财务报销管理系统的设计与实现论文

硕士学位论文（工程硕士）财务报销管理系统的设计与实现DESIGNANDIMPLEMENTATIONFINANCIALREIMBURSEMENTMANAGEMENTSYSTEM周雪哈尔滨工业大学2011年6月TP311国际图书分类号：621.310213密级：公开工程硕士学位论文财务报销管理系统的设计与实现硕士研究生：周雪导副师：马培军教授导师吴雅琴高级工程师申请学位：工程硕士科：软件工程学所在单位：软件学院答辩日期：2011年6月授予学位单位：哈尔滨工业大学ClassifiedIndex:TP311U.D.C:621.3DissertationfortheMaster’sDegreeEngineeringDESIGNANDIMPLEMENTATIONFINANCIALREIMBURSEMENTMANAGEMENTSYSTEMCandidate：ZhouXueSupervisor：Prof.MaPeijunAssociateSupervisor:SeniorEngineerAcademicDegreeAppliedfor：MasterEngineeringSoftwareEngineeringSoftwareJune,Speciality：Affiliation：DateDefence：Degree-Conferring-Institution：HarbinInstituteofTechnology哈尔滨工业大学工程硕士学位论文摘要财务报销是每一个单位内部基本的管理和活动要素。在当今快速变化的商业环境中，业务软件的发展推动企业对信息化的需求不断提高，公司希望通过高速有效、交互性高的财务报销管理软件来优化企业财务业务流程的管理，降低财务部门的工作量，减少员工及领导在财务报销上的精力损耗。本文首先说明课题的来源和背景，针对企业的实际情况及财务报销管理系统的特点，通过对目前各种流行技术的全面的比较，并对本领域相关的理论深入研究分析，对系统进行全面的梳理和优化后，最终确定了系统的建设方案：针对公司原有报销流程业务，根据公司的实际办公环境采用LotusNotes/Domino平台为开发工具，同时在其之上通过对报销业务流程进行建模、分析和优化，此业务流程管理系统是以知识管理为工作的中心，以互联网为前提的平台，增强了报销业务流程的灵活性和适应性。本系统采用B/S结构，数据库采用Domino的文档型数据库。在数据库分布上考虑到报销单据的数据量庞大，按照各类报销业务的数据量分布以及单据内容特点，将财务报销管理系统的报销库分为：借款、差旅、交通费、招待费、日常费用、其他费用几个数据库，分类别存贮报销单据，并利用同步索引机制将几个数据库中的单据状态实时更新集中起来。在财务报销管理系统内部模块间交互、与外部财务ERP系统等交互连接时，采用面向服务的体系结构思想实现系统的松耦合，屏蔽平台的相关性。面向服务的体系结构能够令使用者很容易地将业务流程与系统进行绑定，通过XI制证技术实现服务封装，避免了资源与时间的浪费。由于应用了业务流程关系很有效地降低了其自身的繁琐程度，使得面向服务的组件得到了更高的使用率。本文以提高业务复杂度、增强系统交互性为目标，充分利用Lotus的技术和平台优势，结合业务流程管理思想的一般要求和财务报销的实际情况，将系统封装成粗粒度的服务接口，实现了一个财务报销管理系统，为财务报销及相关管理信息提供合理的管理平台，保证了在合理的监管控制之下企业内工作有效地执行。关键词：财务报销管理；业务流程管理；XI制证；同步索引-I-哈尔滨工业大学工程硕士学位论文AbstractFinancialreimbursementthebasicmanagementandessentialofactivitieseverycorporation.Thebusinessenvironmentchangedrapidlyatpresent,andthedevelopmentsoftwarebusinesspromotescompaniesincreasethedemandsofinformationtechnology,thecompaniesareeagerbuildthebusinessenvironmentwithefficientandinteractivefinancialreimbursementandmanagementsoftware.Inorderoptimizethemanagementofbusinessprocesses,reducetheworkloadofthefinancialsector,reducingstaffandleadershiptheenergylossonfinancialreimbursement.Thisarticlearguesthatthesubjectsourceandbackgroundfortheactualsituationandthecharacteristicsoffinancialclaimsmanagementsystem.Throughwithavarietyofpopulartechnologiespresentacomprehensivecomparative,anddodeeprelated,comprehensiveanalysisofthesystemandoptimizedfinalizethesystem'sbuildingprogram:accordingtheoriginalclaimsofthecompanybusinessprocesses,andthecompany'sactualofficeenvironment,IuseLotusNotes/Dominoplatformdevelopmenttool.Ontheotherhand,throughmodeling,analysisingandoptimizingthebusinessprocessesonthereimbursement,basedonthenet,enhancereportingflexibilityandadaptabilityofbusinessprocesses.ThesystemusesB/Sstructure,andDomino'sdocumentdatabase.Considerthehighvolumesaccordingvarioustypesofreimbursementbusinessdatacontent,Idistributethedatabaseto:loan,travel,transportation,hospitality,dailyfees,othercostsofseveraldatabases,storedocumentsbysorts.InFinancialreimbursementmanagementsystem,theinteractionbetweentheinternalmodulesandconnectionwithexternalfinancialERPsystem,service-orientedarchitecturecanachievelooselycoupledofsystemsandshieldedtherelevanceofplatform.Service-orientedarchitectureenablesuserscompletethetaskthatconnectedbusinessprocessthebasesystemeasily,thatwaycansavetimeandITresources;andtherelationshipbetweenbusinessprocessescanmakeservice-orientedcomponentsre-use,thusminimizingthecomplexityofthebusinessprocessitself.Thisarticleregardsincreasingthedegreeofoperationalcomplexityand--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文enhancingthesystemasthegoalofinteractivity.ItfullyuseofLotustechnologyandplatformadvantages,combiningbusinessprocessmanagementthinkingandtheactualsituationthesystem,packagingthesystemsintoserviceinterfaces,achievethefinancialreimbursementmanagementsystemsothatalltheworktheorganizationareeffectivemanagementandmonitored;andallkindsofknowledgeaccumulation,management,utilization,providethesupportfortheleadersmadedecisions.Keywords:Financialreimbursementmanagement,BusinessProcessManagement,XI,SynchronizationIndex--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文目录摘要第1章绪论1.1课题来源1.2课题研究的背景和意义1.2.1课题研究的背景1.2.2课题研究的意义1.3与课题相关的国内外研究综述1.3.1财务报销现状研究1.3.2财务报销管理系统现状研究1.3.3业务流程管理现状研究41.3.4LotusDomino/Notes的发展过程51.4本文的主要研究内容第2章财务报销管理系统的需求分析82.1系统概述2.2非功能性需求及系统设计原则2.3功能性需求92.3.1报销管理2.3.2流程管理2.3.3额度管理2.3.4配置管理2.3.5凭证管理2.3.6角色及权限可设置2.3.7查询统计2.4用例分析2.5概念模型分析2.6审批流程分析2.7本章小结第3章财务报销管理系统的设计3.1功能模块设计--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文3.2访问控制权限的设计3.3财务报销审批模块的设计3.4财务报销凭证模块的设计3.5财务报销额度模块的设计3.6财务报销配置模块的设计3.7开发环境设计3.8技术与业务架构设计3.9本章小结第4章财务报销管理系统的实现4.1财务报销数据库的实现4.2财务报销审批模块的实现4.3财务报销凭证模块的实现4.4财务报销额度模块的实现4.5财务报销配置模块的实现4.7本章小结第5章财务报销管理系统的测试5.1测试目标5.2系统功能测试5.2.1测试方法及环境5.2.2功能测试5.3系统性能测试5.3.1测试方法及环境5.3.2压力测试5.4测试结论5.5本章小结结论参考文献哈尔滨工业大学学位论文原创性声明及使用授权说明致谢个人简历-V-哈尔滨工业大学工程硕士学位论文第1章绪论1.1课题来源财务报销是每一个单位内部基本的管理和活动要素。业务软件的发展推动着企业对信息化的需求不断提高，基本的财务软件已远远不能满足管理的需要，费用支出控制是目前企业最为关心的一个财务环节，虽然仍有一部分企业还是使用着传统的手工管理方法，费用报销一直手工操作，预算人为控制，使员工和领导耗费大量的时间与精力，同时财务部门工作量也十分巨大。越来越多的企业都在追求更安全、更高效的管理方法。在竞争激烈、千变万化的市场环境中，针对财务工作中存在的报销流程手工操作、数据不能远程处理、财务中心和事业部核算缺乏统一性、反映公司命脉的财务信息数据不能及时准确地获取等诸多问题，采用办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）并整合业务流程管理（BusinessProcessManagement，简称BPM）概念对财务报销管理系统的变革是会计电算化在企业全面推动的有利补充[1]，扩大了企业信息化的范围，提高了内部管理层次，能够极大的改善现有财务对费用控制的模式。本课题的名称是《财务报销管理系统的设计与实现》，目的是利用BPM的方式对神州数码财务报销业务流程进行整合，为了增加系统的可扩展性，通过实现Service来实现整合系统的管理。在设计过程中，充分利用了面向服务的体系架构的服务分析、建模等思想[2]，面向服务的体系架构的英文为Service-OrientedArchitecture，以下简称SOA。1.2课题研究的背景和意义1.2.1课题研究的背景神州数码（中国）有限公司的使命是数字化中国，以释放信息技术的力量，推动中国社会信息文明的进程。神州数码拥有着多年的协同办公经验积累，结合企业自身的信息化发展战略，开发出大量实用而有效的办公自动化应用，解决了流程电子化问题。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，信息的传递由协作工具无序、自主发散地进行。这种协作方式没有规范的管控观念，缺少清晰明确的OA定义和规范的技术手段。所以要进一步完-1-哈尔滨工业大学工学硕士学位论文善协同管理的理念，否则就无法很好的实现组织上各种跨度的以个人为中心的协作平台。自定义表单和工作流引擎同时构成了传统协同办公系统的根本要素，使得工作流在这两个功能之上就能正常的进行流程流转[3]。工作流能够使工作事务在多人之间有效流转，而带来协同应用效果，也成为协同软件驱动各项应用步骤与程序的引擎。只有把公司所有的业务集成到同一个工作流平台，才能实现无论什么样的平台、开发商是谁，都能将全部应用的整合。将业务整合的前提是工作流组织的连接方式是松耦合的，这样才能确保应用组件全面统一在公司的工作流中并能对公司业务流程进行全面的监管控制。由此引入业务流程管理概念，使其能将应用系统、交互界面、硬件设备、用户全面优化整合，获得全方位的管理模式。将业务流程管理整合在在原有OA平台之上将是十分有战略性的策略，它可以带来加强系统扩展性和适应能力、优化业务流程的益处。1.2.2课题研究的意义为了公司业务需要，企业中一般会同时应用若干的应用系统，所采用的技术平台也不仅仅一种，当这些复杂的应用平台和系统同时存在时，如何将他们集成为一个整体则是一项难题，需要花费漫长的周期和高昂的成本才能建立出新的集成系统。传统OA有它的局限性和不足，尤其当要将OA系统与公司的其他应用系统集成到一起的时候，系统的复杂程度和技术平台都会成为很大的SOA作为新兴的一种体系结构，能够将多种信息技术都结合到其中，为构造分布式系统提供方法，标志着应用系统技术未来的发展方向[4]。它可以为企业带来的是松耦合、模块化的服务，将业务应用功能以服务的形式提供给最终用户或其他服务[5]。针对传统OA的不足，结合现今非常流行的BPM与SOA技术，在公司实际业务的基础之上进行提炼加工一套建立于神州数码企业协作管理平台之上的财务报销管理系统，就可利用企业原有的应用将多种技术融合到一起，多渠道提供服务，以达到保护现有的IT基础建设投资的效果，以模块化的形式添加或更新服务，增加业务变更的灵活性，其目的是让公司的财务报销流程更好地发挥作用，让业务流程更加具有延展性，公司财务管理更加规范严谨，使公司能够在激烈的竞争中脱颖而出，产生巨大的回报：加快产品发展速度，改造客户业务关系等。-2-哈尔滨工业大学工程硕士学位论文1.3与课题相关的国内外研究综述1.3.1财务报销现状研究在九十年代末期，有学者基于知识经济背景提出财务管理创新应集中在观念的更新、目标的重组、内容的调整与拓展三大方面[6]。