林业局行政办公系统用户操作手册样本

行政办公系统用户操作手册TOC\o"1-4"\h\u1系统环境配备和系统简介 41.1系统环境配备 41.2系统登录 71.3个人信息修改 91.3.1密码修改 102业务操作 102.1协同管理 102.1.1新增协同 102.1.2收到协同任务解决 182.1.3协同查看 202.2公文管理 222.2.1发文管理 22发文管理主界面 23发文拟稿 232.2.2发文修改 302.2.3发文删除 302.2.4发文送办 302.2.5发文查看 302.2.6发文解决 31公文分发 31主送单位解决 322.3我事项 322.3.1待办事项 322.3.2已办事项 332.3.3已发事项 362.3.4跟踪事项 382.4公共信息 392.4.1员工通讯录 392.5会议管理 402.5.1会议室申请 402.5.2会议室看板 422.5.3会议管理 432.5.4会议查看 472.5车辆管理 482.5.1用车申请 482.5.2用车看板 502.6审批中心 522.6.1请休假申请 522.7个人设立 542.7.1外部系统接入 542.7.2关联人员 56配备人员 562.8个人办公 572.8.1工作邮箱 572.8.2消息管理 58消息浏览 58消息管理 58在线交流 591系统环境配备和系统简介1.1系统环境配备1.将FE业务协作平台服务器地址加入信任站点。1）从IE浏览器页面中，点击工具按钮，选取Internet选项，如图2）进入Internet选项页面，点击[安全]选项卡，选中受信任站点，再点击[站点]按钮，如图3）进入可信站点页面。输入信任站点网址，点击[添加]按钮，将该网址加入到可信站点，然后点击[拟定]按钮，保存设立2.从IE浏览器页面中，点击工具按钮，选取[兼容性视图设立]选项，如下图，添加[兼容性视图设立]窗口中输入系统地址3.自定义安全级别设立。1）从IE浏览器页面中，点击工具按钮，选取Internet选项2）进入Internet选项页面，点击[安全]按钮，选中本地Intranet，再点击[自定义级别（C）]按钮。3）进入安全设立本地Intranet区域页面，将"ActiveX控制件和插件"所有选项，都设为启用项，[使用窗口弹出制止程序]选项选取【禁用】，[重置自定义]设立为低。点击[拟定]按钮，如图Internet暂时文献设立为“每次访问网页时”兼容性视图站点添加，工具-兼容性视图设立去掉“启用内存保护协助减少联机袭击”选上“容许活动内容在我计算机上文献中运营”温馨提示:推荐使用IE7以上32位浏览器(64位浏览器不支持某些必要插件)。1.2系统登录打开浏览器，输入系统登录地址:9090进行登录需输入某些信息，内容涉及：顾客名，密码，验证码；登录后得到如下页面1.3个人信息修改登录顾客可修改个人有关信息，如联系邮箱，电话和住址等基本信息，可以进行头像上传和清空操作；通过门户中【个人设立】-【顾客信息】或者点击页面下方‘欢迎您：XXX’中XXX（登录姓名）字样进入个人信息设立页面，如图进入功能后如图顾客可在此页面进行个人信息修改，修改完毕后点击保存，头像上传方式为点击上图中红框位置。1.3.1密码修改录入原密码、新密码、新密码确认再点击保存后修改密码成功，登录系统将使用新密码（密码只能输入15位以内数字或者字母）。2业务操作2.1协同管理协同管理目是任何需要她人协助或者解决事情，都可以通过发送协同来让对方解决。它自由度比较大，流程和内容格式都可以自由设定。