第三章 会展运作阶段的文案(上)

第三章会展运作阶段的文案（上）

第一节会展招展和招商文案第二节会展招展函第三节会展招标投标文案第四节参展商、观众邀请函第五节会展信息发布稿3.1会展招商和招展文案3.1.1会展招展方案1）会展招展方案的概念会展招展方案是在招展策划的基础上，为展位营销而制定的执行方案。2）会展招展方案的基本内容会展招展方案的内容涉及会展招展工作的方方面面，十分繁杂。3.1会展招商和招展文案3.1.2会展招商方案1）会展招商方案的定义会展招商方案是在展会招商和宣传推广策划的基础上，为寻求合办者、支持者、赞助商（如冠名赞助、指定产品赞助等）、会展名称、标志的使用权受让者、广告主以及招徕客商和邀请观众而撰写的文案。3.1会展招商和招展文案2）会展招商方案的基本内容一般来说，常见的展会招商方案要包含以下的基本内容：（1）制定招商方案的依据（2）展会招商分工（3）展会通讯及观众邀请函的编印和发送计划（4）招商渠道和措施（5）招商宣传推广计划（6）招商预算（7）招商进度安排3.1会展招商和招展文案3）会展招商方案的写作格式（1）制定招商方案的依据（2）会展招商分工（3）展会通讯及观众邀请函的编印（4）招商渠道和措施（5）招商宣传推广工作（6）招商预算（7）招商进度安排3.2会展招展函3.2.1会展招展函的含义会展招展函是办展机构用来说明会展以招揽目标参展商参展的小册子。3.2会展招展函3.2.2会展招展函的写作内容招展函主要包括以下内容：1）展会性质，包括展会批准单位、主办单位、承办单位、支持单位及海内外协作单位等。2）展会市场前景简要介绍，行业内同类展会的举办情况，本展会的特色与定位；展会的历史及发展情况，人们参加该展会的情况简介。3）展会具体安排，展品类别，展会举办时间、地点，具体日程安排，展区与展位划分，规格与收费标准。4）展会期间的相关活动安排，包括技术交流、商务会议、专题研讨、商旅服务等。5）参展办法、办理手续、展会的各项管理规定及联系方式等。（5）招商宣传推广工作6）招商预算7）招商进度安排3.2会展招展函3.2.3招展函编写的要求1）简洁明了2）内容准确3）形式新颖4）便于邮寄3.3会展招标投标文案3.3.1会展招标投标文案的含义会展招标投标文案是在围绕会展项目进行的招标投标活动中所产生的文件的总称，包括会展招标备案报告、会展招标公告、会展招标邀请书、招标文件、投标文件、中标文件、招标备案报告及情况报告等。会展招标投标文案的写作主体必须具有合法资格，写作内容必须符合法律规定。3.3会展招标投标文案3.3.2会展招标备案报告1）会展招标备案报告的含义会展招标备案报告是招标人在进行招标活动之前，向主管招标投标工作的行政监督部门申请备案的文件。根据《招投标法》的规定，对依法必须进行招标的项目，且须招标人自行办理招标事宜的，应当向有关行政监督部门备案；其他非法律规定进行招标的项目，招标人自行招标或委托代理招标的，无须备案。2）会展招标备案报告的结构和写法会展招标备案报告的结构有两种形式：一种为表格式，即招标备案表，由主管招标投标工作的行政监督部门统一制定。另一种为报告式，即采用公文中的报告写法，一般由标题、主送机关、征文、附件、落款和发文日期组成。（1）标题一般由报告事项和文种组成。如：《××会展中心建设工程项目招标备案报告》。（2）主送机关写主管招标投标工作的行政监督机构的名称。（3）正文会展招标备案报告的正文应当写明拟招标项目的名称和具备的条件，招标计划，拟采用的招标方式和对投标单位的资质要求，评标方法，评标委员会组建方案，开标、评标的工作具体安排等。由于上述内容一般都要写在招标公告、资格预审公告、投标邀请书、投标须知等文件中，而且备案时必须一并上报，因此报告本身的内容可以简化，仅需说明项目名称和目的，最后恳请予以备案。3.3会展招标投标文案（4）附件招标公告、资格预审文件、投标邀请书、投标须知等附件要一一标明序号和名称。（5）落款落款要写明申请单位全称，并由法人代表签署。（6）发文日期写明发文的具体时间。3.3会展招标投标文案3.3.3会展招标公告1）会展招标公告的含义会展招标公告是招标人在获得招标管理机构备案后，以公开行文的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的文件。2）会展招标公告的基本内容（1）招标人的法定名称和地址（2）招标项目的名称及编号（3）招标的方式（即公开招标或邀请招标）。（4）招标项目的性质（如写明属于国家项目或世界银行贷款项目等）（5）招标项目的内容、数量和要求（6）招标项目的实施地点和时间（7）投标人的资格与条件（8）招标文件的价格以及获取的办法（9）提交投标书的截至时间和地点（10）开标的具体时间、地点以及出席范围3.3会展招标投标文案3）会展招标公告的结构和写法（1）标题一般要写明会展招标项目的名称和文种。