到了2004年，依据经济全球化和知识经济的环境，我国的财务管理理论更加着重提出从公司理论、信息不对称理论、道德风险、交易成本和所有权成本、人力资源成本等方面研究公司财务理论的新视角[7]。财务报销就是企业或单位的员工将因公业务时所做的经济支出列成清单，与支出凭证一并上报到财务进行核销。财务部经手后对凭证和支出清单进行验收，验收合格后对报销进行签字审批[8]。通过这种报销制度可以有效地保证各单位业务开销的真实性，做到合理合法，保证经济管控的准确与透明，是公司内部管控的重点。不过在财务报销的实际应用和管理中，仍然存在着诸多弊端，比如财务审批核实报销的机制尚不完整，在管理上的力度也不够大[9]。就我国国情来看，在财务监管制度上存在疏漏，民众已经惯性思维的认为不管何时何事都能拿到单位去报销，这是因为公有制经济在我国长时间实行导致的，这会使在财务上造假的行为愈加恶化[10]。于是将企业或单位财务报销制度进行优化，加大公司内部管控力度，提升公司职能，使得公司能够得到更好的发展和高的利润，成为企业财务管控的发展方向。1.3.2财务报销管理系统现状研究从企业规模上看，迫切希望应用财务报销管理系统的企业不外乎三种[11,12]：（1）大型或独资企业，如一汽丰田、三菱电机、耐帆包装、哈尔斯通创为实、糖果动力等，这类企业具有国际视野，费用管理理念更为先进，乐于接受新信息技术的支持；（2）行业领军企业，如中兴通讯、迈瑞生物医疗电子、万科地产、航天科工、广药集团等，这类企业信息化水平普遍较高，费用管理进一步跟国际接轨；（3）处于快速发展起的本土新锐中小型企业，希望通过精细的费用管控，支撑其持续、健康发展。与传统手工报销流程相比，电子化报销的流程是对手工流程进行合理的抽象化之后自定义到系统中，其运转和执行由系统工作流引擎驱动，当某一节点-3-哈尔滨工业大学工学硕士学位论文完成相关操作后自动跳转到另一节点，直至流程结束[13]。由此可以进一步提高财务业务的规范性，提高业务效率、减少手工操作，便于事业部审批，实现对财务报销的电子化管理，并通过接口功能，根据独立系统中的数据，自动生成会计凭证。信息化技术越来越发达，现在已经有不少公司应用财务报销软件来增强企业的财务报销管理。但是如果公司内没有实现对财务业务的整合分析，没有从原始业务的初始生成点进行扩充，就会导致企业财务审批流程比较繁琐、整体财务工作效率底下、表单的填写和费用计算时会出现人为性质的错误等诸多问题。将申报、额度控制、审批、核算各数据源高度统一融入报销系统，既能够避免数据孤岛现在审批环节之间出现，又能够通过系统固化报销流程的关键控制点，较为准确地监管企业内部控制体系[14]，避免监控点的脱节。财务报销电子化，可以通过建立的信息系统，将财务报销的流程进行电子化流转，可以达到的效果是：员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请；领导则可通过签字权限的控制，在任何时间、任何地点进行审批；财务部门对申请内容审批核实后会将报销信息传给财务系统录入凭证，并在凭证库中生成与报销单唯一绑定的报销凭证单。随着技术不断地更新，财务报销管理系统会提供更加合理的报销业务流程监管方式，更加强大的系统功能，为企业带来更多效益。1.3.3业务流程管理现状研究在全球著名咨询机构Gartner公布的最新十大战略性技术中，BPM位列所有IT技术榜首。部署BPM将是企业提高组织内部的敏捷性、促进业务流程的改进以及增强灵活性和适应性的关键且带有战略性的决策。尽管BPM技术在国内从概念、方法、产品到客户认识都还存在诸多问题，不甚清晰，但BPM技术和客户认知正在以不可逆转的速度高速成长。2003年，HowardSmith和PeterFingar正式明确地提出了BPM概念[15]，企业管理和信息技术在企业中的应用共同组成了业务流程管理的概念，使之自本世纪初到现在都在信息化方面占领着重要地位。业务流程管理拥有着信息技术领域经典的管控理念，在公司内部应用有力的促进下得到了跨组织的发展。从管理的角度看，它是业务流程再造（BusinessProcessReengineering，简称BPR），使得业务流程为核心的管控理念得到延伸扩展。从企业应用角度来看，它以工作流（英文Workflow）及其相关技术为根本，并在此之上进一步壮大。他作为现代公司应用系统的核心能根据业务流程-4-哈尔滨工业大学工程硕士学位论文进行建模：通过对业务流程通过分析后建模，然后再进行模拟，进一步优化后得到的协同管理控制功能。我们可以很容易地得到使用SOA或不使用SOA的BPMKaushal在Forrester研究机构所发表的分析报告中指出38%超过1000员工的公司实际上并没有使用SOA或是并没有计划使用[16]。正在使用或开始使用SOA的公司中，且不管他们是否是形式上的或者只是追随潮流，40%左右实际上并没有一个很明确的发展策略。“80/20规则”似乎意味着八成的人没有或者不会在组织中真正实现SOA，它是将异构平台上应用程序的不同功能部件（称为服务），通过这些服务之间定义良好的接口和规范，按照松耦合方式整合在一起，即将多个现有的应用软件通过网络将其整合成一个新系统[17]。现如今，企业逐渐认识到面向服务的SOA架构能提供目前最佳的复用架构体系搭建模式。它能将刚性的、且彼此孤立的应用、系统和数据转变成灵活的、易于复用的软件组件[18]。办公自动化系统的主要核心功能是以收发应用为核心的流转类应用模块，结合企业内部实际情况定制开发符合各项业务需求的特色功能，满足各个科室的日常管理和工作需要[19]。它作为公司部署协同管理的根本，注重以个人为中心，并把这一特点在国内的企业管理软件行业中进行了充分的展示，使企业内部员工共享资源更加便捷，工作效率更高。企业经营管控包括对业务事务的管控和组织结构也就是人的管控。协同工具将无序的消息以个人为中心进行发送，但是业务流程管理的重心在于公司从顶至下的战略到执行的流程，高视角全方位的管控形式，随时优化管理，使其更加规范，把流程作为管理结构的核心，以端到端的形式进行协作。BPM强调的是一种全生命周期的流程管理，它不仅包括了流程的自动化，和流程的实时有效地跟踪与监控，还会更多地去与业务部门一起来梳理流程、管理流程、改进流程。BPM不同于OA的流程自动化，也不仅仅是工作流。既可以满足OA流程的快速应用，可以满足工作流程的个性化定义。不仅能够做到以组织架构为基础的动态的角色管理，也能实现跨系统的异构整合应用[20]BPM能够增强OA在管理规范性和管控方面的不足。。1.3.4LotusDomino/Notes的发展过程LotusDomino/Notes在现今工作流平台市场上毋庸置疑的处于头筹位置，是业界中的标准、先锋[21]。LotusDomino/Notes自1989年推出以来，共有三次跨越。前期阶段是自1989年第一个版本发行直到R4.5版本在1996年诞生[22]-5-哈尔滨工业大学工学硕士学位论文时期将C/S应用从理论推动为现实，奠定了此领域的领先地位，是业界首套真正严格意义上的商用C/S软件[23]。随后的阶段是R4.5版本过渡到2002年全面使用R5版本得阶段。成熟的Domino技术得到了飞速迅猛的发展，它为基于的协作技术应用的推广起到相当大的作用，并且协助广大用户将电子化的协作工作实现出来[24]。更为重要的是在此阶段，Lotus作为一个成熟的写作平台提供商，将自己定位于IBM电子商务e-business大战略中，在Domino/Notes应用的基础上，开发出基于其上的Lotus系列其他软件，常见的有：专业化的文档管理LotusDomino.Doc；实时习作平台LotusSametime；企业培训解决方案LotusLearningspace现服务器LotusDiscoveryServer；无线、企业集成[25]。