劲嘉集团SAP项目-中丰田嘉瑞-业务现状及需求调研问卷-MM-V1.0-20180611

MM模块业务现状及需求调研报告第页深圳劲嘉集团股份有限公司SAP项目业务现状及需求调研报告（中丰田&嘉瑞）版本1.02018年5月31日目录第1章 采购管理 41.1 业务概述 41.2 主要业务 51.2.1 物料主数据管理 51.2.2 供应商主数据管理 71.2.3 采购申请（生产性材料） 91.2.4 采购申请（非生产性材料） 111.2.5 采购询报价（生产性材料） 131.2.6 采购询报价（非生产性材料） 141.2.7 生产性材料采购订单 161.2.8 外协加工采购 171.2.9 非生产性物资采购订单 201.2.10 集团内公司间交易管理 21第2章 仓库管理 232.1 业务概述 232.2 主要业务 242.2.1 生产性材料采购收货 242.2.2 非生产性材料采购收货 272.2.3 采购退货 282.2.4 生产领料出库 302.2.5 非生产领用出库 322.2.6 销售出库 332.2.7 销售退货入库 352.2.8 厂内调拨 362.2.9 库存物资报废 372.2.10 库存物资到期检验 382.2.11 库存盘点 39第3章 嘉瑞业务管理 413.1 业务概述 413.1.1 材料采购 413.1.2 采购收货 433.1.3 销售出库 443.1.4 采购结算 45采购管理业务概述表1中丰田公司采购管理业务流程清单流程编号一级流程二级流程三级流程四级流程采购管理物料主数据管理物料主数据管理供应商管理供应商主数据管理采购申请管理采购申请（生产性材料）采购申请（非生产性材料）采购询价管理采购询报价（生产性材料）采购询报价（非生产性材料）采购订单管理生产性材料采购订单外协加工采购非生产性物资采购订单集团内公司间交易管理主要业务物料主数据管理此流程用于描述新增、修改和删除物料主数据维护业务操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1需求部门提建编码需求需求部门、采购员建立物料编码，原膜原纸采购单位是公斤，生产投料数量是米数，所以建编码时，原膜类需注明厚度、宽度、密度，原纸需注明克重和宽度；化工采购单位是公斤与生产单位一致，其他材料按采购单位。2采购员根据物料名称进行材料分类,建立编码采购员在系统按照材料的类别大类-小类进行分类待讨论问题：1.物料编码规则统一问题，有的零配件因机修人员对配件称呼不同建了不同的编码，存在一物多码；2.原纸，灰卡纸存在，同样米数，不同的重量，无法直接按克重及宽度换算重量；3.现有同一规格原膜因不同米数建立不同编码，以便库存区分（现无批号管理）；后续批号管理在库存查询体现明细，一物一码。改进点：目前各个分公司物料主数据各自独立自建数据，存在一物多码（同一物料各分公司描述不一样，不同编码）等混乱现象。后续考虑集团层面统一管控，优化物料主数据流程，最终实现符合数据标准及规范并可供各信息系统共享的主数据库。序号信息类别信息字段名称备注1物料编码物料名称、物料规格、存货大类、采购单位、生产单位、计量单位、密度、厚度，宽度、密度、厂家、采购入库超额上限2原纸.采购单位公斤，生产单位米，克重、宽度克重乘以宽度为一卷原纸的重量kg3原纸采购单位公斤，生产单位米，密度、厚度，宽度PET膜密度1.4，OPP密度0.91，密度*厚度*宽度*米数=原膜重量4化工采购单位公斤生产单位公斤供应商主数据管理此流程用于描述新增、修改和删除供应商主数据维护业务操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1开发新供应商采购员、物控经理采购员收集调查供方营业执照、相关技术资料、公司基本经营状况后填写《供应商资料表》2申请引进新供应商物控经理部门分管领导审批后，才可申请新材料测试3新材料测试采购员采购员填写《新材料试用单》4工艺部安排测试并反馈结果工艺师工艺测试新材料后填写《新材料试用回馈单》，把生产品质情况、工艺参数记录在内。5测试完，反馈测试结果，合格转中试、小批量试用工艺师资料归档改进点：目前各个分公司供应商主数据各行独立自建数据，同一个供应商存在不同的编码等混乱现象，不便于资源共享，集中管控供应商。后续考虑集团层面统一管控，优化供应商主数据流程，最终实现符合数据标准及规范并可供各信息系统共享的主数据库。