2.1.1新增协同通过功能菜单[协同管理]-[新增协同]，进入新增协同界面，如图操作环节：1、标题和办理对象两项为必填项。2、新增办理对象，点击[办理对象]输入框，浮现建立流程页面，如下图1）在选取人员页面，默认加载当前顾客所在科室人员。上层机构显示系统设立组织构造,下层机构显示该组织科室人员，办理人员区域显示所有已选中办理人员。2）选定需要在协同流程中执行人员/岗位，双击下区显示人员名称/岗位或者选中办理人员/岗位，点击向右方向箭头。3）依照工作详细状况，选取[并发]或[串发]按钮。名词解释：[并发]：发起人发起流程后，各节点同步收到信息，可以同步解决，解决不分先后；[串发]：发起人发起流程，流程中每个节点依次解决。必要等上一种环节人办理完毕，下一种环节人才干接受到此需要解决协同解决。4）依照实际状况，点击[节点权限]，可以设立每个流程环节，与否勾选[加签]、[回退]、[终结]或[转发][加签]：当前选中流程环节解决人，可以添加此环节后流程；[回退]：当前选中流程环节解决人，可以把此协同退到上一流程环节解决人；[终结]：当前选中流程环节解决人，可以终结此协同；[转发]：当前选中流程环节解决人，可以转发此协同；[应用到所有节点]：所有流程环节都如当前环节同样[节点权限]选项设立。5）拟定选好人员后，点击[拟定]按钮。暂存所选取设立，点击[取消]按钮，所选取设立都取消退出流程界面。如下图，咱们建立好一种协同流程点击确认，确认流程后，自动退出该页面并回到新增页面，同步流程节点信息显示在发送流程输入项中，如图紧急限度，此项可为空。点击紧急限度箭号按钮，选取紧急限度。选取了紧急限度为特急或急件送审后，解决人将在[门户][急件]或者[我事项]-[待办事项][急件]中找到此协同。4、添加附件，点击[添加附件]按钮，弹出[附件上传]页面，如图1）点击[浏览]按钮，选取所要添加文献。2）重复添加附件1操作环节，可传各种文献。3）点击[拟定]按钮，自动退出该页面，回到新增协同页面，同步上传附件信息显示在附件输入项中。5、选取关联事项，点击关联事项按钮，依照需要选取关联事项。可选关联事项均是当前顾客已办过流程/会议，以及有权限查看文档，可关联流程列表来源于当前顾客[我事项]-[已办事项]记录列表。勾选需要关联流程，点击[关联流程]按钮，加入到下区框内，如图点击[高档]按钮，弹出高档设立页面，如图，依照实际需要选取相应项，点击[拟定]按钮注：限办时间是设定协同流程解决期限。超过限办时间,又设定了手机短信解决人会收到信息提示，以示解决人赶紧办理。点击[送办]按钮，所建立好协同发送成功。将在已发协同中查看到此协同记录也可依照实际状况，暂时不送办，只暂存。点击[暂存]按钮，所填写好协同暂存到[待发协同]页面2.1.2收到协同任务解决当收到协同任务时，【我事项】-【待办事项】中，或者右下角审批中心中会收到协同任务提示点击链接进入协同点击[解决]按钮，弹出解决窗口点击[隐藏]按钮，隐藏解决窗口选取[惯用语]按钮，系统提供[已阅]、[批准]、[不批准]按钮选取选中其中之一，提交后，该解决信息将会显示所选内容。点击[修改正文]按钮，弹出修改正文窗口，如下图。修改后及时生效，协同流程解决人都将收到提示信息，该协同内容底部有修改信息提示。点击[关联事项]按钮，弹出关联事项窗口，点击[添加附件]按钮，弹出添加附件窗口，此窗口与新增协同步弹出窗口一致。[跟踪]：勾选后，该顾客可跟踪此协同，保存在[跟踪事项]中，协同有解决操作时，该顾客都会收到信息提示。[隐藏意见]：勾选后，该顾客意见隐藏，除了该顾客与协同发起人可以查看，别的人只能看到[隐藏意见]字样。