第三阶段，2002年10月Lotus6发行至今。Lotus6是Lotus发展过程中一个重要的里程碑。Lotus6全面支持J2EE，这就意味着Lotus软件从一个专有的平台级产品转向了彻底开放的业界标准[26,27]。Domino可以利用自身作为服务宿主服务器，实现基于自身数据库和Java技术的服务[28].NET环境并利用Domino的后台库开发基于.NET的服务。如果结合sphere的J2EE环境、适当的SOAP类和DominoJavaDomino应用中所需要的部分开发为服务。同时LotusDomino/Notes可以借助ApacheSOAP或SOAP4J实现基于Java的服务消费者，在Windows平台上使用SOAPToolkit完成基于COM组件的服务消费者的构建[29]。1.4本文的主要研究内容本文的目标是，针对现有的财务报销系统的一些局限性，通过借鉴业务流程管理思想与面向服务的架构思想的相关的优势和实现技术，结合本人在实习公司的实践和对神州数码现阶段的财务往来和报销管理相关业务的分析、公司实际的财务业务流程管理方式，研究和实现一个基于Domino数据库技术、代理以及Service接口的，功能较为完善且系统拓展性比较高、财务报销业务流程更加合理的财务报销管理系统，这也是作者在实习期间所研究的课题的主要内容。本课题研究的主要内容包括以下几个方面：（1）系统开发的必要性从目前公司内部应用情况出发，从重用、优势互补和企业流程重构三个方面分析出财务报销管理系统开发的必要性，同时看到本课题的提出对公司今后发展的有利方面。-6-哈尔滨工业大学工程硕士学位论文（2）财务报销管理系统的相关技术与功能分析分析目前财务报销业务和财务报销管理系统的现状，找出不足，并结合业务流程管理思想与面向服务的架构思想的相关的优势和实现技术设计出符合本公司应用的财务报销管理系统。（3）系统的实现与数据库设计论述了如何基于Domino平台实现财务报销管理系统；系统采用B/S架构，在数据库分布上考虑到数据量庞大，将数据库按类别分为多个，通过同步索引机制将数据库中的数据实时更新集中起来。在财务报销管理系统内部模块间交互、与外部财务ERP系统等交互连接时，采用面向服务的体系结构思想实现系统的松耦合，屏蔽平台的相关性。本文以提高业务复杂度，增强系统交互性为目标，充分利用Lotus的技术和平台优势，结合业务流程管理思想的一般要求和财务报销的实际情况，将系统封装成粗粒度的服务接口，实现了一个财务报销管理系统，使组织中的各项工作均处于有效的管理和监控之下；并对各种知识进行积累、管理、利用，为各级领导的决策提供有效的支持。本文的组织结构如下：第一章绪论主要介绍了课题的研究背景和意义，简要概述了财务报销管理系统的相关知识，介绍了与课题相关的国内外研究现状，提出了本课题的研究内容。第二章是系统的需求分析。根据系统的业务需求和设计目标，分析系统的功能，对系统用例和报销审批流程等进行了细致论述，为系统体系架构的设定和功能模块划分做好分析和准备。第三章是财务报销管理系统的设计，从整体模块入手并逐步细化设计，同时完成了数据库设计，设定好开发环境和系统架构，为系统的开发实现打下基础。第四章财务报销管理系统的实现，针对各个模块所做的具体的实现进行了介绍，并将财务报销管理系统内部模块间的接口和系统与外部其他系统交互的接口实现进行了详细的介绍。第五章是对系统的测试工作的介绍，分别从系统的功能测试和性能测试两方面着手，对系统的相关测试并得出测试结论。最后一章结论，总结了本论文的主要成果，指出了系统的优点和不足之处，并且展望了今后的研究方向。-7-哈尔滨工业大学工学硕士学位论文第2章财务报销管理系统的需求分析2.1系统概述通过对神州数码现阶段的财务往来和报销管理相关业务的分析，结合本人在实习公司的实践，得出了如下需求。财务报销工作是财务会计工作的重要一环，所有支出都要通过财务报销流程进行审批后方可付款或冲借款，并通过财务SAPR/3的接口功能，与目前财务部门所使用的SAPR/3财务系统实现对接，根据独立于系统中的数据，自动生成会计凭证。与报销相关的申请或审批流程都要在报销流程中进行关联，包括借款、报销、业务接待申请、报销额度控制等。2.2非功能性需求及系统设计原则财务报销管理系统面向的用户群体是公司全体员工，包括从总裁到普通职员，所以系统要有统一友好的操作界面；报销种类繁多业务复杂，所以要尽量操作简单通俗易懂，适合全公司各岗位员工都能便捷的使用，并提供使用帮助文档链接。为了保证多用户并发使用系统时仍然持续稳定的运行，所以要注重系统的稳定性。为了提高系统重用率，为以后的业务或系统做准备，系统也需要有较好的模块扩展性；系统需要管控多种用户角色，同时使用系统进行报销业务的用户会很多，所以系统一定要有较强的承载性。由于报销业务数据量大，报销单据及相关配置数据都会存放到服务器上，此服务器作为数据仓库的同时还要作为工作流引擎保证流程能够正常流转，所以服务器需要有较高的承载性，合理安排数据库的分布，在数据处理上尽量降低数据传输。出于安全性考虑，对用户和管理员的角色权限要严格控制，财务金额统计计算时一定要保证数据的准确性，并且在审批过后除非极特殊情况，否则财务相关的数据是不可更改的。审批过程中为避免申请表单被他人恶意审批，需要对审批人的签字权限加以控制，无表单对应审批权限的人员无法对表单进行审批。-8-哈尔滨工业大学工程硕士学位论文2.3功能性需求财务报销管理系统中包含了申请提交、额度控制、费用核算、审批、凭证记录多项功能，充分避免了流程环节出现孤立数据。将业务流程与表单加载绑定能够精确地部署企业内管控制度，不会造成流程环节脱节。下面各小结分别介绍财务报销管理系统的功能模块需求。2.3.1报销管理报销管理是本系统最基本也是最主要的功能。系统需要提供的报销类别有：境内差旅报销、境外差旅报销、劳务费报销、礼品报销、办公用品费报销、交通费报销、交通费报销（额度制）、员工培训费报销、招待费报销、加班餐费报销、会议费报销、移动通讯费报销、市场及宣传费报销、其他费报销。另外，除了提供报销费用的功能，根据公司实际业务需要，系统还要提供借款申请功能，用户提交借款申请交由部门领导和财务部进行审批。用户可以自己提交申请，也可以为他人代办申请。用户进行报销或借款申请时，要求财务报销系统能提供固定填写格式并自动带出申请的有关资料，以减少手工输入信息工作量。需要考虑到各个事业本部的费用科目设置，员工在不同的事业本部下拥有不同的费用科目和成本中心，相同平台中不同科目编号也有区分，使全国各平台员工可以按照不同类别报销，并设立不同的科目编号。财务报销管理系统需要从后台获取并提供到报销表单上的信息有：员工信息，包括组织机构、员工个人信息等，每个正式员工都归属到对应的成本中心下，便于报销结算；报销信息详尽，根据报销类别分别细化每项报销细节，如借款事由、出差行程、耗材、办公费等；为了业务需要，有些报销单需要提交附件，作为财务审核的报销依据，所以要能有添加附件的功能。在员工提交申请和表单审核过程中，系统要能够自动对用户所填写的某些信息进行填写项判断检验，包括：必填数据是否已填写、固定格式的数据所填写格式是否正确、涉及到金额的填写时所填写金额是否符合正确范围之内。财务报销涉及到大数据量的财务计算，系统需要提供自动计算报销总金额及随报销发放的补助金额、报销冲借款金额等。对于不同报销类别，要将信息分录，如借款、差旅、耗材、招待费等等，生成的分录数据包导入财务系统生成财务报销凭证。为了降低伪造签名的风险度，采用电子数据签名给凭单签名，同时为了保证数据的一致性，在数据录入系统后，非特殊情况不能修改。对于通用的报销审批功能，表单提交审批时系统需要作出如下操作：-9-哈尔滨工业大学工学硕士学位论文（1）检查成本中心是否冻结。（2）计算金额。（3）检查必填的内容包括：报销地点、成本中心、金额要大于0、币种、结算方式、如果是一卡通则币种只能是“人民币”、如果是一卡通则检查一卡通号码、联系电话、内部订单是否可以报销。