工程总承包项目施工档案管理办法

XX（天津）置业有限公司工程项目档案管理办法第一章职责分工第一条XX（天津）置业有限公司（以下简称“天津置业”）工程部是工程总承包项目工程项目档案管理的归口管理部门，主要负责对各总承包项目部（以下简称总包部）工程项目档案管理工作的检查和指导。第二条总包部档案管理部门是工程项目档案管理的责任部门，应设置专门人员负责总包部工程项目档案的管理工作。其主要职责为：（一）制定总包部档案管理工作制度；（二）定期对各部门的档案管理工作进行检查、监督和指导，发现问题及时整改，以确保各类档案的完整与安全，严防档案的毁损、散失和泄密；（三）负责总包部所有档案资料的收集、整理、归档、立卷、保管、借阅和移交；（四）对各部门专职或兼职档案管理员进行培训。第三条总包部其它部门是工程项目档案管理的执行部门，设置专职或兼职的档案管理人员，负责与本部门有关档案的收集、整理、保管和归档。第二章工程项目档案内容第四条工程项目档案包括：（一）工程基础资料1、立项文件，如项目可行性研究报告及其附件、建设用地、征地、拆迁文件等；2、工程所在地基础资料，如气象资料、工程地质资料、水文地质资料、地形图、地震烈度、人文资料，工程范围内和周围的居民情况等；3、主要原材料供应协议及分析数据、动力供应协议（供电协议、供气协议等）、燃料供应协议、供水协议等；4、有关行政主管部门对项目建设的意见，取得的各种关于人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、卫生等方面的批准文件或协作协议；5、地方适用的定额指标(劳动力价格等)。（二）初步设计文件；（三）施工图；（四）施工组织设计、专项施工方案；（五）设计变更、工程联系单、材料代用单、现场签证单；（六）工程例会纪要、专题会议纪要；（七）工程验收资料、竣工图和竣工资料；（八）质量、进度、费用控制文件，竣工预结算书、网络计划、项目管理计划、项目实施计划等；（九）工程监理文件；（十）设备及材料采购过程文件、合同、技术文件，合同执行过程往来文件(函)，设备的装箱单，合格证，说明书，总装图，设备、材料验收报告，安装调试记录等；（十一）施工招标过程文件、合同文件、协议书；（十二）质量、环境和职业健康安全管理体系运行文件；（十三）试车方案（单体试车、无负荷和负荷联动试车）、记录、报告、合格证，性能考核方案、记录、报告、合格证；（十四）工程完工报告；（十五）各种标准、规范和样本等；（十六）总包部与外部及中金建设内部各单位之间的往来信函、文件等。第三章工程项目档案收集整理与归档第五条总包部各部门的专(兼)职档案管理员负责项目建设过程中本部门相关文件资料的收集、保管、整理、归档(包括电子文件的整理归档)，并负责向总包部档案管理部门移交。第六条总包部档案管理部门负责收集各部门的档案资料并整理归档。第七条工程基础资料、初步设计文件、施工组织设计、专项施工方案、施工图、设计变更由工程技术部门负责收集和整理，相关部门配合，及时向档案管理部门归档。第八条施工招标过程文件、施工合同、协议书、费用控制文件、竣工预结算书等，由经营计划部门负责收集和整理，相关部门配合，及时向档案管理部门归档。第九条设备及材料采购过程文件、合同、技术文件，合同执行过程往来文件(函)，设备的装箱单，合格证，说明书，总装图，设备、材料验收报告，安装调试记录等由采购部门负责收集和整理，相关部门配合，及时向档案管理部门归档。第十条进度、网络计划、项目管理计划、项目实施计划、工程联系单、材料代用单、工程例会纪要、专题会议纪要、工程过程管理文件、工程监理文件、现场签证单、工程验收资料、竣工图和竣工资料等由工程部门负责收集和整理，相关部门配合，及时向档案管理部门归档。第十一条质量、环境和职业健康安全管理体系运行文件由质量安全部门负责收集和整理，相关部门配合，及时向档案管理部门归档。第十二条试车方案（单体试车、无负荷和负荷联动试车）、记录、报告、合格证，性能考核方案、记录、报告、合格证，工程完工报告，各种标准、规范和样本等由工程部门负责收集和整理，相关部门配合，及时向档案管理部门归档。第十三条总包部与外部及中金建设内部各单位之间的往来信函、文件等资料，由综合管理部门负责收集和整理，及时向档案管理部门归档。第十四条归档注意事项（一）设计变更、工程联系单、材料代用单、现场签证单、交工验收资料及竣工图在单项工程验收通过后由相关部门按工程子项成套归档；（二）声像档案归档时需附文字说明；（三）归档资料一律使用原件，不能用复印件代替；（四）引进资料的原文与译文一起归档。第四章工程项目档案立卷第十五条归档文件由档案管理部门负责整编立卷。按照文件形成的自然规律和内在联系，系统整理，标注页码，按件盖上档号章，组成一个或若干个保管单位。归档的案卷必须编好卷内目录、备考表，填写保管期限，划好密级。第十六条立卷采用办法（一）按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；（二）工程准备阶段文件按建设程序、专业、形成单位等组卷；（三）监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（四）施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（五）竣工图按单位工程、专业等组卷；（六）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷；（七）案卷内文件不重份，不同载体的文件一般应分别组卷。第十七条案卷质量（一）总体要求1、齐全完整、真实准确、手续完备、系统合理；2、材料耐久、幅面规范、清晰整洁、装订美观；（二）一般要求1、归档文件一般应为原件。若原件无法归档时，可用清晰整洁，易于长久保存的复制件归档，但文件提供单位应在复制件上加盖红色单位印章，并注明原件存于何处；2、文件内容及其深度必须符合相应规范/标准的要求；3、文件字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；4、文件内容必须真实、准确，技术数据可靠，与工程实际相符；5、签署审查意见应具体、明确、具有针对性。避免只签署姓名或笼统、模糊的“同意”、“同意报审”类词语。（三）制作材料1、案卷外封面纸张使用无酸纸（既牛皮纸）；2、需永久、长期保存的文件应采用耐久性强的书写材料（如：碳素墨水、蓝黑墨水）。不应用易褪色的书写材料(如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。凡为易褪色材料(如：复写纸、热敏纸、打印色带等)形成的文件并需要永久和长期保存的文件，应附复印件；3、录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘；4、印章宜用印泥，而不宜用印油；5、文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面，图纸应采用国家标准图幅，纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。第十八条卷内文件的排列（一）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，文件在前附件在后的顺序排列；（二）图纸按子项专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；（三）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。第十九条案卷的编目（一）卷内文件页号的编写1、案卷内项目文件材料均以有书写内容的页面编写页号，采取阿拉伯数字从“1”2、页号编写的位置:单面书写的工程文件材料在其右下角编写页号;双面书写的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在右下角，或标题栏外右上方；3、成套图样或印刷成册的工程文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号;与其它工程文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注栏中注明总页数；4、如果案卷装订，就以每卷为单位按卷内文件材料顺序编写页号;如果案卷不装订，先编卷内每份文件材料的件号，然后再以每份文件材料为单位，从“1”起按顺序编；5、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。