〔2〕数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。〔3〕防止在数据表格的各条记录或各个字段之间放置空行和空列。〔4〕最好使用列名，而且把列名作为字段的名称。〔5〕字段名的字体，对齐方式等格式最好与数据表中其他数据相区别。5.2使用记录单1．使用记录单添加数据2．使用记录单修改和删除记录3．使用记录单搜索条件匹配的记录1．使用记录单添加数据

图72记录新建对话框

2．使用记录单修改和删除记录

图73使用记录单修改记录图74记录修改后的数据表图75确定记录的删除3．使用记录单搜索条件匹配的记录

图76输入查询条件

图77查找到满足条件的第一条记录5.3筛选数据表1．自动筛选2．自定义筛选3．高级筛选1．自动筛选例如〔图78--图82〕图78下拉箭头按扭的选择图79自动筛选之后的清单图80多条件筛选的筛选结果图81设置筛选条件图82筛选结果2．自定义筛选

图83“自定义自动筛选方式”对话框图84筛选结果3．高级筛选如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。

空二行条件区域图85条件区域图86高级筛选对话框图87筛选结果显示数据表格图88复制后的筛选结果复制的筛选结果5.4数据排序1．默认排序2．按一列排序3．按多列排序1．默认排序

Excel在默认排序时是根据单元格中的数据进行排序的。在按升序排序时，Excel使用如下顺序：〔1〕数值从最小的负数到最大的正数排序。〔2〕文本和数字的文本按从0~9，a~z，A~Z的顺序排列。〔3〕逻辑值False排在True之前。〔4〕所有错误值的优先级相同。〔5〕空格排在最后。2．按一列排序图89设置排序方式主关键字排列顺序图90按“笔试”字段降序排列之后的结果

图91以机试降序排列的结果3．按多列排序图92设置多列排序对话框图93以笔试为主要关键字，机试为次要关键字的排序结果5.5分类汇总1．简单的分类汇总2．创立多级分类汇总3．分级显示数据去除分类汇总1．简单的分类汇总图95分类汇总的结果图94设置分类汇总对话框2．创立多级分类汇总图96设置二级分类汇总的结果3．分级显示数据下面介绍分级视图中的各个按钮的功能：一级数据按钮：只显示数据表格中的列标题和汇总结果，该级为最高级。二级数据按钮：显示分类汇总结果即二级数据。三级数据按钮：显示所有的详细数据即三级数据。分级显示按钮：表示高一级向低一级展开显示。分级显示按钮：表示低一级折叠为高一级数据显示。图97显示一级数据图98显示前两级数据去除分类汇总图99显示明细数据6建立和编辑数据透视表

6.1建立简单的数据透视表6.2编辑数据透视表6.3数据透视表的操作6.1建立简单的数据透视表数据透视表一般由7局部组成，它们是：(1)页字段(2)页字段项(3)数据字段(4)数据项(5)行字段(6)列字段(7)数据区域数据透视表的数据源

数据透视表的数据源是透视表的数据来源。数据源可以是Excel的数据表格，也可以是外部数据表和Internet上的数据源，还可以是经过合并计算的多个数据区域以及另一个数据透视表。数据透视表和数据透视图向导－3步骤:图101“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1”对话框

图102“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之2”对话框图103“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之3”对话框图104“数据透视表”工具栏图105创立的数据透视表图106在“数据透视表字段”对话框中设置汇总方式图107选择页字段项图108用页字段筛选数据的结果图109选择列字段项图110用列字段筛选之后的数据6.2编辑数据透视表1．修改数据透视表2．添加和删除字段

3．设置数据透视表选项格式化数据透视表中的数据5．数据透视表的复制和删除1．修改数据透视表

图111行列互换后的透视表2．添加和删除字段图112“数据透视表”工具栏3．设置数据透视表选项图113“数据透视表选项”对话框图114设置后的数据透视表格式化数据透视表中的数据图115“数据透视表字段”对话框图116设置字段的格式图117设置了格式之后的透视表5．数据透视表的复制和删除图118移动或复制工作表对话框6.3数据透视表的操作1．更新数据透视表2．对数据透视表排序3．改变数据透视表的汇总方式显示和隐藏明细数据5．从另一数据透视表中建立数据透视表6．使用数据透视表绘制动态图表7页面设置和打印

7.1设置打印区域和分页7.2页面的设置7.3打印预览和打印

7.1设置打印区域和分页图130设置打印区域1．设置打印区域

2．分页与分页预览图131插入水平分页符图132分页预览视图7.2页面的设置1．设置页面图133页面设置对话框2．设置页边距

图134页边距设置对话框3．设置页眉/页脚图135页眉/页脚设置对话框图136自定义页眉对话框工作表

图137“工作表”标签7.3打印预览和打印1．打印预览图138打印预览界面2．打印工作表图139打印对话框PPT制作何谓POWERPOINT？PowerPoint通俗讲就是MicrosoftOffice旗下的一款制作和播放幻灯片的软件；用途：创立和放映演示文稿。CartoonIdea突出重点何为优秀的幻灯片？1母版2文字3素材4动画一、幻灯片中的母版幻灯片母版通俗讲就是一种套用格式，通过插入占位符来设置格式。占位符母板的优点1节约设置格式的时间2便于整体风格的修改如何制作幻灯片母版新建一个空白文件Step1Step2视图-母版-幻灯片模版Step3选择适当图片作为背景Step4设置字体格式保存成为母版打开一个空白母版挑选一张满意背景福耀集团分隔线

标志

单位制作幻灯片母版实例

日期幻灯片设计二、幻灯片中的文字1文字内容要简洁、突出重点2要采用适宜的字体、字号与字形3文字和背景的颜色搭配要合理文字要少公式要少字体要大案例：小小标签，一波三折客户投诉：11071648单出错案例流程图：小刘小张查核投诉确认发货出错联系北京外场紧急处理联系北京办事处找到发错货物联系发货客户外场发运再次出错紧急联系北京顺义事业部，务必赶上中班发货客户提货，要求赔偿损失赔偿损失，总结经验教训案例1：提炼关键词我向大家介绍一下，为什么我们的产品比其它国外同类产品更具收益率以及投资价值。如果你投资我们的产品，可保障高达20%的年利润，这是同行业最高水平。如果未能获利，我们将退还所有投资额，所以比其它产品更平安而且只要您购置，我们将负责一切，促销、签订销售合同、收取分期付款相关的业务。如此一来，不仅可以省去管理上的投入，又可以保障销售额

因此可以断言，我们具备优于国内任何投资对象的最正确投资价值新产品发布会案例2：提炼关键词国内最正确投资对象-首先，如果投资本产品，可保障高达20%的年利润这是同行业最高的收益率

-其次，如果未能获得，那么由本公司退还所有的投资金额，因此比其它产品更加平安

-第三，我司将负责所有的促销、销售合同、收取分期付款等业务，因此管理方便，而且又具销售方面的竞争力

从上述三点可以看得出，我们具备优于国内其它公司的最正确投资价值新产品发布会案例3：提炼关键词为什么说是国内最正确的投资对象？1、最正确的收益-年利润20%，同行业最高水平2、平安的投资-如果未能获利，退还所有投资额

3、便捷的管理-促销、销售合同、以及收取分期付款等业务的管理新产品发布会1、文本格式

PPT文本演示文本

·内容：14-20P

·题目和强调：24-36P字体大小2、估算幻灯片的容量按演讲时间估算按演讲内容估算在规定时间内突出你的重点让人全面完整地了解一件事目的单张PPT所需时