（4）如果结算方式为“电汇/信汇/则检查：收款单位、账号、银行、城市。（5）检查“终审”必填。（6）对于可以冲销借款的报销单，检查用户是否有借款没有冲销。如果结算方式为“还限额支票”则只能选择借款类型为“限额支票”的借款。反之，如果不是“还限额支票”，则不能选择类型为“限额支票”的借款。（7）检查各项报销明细数据的填写是否完整。（8）创建表单序号（驳回后再提交表单号不变化）。（9）如果有冲借款，给借款添加“冲销中”的标记。对于借款申请，系统需要提供以下几项控制点：（1）临时员工、派遣员不能借款。（2）被冻结的成本中心不能借款。（3）不能跨公司借款，系统判断人事范围为1和E开头的能借款。（4）只能申请一笔差旅费借款，根据费用科目后三位是否为“差旅费”判断。东区、北区没有差旅费借款。（5）境内差旅费、一卡通结算、支票结算只能选择人民币。（6）定额支票大于和等于1万元时必须填写收款单位。（7）限额支票大于和等于1万元零1时必须填写收款单位。（8）电汇\信汇\汇票时必须填写收款单位、账号、行、市。（9）生成表单编号规则同报销。（10）在文档归档后，出纳审核岗可以填写金额和票号，当金额不等于借款金额时，系统提醒。（11）制证岗可以进行冲销确认和取消冲销确认，可进行冲销确认的条件为制证岗、凭证号不为空、借款单不在冲销中且操作日期等于出纳确认日期。（12）当借款被冲还时，在审批明细处记录日志。（13）出差申请表中除备注外，全部必填。（14）会议费申请表中，会议名称、会议时间、会议类型、会议地点、参会人数、参会人员、会议内容、日程安排必填。--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文（15）培训目的、课程名称、培训公司、培训讲师、培训开始时间、培训结束时间、培训地点、参训人员级别、参训人数、培训形式、培训类别、是否签订外派培训协议、费用明细均必填，至少填写一个参训人。2.3.2流程管理财务报销管理系统是依托在工作流引擎上，根据流程定义和配置推动流程的流转。申请单在审批过程中要根据系统定义的审批权限和流程来明确记录审批信息及结果，其中流程可以清晰的反应出业务流程状况，并能根据实际数据情况自动判断流程分支和路径。每个环节都提供网页的浏览查看和消息、邮件的通知功能。用户能够清晰明了的查看从表单提交开始一直到当前表单所处环节的审批和流转状态，信息要包括：（1）当前关节基本信息开始时间、环节处理人（2）流程流转日志记录以下四项信息：环节编号、环节名称、记录内容包含节点名称、开始时间、结束时间（3）相关处理人操作日志作、流向环节（4）请示与审批意见记录内容包含处理人、处理时间、所做操记录何人何时在哪一环节进行了审批，并逐条记录审批人的审批意见，为用户随时查看提供方便。员工填写报销表单时，可以根据自己部门机构的设置来选择部门审批环节的审核人，也可以由系统自动带出后台配置的申请人对应成本中心的审核领导，系统会在表单提交时自动发邮件提醒相关领导。当部门审核通过流程需要通过财务部的审核，对报销事由、金额等如财务库，生成财务凭证。对于流程审批，均采用多级复核，以减少差错和风险。报销单据的申请、审批、驳回、催办等过程在当前环节审批人操作后自动进行下一环节的流转，并可以填写或选择简短的审批意见。其中的部门一级审批人、部门二级审批人、加签人可以为空，为空则自动跳过。其中的四级审批人均由用户手工填写。财务审核和出纳确认的操作权限由角色来控制，分别是[财务审核]和[出纳确认]。在审批中被审批人驳回或者审批完成通过时，系统均会发邮件提醒申请人和代办人（如果有代办人代理提交了报销申请），如果表单审批过程中被驳回，则表单状态归为“草稿”状态，之前的审批记录扔保留，申请人或代办人需要根据审批人的驳回原因和意见对申请表单内容进行修改，然后可以继续进行提交。以上流程管理功能是普通员工和普通流程审批人员的功能权限。系统还需--哈尔滨工业大学工学硕士学位论文要提供超级管理员功能权限，使超级管理员能对流程的定义和配置有维护权限；另外在流程流转中任意一个环节，超级管理员均能够有权限进行流程的强制跳转和环节处理人的变更，这一功能大大增强了系统的实际应用能力和灵活性。2.3.3额度管理目前根据公司业务需要，系统仅要求针对交通费报销进行额度制管理。根据公司员工的分类及要求，一部分员工拥有交通费报销额度制管理，按季度划分，在进行交通费报销的时候报销金额不能超出额度库中控制的报销额度上限；有些员工无须额度控制，在实际报销提交时系统自动判断员工是否是额度制员工，并由系统起草表单加载时做出提示，如果员工额度权限与所起草的交通费报销表单的额度制关系不对应，则系统提示并自动关闭当前表单。额度制员工在进行额度制报销申请时，系统根据额度库控制的预算总额度以及额度报销的执行情况（包括己批准尚未执行的交通费额度、已执行交通费额度、还可申请使用的交通费额度、额度制报销申请的时间审核为一季度只能提交一次等），实现额度的自动预留功能，并在实际报销时实现预算的扣减。以上分析是在报销审批时，系统要从后台做出的判断。对于额度管理模块需要提供额度信息维护表单，表单包含字段有员工ITCODE、员工姓名、额度、岗位类别、事业部、本部（对应员工信息中的人事子范围）、本部代码、员工编号、成本中心、平台、本部管理员角色（拥有作者权限）、本部管理员名字。2.3.4配置管理系统需要进行配置的信息如表2-1所示，包括公司名称的配置、币种配置、公司代码配置、平台配置、报销地点配置、科目配置、成本中心配置、本部接口人配置。通过配置管理实现报销管理的灵活定义可以方便地更新组织机构。当然这些操作需要有一定权限的系统管理员[admin]来完成，以便保证系统的安全性。为了使管理员操作起来更加便携，在需要同时对大量数据进行配置的时候，要通过批量导入导出的方式，将要修改的配置数据导入到Excel，管理员修改后再将Excel中的数据批量导入到配置管理模块对应的配置项，则大大提高了管理员的工作效率，也增加了数据维护的准确性和安全性。除了系统中列出的手动配置的内容，系统还能够通过后台代理定时地将服务器上的最新数据更新到数据库中，实现自动批量配置数据的导入。--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文表2-1配置信息表配置项配置内容公司代码、公司名称公司名称配置币种配置币种[RMB、MOP、HKD]、货币名称[人民币、澳币、港币]公司代码、平台、报销地点配置平台[北京、供应链、澳门]、报销地[上地。苏州街]科目配置科目编号、科目名称、科目类别、公司代码、成本中心配置省及直辖市[黑龙江省、北京市]本部接口人配置本部名称。本部偏好2.3.5凭证管理当用户提交的报销或借款申请审核通过时，财务报销需要提供凭证写入财务ERP数据库中。生成凭证功能可由出纳在财务审批环节选择“生成凭证”、“写入ERP”按钮，实现系统自动与财务系统的交互，同时也可选择手工制证方式，并且能通过记账凭证号查询报销、开支申请的审批情况的记录。保证凭证库、报销库、财务库数据同步更新。凭证分为借款凭证和报销凭证。其中借款凭证又可细化分为：普通借款凭证、借款冲销凭证；报销凭证细化分为：普通报销凭证、冲借款报销凭证、劳务费报销凭证。生成凭证首先要获取凭证表单的初始化数据，检查好单据存在，数据主要从对应的报销单和借款单中获取，包含科目代码、成本中心、结算方式等信息，可以根据成本中心获取公司代码和业务范围。然后生成凭证抬头数据：凭证日期、记帐日期、凭证类型（DB）、成本中心（去除前面的0RMB凭证抬头文本然后检查凭证日期以及是否重复生成凭证。根据实际需要进行自动制证、手工制证，最后生成借款凭证/限额凭证/报销凭证。生成的凭证会同时存储在财务报销管理系统的凭证库中和财务ERP系统中。当凭证类型是借款未用直接冲还凭证时，系统能够将凭证号反填到借款申请单中，冲销借款的凭证号这一域值中。