大田集团IT设备申请、使用及报废管理办法

IT设备申请、使用及报废管理办法--IT设备申请、使用及报废管理办法总则为加强集团IT设备管理，规范IT设备的采购、使用与维护工作，合理配置IT设备，提高IT设备使用效率，特制定本办法。本办法适用于集团全体员工及其使用的计算机设备。其中，计算机设备主要包括：台式电脑、笔记本电脑、服务器、扫描枪、打印机、扫描仪、网络设备、UPS、软件及其它，具体内容请参见《软硬件标准列表》。设备分配设备分配原则：各公司、部门领导根据工作实际需要和严格控制成本的原则进行计算机及其附属设备的分配。常用IT设备的分配原则列举如下：1、台式电脑：使用者包括任何从事电脑操作的员工。2、笔记本电脑：笔记本电脑的配备：集团副总裁（含）以上配Dell430，其它人员一律配备DELLVostro1400或Dell630。笔记本电脑适合经常移动办公的人员使用。如外勤销售人员、大客户管理人员、多地域管辖的管理人员、下班后经常回家办公的人员等。因工作需要确需配备笔记本电脑，由该员工所在部门领导提出书面申请，本系统财务负责人和系统副总裁签字后上报至集团行政部进行采购。3、电脑只配备一台。不允许一人同时配备笔记本和台式机。4、打印机：以部门为基本单位根据工作需要进行配备。建议多人共享一个打印机。并依据月打印量配备正确的型号。5、其它IT设备以满足工作需要为基本原则进行配备。6、若临时工因为工作需要使用电脑时，需要由总经理审批并担负资产的责任人。7、行政部门在进行IT设备分配时，应本着“先库存，后采购”的原则，优先从现有库存中挑选符合申请配置的设备。在保证业务需要的同时，最大幅度地降低成本。设备申请、采购及借用员工申请或借用电脑设备时，需按照电脑设备配置原则进行申请或借用。各级主管领导应严格按照以上原则对申请进行认真审批。IT设备申请流程：集团总部：申请人填写《大田集团计算机及其附属设备申请表》（附件2）报集团财务负责人和主管副总裁审批审批通过后交由集团行政部统一采购和分配申请人在领取设备时填写《大田集团电脑设备领用表》（附件3）分公司：申请人填写《大田集团计算机及其附属设备申请表》（附件2）报分公司领导审批报系统财务负责人和系统副总裁审批审批通过后交由行政部统一采购和分配申请人在领取设备时填写《大田集团电脑设备领用表》（附件3）IT设备采购电脑、网络设备、服务器、条码扫描设备、条码打印设备、软件由集团统一采购。打印机（非条码打印机）、UPS、普通网络交换机、集线器、投影仪、配件（移动硬盘、网卡、VCD/DVD刻录机等）因现场需要安装调试、保修、维修等原因，在获得集团审批后可进行当地采购。IT设备借用流程：集团总部：申请人填写《大田集团电脑设备借用申请表》（附件4）报集团财务负责人和主管副总裁审批审批通过后交由集团行政部办理申请人在领取设备时填写《电脑设备借用记录表》（附件4）分公司：申请人填写《大田集团电脑设备借用申请表》（附件4）报分公司领导审批报系统财务负责人和系统副总裁审批审批通过后交由集团行政部办理申请人在领取设备时填写《电脑设备借用记录表》（附件4）设备使用设备使用实行“谁使用，谁负责”的原则。设备使用人应遵守如下规定：1、使用人应爱护所持有设备，负责设备的安全与完整，保证设备的使用环境及设备的清洁维护，并严格按照操作规程使用设备。2、电脑应由公司分配，在公司内部，不得使用私人电脑。不得将公司网线插入私人电脑及一切外部电脑。3、设备持有人不得将上述设备用于游戏等与本人工作无关的事宜。持有人不得随意拆卸上述设备，不得私自安装软硬件；否则将构成不适当使用公司资源。对于不适当使用设备的责任人，公司将视情节给予口头或书面警告，或直接收回设备的使用权，并根据实际情况和公司员工手册的相关规定追究持有人责任，对其违纪行为予以处理。4、严格遵守国家的各项保密规定，未经批准不得将电脑内的各类数据拷贝（打印）给无关人员。废弃的光盘介质和打印材料应按有关保密规定销毁。