序号信息类别信息字段名称备注1《供应商资料表》营业执照、税务登记号、联系人、地址、传真号、企业性质、供应产品、主要生产设备、检验设备、付款条件、付款方式、银行账号、银行名称、币种、最低起订量、税点、2《新材料测试单》厂家、类别、产品名称、规格、技术要求、产品描述、特性指标、客户资料说明、评审意见采购申请（生产性材料）此流程用于生产材料采购申请的业务操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1销售订单物料评审，物料需求计划手动运算采购员评审订单所需的材料状况，是否有材料，如材料不够填写材料到料时间。具体操作：在ERP系统查看所需材料，查询库存可用数量，需扣除占用数量（未开工单及工单未领用的材料、供方未交货数量），手动计算订单所需采购的材料数量。2下达采购申请单采购员生产性物料根据订单评审后，计算出来的需求数量下达采购申请单3部门审批物控经理责任领导(罗总)审批采购申请单待讨论问题：.销售订单评审，如是出库存，建议不需要评审，简化流程。改进点：1.蓝图流程阶段制定出销售订单评审方案；2审批流程走线上电子化审批，达到审批时间快速、便捷化，提升工作效率；3.SAP提供数据查询报表，便于后续数据分析。序号信息类别信息字段名称备注1《销售订单评审》订单日期、交货日期、订单编号、客户名称、产品名称、版号、数量、米数、张数、原材料标准用量、规格型号、生产单位、生产数量、存货数量、采购数量、到料时间ERP系统订单评审，工艺在系统运算订单所需原材料标准用量，物控评审材料的数量状态及采购到料时间2《采购申请单》请购部门、请购人、请购单号、请购日期、物料编号、物料名称、规格型号、生产单位、采购单位、到料时间、采购说明ERP系统下单采购申请（非生产性材料）此流程用于非生产性材料采购申请的业务操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1非生产采购申请单下达各部门各部门需求下达采购申请单2部门审批各部门负责人非生产性物料由需求部门提出3分管副总审批分管副总分管副总审批采购申请单4物控经理审批物控经理罗总审批采购申请单改进点：1.优化业务流程，满足各种非生产物料采购申请的系统管控，增加固定资产管控流程，支持全面电子化作业；2.审批流程走线上电子化审批，审批时间快速、便捷化，提升工作效率；3.SAP提供数据查询报表，便于后续数据分析。序号信息类别信息字段名称备注1《采购申请单》请购部门、请购人、请购单号、请购日期、物料编号、物料名称、规格型号、生产单位、采购单位、到料时间、采购说明ERP系统下单采购询报价（生产性材料）此流程用于生产性材料采购询报价的业务操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1主要材料询价（原纸、原膜、化工）采购员供方传报价单2部门领导审批审批物控经理、分管副总罗总审批价格（副总兼物控经理）3分管副总审批物控经理、分管副总罗总审批价格（副总兼物控经理）4每月汇总主要材料价目表给总经理审批总经理每月打印一份纸质的价目表给总经理签字（采购员制单，部门负责人罗总审批，总经理批准），提供一份财务备份。改进点：后续在蓝图流程设计阶段评估报价是在SAP系统实现还是保留线外管控。序号信息类别信息字段名称备注1《报价单》厂家、材料名称、规格、采购单位、单价、税点、交货期供方盖章书面资料2《价目表》供方公司名称、采购单位、物料名称、规格型号、含税单价、税率、付款方式采购员打印经部门负责人审批、总经理批准采购询报价（非生产性材料）此流程用于非生产性材料采购询报价的业务操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1非生产性材料询价采购员零配件、木卡板、低值易耗品、、辅料、胶辊版辊、包材2部门领导审批审批物控经理、分管副总罗总审批价格（副总兼物控经理）3分管副总审批物控经理、分管副总罗总审批价格（副总兼物控经理）改进点：后续在蓝图流程设计阶段评估报价是在SAP系统实现还是保留线外管控。序号信息类别信息字段名称备注1《报价单》厂家、材料名称、规格、采购单位、单价、税点、交货期供方盖章书面资料生产性材料采购订单此流程用于生产性材料采购的业务操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1采购员依据审批的采购申请，下达采购订单采购员2部门负责人审核采购订单采购部责任领导3采购订单打印采购员4采购订单送达供应商采购员改进点：1.