--哈尔滨工业大学工学硕士学位论文2.3.6角色及权限可设置根据公司报销业务结构和各战略本部及科室的划分，系统需要能够进行角色及权限的配置。通过将系统功能的执行权限分配给用户，使用户能够在系统中操作该功能，否则角色权限不够的人员将无法使用相应权限对表单信息进行查看、申请、审批的操作。按照人事子范围、公司代码、会计科目维度分别配置权限，角色权限用户可以有以下几种：（1）普通用户（2）部门领导可以自己申请或帮他人代办申请；作为申请表单的审批人，拥有比普通用户高一级的权限，可以对要审批的表单进行“同意”或者“驳回”操作等；（3）集团领导同样作为审批人，审批在部门领导之后，角色拥有的功能相同；（4）财务审核人及出纳认后报销和借款表单才算完全审批通过，并可以对表单凭证加以处理。（5）系统管理员操作一些其他用户无法操作的功能，拥有最高级的报销申请的最后也是最重要的角色，出纳确权限，可以对文档型数据进行删改，可以强制跳转流程审批环节等等。人事子范围、公司代码、应用表单这三个配置要做成角色，因为采用了分库设计，人事子范围、公司代码是所有库（除了配置库）都要增加相应的角色，但应用表单是在不同的数据库中，只需要在该数据库中增加角色，另外凭证库和索引库中也要增加。平台角色分[平台][平台财务][平台出纳][平台制证岗][平台]用于读者权限控制，可以查看所有平台文档。[平台财务]和[平台出纳]用于流程审批，增加角色的目的是保证当人员变更时可以看到原来的文档。[平台制证]可以只在凭证库中增加角色，用于生成凭证。除了这些角色，还有固定的角色：[admin]和[allReader]角色的维护。2.3.7查询统计由于公司财务报销上的数据量庞大，财务报销管理系统要提供便捷、多样性的查询统计方式，使得用户能够清晰快速的进行数据查询，查找到指定表单。（1）对系统的所有用户，均可以在操作目录中通过视图“我的申请”、“待我审批的申请”、“有权审批的申请”分别查看在不同状态下的与用户有关的申请单，做到随时掌握表单的审批状况，快速定位。操作目录的表单查看功能结--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文构如图2-1和图2-2所示。如果想查看其他表单，也可以按照功能或单据类别去选择。单据分为“借款申请”、“报销申请”两大类：借款申请中可以按照借款申请单状态查询，也可以按照借款未清项查询，分别能查询到两种类别下处状态；报销申请中既可以按照表单流转状态（同样是三种表单状态）查询，也可以按照报销类别查询，并能够对所查询出的数据以Excel方式导出，方便管理。图2-1借款申请操作目录图报销申请操作目录局部（2）根据用户角色权限的不同，可实现不同的查询统计方式和内容。财务部的审批是财务报销的重要环节，财务部的审批人可以通过“财务审核”与“出纳确认”将处于此状态下的表单全部统一到一起显示出来，提高办公的效率。（3）用户在无法确认表单的具体信息时可以进行组合查询或者模糊查询。--哈尔滨工业大学工学硕士学位论文如报销时间（区间）、报销申请人ITCODE、报销类型、报销成本中心、凭证号等。（4）提供一些自定义查询结果导出功能，为用户提供便捷操作，可以选取自己需要的字段进行导出到Excel，而不用全部导出某一份表单，使业务操作上简单明了，减少冗余数据。2.4用例分析在对公司财务报销的业务需求进行分析后，整理出如下的系统用例图，此处以报销、借款功能模块为示例，如图2-3所示。图中包括公司一般申请人、事业部门领导审批人、财务部审批人，其中事业部领导包括个部门、组织机构逐级审批领导，财务部包括财务审核员与出纳，每一种人物角色有着不用的权限与功能职责。报销、借款申请中，首先由公司申请人员新建报销、借款申请单。申请人：用户填写表单的基本信息，包括平台名称、报销（借款）地点，费用说明、币种、金额、结算方式、部门审批人等必填项，成本中心、费用科目等在报销（借款）人拥有成本中心的时候由系统自动带出显示到申请表单上。其他信息手动按照填写格式和规范进行选择或填写。填写完毕后点击提交，系统自动对必填项和固定格式的数据进行检验，并自动核算金额，检验是否在规定范围之内。检验后接受输入的信息，并检查报销成本中心预算，触发工作流，推动流程流转到事业部，通过邮件通知，由领导逐级进行审。事业部：可以根据报销内容和公司规定对待审核的表单进行同意或驳回操作。事业部审批不通过，则点选“驳回”按钮，并填写审批人的驳回意见，此申请表单则被返回到申请人和代办人出，表单流转状态归为“草稿”，需要申请人参照审批人的驳回意见对表单进行修改。事业部审批通过，则修改差旅凭证状态，将发送邮件将申请单提交到财务部进行财务审批和出纳确认岗，流程流转到下一环节。财务部：财务人员对提交的申请表单进行审核，不通过则驳回，表单返回给申请人和代办人，通过审核则将表单提交给出纳进行审核确认。出纳审批确认后，可以选择直接完成凭证写入财务系统和电子转账，或者手动进行凭证的制证。表单最终被审批通过后系统会自动触发邮件通知申请人和代办人，告知所提交的申请已经通过审核。全过程中用户及表单相关审批人均可随时查询报销或借款表单的审批状态，并可选择所需要的信息将其导出。--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文<>><>>图2-3报销申请模块用例图2.5概念模型分析财务报销管理系统中包含：成本中心：成本中心是对成本和费用承担控制、考核责任的中心，是对费用进行归集、分配，对成本加以控制、考核的责任单位，亦即对成本具有可控性的责任单位。一个成本中心可以由若干个更小的成本中心组成。费用类型：报销费用类型是为了细化报销费用而划分的，报销人在进行报销或者申请费用时可以选定细化的费用明细。一个成本中心可以为多种费用类型申请报销。--哈尔滨工业大学工学硕士学位论文业务范围：业务范围指财务会计学的组织单位，是根据单位的业务部门或业务区域来划分确定的外部会计的组织单元，它表示组织中操作和责任的独立范围。可将财务会计事务分配给指定的业务范围。设置启用业务范围后，所有进入财务模块的记录都必须从业务范围的维度制定具体的业务范围，因此，可以基于业务范围出具满足内部目的的财务报表。考虑到实际业务应用中，由于整个集团的报销单据数量很大（平均每月2万个报销单），按照各类报销业务的数据量分布以及单据内容特点[30]，将财务报销管理系统的数据库分为：借款、境内外差旅、交通费、招待费、日常费用、其他费用、凭证库、报销索引库、附件库几个数据库，分类别存贮报销单据、凭证信息。如图2-4所示为本文介绍的报销申请相关的IDEF1X图。为了集中显示所有单据的状态列表，用索引同步机制将这几个数据库中的单据状态实时更新索引文档，集中到索引库中供查询和显示。在上面讲述的流程流转过程中，报销系统还需要用到如下各类信息：（1）人员信息包括员工编号、ICODE、成本中心、部门信息、联系方式、电话号码、银行账号、员工状态，身份证号码、入职日期、职务岗位等详细信息。这些信息需要从ERP系统通过Service接口交互获取。（2通过Service接口从集团权限系统获取费用签字权人，并且在审批过程中还可以实时获取更新后面的审批人，保证权限有效性。（3）流程信息含流程管理模块、流转控制机制、业务流程图，推动整个报销审批流程的流转。（4）差旅计划信息由差旅计划系统提供。京区人员出差之前需要填写差旅计划，报销时需要对比差旅计划来审核，差旅计划的目的是让出差有计划性，并尽可能提前订票（获得更高机票折扣），从而有效降低差旅费用；同时事前审批有助于公司对出差的必要性管控。（5）额度配置信息本系统中仅对交通费进行额度制控制。按照部门分权限进行设置，额度制人员不能报销普通非额度制的交通费，用于交通费报销中控制报销金额，以达到控制预算的目的。