物业管理企业内部审计问题与对策

物业管理企业内部审计问题与对策摘要：随着当前现代企业制度在诸多企业中逐渐得到推广，物业企业开始重视内部审计工作的开展程度，并逐渐结合物业经营发展开展内部审计工作。文章结合物业管理企业明确该类型企业开展内部审计的核心要点，由于物业管理企业正式发展时间较短，物业管理企业开展内部审计工作过程中难免存在不足，如审计意识落后、机构设置不合理、内部审计职能定位狭窄、信息化程度较低、内部审计工作人员综合素养有待提升等。基于此，提出架构新时期物业管理企业内部审计的具体对策，希望所研究的对策可以进一步帮助更多物业管理企业做好内部审计工作，规避财务经营风险，促进整个行业内部审计有所进步。关键词：物业管理企业；内部审计；问题；核心要点内部审计是随着现代企业制度诞生之后所出现的带动企业逐渐实现规范发展的部门。当前，随着业主对物业服务需求以及服务要求的增加，物业管理企业开始重视审计工作，并设立专门的内部审计部门负责开展整个企业的内部审计工作。最初内部审计仅仅是负责查找企业经营过程中的错误与弊端，但随着物业管理企业经营范围、服务职能的不断扩大，内部审计的职责范围逐渐呈现多元化特点，不合格的内部审计工作必然会增加物业管理企业所面临的风险。而且随着时代发展，内部审计工作的开展需要与时俱进，不断从制度、从业人员、环境等多个角度进行改变，最终达到改进不足、提升审计效率与审计质量的目的。一、物业管理企业内部审计工作开展的核心要点（一）内部审计监督1.监督关键岗位物业管理企业中需要监督的关键岗位主要为内部管理人员，针对这些管理人员所作出的监督内容分别包括职务消费、重大事项决策、重大投融资决策、重要干部任用及罢免、企业内部大额资金的具体安排等，通过审计工作监督以上职位人员就上述工作内容的执行是否符合公司具体程序与制度。其他岗位包括物业管理企业负责项目的经理、收费岗位、资金管理岗位以及采购岗位，因为这些岗位与资金收支来往比较密切，应进行重点审计，避免工作人员利用零散的收费业务代收或者使用现金收费的方式，占用、挪用物业管理企业资金。2.监督存在风险的业务物业管理企业面临较大风险的业务主要包括收费业务、采购业务、印章管理、零星维修工程业务以及其他经营业务。其中，经营业务、印章管理等业务风险较高。当前，很多物业管理企业都会刻制企业专属印章，有的是管理处章，有的是公章，不同的章具有不同的用处与用法，但是部分物业管理企业管理人员并未意识到不同公章的使用范畴，在经营过程中存在随意使用印章、印章管理不到位等现象，给企业造成不可估量的损失。此外，物业管理企业每年需要经手处理的业务范围较多，包括场地租赁、广告费收取、废品变卖、为业主维修等，这些业务经常发生但是具有较强隐蔽性，一旦管理不到位，就有可能出现工作人员私下收钱的情况，损害物业管理企业利益。因此，要及时针对不同业务开展内部审计工作，杜绝以上情况的出现[1]。3.监督财务核算的规范程度主要针对物业管理企业内部资金往来的业务进行核算，重点监督是否存在转移收入、随意改变成本财务数据以及随意挂账等不良情况。在收入方面，重点审计预收是否已经转入，欠费是否挂账、账外欠费也要进行相应管理。在成本方面，主要关注工资是否足额计提、产生的外包费用是否规范。4.监督制度建设与执行程度对于规范的物业管理企业而言，要想通过经营不断扩大规模，必须结合企业实际情况制定一系列制度，并贯彻落实于具体工作过程中，但是部分物业管理企业经常存在制度建设滞后、实际工作与制度制定执行并不一致等现象。所以开展的内部审计应重点审查企业内部制度的建设情况与执行情况，尤其是内部控制制度的制定与落实，帮助企业从根源上识别在制度建设方面存在的缺陷，并帮助企业减少经营漏洞[2]。（二）内部审计评价1.评价经营指标完成情况物业管理企业应结合企业具体经营状况、实际情况，进一步分析各项经营指标是否完成，其中包括每年的经营收入、净利润、新签的合同额、应收账款数额以及周转率等，获取这些经营指标后，再对指标进行横向与纵向的对比，横向主要是与物业同行业的其他企业进行对比；纵向则是直接与具体物业管理公司其他年份的指标进行对比。结合市场大环境客观评价经营指标，预计企业是否在今后面临潜在的亏损等风险因素，若存在重大的风险隐患因素，则要提前进行调整以防范风险。2.评价市场拓展情况物业管理企业如果只服务一个小区，必然不会产生更多利润，只有不断拓展市场份额，为更多业主提供物业服务，才可以形成规模，获得更多利益。在众多小区并没有专业物业企业为其服务的背景下，物业管理企业的重点就是如何在短时间内占领更多市场份额，拓展市场。