[提交]：点击提交后，该协同转到已办事项，跟踪该协同顾客将收到已办消息。[暂存暂办]：该协同仍保持待办状态，输入意见也将保存，别的顾客无法看到该暂存意见。[退回]：退回给上一环节，本环节之后流程将取消。上一环节解决人将收到消息提示，该协同页面也有提示信息。[取消]：该协同取消解决操作，保存待办状态。[加签]：选取人员，解决提交后，加签人员才收到该协同，同步收到提示信息。2.1.3协同查看选中一条协同信息，点击[查看]按钮，进入查看协同页面，还可以对此协同进行[转发]、[补充正文]、[查看流程]和[打印]等操作流程查看当协同是显示正文时，点击[查看流程]按钮，可以查看此协同流程。再次点击[查看正文]按钮变为[查看流程]，浮现协同流程可以通过光标移到人员图标上，查看此环节办理状况，如图当协同显示流程时，点击[查看正文]按钮，可以查看此协同正文内容。2.2公文管理行政公文作为行政事业单位内部一种非常重要知识资源，单位需要对它进行行之有效规范化管理，其内容重要有发文管理、收文管理、公文查询、发文登记薄、收文登记薄和公文互换等。2.2.1发文管理发文管理是一套可自定义流程、可监控智能型流转系统；它能对单位或科室发文从拟稿到文献形成进行有效、及时、轻松管理，涉及拟稿、核稿、套红头、盖章、分发、归档等一系列操作。单位还可以依照自身发文解决方式，自制特定审批流程。发文管理主界面 通过功能菜单[公文管理]-[发文管理]，进入[发文管理]主界面，如图发文拟稿[拟稿]：点击[发文管理]主界面右上角[起草]按钮，进入[发文拟稿]页面，如下图发文拟稿普通分为三个解决环节：填写发文稿纸->填写正文->送审操作环节：1、填写发文稿纸依照[发文拟稿]表单进行填写。填写文献标题（必填）、发文机关（必填；默以为建瓯市林业局）；选取公文种类（必选）、公文字号（此内容待公文套红环节为套红人员）、选取紧急限度、密级；填写主送单位与抄送单位；拟稿科室与拟稿人默以为当前登录顾客所在科室与当前顾客名称不需修改；2、正文键盘按[TAB]键或鼠标选取正文按钮，可以直接编辑内容，或者点击[文献]按钮，采用引入正文功能。如图注：内容不需包括红头、文号、函号，以及公文尾部落款等内容（即只需输入正文即可）这些内容在套红环节由套红人员解决。可以在此正文处选取打印文档，拿着该纸质文档去让领导修改、审核、签发。注意：使用正文前，必要安装1）iweboffice插件（初次使用系统弹出）2）office推荐使用Microsoftofficesp1（完整版）以上office版本 3、编辑或引入附件点击[发文稿纸]中附件栏原文中[新建]，选取模板，进行公文附件编写；或者直接引入已经写好文献。4、送办各输入项填写好后，点击送办按钮，页面显示送办窗口，如图注：系统在林业局使用时，审批还继续沿用纸质材料送领导审批修改，故将科领导、办公室领导、局领导审批跳过，但是送办时，下一环节仍旧显示为科室领导，但实际已经是选取送给拟稿人核对环节了，需要在选取办理对象中选取你搞人自己名字点击拟定用以实现跳过系统固有审批环节，详细操作如下图。上述位置选取自己后，即回到原页面，如下点击图中确认按钮，即完毕送办。送办后，待办事项中会收到一条新事项，可以点击待办事项中进入或者从下方审批消息中进入进行后续操作（将定稿内容在原稿中进行修改），如图：进入后，页面左上方会有标记提示当前已到拟稿人核对环节点击【正文】或按键盘【TAB】按键，切换到正文，将修改后内容在原稿上修改完毕。此处若想查看修改痕迹，可以点击文献中显示痕迹选项，即可查看修改痕迹，同理已打开显示痕迹后可以点击隐藏痕迹将痕迹隐藏，效果如图认真核对完毕后，点击【送办】，弹出窗口中点击【确认】至此，发文拟稿、改稿核对即完毕，送办后等待后续人员对公文进行操作。