（6）财务系统信息包括集团核算结构中各层的信息，如公司代码、业务范围（事业部）、本部信息（事业本部）、利润中心、成本中心、费用科目信息、状态（是否冻结）等，从财务系统中获取、交互，用于记账凭证的生成，大大提高了财务人员的工作效率且有效保证了凭证的准确性和实时性。--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文差人角人(K)差(K)人(K)(K)角(K)人(K)人(K)流人(K)明F)F)F)审(K)O)状(K)流(K)差(K)备(O)状审人(K)F)F)F)人(K)F)图2-4报销申请简要IDEF1X图2.6审批流程分析报销申请流转中各种人员的职责分工如图2-5所示，在流程流转中不同阶段由拥有相应职能权限的人去推动，否则无法审批通过。组织部门可以由低到高设置多级审批人，每次的处理人和审批结果都会自动记录到电子申请单据中并归档，保证审批流程的透明度和易管理性。在报销申请期间如果申请人之前有借款申请，则此次报销可以选择将报销金额冲借款，简化了申请报销后再单独进行还借款的操作，提高工作效率和财务的有效管理。--哈尔滨工业大学工学硕士学位论文申请人开始部门审批人集团审批人财务审核人出纳提交申请单是否是额度报销否是部门审批（多级）部门终审是是否驳回否是否有加签人否是集团加签是否驳回是否财务审核是否驳回是否出纳确认是是否驳回否生成凭证结束图2-5报销单申请跨职能流程图-各角色人员的工作流程--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文财务报销的常规流程如下：（1）员工填写申请报销或借款单据，可以为自己申请，也可以帮他人进行代理申请。根据所申请的类别的不同需要控制填写内容，并可以将报销凭据作为附件上传，系统辅助必填项检验后申请人确认无误提交审批，触发工作流。（2）相关的审批人依次审批本部门上报来的申请单。如不同意可以驳回给报销申请人，申请单恢复到起草状态，允许申请员工修改后继续上报。视实际需要可以有多级审批人和更高层领导的审批。（3）财务审核人员可以对单据进行审核，有时会需要对原始票据进行审核，票据以附件的形式上传到表单上；审核确认后可以同意报销，或者不同意直接驳回给报销人。（额度控制功能能够辅助财务人员精准管理费用，无需花费大量的精力统计和查询某一报销是否超出预算额度。）（4）财务审核同意的单据将由出纳进行付款处理。（5）记账凭证自动生成，与企业SAP系统进行数据交互，将数据归档。（无需再从报销系统切换到SAP系统进行报销信息的手工输入，减少大量繁杂的机械性操作，防止人为记账错误。）针对不同员工职能，有交通费预算额度权限的员工每季度的交通费中报销金额必须不能超过公司分配的报销额度，也就是额度库中对应人员配置的额度上限，并且申请额度不能超出该报销类别的剩余额度。剩余额度不足的情况时，需要提交申请提升额度或者累积到下一季度在做交通费报销。申请表单在起草环节不点击“提交”的情况下，申请人可以选择“暂存”将已填信息保存在此表单上，此时的表单状态标记位“草稿”。当提交出去的申请表单被部门或者财务部审批人驳回的时候，此表单的状态同样也标记为“草稿”，发邮件给表单申请人进行申请数据的修改和完善，但是之前的审批记录都会保留下来，包括审批人、审批时间、审批意见等记录。处于“草稿”状态的表单提交后，系统会自动为每个申请表单生成一个表单编号，以便系统归类和用户快捷的查询。系统通过流程流转将表单流转到审批环节，通过邮件通知根据成本中心配置的部门审批人或报销人选定的审批人，进行表单的审核。审批过程依据工作流中定义并配置的流程而定，每个环节都会自动将含有待审批表单链接的邮件发送给环节审批人，某环节的审批人当无法进行审批的时候还可以授权他人进行表单的审批，如可以选择“加签”、“替换处理人”等等。当然，系统的管理员可以通过“强制跳转”使表单不用按照正常的流程依次流转，能够直接跳转到指定环节。这个功能一般在及特殊的情况下才使用。一个申请表单中有多条--哈尔滨工业大学工学硕士学位论文费用细则时系统会自动核算所填内容是否格式正确、金额是否合理，审核过后，财务人员对审核通过的报销生成凭证单，并操作将凭证记录写入ERP财务系统。2.7本章小结本章主要对财务报销管理系统进行了需求分析，分别从非功能性和功能性出发，对每个模块的需求都作了细化分析，并给出系统的用例图。然后针对财务业务分析了财务典型的概念模型和财务报销的审批流程，为清晰完整的实现系统做好准备。--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文第3章财务报销管理系统的设计3.1功能模块设计系统模块划分的基本原则是松耦合、高内聚。系统模块划分的原则之一松耦合是指设计时尽量保证系统各个模块的独立性，而为了提高系统设计质量把相关性很强的功能部分归类到一个模块中就是高内聚。财务报销管理姿态系统是在松耦合、高内聚的原则指导下进行模块划分的，这样划分使系统更易于维护、易于测试、易于扩展。系统的整体功能模块见图3-1所示，图中分别拓展了财务报销系统中的各项管理模块。系统共包含五大管理模块，分别是财务报销审批管理、财务报销配置管理、财务报销额度管理、财务报销凭证管理、财务报销满意度调查。财务报销管理系统财务报销审批管理财务报销配置管理财务报销额度管理财务报销凭证管理图财务报销管理系统功能模块图财务报销审批模块下又划分出多项功能：有问题单据的处理、报销申请、借款申请、一卡通变更申请、费用查询和导出、招行电汇导出、招行注款导出、签字权限查询。其中有问题单据提供的功能是财务审核人员如发现申请人提交的表单有问题或提供的发票等报销材料有出入，会将申请表归类为“有问题单据”并选择通知申请人，以邮件方式提醒。如申请人没有及时响应，系统自动每30天提醒一次，直到超过90天没有响应时财务人员可以将此申请表单软删除；申请人在有效期内响应后，财务审核人员可以将冻结流程的申请单据恢复流转。报销申请包含多项报销内容：境内差旅报销、境外差旅报销、劳务费报销、会议费报销、加班餐费报销、员工培训费报销、招待费报销、交通费报销、交--哈尔滨工业大学工学硕士学位论文通费（额度）报销、物流及运输费报销、市场及宣传费报销、其他费报销。用户使用时根据需要报销的事由来选择相应申请表，系统后台会自动识别判断，提供并限制填写项。申请人和审核人可以随时查看报销单据的审批情况，并可将信息导出打印。一卡通账号变更：此号码用于报销方式为一卡通的注款，变更申请审批通过后，系统自动通过接口修改ERP的HR模块中人员的一卡通号码信息。注款可以按公司代码批量导出，导出符合招行企业版要求的格式，供财务发放报销金额用。签字权限查询：从集团权限系统获取费用签字权人，并且在审批过程中还可以实时获取更新后面的审批人，保证权限有效性。报销配置：在这里对报销单中重要数据项范围进行定义，包含公司代码/名称配置、可报销科目配置、单据读者角色配置、平台信息配置、人事子范围读者信息维护、各类报销单查询人配置、本部查询人配置、和ERP交互接口配置信息、手工冻结成本中心配置、特殊例外情况配置（可跨平台报销借款的范围、京区无需差旅Code报销范围等）、自动制证时贷方科目对照表配置、培训信息配置。其中市场费预提配置是每天后台自动从ERP导入市场费预提科目余额，用于控制预提市场费报销，可指定控制的事业部范围和科目范围。当申请金额超过预提预算的余额时，系统自动控制不允许报销，由此可以有效地做好预算控制。额度配置管理：包含新建人员报销额度信息表单、人员报销额度导入、各SBU人员报销额度维护、管理员维护四项功能。集团管理规定有额度制报销，因此有专门的数据库用于维护额度制报销人员，可以由管理员按本部配置维护人，并可批量上传额度信息（含人员、额度金额），额度人员无权报销非额度制申请，且系统自动控制其报销金额在额度范围内。（额度配置只是针对交通费报报销凭证库：包含借款凭证、普通报销凭证、冲借款凭证、劳务费凭证、借款未用金额还款凭证五项。