审批流程走线上电子化审批，审批时间快速、便捷化，提升工作效率；2.对于通过供应链/嘉瑞的集中采购，实现分公司下单，系统自动生成相关的采购订单及销售订单的创建，减少相关单据的人工操作； 3.SAP提供数据查询报表，便于后续数据分析。序号信息类别信息字段名称备注1《采购订单》订单编号、供应商、订单日期、电话、传真、采购员、联系人、物料代码、物料名称、单位、物料规格、数量、纸重、单价、金额、交货日期等ERP操作外协加工采购此流程用于半成品及成品外发加工管理流程管理，由供方按其材料及工艺生产，部分委外加工，我司发材料给厂家加工，供方只负责加工。流程序号流程说明涉及岗位备注1先由生产管理部提出外发申请，确定外发的产品及数量，报生产副总、总经理审批，并将审批单交物控部采购生产调度、营销跟单员、采购员因生产车间饱和或设备能力不足，《委外加工管理规定》2采购收到总经理批准的外发加工审批单后，联系之合格供应商，由供应商报价，收到报价报给采购领导、副总、总经理审批后和供应商签订详细委外加工协议，并下采购订单，回复交期，将采购订单交财务一份。采购员、成本会计财务部负责核实委外加工供应商报价是否真实、合理，并负责委外加工费的核算及处理。采购将将品质要求告知本次产品的委外加工商（品管部包括提供样品、标准等）。同时跟进委外加工产品的生产进度，确保委外加工产品按计划要求及时供货给客户3仓库负责委外加工的发货、收货工作，办理出入库手续、各种单据整理、收集及上报仓管员、成本会计如全流程外发则不需发半成品4营销管理部负责下销售订单，销售出货通知单。营销跟单员、、采购员如客户有索赔等，营销、品管及时通知物控部采购；负责与生产管理部沟通，将客户需求准确传导到委外加工商5委外加工商送货仓管员、来料检验员6仓库收货仓管员入库账目处理待讨论问题：主要是外发原材料的数据，后续追踪不到，仓库对于自己发出去的数据也不是很清楚，后续可否把这一块数据抓起来？目前外发原材料，纯手工做记录。改进点：1.委外加工业务纳入系统管控，启用SAP的标准委外功能，加工外发原材料通过SAP系统发货，加工完成品通过系统收货，系统支撑收发货数据查询；2.SAP提供数据查询报表，便于后续数据分析。序号信息类别信息字段名称备注1《联络函》客户名称、印品名、版号、规格、数量、外发原因（如产能饱和）、销售订单号生产部发起，部门经理、分管副总审批，报总经理批准方可外发2《合格供应商清单》具备加工能力的供应商、交货能力、价格、内控标准、标样（加工参照的标准样品）非生产性物资采购订单此流程用于非生产性物资采购的业务操作。流程说明涉及岗位备注1非生产采购申请单转采购订单采购员采购员在采购订单录入价格，供方，交期，下达采购订单。2部门经理/副总审核采购订单采购员、物控经理、副总采购订单归档3采购订单送达供应商供应商改进点：1.增加非生产采购订单系统管控流程，适用于办公用品、劳保用品、零配件、零星采购等业务场景；2.审批流程电子化，加快审批效率、便捷性，提升工作效率。3.SAP提供数据查询报表，便于后续数据分析。序号信息类别信息字段名称备注1《采购订单》订单编号、供应商、订单日期、电话、传真、采购员、联系人、物料代码、物料名称、单位、物料规格、数量、纸重、单价、金额、交货日期等集团内公司间交易管理此流程用于集团内公司间交易的业务操作。序号流程说明涉及岗位备注1营销下销售订单，以销售出库形式出售原材料跟单员销售订单2销售订单评审完，仓库安排发货仓管员仓库打印部门费用出库单改进点：未来中丰田通过供应链向外部供应商采购的流程，实现中丰田下单，系统自动创建中丰田下达供应链的采购订单，供应链下达中丰田的销售订单。序号信息类别信息字段名称备注1《销售订单评审》订单日期、交货日期、订单编号、客户名称、产品名称、版号、数量、米数、张数、原材料标准用量、规格型号、生产单位、生产数量、存货数量、采购数量、到料时间以销售订单形式与集团公司交易仓库管理业务概述表1中丰田公司仓库管理业务流程清单流程编号一级流程二级流程三级流程四级流程仓库管理采购收货生产性采购收货非生产性采购收货采购退货发料出库生产领料出库非生产领用出库销售出库销售出库销售退货入库调拨厂内调拨报废库存物资报废到期检验库存物资到期检验盘点库存盘点主要业务生产性材料采购收货规范仓库物资管理工作，完善仓库物料收发存制度，确保所有产成品、物料、其它资产在收料入库、出库时有序、合理、规范，确保各项工作有章可循和公司材料物资的安全完整。