2.2.2发文修改在[发文管理]主界面[待发]页面，选中要修改待发发文信息，点击[修改]按钮，进入修改发文页面，修改有关信息，点击[送办]按钮，送办解决修改后发文信息；点击[暂存]按钮，暂存修改发文信息；点击[返回]按钮，将取消修改操作，回到发文管理主界面[待发]页面。2.2.3发文删除 在[发文管理]主界面[待发]页面，选中一条或几条发文记录，点击右上角[删除]按钮，弹出[与否拟定删除]对话框警示信息。点击[拟定]按钮，将删除选中发文；点击[取消]按钮，将取消删除操作。2.2.4发文送办 在[发文管理]主界面[待发]页面，选中一条待发发文信息，点击[送办]按钮，送办此发文。2.2.5发文查看在[发文管理]主界面[已发]页面，选中一条发文信息，点击[查看]按钮，可以查看此发文有关信息。[我事项]-[已办事项]或者[已发事项]也可做为查看入口。2.2.6发文解决公文分发 公文在套完红头后成为正式有效文献，再此流转至拟稿人处，进入分发环节，如果公文是需要在系统中流转公文（平、下行文）需将文献分发给“主送单位”“抄送单位”栏中指定单位，如公文是上行文则继续沿用到打字室打印并分发或邮寄。一下就需在系统中流转公文类型分发进行阐明。详细操作如下：由待办事项或审批消息中进入分发环节界面，如下图点击[传阅]按钮进入传阅界面，选取办理对象中选取主送单位（人），如有需抄送，勾选[高档]，在浮现高档选项中选取抄送单位（人）。如下图填写好以上内容后，点击[拟定]将公文分发给主送单位及各抄送单位。如公文是上行文，则在[请选取下一环节]中选取[结办]环节主送单位解决 主送单位在接受到公文后，点击[送办]按钮，并选取[拟定]将发文流程结办2.3我事项审批流转文献，与我有关待解决、已解决、已发和我需要跟踪流程，都在[我事项]中。2.3.1待办事项审批流转文献中有需要本人解决而未解决流程，均在[待办事项]中。1、通过功能菜单[我事项]-[待办事项]，进入[待办事项]主界面，如图[办理]：解决待办事项，选取一条待办记录，点击[办理]按钮，进入办理待办事项页面，依照实际状况，进行办理。办理完毕后，此流程将从[待办事项]转到[已办事项]中。[所有]：显示所有待办事项记录。[急件]：显示急件待办事项记录。[平件]：显示平件待办事项记录。[阅件]：显示阅件待办事项记录。[刷新]：点击刷新，刷新当前页面。2.3.2已办事项审批流转文献中所有我解决过流程（不包括我发起流程），均在[已办事项]中。1、通过功能菜单[我事项]-[已办事项]，进入[已办事项]主界面，如图2、[查看原文]：选取一条已办非协同记录，点击[查看原文]按钮，进入查看原文页面，可以查看此流程办理状况，打印此流程，还可以进行[正文补充]；选取一条已办协同记录，点击[查看原文]按钮，进入查看原文页面，可以进行[转发]等操作。3、[办理详情]：选取一条已办记录，点击[办理详情]按钮，进入[办理详情]页面；点击[列表信息]按钮，可以理解此流程办理详细信息，如下图1；点击[图形信息]按钮，可以理解整个流程，当前审批环节所在哪一种流程环节等，如下图2。图1图24、[加入跟踪]：选取一条记录，点击[加入跟踪]按钮，系统弹出成功加入跟踪提示。2.3.3已发事项审批流转文献中所有我发送出去流程，均在[已发事项]中。1、通过功能菜单[我事项]-[已发事项]，进入[已发事项]主界面，如图2、[查看原文]：选取一条在办协同记录，点击[查看原文]按钮，进入查看原文页面，可以查看此流程办理状况，还可以进行[正文补充]；选取一条已办协同记录，点击[查看原文]按钮，进入查看原文页面，可以进行[转发]等操作。