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文档简介
合同的保存与归档方式合同编号：签订日期：生效日期：甲方：（以下简称甲方）地址：联系人：电话：乙方：（以下简称乙方）地址：联系人：电话：根据双方的协商和一致意见，甲乙双方达成以下约定，就合同的保存与归档方式进行规范：一、合同的保存1.1双方同意以电子形式保存合同副本。电子合同包括合同正文、签署页、附件、相关文件等，所有电子文件将以电子邮件、云存储、文件传输等方式保存；1.2甲方和乙方各自负责保存自己的合同副本，确保合同文件的真实性和完整性；1.3合同文件的保存期限为合同签订后的法定保存期限，并按照相关法律法规和公司内部规定进行归档。二、合同的归档2.1甲方和乙方同意在合同签订后的3个工作日内，将纸质合同正本上交给指定的部门或人员进行归档；2.2归档的纸质合同正本应当加盖公章和法定代表人（或授权代表）签章，以确保合同的合法性和可信度；2.3合同归档后，甲方和乙方均有权随时向归档部门或人员查询、复印或提取相关合同文件；2.4对于归档合同的修改、变更或补充协议，双方应当在修改、变更或补充后的3个工作日内将相关文件提交给归档部门或人员进行更新。三、合同的备份3.1为确保合同的安全性和可追溯性，双方同意在签订合同后进行合同备份；3.2合同备份应当包括电子备份和纸质备份两种形式；3.3电子备份可以选择存储在公司内部的安全服务器、云存储或其他符合法律法规要求的存储设备中；3.4纸质备份应当放置在安全的地方，并定期进行检查和更新；3.5合同备份的保存期限应当与相应合同的保存期限保持一致。四、合同的索引与检索4.1甲方和乙方同意建立详细的合同索引，包括但不限于合同编号、合同名称、签署日期、生效日期、合同主体、合同金额等信息；4.2双方应当定期对合同索引进行检查和更新，确保索引的准确性和完整性；4.3合同索引的管理责任由甲方和乙方各自承担，保证索引的及时更新和便捷检索；4.4对于需要查询合同的情况，甲方和乙方应积极配合，提供准确的信息和文件。五、合同的销毁5.1在合同保存期限届满后，甲方和乙方同意按照法律法规的相关要求对合同进行销毁；5.2合同销毁应当由指定的部门或人员进行，销毁方法可以选择纸质碎片化、电子文件彻底删除等方式；5.3对于合同销毁后的记录，应当保留销毁证明和相关文件，以备查阅或审计需要。六、违约责任6.1若甲方或乙方未按照本合同约定的保存与归档方式履行义务，导致合同文件丢失、损毁或无法查阅，应当承担相应的赔偿责任；6.2若甲方或乙方故意篡改、销毁合同文件或索引信息，严重影响合同的可信度和完整性，应当承担法律责任。七、法律适用与争议解决7.1本合同的订立、效力、解释、履行及争议的解决均适用有效法律法规；7.2若甲乙双方在合同履行过程中发生争议，双方应进行友好协商，如协商不成，则提交有管辖权的人民法院解决。八、其他条款8.1本合同自双方签署后生效，并在合同期限内继续有效；8.2本合同未约定的事项，双方可以根据需要进行补充协商，并书面确认后生效。甲方（盖章）：乙方（盖章）：授权代表（签字）：
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