凭证库是单独的数据库，所有类型报销单审批完成后自动生成凭证草稿，集中在凭证库中；生成凭证前有凭证草稿功能，便于财务制证人员在自动写入ERP前调整部分字段。写入成功后接口返回凭证号，报销系统会自动将凭证号反填到凭证单、报销单和索引文档中，大大提高了财务人员的工作效率且有效保证了凭证的准确性和实时性。--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文3.2访问控制权限的设计本系统直接应用Domino开发平台提供的访问控制权限配置功能来对系统的角色和用户的访问权限进行设计。因为采用了分库设计，人事子范围、公司代码是所有库（除配置库）都要增加相应的角色，但应用表单是在不同的数据库中，只需要在该数据库中增加角色，另外凭证库和索引库中也要增加。表3-1所示的就是按人事子范围、公司代码、会计科目维度分别配置权限，导出条件为会计科目、公司代码、人事子范围、日期。分为集团管理员、平台管理员分别配置权限。表3-1系统访问控制权限配置表用户用户类型未确定权限角色Default作者+创建文档[everybody]、[courseport]BJAS1服务器管理者，所有权限[admin]、[everybody]、[let一卡通]、[Nobody]、[财务审核]、[出纳确认]、[权限维护]、[lass一卡通]、[苏州街]、[一卡通注款]拒绝访问个人群组组_OA不能存取者，无任无何权限管理者，所有权限开发员组个人组[admin]、[courseport]、[everybody][nobody]、[zhizheng]、[let一卡通]、[ReadAllDoc]、[财务审核]、[查看差旅费]、[出纳确认]、[导出明细]、[权限维护]、[软las一卡通]、[一卡通注款]、[苏州街]表3-2详细说明了角色的定义。表3-2访问控制权限角色说明表角色说明角色[everybody]借款出纳确认通过时，设置为此角色，供进行冲借款操作时，用户可以查看全部待冲借款--哈尔滨工业大学工学硕士学位论文表3-2（续表）角色[admin]角色说明1.查看并修改办公用品及消费报销单、会议费报销单、加班餐费报销单、借款单、境内差旅报销单、境外差旅报销单、劳务费报销单、礼品费报销单、其他费用报销单、市内交通费报销单、市内交通费（额度制）报销单、员工培训费报销单、招待费报销单、支出报销2.配置被冻结成本中心3.配置本部接口人4.借款笔数设置5.其他费用科目的维护6.使用财务部导出明细视图进行明细导出7.一卡通审批人维护[ltl一卡通]招行注款（上地非软）、招行注款（上地0051招行注款（上地0046）、招行注款（上地金融）招行注款（苏州街00460051）出纳确认通过时，给单据作者域增加这个角色，供制证岗写入ERP后，返写给当前单据凭证号[苏州街][zhizheng][ReadLWDoc][readalldoc]对劳务费有读者权限，HR需要的查看办公用品及消费报销单、会议费报销单、加班餐费报销单、借款单、境内差旅报销单、境外差旅报销单、劳务费报销单、礼品费报销单、其他费用报销单、市内交通费报销单、市内交通费（额度制）报销单、员工培训费报销单、招待费报销单、支出报销单，出纳确认后添加此角色为读者[财务审核]1.拒绝类型配置2.进行财务审核操作3.查看全部报销单和借款单（起草时就是默认读者）查看全部审批完毕的境内差旅报销单和境外差旅报销单1.进行出纳确认操作[查看差旅费][出纳确认]2.查看全部报销单和借款单（起草时就是默认读者）[导出明细]所有涉及明细导出的文档劳务费用导出[劳务费导出][培训费导出]员工培训费报销导出、员工培训费借款导出--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文平台角色分[平台][平台财务][平台出纳][平台制证岗][平台]用于读者权限控制，可以查看所有平台文档。[平台财务]和[平台出纳]用于流程审批，增加角色的目的是保证当人员变更时可以看到原来的文档。[平台制证]可以只在凭证库中增加角色，用于生成凭证。除了这些角色，还有固定的角色：admin和allReader角色的维护。3.3财务报销审批模块的设计财务报销审批模块里面包含了本系统的主要功能表单，申请人都是在这里进行表单的填写和提交，然后工作流引擎带动流程流转，并通过邮件通知下一环节审批人进行审批。首先将工作流的控制结构引入报销系统；然后把集团内的最新版授权指引直接具体地细化设置到系统内，从而把员工报销执行的线路自然固化；最后在内控制度执行检查时直接调用监控程序核实授权指引的执行情况与例外事项。这样集团的内部控制制度、授权批准范围、业务流程、岗位职责就能有效地融入财务报销审批系统，确保了内部控制制度执行的一致性、员工执行的规范性。财务报销审批模块包含的表单有：借款申请单LoanForm、交通费报销申请单TrafficForm、交通费（额度）报销申请单TrafficLimitedForm、劳务费报销申请单ServiceFeeForm、境内差旅报销申请单TravelInForm、境外差旅报销申请单TravelOutForm、招待费报销申请单EntertainForm、员工培训费报销申请单TrainForm、办公用品报销申请单OfficeFeeForm、加班餐报销申请单MealsForm、会议费报销申请单MeetingForm、移动通讯费报销申请单MobileForm、物流及运输费报销申请单TransportFeeForm、市场及宣传费报销申请单MarketFeeForm、其他费用报销OtherFeeForm。这些表单的一些基本方法和功能如图3-2所示。每一个表单从新建开始就创建了一条文档型数据在数据库上，这些数据通过视图展现在客户端，还可以--哈尔滨工业大学工学硕士学位论文通过导出明细表单ExportForm将数据导出。)))))))))))))+))))))))))+)))))))))))))))))))图3-2审批模块实体图报销可以分为不同类别的报销，但是各类报销单均拥有一部分共同的功能点。相对于公用的功能点，各报销表单拥有公用的字段设置，如表3-3所示。表中列出了主要的用于关联的属性。表3-3通用报销表单字段字段名称StDeputyEN字段类型文本域文本域文本域文本域字段描述代办人，创建时自动取当前用户itcode报销人，代办人选择，默认为代办人，读者类型表单序列号，第一次提交时自动生成申请时间，默认为创建时间，第一次提交时计算，文本格式：yyyy-mm-ddhh:nn:ssStProposerENStFormSerialNumberStAppTime--哈尔滨工业大学工程硕士学位论文表3-3（续表）字段名称字段类型文本域字段描述部门一级审批人，手工填写或者选择，可以多个人员StDeptLeader1CNStFinanceAuditorEN/CN文本域财务审核人StCostCenter文本域报销人成本中心，根据报销人获取实际报销成本中心，默认为报销人的，可以修StFinanceCostCenter改StVoucherNum文本域文本域文本域凭证号StPersonCompanyCodeStPersonType报销人公司代码，根据报销人获取报销人身份类型，根据报销人获取，用于区别是正式员工、临时员工StSubjectCode文本域文本域费用科目号，用户选择，有些表单有默认值报销公司代码，根据实际报销成本中心自动生成。StCompanyCodeStCompanyCodeSAPStPlatform文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域实际付款公司代码，生成凭证后反写平台名称，用户选择StBusinessNumberStMoneyBalanceStMoneyTotal业务范围编号，根据实际报销成本中心带出冲销金额，保留两位小数报销/借款金额，保留两位小