（二）卷内目录的编制1、序号:以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1"起依次标注，一个文件一个号；2、责任者：填写材料文件的形成部门或主要职责者，有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；3、文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；4、文件材料题名：填写每份文件标题的全称；5、日期：填写文件形成的日期，填写形式用八位阿拉伯数字填写（如2013年9月6、页号：装订的案卷填写每份文件材料首尾页上标注的页号；不装订的案卷，填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件应填写此文件的首尾页号；7、备注：对有关材料的特殊情况或其他事项的说明（需要时填写）；8、卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。（三）卷内备考表的编制1、案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，具体包括卷内文件材料缺损、更改、补充、移出、销毁等得情况；2、立卷人：应由责任立卷人签名；3、立卷人日期:应填写完成立卷的日期；4、检查人：应由案卷质量审核者签名；5、检查日期：应填写检查审核的日期；6、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（四）案卷封面和脊背的编制案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的内容包括：1、案卷题名（简明、准确地揭示卷内件的内容，包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容）；2、立卷单位（填写案卷内文件的形成单位或主要责任者）；3起止日期（填写卷内文件形成的起止日期，如2013.01.03-2013.09.21）；4、保管期限（根据有关规定填写组卷时划定的保管期限）；5、密级（根据保密规定填写）；6、档号（由分类号、项目号和案卷号组成，档号由档案保管单位填写）；7、案卷脊背应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词；8、卷内备考表、共几卷、第几卷。第二十条竣工图有关规定（一）总包部负责编制项目竣工图；（二）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况；（三）按施工图施工没有变动的，由总包部在施工图上加盖并签署竣工图章；（四）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章；（五）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章；（六）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制；（七）总包部应尽力协调建设单位委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图，并归档；（八）竣工图图幅应按GB／T10609.3要求统一折叠；（九）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况；（十）竣工图的更改方法1、文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制；2、利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号；3、无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明；4、图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条；5、有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明；6、新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。（十一）竣工图章竣工图章内容、尺寸如图1所示；编制单位编制单位中国黄金集团建设有限公司7竣工图13编制人技术负责人编制日期1010监理单位名称监理人101025253080图1竣工图章（单位为毫米）2、所有竣工图应由总包部逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签（单位名称可直接刻于章内）；3、竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。（十二）竣工图的审核1、竣工图编制完成后，监理单位检查其编制情况，发现不准确或短缺时总包部要及时修改和补齐；2、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合；3、竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章；4、一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明；5、国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。第二十一条案卷装订（一）案卷不宜过厚，一般不超过20mm；（二）装订方式采用胶装法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物；（三）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷；（四）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，单份文件装订时应在每份文件首页右上方加盖、填写档号章；图纸不装订，但同一项目应统一；（五）案卷装具采用卷盒形式；卷盒的外表尺寸为310mmX220mm,厚度为30、40、50mm；卷盒应采用无酸纸制作；（六）地方行政主管部门、行业有关部门及业主有特殊要求时，按其要求执行。第五章工程项目档案资料保管和借阅第二十二条总包部的档案资料一律要用加锁文件柜统一保管。档案资料库房要有防盗、防火、防潮、防虫、防干燥等措施。要定期检查档案资料的保管状况，对破损和变质的档案资料，要及时采取措施，进行修补和复制。第二十三条建立严格的借阅制度，处理好保密、保护和方便利用的关系。档案资料借阅要先填写借阅单，经总包部分管领导和档案管理部门领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。在借阅期间必须爱护档案资料，不得丢失损坏、涂改、勾划、拆散、剪裁、未得到批准不得复制。第二十四条档案资料一般不对外借阅。如确因工作需要，外单位来总包部查阅资料档案，也要先填写借阅单，经总包部分管领导和档案管理部门领导批准后，到档案管理部门查阅。第二十五条总包部员工解聘或调离时，必须归还所有档案资料，方可办理相关手续。第六章工程项目档案资料的保密第二十六条总包部档案资料的保密范围（一）总包部的各类图纸、设计文件、管理办法、各类规定、周报、月报、月度计划、年度计划、计划大纲、工作记录、建筑安装资料、设备及材料招标资料、各类协议、合同、各种会议纪要、文件等；（二）各类试验数据及相关资料；（三）各类试车方案、规程；（四）施工过程及其它需要保密的各类图片或照片。第二十七条个人对各自