流程序号流程说明涉及岗位备注1供应商按采购订单上的材料、数量、按要求到货时间送货采购员2仓管员收货，核对送货单上的物料名称、规格、数量、采购订单等信息，核对外观。仓管员仓储管理制度3主要材料（原纸、原膜、化工）到货通知品管部，填写《报检通知单》进行报检仓管员、来料检验员品管来料检验4来料检验员抽取来料样品进行检验来料检验员按照检验标准，对来料的材料进行检验，检验完毕通知仓库报检结果5仓库安排到货材料数量系统过账，录入系统仓管员《采购入库单》6仓库主管复核入库单仓库主管《采购入库单》改进点：1.SAP启用QM模块功能，实现仓库收货与品质部的质检无缝对接，达成需质检的物料必须检验合格才能入库；2.SAP提供丰富的报表功能，多方位、多维度的进行数据查询；序号信息类别信息字段名称备注1《报检通知单》供应商、产品名称、数量、单号、规格、检验时间、报检部门、报检人员、材质、完成时间、检验结果、备注报检物料到货后，由仓库通知来料检验员报检2《采购入库单》入库单号、入库日期、供方名称、仓库、物料编号、物料名称、规格型号、采购单位、入库数量、等级、财务、仓库主管、仓管员、验收员仓库收货后，报检合格，系统入库操作产生的单据非生产性材料采购收货此流程用于非生产性材料采购收货业务操作，不需要检验的材料。序号流程说明涉及岗位备注1供应商按采购订单上的材料、数量、按要求到货时间送货供应商2仓管员收货，核对送货单上的物料名称、规格、数量、采购订单等信息，核对外观。仓管员仓储管理制度3仓库安排入库，录入系统仓管员《采购入库单》4仓库主管复核仓库主管改进点：SAP系统提供非生产性材料采购的功能，例如：零部件、办公用品、劳保用品、固定资产采购多业务场景。序号信息类别信息字段名称备注1《采购入库单》入库单号、入库日期、供方名称、仓库、物料编号、物料名称、规格型号、采购单位、入库数量、等级、财务、仓库主管、仓管员、验收员仓库收货后，报检合格，系统入库操作产生的单据采购退货此流程用于不合格材料退货（供应商）业务流程操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1品管部开具不合格品处理报告，采购接原材料不合格品处理报告安排退货，其他材料如有不良直接通知退货采购员、品管不合格品处理报告上有生产车间、品管部、物控部签批意见，是要退货还是消化使用。2仓库按照采购提供的退货单安排退货仓管员采购入库单（入库数量为负数，代表退货）3供应商安排领走不良品供应商待讨论问题：新增一个表单，原材料退货单改进点：1.蓝图流程阶段增加已开发票的退货，需创建退货采购订单，依据退货采购订单进行退货的节点。2.SAP提供退货单打印功能。序号信息类别信息字段名称备注1《不合格品处理报告》日期、编号、类别、进料、半成品、成品、来源或客户、产品名称及型号、总数量、不合格品数量、品质缺陷描述、责任部门意见、原因分析、不合格品MRB处理决定、品管部、生管部、工艺部、物控部、营销部品管开具报告，描述问题，相关MRB成员会签处理意见2《购入库单》采入库单号、入库日期、供方名称、仓库、物料编号、物料名称、规格型号、采购单位、入库数量、等级、财务、仓库主管、仓管员、验收员采购退货大打印负数作为退货单据生产领料出库此流程用于生产车间生产性物料领用申请，仓库发货业务操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1生产车间在系统开《工单领料出库单》车间物料员车间物料员根据生产部开具的生产工单，根据生产工单上的材料及数量领料，按单领料2车间主任审批车间主任审批领料单3仓官员审批仓管员审核领料单，核查是否按工单数量领用4成本会计审批成本会计审批领料单5仓库主管审批仓库主管审批领料单6仓库员发料仓管员仓管员根据已批准的领料单，按照先进先出的原则办理物料发放待讨论问题：领料流程简化，按工单管控车间领用量，不得超额领料、发料。现在流程没有财务审批，有些材料费用类别车间开错单，财务核算需要调整。改进点：蓝图流程阶段，PP模块需与MES讨论具体的实施方案。