如：《××展会项目招标公告》（2）正文会展招标公告的开头简要说明招标的目的，然后用“现将有关事项公告如下”之类的语句作为过渡，引出主体部分。会展招标公告正文的具体写法有三种：第一种是采用序号加小标题的形式，逐条写明每个具体事项，层次分明，条理清楚，内容较多的招标公告可采用此法；第二种是以自然段落为层次，不加序号，主要用于内容较为简单的招标公告；第三种是表格式，简洁明了。（3）落款写招标人或招标代理机构的名称。（4）发布日期写明实际发布的日期。3.3会展招标投标文案3.3.4投标文件1）投标文件的含义投标文件是投标人根据招标文件的要求和格式制作，对招标文件提出的实质性要求和条件作出相应，并在规定的时间和地点向招标人提交的参加投标的各种书面材料的总称，具有由要约的法律性质。3.3会展招标投标文案2）投标文件的基本内容（1）投标函即投标人向招标人提交投标文件的申请性文书，具有回应招标文件中的投标邀请书并向招标人正式要约的作用。（2）投标一览表（3）施工组织设计，如属于施工项目，要说明施工组织设计（4）技术性能参数的详细描述（5）商务和技术偏差表（6）投标保证金（7）有关资格证明文件（8）招标文件要求的其他内容3）投标文件的总体格式和具体要求投标文件的编制应当严格遵照招标文件规定的格式和具体要求，否则会影响投标。在总体结构上，投标文件应当包括封面、目录、主体三部分，必要时还可增加附件部分。3.4参展商邀请函3.4.1参展商邀请函1）参展商邀请函的含义参展商邀请函是一种以个别发送的方式邀请特定的法人、其他组织或个人参展的文案。参展商邀请函的基本内容与招展公告相差无几，一般也分为详细和简要两种版本，内容简要的参展商邀请函一般要同时附寄参展说明书。3.4参展商邀请函2）参展商邀请函的结构和写法（1）标题一般由展览会的名称和“参展商邀请函”组成。（2）称谓由于参展商邀请函是发给特定对象的，因此一定要写称谓，即邀请对象的单位名称。邀请个人参展则须写个人姓名，并冠以敬词。（3）正文要逐项表达参展商邀请函的内容，可以先用一段文字简要介绍展览会的名称、主办者，然后点出“城邀贵单位（公司）参展”这一主题，再用“现将有关事项告知如下”作为过渡，引出主体部分。主体部分多采用序号加小标题的形式，也可通篇仅以自然段落展开说明。（4）落款写主办单位或组委会的名称。（5）发出日期写明实际发出的日期。3.4参展商邀请函3.4.2参展申请表1）参展申请表的含义参展申请表又称参展注册申请表、参展回执、参展报名表等，是参展单位向主办单位或组委会申请参展并租赁展位的文件。参展申请表由主办单位或组委会统一印制，随同招展公告或参展商邀请函一起发布，由申请参展单位按要求填写，并再报名截止时间之前提交。3.4参展商邀请函2）参展申请表的基本内容（1）参展单位的基本情况。包括名称、性质、地址和联系方式等（2）展品的名称、性质和数量（3）拟租展位的规格、数量、展位费（4）如需在缴纳租金后再确认其参展资格，可要求填写付款方式和日期（5）提交申请表的方式（邮寄、传真或网上提交）和截止日期（6）备注条款3.4参展商邀请函3.4.3参展确认书1）参展确认书的含义参展确认书又称参展确认函或展位确认书（函），是主办单位在受到参展申请单位的参展申请表或注册申请表并经过审查，确认其具备参展资格后，向其发出的同意参展的文件。2）参展确认书的结构和写法（1）标题一般要写明展览会名称和“参展确认书”或“展位确认函”。（2）称谓写确认对象的名称。（3）正文参展确认书的正文一般比较简略，只要表明同意对方参展的意见即可，也可以告知具体的展位号和进场布展的时间及要求。（4）落款写主办单位或组委会的名称并盖章。（5）发出日期3.5观众邀请函3.5.1观众邀请函的含义观众邀请函是办展机构根据展会的实际情况编写的、用来进行展会招展的一种宣传单。观众邀请函是专门针对展会的目标观众尤其是那些专业观众而发送的。和展会通讯一样，观众邀请函一般也是通过直接邮寄的方式发送到目标观众手中。所以，观众邀请函发送也有赖于目标观众数据库的建立和完善。观众邀请函一般在展会开幕前一个月左右开始向目标观众直接邮寄。但对于国外观众，观众邀请函的邮寄时间一般提前到开幕式前3个月到半年开始邮寄。3.5观众邀请函3.5.2观众邀请函的内容观众邀请函的内容主要包括：（1）展会的基本内容包括展会的名称，举办的时间和地点，办展机构，展会的LOGO，本展会简单介绍等。（2）展会招展情况包括展出的主要展品、参加展出的新产品和展会招展情况，一般还会将一些行业知名企业的参展情况进行重点通报。（3）展会期间计划举办的