在评价物业管理企业时，要注重评价其市场拓展能力，结合过去的业绩了解过去一段时间内该物业管理企业拓展市场的渠道、方式、成绩、业绩收入、队伍拓展情况等，并深入了解在本年度续签的合同、新签的合同、退出的项目等。3.评价风险管理情况物业管理企业的风险管理评价主要从两个方面展开：其一，评价企业是否建设内部控制制度、内部控制制度的落实情况；其二，评价企业是否构建风控管理体系，是否具备及时识别并应对企业重要风险的能力。物业管理企业经营管理过程中出现的重大风险由以下内容组成：安全生产风险、用工风险、合规风险、质量风险等。劳动用工风险是物业管理行业中普遍存在的问题，包括社保缴交率、加班时长计算、加班费用计算是否符合劳动法，通过审计以上内容，了解企业是否存在用工风险。合规风险是因为近年来，不同企业之间都比较注重法律法规以及相关制度的更新，但在实际运行过程中，诸多物业管理企业在执行落地环节存在不合规范、不合制度等现象，导致企业内部风险较大[3]。4.评价成本管控物业管理企业由于服务的业主人数较多，所以企业的用工人数也较多，主要围绕业主生活提供一系列服务，比如卫生清洁、安保、用水用电供应、维修、园艺修理等，这些业务需要大量人工，因此在物业管理企业整个成本支出中，人力资源的用工成本占比较高。部分物业企业为了降低成本，在需要开展大量业务时，会临时雇佣部分员工；有时也会为了完成成本管控目标，直接采取裁人的方式降低成本，但是裁人的方式必然会影响业主客户的服务体验感与满意度，甚至还会出现被业主委员会强制物业企业退出的现象。因此，物业管理企业的成本管控不能只看数据，还要从深层次评价成本管控的措施是否合理，要辩证分析评价其成本管控的效率[4]。5.评价新技术应用目前，大规模物业企业已经开始向信息化、智能化方向发展，以期在提升物业服务质量的同时，提升企业自身服务效率，最终实现口碑的提升、市场的拓展、利润的翻倍。但是当前，物业管理企业应用新型技术尚处于推广起步阶段，各种新技术的应用并不成熟。部分物业管理企业为了加快新技术的使用与推广，可能会采用行政管理的方式强制在企业内部推广，但是强制推广的背后也隐藏着不同的问题。内部审计应及时分析了解物业管理企业对新技术的普及推广情况，从客观角度出发评价新技术的应用效果，并及时向物业管理企业反馈评价效果。二、新时期物业管理企业内部审计存在的问题（一）缺乏内部审计的意识现阶段，大部分物业管理企业都是直接从房地产企业内部分化而出，这类型物业管理企业的管理人员在进入物业服务行业之前，已经在房地产行业从业多年，具有丰富的管理经验，也具备一定理论知识。但由于物业管理企业与房地产企业相比，属于资金周转较快、资金规模较小的类型，很多领导以及管理人员自动忽略了企业内部审计工作的开展。同时部分领导对财务管理方面的知识掌握与了解情况比较匮乏，并未真正认识到内部审计的重要性与价值，管理人员对于内部审计的认知不正确，难以在整个企业开展科学的内部审计工作[5]。（二）审计机构设置缺乏合理性虽然大部分物业管理企业都开始设立专门的内部审计部门以及内部审计岗位，但是大多数物业管理企业的内部审计部门缺乏一定独立性，在企业内部附属于会计部门、财务部门，并且内部审计岗位的工作人员大多直接来自会计人员。因此，多数物业管理企业的内部审计机构设置并不合理，由于受多方因素的利益牵制，导致整个审计机构缺乏相应独立性。尤其是部分物业管理企业的内部审计人员直接由会计人员兼任，导致内部审计岗位难以发挥应有作用，成为企业内部审计形同虚设、毫无价值的岗位。（三）内部审计的职能定位不妥内部审计随着企业建立现代企业制度而逐渐被推广应用于不同类型的企业中，但是从内部审计工作开始至今，内部审计工作的职能定位越来越精准。上文所论述的物业管理企业内部审计的核心要点就是当前内部审计工作的具体范畴。但在实际工作中，很多物业管理企业内部审计工作岗位的工作内容依然停留在起步纠错阶段，也就是依然针对物业管理企业内部财务事项开展内部审计工作，比如对会计报表、当期账本、财务凭证以及业务往来凭证、采购凭证等进行审计，内部审计内容更多集中在财务方面，职能定位较为低端，有些物业管理企业并未涉及对整个企业财务状况的核查以及评价工作等[6]。（四）内部审计的信息化水平较低近年来，中国逐渐进入信息化社会，很多行业都开始与“互联网+”融合，并使用大量信息化技术提升工作效率、改善工作质量，间接说明信息技术已成为促进社会经济发展、行业快速腾飞的关键手段。