序号信息类别信息字段名称备注1《工单领料出库单》领用部门、出库类别、出库单号、出库日期、物料编码、物料名称、规格型号、采购单位、出库数量、工单编号、实领数量、财务、仓库主管、仓管员、领料审核、领料人非生产领用出库此流程用于各部门非生产物料领用申请，仓库发货业务操作流程序号流程说明涉及岗位备注1需求部门开《部门费用出库单》各部门不直接用于生产的物，非工单生产耗用的材料，列入费用2部门主管审批各部门审批系统单3仓管员审批仓管员审批系统单4成本会计审批，审核是否开单类别是否正确（财务费用计算）成本会计审批系统单5仓库主管审批仓库主管审批系统单6仓管员根据出库单材料及规格数量安排发料仓管员出库单审批完后，打印单据按单发料改进点：1.蓝图流程阶段需确定进入系统管控的业务范围；2.理清各类业务的采购边界。序号信息类别信息字段名称备注1《部门费用出库单》领用部门、出库类别、领用单号、出库单号、出库日期、物料编码、物料名称、规格型号、采购单位、出库数量、实领数量、财务、仓库主管、仓管员、领料审核、领料人费用出库销售出库此流程用于成销售出库业务操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1营销下出货通知单，根据客户要求，提前安排物流发货，跟进发货装车跟单员出货通知单2仓库入库（备料）仓管员接营销出货通知单，准备好成品安排出货。提前备料做好发货准备。3打印发货单，根据营销通知的发货方式，进行成品装车出货仓管员成品发出改进点：蓝图流程阶段，SD模块讨论制定销售出库的具体执行方案。序号信息类别信息字段名称备注1《出货通知单》销售单号、版号、规格、数量、出货日期、客户名称2《发货单》客户名称、发货单号、发货日期、业务类型、承运商、存货名称、版号、单位、颜色、米数、张数、数量、订单号、客户单号销售退货入库此流程用于产品销售退货业务操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1按照《客诉单》核对退货的数量仓管员、跟单员核对退货数量、规格2品管确定外包装数量与客诉单是否一致IPQC品质鉴定3仓库收货，确定数据入库，打印成品入库单仓管员成品入库改进点：蓝图流程阶段，SD模块讨论制定销售退货入库的具体执行方案。序号信息类别信息字段名称备注1《成品退货入库单》入库单号、入库类型、入库日期、入库仓库、部门、工单编号、物料编码、物料名称、规格型号、版号、销售单位、入库数量厂内调拨此流程用于厂内调拨（同一工厂内不同库存地之间的物料转移）操作。使用少基本没使用。流程序号流程说明涉及岗位备注1仓管员制单调拨仓管员仓库调仓2仓库主管审核仓库主管3仓管员进行库存转移仓管员改进点：SAP提供标准的厂内调拨功能。序号信息类别信息字段名称备注1库存物资报废此流程用于库存物资报废操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1仓库提报材料报废仓库主管写联络单2分管副总审批副总（罗总））3总经理审批总经理4财务销账财务经理改进点：蓝图流程阶段，增加库存物资报废流程，纳入SAP系统管控。序号信息类别信息字段名称备注1《联络单》单号、发文部门、收文部门、主旨、内容、发文单位主管、承办人、回复意见库存物资到期检验适用于原材料(成品)到期报检流程流程序号流程说明涉及岗位备注1材料超过有效期通知品管重检（成品膜超期6个月、纸超期3个月填写报检通知单）仓管员报检通知单2品管部检验IPQC3合格发料仓管员改进点：1.蓝图流程阶段，QM模块增加库存物资到期检验流程，制定出具体的执行方案2.SAP开发报表，提供呆滞物料的明细清单。序号信息类别信息字段名称备注1《报检通知单》供应商、产品名称、数量、单号、规格、检验时间、报检部门、报检人员、材质、完成时间、检验结果、备注由仓库通知来料检验员报检库存盘点适用于仓库月度盘点、年中盘点、年终盘点业务流程操作。流程序号流程说明涉及岗位备注1仓库导出库存报表仓管员库存查询2财务参与盘点财务部3盘点结束，整理盘点表仓管员、财务部待讨论问题：目前盘点日还存在当日出入库，无锁定改进点：1.优化盘点流程2.SAP提供盘点清单，支持打印盘点单功能。序号信息类别信息字段名称备注1《盘点表》日期、仓库、物料编号、物料名称、规格型号、单位、数量、盘点人、复盘人嘉瑞业务管理业务概述表1嘉瑞公司业务流程清单流程编号一级流程二级流程三级流程四级流程采购管理材料采购材料采购采购结算采购结算仓库管理采购收货采购收货销售出库销售出库材料采购此流程适用于集中采购材料流程操作。目前走虚拟账，供应商直接与集团公司衔接