3、[办理详情]：选取一条已办记录，点击[办理详情]按钮，进入[文献办理详细状况]页面；点击[列表信息]按钮，可以理解此流程办理详细信息，如图1；点击[图形信息]按钮，可以理解整个流程，当前审批环节所在哪一种流程环节等，如图24、[加入跟踪]：选取一条记录，点击[加入跟踪]按钮，系统弹出成功加入跟踪提示。5、[终结流程]：选取一条当前顾客发送未结束记录，点击[终结流程]按钮，弹出填写[终结意见]；填写好意见栏，点击[拟定]按钮，此流程被终结，所有与此流程关联人员，均会收到此流程被终结消息。6、[撤销流程]：选取一条记录点击[撤销流程]按钮，系统会有提示；点击[拟定]撤销流程，点击[取消]放弃撤销流程动作。2.3.4跟踪事项顾客发送审批流程或者审批过流程时，当登录顾客对她人发送审批文进行审批，并想对此流程进行继续跟踪查看，在审批发送时，勾选与否跟踪项，则此流程均出当前[跟踪事项]中。1、通过功能菜单[我事项]-[跟踪事项]，进入[跟踪事项]主界面，如图2、[查看原文]：选取一条跟踪事项记录，点击[查看原文]按钮，进入查看原文页面，可以查看此流程办理状况和打印审批文献，还可以进行[正文补充]。3、[办理详情]：选取一条跟踪事项记录，点击[办理详情]按钮，进入[办理详情]页面；点击[列表信息]按钮，可以理解此流程办理详细信息；点击[图形信息]按钮，可以理解整个流程，当前所在哪一种流程环节等。4、[取消跟踪]：选取一条跟踪事项记录，点击[取消跟踪]按钮，此流程从跟踪事项列表中消失，顾客将不会收到所关于于此流程解决消息。2.4公共信息2.4.1员工通讯录通讯录为整个单位提供了一种便捷联系人共享方案。顾客可以以便查看单位同事信息。可以通过【公共信息】-【通讯录】和主页面左下角通讯录进入该页面。如图顾客可点击单位或科室下拉菜单进行需求信息筛选，也在“查找栏”处输入核心字，点击查找按钮，具有核心字信息出当前下方。2.5会议管理会议管理是实现政府科室高效管理睬议，以便工作人员申请会议，对会议全过程实现管理。顾客可以依照自己需要申请会议室，查看与自己有关会议信息，并回答与否进行参加会议等。2.5.1会议室申请会议室申请是顾客依照自己需要对会议室进行申请，送到有关领导处进行审批办理。点击[会议管理]菜单下[会议室申请]，进入［会议室申请］页面，如图操作环节:申请会议室申请在[会议室申请]页面，点击[申请]按钮，系统显示申请会议室页面，如图选取并输入有关信息，点击[暂存]按钮即可保存；点击[送办]按钮即可送审。送办时若需要提示，可在送办页面下面勾“与否跟踪”“编辑意见”。选中页面右上方[在办]或[办结]，可以查看在会议室申请在办或办结会议申请信息。2.5.2会议室看板会议室看板是可查看每周内会议室占用状况，也可[点击申请会议室]发起会议室申请。点击[会议管理]菜单下[会议室看板]，进入[会议室看板]页面，如图操作环节：1.查看会议室占用状况在[会议室看板]页面，把鼠标放在要查看被占用时间会议室空格，系统会显示该时间被占用会议室状况，如图2.点击申请会议室在[会议室看板]页面，选中要发送会议室申请时间空格，光标变手型且会显示“点击申请会议室”字样，如图点击之后系统会进入[会议室申请]页面,输入会议室申请信息，点击[送办]按钮即可发起会议室申请。2.5.3会议管理会议管理是管理登录顾客召集会议。通过会议管理功能，可以将会议进行管理，同步发出与会告知，查询会议纪要状况等。