文件和记录控制程序

1目的制定并保持本程序，旨在确保使用有效文件，防止使用作废文件或失效文件。2适用范围适用于公司所有质量体系文件和记录的控制。3职责和权限3.1行政部文控中心负责文件的控制。3.2各部门负责本部门文件和资料的保管、维护，并协助文控中心进行文件管理。4工作程序4.1文件分类：质量手册程序文件（各部门运作程序）三级文件（检验规范及检验标准、产品工艺标准、图纸类）外来文件（外部书籍、法规书籍、客户提供的资料、供方提供的资料）记录（表格，客户提供的表格）4.2文件编写、编号与核准4.2.1文件及记录编号方法：1）质量手册QM-012）程序文件QP—XX顺序号（用01，02，03，……表示）公司程序文件代号 如：QP-01表示公司的第一份程序。三级文件YD-XXX-SOP-XXX顺序号(用001，002，003，……表示)作业指导书代号车间部门缩写(组装：ASSY，插件：DIP）云顶（公司)4）外来文件a）当外来文件有编号则按其自身编号。b）当外来文件无编号则按以下方法编号：OUT-XXX顺序号(用001，002，003，……表示)外来文件代号如:OUT-001表示公司的第一份外来文件记录表格编号方法QR-XXX-A/0版本号（用A/0，A/1，……表示）顺序号（用001，002，003，…表示）公司记录表格的代号如QR-001-A/0表示公司的第一份记录表格。4.2.2版本号文件及记录每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用A/1表示，以下类推。4.2.3质量手册编写、审核、批准见（表1）4.2.4程序文件编写、审核、批准见（表1）4.2.6三级文件作业指导书类：含工序流程图、包装要求、生产作业指导书、设备操作规程、生产管理类文件、品质检验规范、检测方法、岗位职责等。三级文件编写、审核、批准见（表1）。4.2.7质量体系文文件编写、审核、批准见下列表：名称/类型编写审核批准分发范围质量手册管理者代表管理者代表总经理各大部门负责人程序文件管理者代表管理者代表总经理相关部门工作指引部门主管管理者代表管理者代表编制及使用部门工艺标准部门主管管理者代表管理者代表编制及使用部门（表1）4.3文件及记录分发4.3.1质量体系文件和资料分为原稿文件，受控文件和非受控文件。原稿文件作为复制受控文件、非受控文件的母本，保存在文控中心不作为使用用途。受控文件仅限在公司内部使用。4.3.2非受控文件是为本公司内部在受控文件发放前暂时性沟通之用或提供外部组织使用，不会得到更新。4.3.3因某种需要须将文件提供给客户或公司以外的人员使用时须在进行登记。4.3.4文控员将收到经审批的质量体系文件和资料，按要求的份数复制后，按【文件发放与回收记录表】统一发放。4.3.5表格的发放：所有文件在发放时如文件后附有表格，则表格与文件同时发放，为方便各部门使用，表格在发放时不得盖“受控文件”印章。4.3.6因文件破损、遗失或增加需补领文件时，需求部门需填写【文件申请书】经管理者代表审批后向文控员索取，文控按第4.3.1条发放。4.4文件和记录保存及保存期限质量体系文件和记录的原稿由文控员负责登录于【文件总表】中并统一保存（保存期如下表（表2）、（表3），同时进行各部门沟通，沟通时无须加盖受控文件印章。名称/类型原稿保存部门保存期限质量手册文控中心取消或更新后3年程序文件文件中心取消或更新后3年工作指引文控中心取消或更新后1年工艺标准文控中心取消或更新后1年相关记录相关部门见（表3）客户相关文件相关部门取消或更新后1年（表2）序号记录类型保存部门保存期限销毁部门1产品生产记录及其它产品记录生产部3年生产部2产品检验记录品质部3年品质部3顾客订单及评审记录业务部3年业务部4人事档案、培训记录行政部离职后1年行政部5生产设备管理记录行政部3年行政部6计量器具管理记录品质部3年品质部7文件管理记录文控中心变更后2年文控中心8采购记录采购3年采购9仓储记录仓库3年仓库10供方调查及供方档案采购部3年采购部11顾客满意调查、客诉、客退记录业务部3年业务部12改进措施记录相关部门3年相关部门13质量体系内审、外审、管理评审记录管理者代表3年管理者代表14研发记录工程部3年工程部（表3）4.4.2受控文件之封面需加盖红色“受控文件”印章，不得使用私自复印的文件和资料，且不能带出公司外。受控印章如（附图一）：4.4.3与质量体系有关的外来文件，由使用部门接收审批后交文控中心登录于【文件总表】中并予以保管。若其它部门需要外来文件时，由保管部门转化为公司内文件或直接交与文控员，按受控文件分发。4.4.4各使用部门对外来文件，应跟从最新版本，以便及时获取、更新和发放最新版本的外来文件，确保公司使用的外来文件有效。4.4.5记录的填写要求及保管要求：4.4.5.1记录要求字迹端正清楚、内容详尽真实、项目填写齐全、工整，数据准确可靠,各部门应对记录的真实性和完整性负责。4.4.5.2记录不可随意涂改，更改时应签名。4.4.5.3记录保存要注意防潮、防火、防缺损、防虫鼠以及防丢失。4.4.5.4公司部门内部借阅记录应征得其部门主管同意，当外部需调阅记录，需经管理者代表同意。4.5文件及记录的修订4.5.1公司质量体系运作过程中的质量体系文件和资料的更改，其更改的原因和内容由各相关部门填写【文件申请书】经核准后，交与文控员进行修改、发行。4.5.2被修订的作废文件及表格需要保存时须在文件正面盖红色“作废文件”印章，且按4.4.1要求保存期限保存和作废。4.5.3文控员接到更改的质量体系文件和资料后，应更新受控原版，并更新【文件总表】，按第4.3.1条分发，同时回收旧版文件并将其作废。4.6文件及记录的申请（或）借阅本公司内各部门因工作需要向其它部门申请（或）借阅文件及记录时经管理者代表批准后方可申请（或）借阅；公司外人士申请（或）借阅时须填写【文件申请书】经管理者代表审批后方可申请（或）借阅。4.7文件及记录作废作废的质量体系文件和资料受控原稿由文控员加盖“作废文件”印章后按4.4.1要求统一保管，作废的受控本收回后将其销毁或盖“作废文件”章可作为再生纸用。4.8电子文件的受控管理采取加密方法进行。5印章图印章样式见（附图一）6流程图文件控制流程图见（附图二）。文件发放流程图见（附图三）7相关文件（无）8记录【文件总表】【文件申请书】【文件发放与回收记录表】附图一：印章样式序号印章名印章样式印章颜色印章用途1受控文件受控文件受控文件红色发放受控文件标识用2作废文件作废文件作废文件红色作废文件及作废记录标识附图二：文件控制流程图文文件需要总经理确总经理确认NG取NG取消审批修改评审需修改相关部门执行受控发放审批修改评审需修改相关部门执行受控发放编号、版本、目录文控中心审批批编写落实编写部门OKOKNGNGOKOK 受控新版发放受控新版发放NGNG旧版回收（作废）旧版回收（作废）OK文控中OK文控中