5、使用者应定期备份电脑中的重要文件，若数据丢失，责任自负。6、做好计算机用电安全防范工作，下班后建议关闭计算机和辅助设备电源开关，节假日要切断总线路电源。设备维护设备使用者在任何情况下不得擅自打开IT设备外壳，加装、拆卸和变更任何配件，改变设备配置。设备出现异常情况导致无法正常使用时，使用人应及时通知当地IT人员或IT责任人进行故障处理。IT人员或相关服务人员到达现场后应填写《信息部设备故障检测报告》（附件5），及时进行修复，分析故障原因、类型及责任，对周期性故障要采取有效措施，避免再次发生。对于确需送修的设备，要对存贮介质（如硬盘）进行技术处理，防止数据泄密。对送修回的设备，当地公司IT人员或IT责任人应认真进行检测，以确认修复完毕。填写《计算机设备维修报告》后将设备发还给使用者。广域网中的设备和服务器的调试、配置由集团IT完成。设备安装及维修由当地IT责任人负责。设备转移与退还设备转移需按照集团财务制定的固定资产管理办法严格执行。员工调动需转移个人计算机及其附属设备时，需向原部门领导提出申请，部门领导批准后，报相关部门审批。审批通过后方可进行设备转移。IT设备领用后，若使用人因工作调动、辞职、更新设备等原因退还设备，需填写《大田集团电脑设备退还申请表》（附件5），经部门领导核准后，由信息部和行政部门对设备进行检查、确认后方可接收。设备报废设备报废须由使用部门提出申请并提交技术鉴定书（附件6）。技术鉴定书中技术鉴定部分须由当地IT或分公司IT人员进行填写，并经由集团IT审批。各级管理机构参考IT部门的技术鉴定书进行审批。有下列情形之一的设备可提出报废申请：1、设备使用年限超过5年。2、为使设备正常运转而进行的维修或升级成本大于该设备资产残值的80%。（依据固定资产管理办法中的相关规定）对于设备报废后仍需要新设备的使用者，可填写《大田集团计算机及其附属设备申请表》（附件2）并附上已批复的设备报废申请表，进行新设备的申请及采购。IT设备报废后的处置，可根据实际情况选择以下方式进行：1、捐献：将报废设备以集团总部或各分公司的名义捐给贫困地区、灾区或希望小学等。2、拆除设备配件：IT人员在行政人员在场的情况下，将报废设备中尚可重复利用的配件拆除后交由行政人员备案、入库。3、设备变卖：集团总部或各分公司将报废设备集中后以招投标的形式进行变卖，变卖所得交由财务部门入帐。设备赔偿员工领用设备后应妥善保管。因个人原因导致设备损坏或丢失需要赔偿。赔偿金额按照大田集团财务部颁布的《固定资产管理办法》执行。在正常办公条件下，因为持有人不能合理控制的因素（不可抗力）造成的设备毁损或被盗，如午餐或会议时间电脑丢失，下班后收到柜中并上锁的电脑丢失，路上遭抢劫的，电脑在正常的办公条件下因意外撞击（如外物砸落）而毁损的。持有人应及时向发放部门及公司行政部门提供书面的《报损及情况说明》，并配合行政部门根据设备的保险情况处理相关的理赔事宜。笔记本电脑在完全处于个人保管之下，因持有人疏忽或使用不当造成设备的部份硬件损坏或丢失，如乘坐出租车、住酒店、在家或下班后遗忘在办公室（指没有收到柜子中并上锁）；或因为个人疏忽造成毁损的，如电脑进水、摔落、重击（压）等；持有人应及时向发放部门及公司行政部门提供书面的《报损及情况说明》，责任人需按照大田集团财务部颁发的《固定资产管理办法》进行赔偿。如遇特殊情况，由公司行政部会同财务部共同决定责任人赔偿数额。经决定的责任人赔偿数额由人事部负责从其月工资中扣除或以其他方式支付。集团总部有权根据实际情况调整决定个人赔付的具体比例。因持有人的故意造成设备毁损，公司有权责其全额赔偿。电脑转换使用人，工作地点，报废或持有人离职时，应将持有的上述公司设备及归还相应发放部门，设备所存储的重要电子工作文档及数据持有人不得销毁，应妥善交接或由公司进行必要的数据备份。因持有人未及时按要求归还设备，或持有人销毁重要电子工作文档及数据而造成公司损失的，公司有权责其予以赔偿。附则本办法