点击[会议管理]菜单下[会议管理]，进入[会议管理]页面，涉及待发和已发会议信息，如图操作环节:1、发起会议在[会议管理]页面，点击[发起会议]按钮，系统弹出[发起会议]页面，如图单击[会议室关联]，可关联顾客申请会议室；单击[发布]按钮即可发送会议给会议参加者；单击[暂存]按钮即可保存发起会议信息；单击[关闭]按钮取消本次操作。2、录入会议纪要会议结束后，可以进行会议纪要录入。在[会议管理]页面，选中已结束会议，单击[录入会议纪要]按钮，系统弹出[会议纪要]对话框，录入保存即可，也可上传附件。如图3、参照会议在[会议管理]页面，选中要参照会议管理信息，单击[参照会议]按钮，进入[参照会议]页面，会议主题，会议类型，主持人，记录员，参会人和会议地点与被参照会议相似。填写有关信息，点击[发布]按钮发布会议，点击[暂存]按钮将该会议保存在[会议管理]页面。4、发布会议在[会议管理]页面，选中要发布会议信息，单击[发布]按钮即可，该会议信息发布成功之后会议状态变为“已发”。5、会议查看在[会议管理]页面，选中要查看会议信息，单击[查看]按钮，进入[查看会议]页面，如果该会议信息是“待发”状态，如图如果该会议信息是“已发”状态，如图2.5.4会议查看会议查看是查看与自己有关会议信息，可解决自己未解决会议信息。点击[会议管理]菜单下[会议查看]，进入[会议查看]页面，如图操作环节：1.会议查看在[会议查看]页面，选中要查看会议信息，点击[查看]按钮，如图2.解决会议在[会议查看]页面，选中要查看会议信息（该会议信息是未解决），点击[查看]按钮，页面右上方显示解决编辑框，如图在解决编辑框，对与否参加会议进行选取，与会人员如不能参加会议或者找人代替自己参加本次会议，可在文本框里面填写阐明，点击[拟定]按钮即可。若不作任何解决，关闭按钮即可。2.5车辆管理2.5.1用车申请点击[车辆管理]菜单下[用车申请]，进入[用车申请]页面，如图操作环节：1.新增用车申请在[用车申请]页面，点击[申请]按钮，显示[用车申请表]页面，如图选取申请人、用车科室、申请日期、起止地点、驾驶员，输入随车人员、起止地点等信息，点击[暂存]按钮即可保存,点击[送办]按钮即可送审。温馨提示：1、“安排车辆”字段在新增或修改时不容许录入，只有流程走 到“后勤调度”环节时才可以安排。 2、“还车登记”是驾驶员还车时填写信息，只有流程走到驾 驶员流程时才可以填写。3、送办后用车申请信息，会显示在[已发]页面。2.5.2用车看板用车看板可以查看车辆用车状况。点击[车辆管理]菜单下[用车看板]，进入[用车看板]页面，如图操作环节：1.查看车辆占用状况在[用车看板]页面，可查看到车辆状态，涉及[启用]与[停用]，[空闲]与[使用中]等。把鼠标放在要查看被占用时间车辆空格，系统会显示该时间被占用车辆状况，如图2.点击申请车辆在[用车看板]页面，选中要申请车辆时间空格，此时光标变手型。点击之后系统会进入[用车申请]页面，输入用车申请信息，点击[送办]按钮即可，如图2.6审批中心2.6.1请休假申请请休假申请是实现科室高效管理请休假管理，以便人员进行请休假申请，对申请过程进行管理，顾客可以依照自己需要进行请休假申请，查看自己已休假状况等等。可以通过[审批中心]-[请休假申请]进入功能，如图操作环节：1、申请点击申请按钮进入申请表单页面，在该页面中可以看到，如图填写好表单内容后可以【送审】，或者【保存】将申请暂存，后续可修改后送审或者删除。2、送审在申请或者待发申请修改页面中点击送审，即浮现下一环节人员选取框体，在框体选取人员完毕点击【确认】即把此申请送审