但是当下大多数物业管理企业只有在前台安置几台电脑，再购置相应的财务系统、管理系统维持整个企业运营，当前物业管理企业的信息化更多是实现了网络覆盖，并实现电脑办公、财务数据传输以及处理信息化，其他方面比如经营业务的处理尚未实现信息化，当下信息化技术主要应用于财务管理方面，内部审计方面的核查信息化水平较低，有时还需要依靠最简单的人工核查。（五）内部审计工作人员综合素养较低上文提到大多数物业管理企业内部审计岗位的员工都是由会计岗位人员兼任，部分企业由管理人员的亲属或者亲信人员兼任，而这些人员并不具备内部审计岗位所需要的职业素养。大多数开展的审计活动都是围绕企业表面的财务数据进行核查，部分指标的横向、纵向对比则难以客观分析得到科学合理的评价。加之目前很多财务工作的开展都是围绕信息系统、管理系统、信息技术所开展的，综合素养较低的审计工作人员难以快速上手掌握新技术的上机实践操作，加大了审计工作难度。三、新时期加强物业管理企业内部审计的对策（一）加强管理人员对内部审计重要性的认知任何行业的企业在运营过程中都会面临一定风险，需要企业自身加强对内部的管理，并制定一系列内控制度，及时自检自查，并通过严格的内部审计监督找到存在的不足与风险因素，增强企业改进自身不足的意识和能力。内部审计工作通过有效监督可以直接提升企业内部控制以及风险管理的建设、执行程度，即直接提升物业管理企业风险管理以及内部控制水平，从多角度出发完善企业内部管理制度建设水平，帮助企业及时发现不足、规避风险，采取有效措施防范未来工作中遇到的问题。只有管理人员加强自身对内部审计重要性的认识，才有可能切实构建一套严格的内部审计体系，并直接创设科学合理的内部审计组织架构，引入专业内部审计人员担任相应岗位工作，从上至下建立完善的内部审计体系，并为保障内部审计工作可以顺利实施制定相应规章制度，最大化发挥内部审计的作用与价值，切实帮助物业管理企业实现持久稳定发展[7]。（二）提升物业管理企业内部审计部门独立性上述提到在物业管理企业中内部审计部门多数附属于会计部门、财务管理部门，这种组织结构的设立首先淹没了内部审计部门的独立性。内部审计作为一种监督与评价活动，与其他工作岗位相比，更需要独立性、客观性。因此，物业管理企业应提升内部审计部门的独立性，将其直接设置在总经理岗位之下，由总经理直接领导，审计机构的设置也不能附属于其他部门，尤其是要与财务部门、会计部门独立分开，内部审计部门只接受物业管理企业最终决策人的领导，其他部门人员不能干涉内部审计部门工作，赋予内部审计部门一定权威性，才是确保内部审计岗位发挥职能作用的基础。（三）继续拓展内部审计工作的业务领域伴随着物业管理企业开始有序建立内部控制制度与风险管理制度，内部管理水平也会有序提升。加之当前已经是信息化时代，信息系统以及财务新型软件的应用，促使物业管理企业财务账面方面的错误越来越少，内部审计的查错纠错作用难以充分发挥作用。在此背景下，内部审计工作职能不应局限于查账功能，不能仅在表面评价物业管理企业财务收支是否合理、会计资料有无造假舞弊、经营指标是否已经完成。内部审计的职能定位必须从最初的查错纠弊直接向服务企业内部管理转变，同时也应调整具体内部审计工作开展情况，及时从内部检查、内部监督向促进企业构建制度、架构体系、深入评价等方面进行转变。此外，内部审计工作也要及时向物业管理企业经营的其他环节进行渗透与延伸，积极拓宽内部审计职能范畴，第一时间发现企业在经营管理中存在的漏洞与不足，并向管理层提出科学的治理建议，为企业制定防范风险的决策提供相应服务。（四）积极使用信息技术提升信息化审计水平由于当前社会已进入信息化时代，信息技术与各行各业实现了深度融合，而物业管理企业依旧使用人工审核的方式，显然无法紧跟当前信息化审计步伐。当前，物业管理企业的经营范围实现了多元化发展，因此，内部审计对象也开始多样化，在此背景下，物业管理企业迫切需要改变传统的内部审计方式，运用信息技术优势，在企业内部搭建审计信息化的平台，使用计算机审计代替之前的传统人工审计，使用信息化审计系统代替原始的数据收集、数据核算等基础性较强的工作，提升审计效率与审计准确度，减轻工作人员工作量。此外，积极建立被审计项目的同步信息数据库，将被审计项目的相关信息录入数据库中，包括审计数据、审计报告以及整改落实的一系列信息，通过逐年更新完善实现信息数据库的动态管理，提升审计项目准确性，避免出现审计虚假或者贻误审计等情况。（五）开展专项培训，增强审计人员素质上文分析到大多数物业管理企业由于经营业务比较简单，主要围绕业主需求提供一系列服务，企业需要大量劳动力来从事最基础的物业服务工作，如卫生清洁、树木修剪、安保以及维修工作。这